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Resumen para la Prueba Escrita
Las Funciones Administrativas
Todas las organizaciones utilizan cuatro funciones administrativas para alcanzar sus objetivos:
- Planificación: prever qué se quiere lograr y cómo hacerlo.
- Organización: distribuir tareas, recursos y responsabilidades.
- Dirección: guiar, motivar y coordinar a las personas.
- Control: evaluar los resultados y corregir errores o desviaciones.
1. Planificación y Estrategias Organizacionales
La planificación consiste en definir los objetivos y organizar las actividades y estrategias necesarias para alcanzarlos.
¿Para qué sirve planificar?
Sirve para comunicar, negociar, guiar, controlar, ordenar, comprometer, proyectar el futuro y definir hacia dónde nos dirigimos. Las decisiones actuales influyen directamente en los resultados futuros.
¿Cómo se planifica?
Existen dos alternativas:
- Definir cómo se trabajará y qué recursos se usarán, para luego observar los resultados.
- Definir primero los resultados deseados y después decidir cómo alcanzarlos y qué recursos se necesitan.
Pasos para una buena planificación
- Establecer objetivos: determinar qué se quiere lograr; orientan las decisiones y permiten evaluar los resultados.
- Analizar la situación actual: usar la matriz FODA para reconocer fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
- Formular estrategias: decidir cómo alcanzar los objetivos. Según Peter Drucker, la estrategia responde a: ¿cuál es nuestro negocio? y ¿cuál debería ser?
- Diseñar programas o planes de acción: especificar tareas, recursos, responsables y tiempos.
Los planes de acción incluyen: tareas, recursos y su distribución, responsables, cronograma con fechas y plazos, y presupuesto.
2. Organización: Segunda Función Administrativa
Consiste en establecer una estructura de trabajo mediante la distribución de actividades, funciones, recursos y responsabilidades. Responde a la pregunta: ¿cómo se va a hacer?
Etapas del proceso de organización
- División del trabajo: separar las actividades en tareas para trabajar con mayor precisión, eficiencia y menor esfuerzo.
- Descripción del proceso: establece el orden de las actividades.
- Jerarquización: ordena las funciones según autoridad o importancia.
- Departamentalización: agrupa funciones y actividades en departamentos.
- Descripción de habilidades: identifica las actividades y capacidades necesarias para el trabajo.
- Coordinación: sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar las tareas de manera eficiente.
Estructura organizacional formal
Es la estructura establecida por la empresa mediante departamentos, secciones, niveles jerárquicos y funciones definidas.
Principios de la organización formal:
- Autoridad: derecho del jefe a exigir que se realicen determinadas tareas.
- Delegación: el jefe otorga autoridad a un empleado para realizar una tarea; el empleado debe cumplirla.
- División del trabajo: distribuir el trabajo en tareas según su naturaleza.
- Unidad de mando: cada empleado recibe órdenes de un solo superior.
- Tramo de control: cantidad de personas que un superior puede supervisar eficazmente.
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- Eficiencia: alcanzar objetivos con costos mínimos y evitando consecuencias no deseadas.
- Cadena de mando: relaciones de dependencia y autoridad desde los niveles superiores hasta los operativos.
- Definición funcional: establecer actividades, autoridad y responsabilidades de cada área.
Estructura organizacional informal
Surge espontáneamente entre los empleados a partir de sus relaciones, afinidades y actividades compartidas. Los grupos informales pueden mejorar el rendimiento, motivar, establecer normas de conducta y favorecer la convivencia e identidad grupal.
Importancia de la organización
Evita lentitud e ineficiencia, reduce costos, aumenta la productividad y facilita el cumplimiento de los objetivos.
3. Dirección: Tercera Función Administrativa
Se relaciona con la conducción de la organización. El administrador lleva a cabo las actividades planificadas y organizadas: gestiona, comunica, lidera, negocia, motiva y toma decisiones.
Los 10 papeles de la administración según Mintzberg
Un papel es el conjunto de expectativas sobre cómo debe comportarse una persona dentro de la organización.
A. Papeles interpersonales
- Representación: representa a la organización, establece relaciones externas y firma documentos legales.
- Liderazgo: dirige, motiva, orienta, capacita y aconseja a los empleados.
- Vínculos: mantiene relaciones y canales de comunicación dentro y fuera de la organización.
B. Papeles informativos
- Vigilancia: busca y recibe información, y elabora informes.
- Difusión: transmite información a los miembros de la organización.
- Portavoz: comunica información de la organización a personas externas.
C. Papeles decisorios
- Emprendedor: inicia proyectos, propone ideas y asume riesgos.
- Resolución de conflictos: resuelve problemas y toma medidas correctivas.
- Asignación de recursos: distribuye los recursos y establece prioridades.
- Negociación: representa los intereses de la organización en negociaciones.
Idea clave: administrar no es solo supervisar personas y recursos; también implica innovar y mejorar continuamente.
4. Control: Cuarta Función Administrativa
Es el proceso mediante el cual se verifica el cumplimiento de los objetivos establecidos por la dirección. Es necesario porque incluso los mejores planes pueden presentar desviaciones.
¿Para qué sirve?
Sirve para mejorar la calidad y corregir fallas; enfrentar cambios y responder a amenazas y oportunidades; agregar valor frente a la competencia; y facilitar la delegación y el trabajo en equipo.
Tipos de control
- Preventivo: busca evitar problemas antes de que ocurran; está orientado al futuro.
- Concurrente: corrige desviaciones mientras se realiza la actividad, mediante supervisión directa.
- Correctivo: actúa cuando la actividad terminó o el problema ya ocurrió, para corregirlo.
Los cuatro elementos del proceso de control
- Establecimiento de estándares: definir criterios para evaluar resultados en cantidad, calidad, tiempo y costos.
- Evaluación del desempeño: analizar lo que se está haciendo y la situación actual.
- Comparación: verificar si hay diferencias, errores o desviaciones respecto de los estándares.
- Acción correctiva: tomar medidas para corregir desviaciones y alcanzar los resultados esperados.