Clase 1: El Planeamiento y el Presupuesto

1. Proceso Administrativo

El proceso administrativo se sostiene sobre 5 pilares fundamentales:

• Planeamiento
• Organización
• Coordinación
• Dirección
• Control

El planeamiento es la base de todo el proceso, mientras que el control se encarga de comparar los resultados reales con lo planificado.

2. El Presupuesto: Definición y Doble Función

Definición: Es la expresión cuantitativa en dinero de un plan de operaciones.

Cumple una doble función esencial:

• Fin de la planificación: Traduce las estrategias y planes a cifras concretas.
• Inicio del control: Sirve como un estándar de desempeño para evaluar la gestión.

3. Objetivos del Presupuesto

Los principales objetivos de un presupuesto son:

• Facilitar una planificación integral y coordinada.
• Servir como instrumento de control para la dirección.
• Mejorar la coordinación y comunicación entre áreas.
• Proporcionar un marco para la toma de decisiones.
• Permitir la evaluación del desempeño de los responsables.

4. Cimientos y Principios

Cimientos del Sistema Presupuestario

• Compromiso de la alta dirección.
• Estructura organizacional clara.
• Coordinación interdepartamental.
• Comunicación efectiva.
• Existencia de un plan estratégico y táctico.
• Contabilidad organizada por centros de responsabilidad.

Principios Presupuestarios

• Predictibilidad
• Objetividad
• Cuantificación
• Precisión
• Flexibilidad
• Unidad
• Participación
• Oportunidad
• Conciencia de costos

5. Ventajas de Implementar un Presupuesto

• Alinea los objetivos de toda la organización.
• Minimiza riesgos al anticipar posibles escenarios.
• Coordina las actividades de todas las áreas.
• Mejora la eficiencia y el uso de los recursos.
• Establece estándares claros para el control de la gestión.
• Fomenta una cultura de análisis, disciplina y responsabilidad.

6. Desventajas y Limitaciones

• Dependencia de pronósticos: Está basado en estimaciones, lo que introduce un margen de error.
• Costo y tiempo: Su implementación puede ser costosa y lenta.
• Requiere experiencia: Necesita personal capacitado y aceptación interna para funcionar.
• Posibles rigideces: Si no es flexible, puede limitar la capacidad de respuesta ante imprevistos.
• Factores limitantes: Puede haber resistencia al cambio, falta de datos históricos o una planificación inoportuna.

7. Defectos Comunes y Requisitos Esenciales

Defectos Frecuentes

• Desconocimiento general del sistema presupuestario.
• Baja participación de los niveles medios y bajos.
• Debilidad en la estructura organizacional.

Requisitos para un Presupuesto Exitoso

• Participativo: Involucrar a todos los responsables.
• Abarcativo: Cubrir todas las áreas de la empresa.
• Dinámico: Ser flexible y adaptable a los cambios.
• Analítico: Basarse en datos y análisis rigurosos.
• Sencillo: Ser claro y comprensible para todos.

8. Etapas del Proceso Presupuestario

1. Plan Sustantivo: Se definen las pautas macro y microeconómicas, así como los objetivos y metas generales.
2. Proceso Secuencial:
   • Iniciación
   • Elaboración
   • Negociación
   • Coordinación
   • Aprobación
   • Ejecución
   • Seguimiento y control

9. Clasificación de Presupuestos

• Por flexibilidad: Rígidos o flexibles.
• Por período de tiempo: A corto, mediano o largo plazo.
• Por aplicabilidad:
  • Económicos: Ventas, producción, compras.
  • Financieros: Flujo de caja (Cash Flow), balance proyectado.
  • De inversiones: Inversiones de capital (CapEx).
• Otros: Formales/informales, principales/secundarios, públicos/privados.

10. Aspectos Conductuales

La participación en la elaboración del presupuesto mejora el compromiso y el cumplimiento. Sin embargo, una presión excesiva, la falta de equidad o el secretismo pueden generar conductas defensivas como el acolchonamiento (crear holguras), la baja productividad o la filtración de información. Es crucial evaluar a los responsables solo por las variables que están bajo su control.

