Gestión de Inventarios: Tipos de Costos Fundamentales

La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos:

• Costos asociados a los flujos.
• Costos asociados a los stocks.
• Costos asociados a los procesos.

Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de costos por naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos:

• Costos de Operación.
• Costos Asociados a la Inversión.

Clasificación Habitual de Costos Logísticos

La clasificación puramente logística de costos que se ha citado hasta ahora no es la más frecuentemente utilizada en la profesión. Conceptos como «costo de lanzamiento del pedido» o «costo de adquisición» son esenciales. La clasificación habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:

• Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks.
• Costos de lanzamiento del pedido.
• Costos de adquisición.
• Costos de ruptura de stocks.

Costos de Almacenamiento, Mantenimiento o Posesión del Stock

Estos costos incluyen todos los gastos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios, tales como:

• Costos financieros de las existencias.
• Gastos del almacén.
• Seguros.
• Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.

Costos Directos de Almacenaje

Costos Fijos:

• Personal.
• Vigilancia y Seguridad.
• Cargas Fiscales.
• Mantenimiento del Almacén.
• Reparaciones del Almacén.
• Alquileres.
• Amortización del Almacén.
• Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje.
• Gastos financieros de inmovilización.

Costos Variables:

• Energía.
• Agua.
• Mantenimiento de Estanterías.
• Materiales de reposición.
• Reparaciones (relacionadas con almacenaje).
• Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías.
• Gastos Financieros de Stock.

Costos Directos de Mantención

Costos Fijos:

• Personal.
• Seguros.
• Amortización de equipos de manutención.
• Amortización de equipos informáticos.
• Gastos financieros del inmovilizado.

Costos Variables:

• Energía.
• Mantenimiento de equipo de manutención.
• Mantenimiento de equipo informático.
• Reparaciones de equipos de manutención.
• Comunicaciones.

Costos de Lanzamiento de Pedidos (Ordering Costs)

Los costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los costos agrupados bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes son:

• Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza producción.
• Costo de conseguir «lugar» en el almacén de recepción (movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo).
• Costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un courier en el caso de una reposición urgente, por ejemplo).
• Costos de supervisión y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc.

Costos de Adquisición

Es la cantidad total invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.

En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el IVA).

Costos de Materiales Incorporados:

Según las prácticas contables de la empresa, estos costos pueden ser valorados de acuerdo a los siguientes criterios:

• Método FIFO (First In, First Out) – (Primero en Entrar, Primero en Salir) o PEPS.
• Método LIFO (Last In, First Out) – (Último en Entrar, Primero en Salir) o UEPS. Este equivale en cierto modo a un precio de reposición.
• Método MIFO (Middle In, First Out) – Es un promedio ponderado.
• Precios estándar de la empresa.
• Precios estimados de reposición.
• Costos directos de producción (Mano de Obra Directa – MOD, depreciaciones, etc.).
• Costos Indirectos.

Costos de Ruptura o de Rotura de Stocks

Los costos de ruptura de stocks incluyen el conjunto de costos generados por la falta de existencias. Estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente al estado de resultados.

Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:

• Disminución del Ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado supone una reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en la fecha de facturación, como por la pérdida absoluta de la venta.
• Incremento de los Gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento, paradas en el proceso de producción, los falsos fletes, etc.

Modelos de Gestión de Inventarios y Nivel de Servicio

Justo a Tiempo (Just in Time – JIT)

El sistema Justo a Tiempo (Just in Time) fue desarrollado inicialmente por Toyota para después trasladarse a muchas otras empresas de Japón y del mundo. Ha sido un factor clave en el impresionante desarrollo de las empresas japonesas, propiciando que las empresas de otras latitudes se interesen por conocer esta técnica.

Modelos de Planificación de Aprovisionamiento

Los modelos en que basar la planificación de aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sea dependiente o independiente:

• Modelos para Reaprovisionamiento no programado: La demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores). El modelo más común es el Lote Económico de Compras (LEC).
• Modelos para Reaprovisionamiento programado: La demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP (Material Requirements Planning) o DRP (Distribution Requirements Planning) basadas en técnicas de optimización o simulación.

Nivel de Servicio y Stock de Seguridad

La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas independientes deterministas son, en la práctica, un recurso de la doctrina para completar clasificaciones o para simplificar la formulación de los modelos.

Esta circunstancia aleatoria en la generación de la demanda puede causar rupturas de los stocks, con sus costos asociados y sus indudables mermas en la calidad del servicio.