La Toma de Decisiones en la Organización: Proceso y Estrategias para la Efectividad

La toma de decisiones en una organización abarca cuatro funciones administrativas clave:

Funciones Administrativas y la Toma de Decisiones

Planeación

Selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para cumplirlos. Esto implica la toma de decisiones.

• ¿Cuáles son los objetivos de la organización a largo plazo?
• ¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?
• ¿Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo?
• ¿Cuán altas deben ser las metas individuales?

Organización

Establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos dentro de la organización. También implica la toma de decisiones.

• ¿Cuánta centralización debe existir en la organización?
• ¿Cómo deben diseñarse los puestos?
• ¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante?
• ¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente?

Dirección

Esta función requiere que los administradores influyan en los individuos para el cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Requiere toma de decisiones.

• ¿Cómo manejar a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja?
• ¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?
• ¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador?
• ¿Cuándo es adecuado estimular el conflicto?

Control

Es la medición, evaluación y corrección del desempeño individual y organizacional de manera tal que se puedan lograr los planes. También necesita toma de decisiones.

• ¿Qué actividades de la organización necesitan ser controladas?
• ¿Cómo deben controlarse estas actividades?
• ¿Cuándo es significativa una desviación en el desempeño?
• ¿Cuándo la organización se está desempeñando de manera efectiva?

El Proceso Creativo en la Toma de Decisiones

El proceso creativo no suele ser simple ni lineal. Se compone de cuatro fases que interactúan entre sí:

1. Exploración Inconsciente: Ocurre fuera de los límites de la consciencia. Implica la abstracción del problema, cuya determinación mental es muy vaga. Las decisiones se toman cuando hay demasiada presión, especialmente si son problemas ambiguos y escasamente definidos.
2. Intuición: Enlace entre el inconsciente y la consciencia. No se necesita profundizar en el tema, no precisa de tiempo para funcionar.
3. Discernimiento: Resultado del trabajo intenso. Concentración de ideas en cuestiones distintas al problema que se trate.
4. Verificación Lógica: Reflexión de ideas o críticas.

Técnicas para Favorecer la Creatividad Grupal

La creatividad grupal permite adquirir ideas innovadoras a través de interacciones grupales.

Lluvia de Ideas (Brainstorming)

Alex F. Osborn, padre de la lluvia de ideas, propuso esta técnica con el propósito de solucionar problemas mediante nuevas soluciones. Se busca una multiplicación de ideas y se adapta mejor a las personas cuando participan. Tiene las siguientes reglas:

• No críticas.
• Las ideas extremas son mejores.
• Alentar la cantidad de ideas producidas.
• Estimular el mejoramiento de ideas.

Sinéctica

Técnica desarrollada por William J. J. Gordon. Implica la selección de miembros con una actitud adecuada para el área. El líder del grupo tiene el papel fundamental en la aplicación del método. Solo él conoce la naturaleza específica del problema y no la revela para evitar una solución prematura.

Barreras para una Toma de Decisión Creativa y Efectiva

Existen diversos obstáculos que pueden afectar la calidad de las decisiones:

Prejuicios Psicológicos

A veces, los encargados de tomar decisiones están lejos de ser objetivos en la forma en que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir. Las personas tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva.

Ilusión de Control

Creer que uno puede influir en las situaciones, aunque se crea tener control de lo que va a ocurrir. Confiar demasiado puede llevar al fracaso al ignorar el riesgo real.

Efectos de Perspectiva

La forma en que se perciben los problemas. No se debe desestimar el futuro, ya que esto puede provocar déficits presupuestales.

Presiones de Tiempo

Se debe trabajar con información en tiempo real para no generar retrasos. Es crucial contar con personas expertas para actuar con seguridad y rapidez.