Clase 2: Confección del Presupuesto Integral a Corto Plazo

1. Tipos de Presupuestos

• Económicos u Operativos: Incluyen ventas, producción, compras, materia prima, mano de obra, costos indirectos de fabricación (CIF), gastos no productivos, de administración y de comercialización.
• Financieros: Se centran en el flujo de caja (Cash Flow), la tesorería y el balance proyectado.
• De Inversiones (CapEx): Relacionados con la adquisición de bienes de uso y proyectos de expansión.

2. Presupuesto Económico vs. Presupuesto Financiero

• Presupuesto Económico: Registra operaciones bajo el criterio de lo devengado (ventas, costos, gastos). Su objetivo es medir el resultado proyectado (Estado de Resultados o P&L).
• Presupuesto Financiero: Registra movimientos de fondos bajo el criterio de lo percibido y pagado (entradas y salidas de caja). Su objetivo es medir la liquidez (Flujo de Caja o Cash Flow).

Diferencia clave: Uno muestra la utilidad, mientras que el otro refleja la disponibilidad de fondos.

3. Presupuesto Patrimonial

Representa el Balance General proyectado, mostrando la estructura futura de activos, pasivos y patrimonio neto. Integra la información de los presupuestos económico y financiero para ofrecer una “foto” completa de la situación financiera futura de la empresa.

4. Etapas de la Confección

1. Plan de Ventas: Es la base de todo. Se proyecta el volumen y el precio de venta.
2. Plan de Producción o Compras: Se define en función de la demanda prevista en el plan de ventas.
3. Costo de Ventas: Incluye Materia Prima Directa (MPD), Mano de Obra Directa (MOD) y Costos Indirectos de Fabricación (CIF).
4. Gastos de Administración y Comercialización.
5. Presupuesto Financiero: Proyecta cobranzas, pagos y el saldo de caja final.
6. Balance Proyectado: Consolida toda la información anterior.

Resumen de Interconexiones

• El Presupuesto Económico determina la rentabilidad.
• El Presupuesto Financiero determina la liquidez.
• El Presupuesto Patrimonial determina la estructura y solvencia.

Juntos, permiten una visión integral de la rentabilidad, liquidez y solvencia futuras de la compañía.

Clase 3: El Presupuesto de Ventas

1. Importancia y Aspectos Generales

Es la piedra angular del planeamiento financiero y operativo. De él dependen los presupuestos de producción, compras, gastos, inversiones y finanzas. Depende directamente de las decisiones estratégicas de la alta dirección (mercados, precios, expansión, productos). Si no es realista, todo el presupuesto general quedará mal planteado y distorsionado. Además, refleja la capacidad de gestión de la empresa.

2. Propósitos Fundamentales

• Reducir la incertidumbre sobre los ingresos futuros.
• Facilitar el control gerencial al permitir comparar resultados reales contra el plan.
• Integrar decisiones estratégicas sobre precios, mercados y productos.
• Servir como punto de partida para todos los demás presupuestos.

3. Diferencia entre Pronóstico y Plan de Ventas

• Pronóstico de Ventas: Es una estimación técnica basada en supuestos, tendencias y métodos estadísticos. No representa un compromiso formal.
• Plan de Ventas: Es un compromiso formal aprobado por la dirección. Detalla acciones, responsables y recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Es la base del presupuesto general.

4. Tipos de Plan de Ventas

• Estratégico: Es general, usualmente anual, y se define por grandes líneas de producto. Es aprobado por el directorio.
• Táctico: Es más detallado (por producto, mes, área, responsable) y se revisa con mayor frecuencia, por ejemplo, trimestralmente.

5. Pasos para su Elaboración

1. Definir las directrices de la alta dirección.
2. Preparar pronósticos utilizando métodos cualitativos y cuantitativos.
3. Reunir información complementaria (factores de mercado, capacidad productiva, recursos disponibles).
4. Elaborar los planes estratégicos y tácticos.
5. Obtener el compromiso de la alta dirección a través de la aprobación, el soporte y el seguimiento.

