Conceptos Fundamentales de Sistemas (Parte I)
Sistema
Conjunto de elementos que, relacionados entre sí de forma ordenada, contribuyen a un objetivo determinado.
Elementos Clave de un Sistema
- Componentes del sistema: Las partes que lo integran.
- Relaciones entre ellos: Cómo interactúan los componentes.
- Objetivo del sistema: La finalidad para la que fue creado.
- Entorno del sistema: El ambiente externo con el que interactúa.
- Límites del sistema: Lo que define su alcance y separación del entorno.
Sistema de Información
Conjunto de informaciones que afectan a una o más entidades en alguna de sus actividades, unido a las normas, recursos y procedimientos de que se disponen para recoger, elaborar y permitir el acceso a esas informaciones.
Conceptos Fundamentales de Sistemas (Parte II)
Sistema de Información Automatizado
Conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante el procesamiento de la información.
Elementos de un Sistema de Información
Procedimientos
Prácticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar las actividades necesarias para un buen funcionamiento del sistema.
Información
Es el elemento fundamental del sistema; son datos útiles para la organización que se adaptan a las personas que los manejan y al equipo disponible, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Personas o Usuarios
Individuos o unidades de la organización que introducen, manejan o usan la información:
- Usuario final directo: Opera con el sistema.
- Usuario final indirecto: Utiliza la información generada por el sistema.
- Administradores: Supervisan la inversión en el desarrollo o uso del sistema y controlan sus actividades.
- Directivos: Incorporan los usos estratégicos y competitivos en los sistemas de información.
Equipo de Soporte
Sistema físico utilizado para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de la información.
Estructura de un Sistema de Información: Niveles
- Nivel de Operaciones y Transacciones: Procesamiento de las actividades diarias o rutinarias de una organización.
- Nivel Operativo: Análisis de los resultados para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas.
- Nivel Táctico: Análisis de resultados para la toma de decisiones a medio plazo.
- Nivel Estratégico: Utilización de la información para decidir las líneas maestras de la organización a largo plazo.
Principios Generales de Sistemas
El estudio de las características comunes de los sistemas se conoce como “Teoría General de Sistemas” [Bertalanffy, 1968]. Algunos de los principios generales de esta teoría son los siguientes:
- Cuanto más especializado sea un sistema, menos capaz es de adaptarse a circunstancias diferentes.
- Cuanto mayor sea el sistema, mayor es el número de recursos que deben dedicarse a su mantenimiento diario.
- Los sistemas siempre forman parte de sistemas mayores y siempre pueden dividirse en sistemas menores.
- Los sistemas crecen.
El estudio de los sistemas se realiza siguiendo el enfoque sistémico u holístico: adoptar una visión global que se va refinando progresivamente mediante una descomposición de arriba hacia abajo.
Conceptos Avanzados y Ciclo de Vida de Sistemas
Sistema (Revisión)
Conjunto de elementos que interactúan entre sí con un objetivo común.
Sistema de Información (Definición Ampliada)
Es un conjunto de componentes relacionados para reunir, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información que ayude en la toma de decisiones y en el control de una organización.
Partes Fundamentales de un Sistema
Entrada
Las entradas son los ingresos de un sistema, que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.
Proceso
Es lo que transforma una entrada en salida; como tal, puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.
Salida
Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas y pueden adoptar la forma de productos, servicios o información.
¿Qué es un Dato?
Se refiere a descripciones básicas de cosas, acontecimientos, actividades y transacciones que se registran, clasifican y almacenan, pero que no se organizan de acuerdo con ningún significado específico.
¿Qué es Información?
Corresponde a los datos que se han organizado de modo que tengan valor y significado para el receptor, el cual interpreta el significado y obtiene conclusiones e implicaciones.
Objetivos de los Sistemas de Información
- Automatizar los procesos operativos: Procesar grandes volúmenes de información para mejorar las actividades rutinarias.
- Proporcionar información que apoye la toma de decisiones: Considerar la función de procesamiento de datos.
- Lograr ventajas competitivas a través de su uso: Generar reportes únicos y apoyar procesos semiestructurados o no estructurados.
Organizaciones como Sistemas
Las organizaciones son sistemas de procesamiento de información. Se les percibe como sistemas abiertos que intercambian información, energía y materia con el medio ambiente.
Subsistema
Al definir un sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen cuando se indica que está formado por partes o elementos que, en conjunto, forman un todo.
Subsistemas que Componen una Empresa
- Subsistema Psicosocial: Está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación.
- Subsistema Técnico: Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.
- Subsistema Administrativo: Relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.
Teoría de la Organización
La empresa es el ente que desarrolla una actividad económica, produciendo y ofreciendo bienes y servicios al mercado, lo que le permite obtener beneficios y, además, cumplir un rol social al ofrecer fuentes de trabajo y colaborar con el progreso y el bienestar de la sociedad.
Ciclo de Vida de los Sistemas de Información
Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información.
También se define como el conjunto de etapas que se han de llevar a cabo para crear, explotar y mantener un sistema de información.
Actividades del Ciclo de Vida de un Sistema
- Identificación del problema.
- Determinación de requisitos.
- Análisis de necesidades.
- Diseño de sistemas.
- Desarrollo y documentación.
- Prueba del sistema.
- Implantación, evaluación y mantenimiento.
Fases del Ciclo de Vida de los Sistemas
Las fases principales son: Nacimiento, Desarrollo, Operación, Mantenimiento y Muerte.
Método del Ciclo de Vida del Desarrollo de un Sistema de Información (SI)
Se puede definir como el conjunto de etapas por las que atraviesa el sistema desde su concepción hasta su retirada de servicio, pasando por su desarrollo y explotación. En otras palabras, se trata de la estructura del proceso de producción del Sistema de Información.
Identificación del Problema
Esta es la fase más importante del estudio, en la que no hay que escatimar tiempo. Todo dependerá de la correcta definición del problema y la claridad con la que consigamos definirlo.
Investigación Preliminar
Se inicia siempre con la petición de una persona (administrador, empleado o especialista de sistemas).
Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, la síntesis del conocimiento obtenido, la estimación del alcance del proyecto y la documentación de los resultados.
El objetivo final de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del problema y el resumen de los objetivos.