Gestión de Costos y Gastos Generales Directos en Proyectos de Construcción
Subcontratos
Es importante establecer un contrato con el proveedor, en el cual se le exijan aspectos técnicos y administrativos. Por otro lado, la empresa se obligará a cancelar en función del desempeño en obra. Generalmente, los subcontratistas solicitarán un anticipo, el cual será necesario acordar según las posibilidades de la empresa. Al igual que en el contrato matriz, se cancelará a los subcontratistas por avances de obra.
Personal de Obra
En este primer ítem de los gastos generales directos de obra, se contempla el financiamiento del staff de la obra, que incluye al Profesional Residente, el Jefe de Obras, Topógrafo, Experto en Seguridad, entre otros. Adicionalmente, se considera personal vario: administrativo, secretaria, rondines y bodegueros.
Arriendos
En este segundo ítem, surgirán diversos arriendos que son necesarios para la operatividad de la obra, entre ellos: Oficina de Obra, Oficina de Inspección, Bodega, Baños Químicos y Duchas de Obra, entre otros. Generalmente, surgirá un compromiso mensual por cada uno de estos bienes arrendados.
Comunicaciones
En este ítem se debe cargar toda la infraestructura de comunicaciones de la obra: celulares, radios, red fija con banda ancha (de ser posible). Además, será necesario cargar una fracción de los gastos de comunicación de algún profesional visitante o del gerente técnico. Al igual que el ítem anterior, también surgirá un compromiso mensual ineludible.
Transporte
Dentro de lo necesario estará el transporte del personal de obra (staff), que dependerá del tamaño de esta. También puede ser necesario contemplar algún vehículo de servicio y, eventualmente, algún transporte para la mano de obra. Dentro de lo exigible, podría estar una camioneta para la Inspección Técnica con chofer.
Pensiones
Se pueden dar dos alternativas en torno a este aspecto. Una de ellas es comprometer con terceros la pensión y el alojamiento del personal. De existir esta posibilidad, se tendrán que buscar alternativas para la mano de obra directa y para el personal staff, y es muy factible que se deba pagar semanalmente la colación y mensualmente el alojamiento. Otra posibilidad es instalar un casino de terreno.
Oficina Central
Cada obra debe contribuir a financiar las instalaciones centrales de la empresa (oficina, talleres y bodegas). Por lo tanto, se debe disponer mensualmente del porcentaje de facturación acordado y contemplado en el estudio.
Laboratorio
También surgirán dos alternativas de egresos. Una de ellas es que un laboratorio reconocido preste servicios puntuales, facture mensualmente y se le cancele a 30 días. Otra alternativa es que se deba arrendar equipos de laboratorio y, además, contratar a un laboratorista y ayudantes. El arriendo de los equipos se puede pagar mensualmente y quizás a 30 días, pero al personal se le debe dar el trato que la ley estipula.
Letreros y Señalización
El nivel de egresos que genere este ítem dependerá del tipo de obra. Si se trata de una obra de edificación, quizás solo se tenga que preocupar del letrero de obras (si lo exigen). Pero si el contrato es una obra vial, la señalética de obras será muy variada y es muy probable que se tenga que reponer en todo momento. Si se realiza de forma directa o se encarga, el egreso será inmediato.
Garantías (Boletas Bancarias, Pólizas de Seguro)
El gasto en boletas bancarias tiene un costo de emisión por boleta, que es menor, y posteriormente un cargo mensual por intereses. Es muy necesario cotizar bien las exigencias de la póliza, pues los costos de ella están en relación al monto por el cual se tome y a los riesgos que cubre.
Impuestos
Todos los egresos anteriores obedecen a gastos necesarios para ejecutar la obra o exigidos por las bases administrativas. Adicionalmente, existe un impuesto mensual (IVA) que se irá cobrando en cada estado de pago y se irá pagando en cada compra de materiales, arriendo de equipos, subcontratos u otros gastos. La diferencia del IVA que se cobre un mes, menos el IVA que se pague dicho mes por concepto de la obra, deberá ser entregada al Fisco el día 12 del mes siguiente.
IVA de venta – IVA de compra = IVA a pagar al Fisco.
Costos Financieros
Estos dependerán de dos factores determinantes: por un lado, las condiciones financieras del contrato, las cuales están establecidas en las bases; y por otro lado, la estructura de costos de la empresa, lo que debe sobrellevar como carga financiera mensual.
Combustible
Este insumo es complejo; su egreso es variado, tiene un crédito muy restringido y requiere mucho control. Incluirá el consumo de todos los vehículos considerados en el transporte, más el consumo de la maquinaria. El crédito máximo que se logrará es de 7 días.
Instrumentos y Fuentes de Financiamiento en Proyectos de Construcción
El Anticipo
Son los recursos económicos que fueron comprometidos en las bases administrativas y que el mandante otorga con el objeto de ser utilizados para financiar la obra. Generalmente, se definen como un porcentaje del presupuesto, siendo un 30% un monto que permite financiar con relativa comodidad un proyecto, sin perjuicio de que el mandante establezca lo que considere viable. Por lo general, se devuelve proporcionalmente con cada Estado de Pago, aunque existen organismos que solicitan su devolución al alcanzar un 50% de avance. Se garantiza con Boletas de Garantía Bancarias.
Garantías Bancarias
Serán otorgadas por alguna institución financiera con un objeto específico: garantizar el buen uso del anticipo de la obra. Poseen un costo financiero equivalente a un tercio del valor del dinero, por lo tanto, es una alternativa altamente atractiva desde el punto de vista financiero. El mayor problema es lograr que se otorguen dichas boletas.