6. Métodos de Pronóstico de Ventas

• Cualitativos: Juicio de expertos, método Delphi, estimación de la fuerza de ventas.
• De Conteo: Encuestas de intención de compra, mercados de prueba.
• Series de Tiempo: Promedios móviles, suavización exponencial, ARIMA.
• Causales: Correlación, regresión, modelos econométricos, input-output.
• Otros: Métodos compuestos, proyección ingenua.

7. Inclusiones y Exclusiones

• Se incluye: Ventas de productos y servicios, maquilas, transferencias internas, así como bonificaciones y donaciones (aunque no sean ventas monetarias).
• No se incluye: Venta de bienes de uso, venta de materias primas o ingresos por intereses financieros.

8. Control de Ventas

Se deben medir las variaciones en precio, volumen, mezcla y descuentos. Algunos indicadores clave son:

• Número de visitas a clientes.
• Clientes ganados y perdidos.
• Cantidad de pedidos.
• Tasa de incobrabilidad.
• Porcentaje de gastos de ventas.

En el caso de ventas sindicadas o por contrato, el control se enfoca en contratos vigentes, altas (nuevas ventas, nuevos clientes, aumentos de precio, inflación) y bajas (cancelaciones, no renovaciones, reducciones).

Clase 4: Presupuesto de Producción y Compras

1. Objetivo del Presupuesto de Producción

Su finalidad es definir qué fabricar, en qué cantidad y con qué nivel de stock, asegurando la coherencia con el plan de ventas. Busca usar eficientemente la planta y los recursos para reducir tiempos ociosos y costos unitarios, minimizando costos, garantizando utilidades y mejorando la imagen de la empresa.

2. Características Clave

• Incluye los productos a fabricar, los subperíodos de producción y las actividades por área.
• Requiere una estrecha coordinación con los presupuestos de Materia Prima Directa (MPD), Mano de Obra Directa (MOD) y Gastos Indirectos de Fabricación (CIF).
• El responsable suele ser el Ejecutivo de Manufactura, quien posee el conocimiento técnico de la planta, el personal, los materiales y el proceso productivo.

3. Consideraciones para Planificar Producción y Stocks

Se mide en unidades físicas de producto terminado. Los factores clave a considerar son la capacidad de planta, la disponibilidad de materiales, la mano de obra y los tiempos del proceso. Es fundamental definir políticas de inventario, fijando niveles máximos y mínimos, rotación deseada y costos de mantenimiento de stock.

4. Políticas de Producción e Inventarios

La gestión de inventarios busca un balance entre el capital inmovilizado y la necesidad de asegurar el abastecimiento, considerando riesgos como la obsolescencia, siniestros o bajas de precios. Generalmente, se prefiere una producción estable a una estacional por sus ventajas:

• Menor rotación de personal y mejor moral.
• Ahorro en compras de materia prima y en capacitación.
• Menor capacidad ociosa de la planta.

5. Herramientas de Planificación

• MRP/PNM (Planificación de Requerimientos de Materiales): Útil en productos complejos para reducir stocks y coordinar compras y fabricación.
• Just in Time (JIT): Filosofía que busca inventarios mínimos, lotes pequeños, calidad elevada, cero defectos y mejora continua (Kanban, Kaizen, TPM).
• Costos Estándar: Sirven como base para presupuestar y controlar, permitiendo detectar variaciones y mejorar la eficiencia.

6. Control de Producción y Compras

• Producción: Se compara el plan contra la ejecución real en términos de costos, horas-hombre, consumo de materiales e inventarios.
• Compras: El objetivo es asegurar los insumos necesarios al menor costo posible, en el tiempo requerido y con la calidad adecuada.

7. Caso Específico: Presupuesto de Compras en Empresas Minoristas (Retailers)

En este sector, el presupuesto de compras es el eje central, ya que la mercadería comprada es el principal activo corriente y la mayor parte del Costo de Mercadería Vendida (CMV).

Etapas

1. Estimar las ventas por categoría de producto.
2. Definir el inventario final deseado (ej. en días de cobertura).
3. Calcular las compras físicas por línea o categoría.
4. Valorar monetariamente las compras según los precios esperados.
5. Programar las compras y los pagos en coordinación con el flujo de caja.

Los factores críticos en este proceso son la rotación de inventario, la estacionalidad, la gestión de categorías (category management), la negociación con proveedores y los costos logísticos.