1.1 Tipos de Eventos y Objetivos de la Organización
Los objetivos de la organización de eventos corporativos son:
- Promover la superación.
- Motivar al personal.
- Formación de equipos que luchen por objetivos comunes.
- Conmemorar aniversarios.
- Dar a conocer nuevos productos o novedades.
- Incentivar ventas y mejorar el rendimiento laboral.
Tipos de Actividades y Eventos
Se incluyen:
- Almuerzos de trabajo.
- Aniversarios.
- Cenas de gala.
- Charlas y coloquios.
- Congresos y convenciones.
- Conferencias.
- Entrega de premios.
- Desayunos de trabajo.
- Seminarios y workshops.
- Ferias.
Eventos Sociales
Incluyen bodas, cumpleaños, reuniones familiares, ritos de paso, catas de vino y degustaciones, cócteles, cenas íntimas y graduaciones académicas.
Feria Empresarial: Principales Ventajas
- Presentar productos de primera mano a clientes o posibles clientes.
- Enterarse de lo que buscan los clientes.
- Ponerse al día con el mercado.
- Reforzar su presencia en el sector.
- Crear nuevas relaciones comerciales.
Evento Promocional
Los eventos promocionales tienen un objetivo comercial muy definido y medible, y deben devolver el resultado esperado y planteado. Sus objetivos son:
- Incrementar ventas.
- Introducción rápida de un producto.
- Ganar respeto o confianza.
El objetivo establecido determinará el tipo de evento, dónde hacerlo, a quién invitar, la mejor época para realizarlo y su decoración e iluminación.
Acto Institucional
A estos actos asisten representantes de instituciones públicas o privadas o celebridades de distintos ámbitos. Pueden ser de carácter general (la Corona) o específico (el Gobierno).
Requisitos para la buena organización de Actos Institucionales
- Guion estricto.
- Timing y cronología perfectos.
- Creatividad.
- Protocolo.
- Calidad.
- Seguridad.
- Prensa.
Congreso
El congreso tiene una duración de uno o varios días, y presenta conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con el trabajo o actividad de los asistentes, con el fin de intercambiar información.
Características principales de un Congreso
- Exposición y debate de múltiples ponencias.
- Asistencia de profesionales de alto nivel.
- Presentación de nuevos avances o descubrimientos.
- Duración habitual de 3 a 5 días.
- Elección del lugar muy diversa.
Patrocinio y Estrategias de Comunicación
El Patrocinio es una estrategia de comunicación que implica inversión buscando unos objetivos enfocados al público objetivo a corto plazo, comunicando de forma relajada y agradable.
Tipos de Patrocinio
De notoriedad: Asociar la marca a valores deseados, lo que aumenta la fidelidad y mejora la reputación de la marca.
Patrocinio de imagen: Información que el consumidor asocia a la marca patrocinada, evocando sentimientos y actitudes positivas.
De credibilidad: Establecer atributos, experiencia y beneficios de una marca en el contexto del evento.
Recursos Humanos
Las tareas de Recursos Humanos incluyen: administración y relaciones públicas, logística, tareas creativas y ejecutivas/directivas.
El Evento como Herramienta Estratégica
Un evento permite transmitir valores de marca, fidelizar y captar nuevos clientes.
Pasos Clave para la Organización de un Evento
- Fijar objetivos.
- Elección del momento de la celebración y la localización.
- Calendario y timing de tareas, junto con el cronograma, listado de invitados, actividades y tiempos.
- Puesta en escena lo más creativa posible para marcar la diferencia.
- Aprovechar las fortalezas de tu marca e interacción con el público.
- Invitar a referentes del mundo del marketing.
- Estimación inicial del presupuesto que cubra los gastos más importantes.
- Envío y seguimiento de las invitaciones.
- Promocionar el evento.
- Checklist para que no se escape nada.
- Valoración de todo.
El éxito o fracaso del evento depende mucho de la planificación previa.
El Cronograma: Planificación Temporal
El cronograma es una de las herramientas más importantes en la planificación.
Pasos a seguir para la elaboración del Cronograma
- Recopilar toda la información respectiva al evento.
- Definir las actividades que se van a desarrollar.
- Estimación de los recursos imprescindibles.
- Establecer la duración de las actividades.
- Asignación de tareas a cada equipo.
- Trasladar toda la información a un documento.
- Seguimiento y control del cronograma.
Tipos y Ejemplos de Cronogramas
- Diagrama de Gantt: El más popular por su adaptabilidad, muy útil y sencillo (línea de tiempo).
- Diagrama PERT: Utilizado para eventos de mayor complejidad, diseño más complicado (gráfica estilo organigrama).
- Diagrama CPM: El más complejo, aunque muy utilizado (gráficas de flechas para establecer el camino más sencillo y óptimo en cuanto a tiempo para realizar la actividad).
1.5 Publicación y Difusión del Evento
Lo primero es publicar el evento en internet. Se debe realizar una publicación donde aparezca la agenda, el lugar, cómo apuntarse y los ponentes que asistirán.
Plan de Difusión
El plan de difusión es la ideación, planificación y gestión de vías de distribución. Consta de 4 pasos:
- Planificación: Selección de medios, inversión a destinar y esfuerzos a realizar.
- Formatos: Definición de los formatos en los que se distribuirá el mensaje.
- Canales: Solo se hará difusión en los canales que utilice nuestro público objetivo.
- Medición: Controlar y evaluar resultados.
1.6 Normativa y Aspectos Legales
Existen 3 aspectos legales principales a tener en cuenta:
- Permiso de realización del evento.
- Permiso para infraestructuras y contratos de todo tipo.
Otro aspecto muy importante es la seguridad.