El Crédito Bancario
Para la banca, la actividad de construcción está catalogada como riesgosa. Por lo tanto, generalmente someterán a la empresa a un período de estudio antes de otorgar una Línea de Crédito General. En este período de estudio, analizarán la estabilidad de los flujos (es decir, el comportamiento de la venta, a quién se está facturando, qué montos, qué porcentaje ocupa cada cliente de la venta total). Adicionalmente, analizarán el nivel de endeudamiento con una razón (también conocida como ratio) que toma el valor de la deuda directa y la divide por el patrimonio. A este ratio se le conoce con el nombre de Leverage.
Leverage = Deuda Directa / Patrimonio
Si el leverage que arroja el nivel de endeudamiento se enmarca dentro de lo que la institución haya definido para el sector construcción, accederán a estudiar una línea de crédito, previa constitución de garantías comerciales.
El Crédito de Largo Plazo
Los créditos de largo plazo se hacen necesarios cuando la insuficiencia de caja se torna permanente y la empresa constructora se ve aliviada financieramente al inyectar liquidez a la caja. Las tasas que otorgará el sistema financiero son más convenientes que los créditos de corto plazo, pero tienen la limitante de que exigirán alguna garantía hipotecaria.
Línea de Crédito General
Con el objeto de tener plena claridad de la capacidad financiera, es importante que la institución otorgue una línea de crédito general que contemple los diversos productos útiles para la construcción, entre ellos:
Línea de Crédito en Cuenta Corriente
Es un producto cómodo, pero caro; es un sobregiro autorizado que se otorga para desfases puntuales y pequeños de caja, y su interés es de los más altos del mercado. Si el desfase es mayor al monto de la línea, se debe recurrir a un instrumento diferente.
Créditos de Corto Plazo
Son útiles y necesarios para superar desfases más significativos, por ejemplo, que se retrase el cobro de un estado de pago o cuando una obra no contempla anticipo. En el primer caso, quizás se necesite pedir un monto equivalente al valor del estado de pago por el plazo en que este se retrase (15 días, por ejemplo). En el segundo caso, quizás sea necesario solicitar el monto suficiente para financiar un mes de trabajo y devolver dicho monto una vez cobrado el estado de pago del mes, para volver a repetir la operación en el mes siguiente.
El Factoring
El factoring es un instrumento de financiación a corto plazo que puede ser utilizado por las empresas del sector de la construcción. Con la celebración de un contrato de factoring, las empresas obtienen una racionalización de su organización, reduciendo los costos de gestión (tanto administrativos como contables), asegurando el cobro de sus créditos y obteniendo, a su vez, una mayor liquidez, ya que tienen la posibilidad de obtener, anticipadamente, el importe de los créditos cedidos. En otras palabras, el factoring facilita la gestión a las empresas, pues delegan en una empresa especializada la gestión administrativa y financiera de sus relaciones con sus clientes, lo que les permite concentrarse en los aspectos productivos y comerciales de su actividad.
El Leasing
El arrendamiento con opción de compra (leasing) es similar a la emisión de deuda, con la diferencia de que el título de propiedad del activo no se cede a la empresa que efectúa el arrendamiento. Este tipo de financiación está aumentando gracias a sus mayores ventajas impositivas que otros medios de financiación no poseen.
Operativa del Factoring
La empresa constructora, que pasa a ser la empresa factorada, genera un crédito a través de un estado de pago. Mediante un contrato de factoring o cesión del flujo financiero, cede dicho crédito a una empresa de factoring, denominada también empresa factora o el factor. Dicha empresa notifica al deudor (el cliente) de la cesión y de que ella es la nueva dueña del crédito, a través de un Ministro de Fe (notario). Adicionalmente, ratifica con el ITO. El deudor posee 3 días para objetar la cesión; de no ocurrir, esta queda en firme, abonando el factor hasta el 90% del crédito a la factorada y descontando los intereses por los días que tomará el financiamiento. Una vez que el deudor cancela, el factor paga a la factorada el 10% restante y los intereses adicionales en caso de que el deudor se tome más días de lo previsto en pagar.
Por último, cabe recordar que la empresa factora, al ser la titular de los créditos cedidos en virtud del contrato de factoring, gestiona el cobro de los mismos en su propio nombre e interés; no lo hace ni como comisionista ni en calidad de mandataria de la factorada. Esta cobranza, la factora se obliga a realizarla de forma amistosa, es decir, conforme a los usos y costumbres comerciales, y en interés de la empresa factorada, a fin de no indisponerla con su clientela. Con el factoring, se da una situación muy especial de colaboración empresarial, pues mientras la factorada produce y vende, el factor financia y cobra.
La Cesión de Contrato
Es una alternativa que brinda el sistema financiero cuando no se dispone de capacidad financiera para constituir las garantías contractuales y financiar la obra. En este caso, quien cobra es la institución financiera, la cual designará un inspector, con cargo a la obra, para evaluar el avance y cancelar a la empresa constructora.
- En la medida en que se logra un crédito importante con los proveedores, se alivia la caja, pues la empresa tendrá que preocuparse, fundamentalmente, de la mano de obra y los gastos menores.
- Es importante ir consolidando este crédito con el tiempo, lo cual se logrará con un buen comportamiento comercial. Otro aspecto importante es regularizarlo con los instrumentos de crédito adecuados, específicamente, Letra de Cambio o Pagaré.