Cualidades Personales para la Toma de Decisiones

Las siguientes cualidades son fundamentales para un buen tomador de decisiones:

1. Experiencia: Quienes la poseen suelen recibir mayor salario y se basan en éxitos y errores pasados. Ya saben cómo resolver situaciones similares.
2. Buen Juicio: Se refiere a cómo se evalúa la información. Implica sentido común, madurez, razonamiento y experiencia. Mejora con la edad.
3. Creatividad: Capacidad de asociar ideas de manera única para lograr un resultado nuevo y útil. Permite captar y entender mejor las situaciones.
4. Habilidades Cuantitativas: Utilización de métodos cuantitativos o investigación de operaciones. Ayudan, pero no reemplazan el buen juicio.

Ingredientes Básicos del Proceso Decisorio

Los elementos esenciales para una toma de decisiones efectiva son:

• Información
• Conocimientos
• Experiencia
• Análisis
• Juicio

Teoría de las Decisiones: El Proceso Decisorio

La teoría de las decisiones estudia los procesos de toma de decisiones desde una perspectiva racional. La decisión es un proceso de reflexión racional y consciente, deliberado y deliberativo.

Ópticas de la Decisión

• Sentido Restrictivo: Decidir es seleccionar una alternativa entre varias.
• Sentido Amplio: Decidir es llevar a cabo un proceso completo: establecer, analizar y evaluar alternativas para seleccionar una.

Proceso Decisorio

Se refiere a todas aquellas actividades estructuradas en pasos para llegar a la decisión.

Modelos Decisorios Racionales

Proporcionan una estructura para examinar el proceso de toma de decisiones. Se utilizan para evitar decisiones arbitrarias o inconsistentes y son aplicables a todas las decisiones.

Enfoques de la Teoría de la Decisión

• Teoría de la Elección Racional (Herbert Simon): Describe cómo son los procesos decisorios en la organización. Los individuos aplican su propia racionalidad, limitada por su singular visión de la realidad.
• Teoría de la Decisión: Metodología descriptiva o normativa que indica cómo se debe decidir para ser consecuentes con los objetivos, preferencias y principios impuestos por la teoría.

Elementos de un Proceso Decisorio

• Decisor: Encargado de seleccionar alternativas en función de sus objetivos.
• Alternativas o Cursos de Acción: Formas de actuar posibles.
• Estados de la Naturaleza: Variables no controlables.
• Resultados: Lo que se obtiene.
• Criterios de Decisión: Especificación de un procedimiento para identificar la mejor alternativa en un problema de decisión.

Etapas del Proceso Decisorio

1. El tomador de decisiones (TD) debe identificar la existencia de un problema y poder definirlo.
2. Recopilar información del problema.
3. Especificar los objetivos.
4. Elaborar un modelo que describa el problema.
5. Generar soluciones alternativas.
6. Determinar el criterio de decisión.
7. Predecir las consecuencias de la acción.
8. Establecer un sistema de preferencias.
9. Elegir entre las soluciones alternativas.
10. Poner en práctica la solución.

Clasificación de los Procesos Decisorios

Los procesos decisorios sirven para:

• Absolver un Problema: Intentar ignorarlo y esperar a que desaparezca o se desenrede solo.
• Resolver el Problema: Es tomar una acción razonable y buena que genere satisfacción; se trata de identificar la causa, eliminarla y retornar al estado precedente.
• Solucionar un Problema: Tomar la mejor acción, la que optimiza. Estos se apoyan en la experimentación y el análisis cuantitativo.
• Disolver un Problema: Eliminarlo rediseñando el sistema que lo incluye.

Estilos de Abordaje de Problemas

• Evasión de Problemas: Tratan de evadir o ignorar la información del problema. Son inactivos y no quieren confrontar problemas.
• Resolución de Problemas: Resuelven cuando se presentan. Son reactivos y se enfrentan a los problemas en cuanto los ven.
• Búsqueda de Problemas: Buscan los problemas para resolverlos, con un enfoque proactivo al tratar de prevenirlos.