Constitución de Empresas en Colombia

La constitución de una empresa es el proceso de darle existencia legal a un negocio. En Colombia, existen diferentes formas jurídicas para realizar este trámite, y la elección depende de factores como el número de socios, el capital y la responsabilidad que se desee asumir.

¿Cómo se constituyen las empresas?

Constituir una empresa significa crearla legalmente para que pueda operar. Generalmente, el proceso implica los siguientes pasos básicos:

1. Definir el Tipo de Sociedad: Elegir qué tipo de empresa se quiere crear (S.A.S., Ltda., S.A., etc.), lo cual depende de quiénes serán los dueños, cuánto dinero se va a invertir y qué tanta responsabilidad se quiere asumir.
2. Redactar el Documento de Constitución: Este es el «acta de nacimiento» de la empresa. Puede ser un documento privado (para la S.A.S. en muchos casos) o una escritura pública (para otros tipos, realizada en una notaría). Aquí se establecen las reglas de la empresa, como su nombre, el capital, los socios y sus responsabilidades.
3. Inscribir la Empresa en el Registro Mercantil: Se realiza en la Cámara de Comercio del lugar donde operará la empresa. Con esta inscripción, la empresa adquiere su personalidad jurídica y es reconocida legalmente.
4. Obtener el NIT (Número de Identificación Tributaria): Es la identificación única de la empresa ante la DIAN (la autoridad de impuestos).
5. Sociedad en Comandita Simple (S. en C.): Tiene dos tipos de socios: los gestores (que administran y tienen responsabilidad ilimitada) y los comanditarios (que solo aportan dinero y su responsabilidad es limitada a su aporte).
6. Sociedad en Comandita por Acciones (S.C.A.): Parecida a la S. en C., pero el capital de los socios comanditarios se representa en acciones. Los gestores siguen teniendo responsabilidad ilimitada y los comanditarios, limitada al valor de sus acciones.

Importante para tu examen: La S.A.S. (Sociedad por Acciones Simplificada) es actualmente la forma jurídica más utilizada en Colombia por su gran flexibilidad y la limitación de la responsabilidad para sus socios.

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Clasificación de las Empresas

Las empresas se pueden clasificar según varios criterios, lo que nos ayuda a entender mejor su funcionamiento, tamaño, propósito e impacto.

1. Según su Tamaño

En Colombia, este criterio se define principalmente por los ingresos, número de empleados y/o activos:

• Microempresa: Negocios muy pequeños, a menudo familiares o de una sola persona, con pocos empleados y bajos ingresos.
• Pequeña Empresa: Tienen más empleados y mayores ingresos que una microempresa, pero aún son negocios de menor escala que las medianas.
• Mediana Empresa: Empresas con un número significativo de empleados e ingresos considerables, con una estructura más organizada.
• Gran Empresa: Corporaciones con un alto número de empleados, grandes volúmenes de ventas, operaciones complejas y, a menudo, presencia nacional o internacional.

2. Según su Actividad Económica (Sector Económico)

• Sector Primario (Extractivas/Agrícolas): Se dedican a obtener recursos directamente de la naturaleza (agricultura, ganadería, pesca, minería o extracción de petróleo).
• Sector Secundario (Industriales/Manufactureras): Transforman las materias primas del sector primario en productos elaborados (fábricas, constructoras).
• Sector Terciario (Servicios/Comerciales): Ofrecen servicios (bancos, transporte, educación, salud, turismo) o se dedican a la compra y venta de productos ya elaborados.
• Sector Cuaternario (Información/Conocimiento): Se enfoca en la investigación, el desarrollo, la tecnología de la información y consultoría especializada.

3. Según el Origen del Capital

• Empresa Pública: El capital y el control pertenecen al Estado. Su objetivo principal es prestar un servicio público.
• Empresa Privada: El capital y el control pertenecen a individuos o entidades particulares. Su objetivo principal suele ser obtener ganancias.
• Empresa Mixta: El capital y el control se comparten entre el Estado y particulares.

4. Según su Forma Jurídica

• Persona Natural: El negocio es operado directamente por un individuo que asume toda la responsabilidad.
• Persona Jurídica (Sociedades): Entidades creadas por ley, distintas de sus dueños (S.A.S., Ltda., S.A.), con sus propios derechos y obligaciones.

5. Según el Ámbito de Actividad

• Local: Opera solo en una ciudad o localidad específica.
• Regional: Cubre varias ciudades o una región dentro de un país.
• Nacional: Opera a lo largo de todo un país.
• Multinacional/Internacional: Tiene operaciones en varios países del mundo.

Obligaciones de los Comerciantes

Según el Código de Comercio, los comerciantes deben cumplir con los siguientes deberes legales:

1. Matricularse en el Registro Mercantil: Inscribir al comerciante y su negocio en la Cámara de Comercio correspondiente.
2. Inscribir Actos, Libros y Documentos: Registrar formalmente todos los documentos y actos importantes que la ley exige (cambios de dirección, sucursales, etc.).
3. Llevar Contabilidad Regular: Registrar de forma organizada todas las operaciones financieras siguiendo las normas legales.
4. Conservar Correspondencia y Documentos: Guardar facturas y comprobantes por el tiempo que la ley exige.
5. Denunciar la Cesación en el Pago de Obligaciones: Informar a las autoridades cuando no se puedan cumplir los compromisos comerciales.
6. Abstenerse de Ejecutar Actos de Competencia Desleal: Evitar prácticas que perjudiquen injustamente a competidores o engañen a los clientes.

Información del Programa de Formación

• Programa: Técnico en Contabilización de Operaciones Comerciales y Financieras
• Ficha: 3411162
• Código de Proyecto: 3480319
• Competencia: Reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología y normativa
• Nombre del Proyecto: Creación de una empresa didáctica para aplicar criterios de conocimiento, mediación y registro de los hechos económicos

Requisitos Necesarios para la Constitución de una Empresa

Aunque varían según el tipo de persona (natural o jurídica), estos son los 10 elementos fundamentales:

1. Definir el Tipo Societario: Elegir la forma legal (S.A.S., Ltda., etc.) según socios y capital.
2. Nombre o Razón Social: Verificar la disponibilidad en el RUES para evitar duplicidad.
3. Capital Social: Definir el monto de dinero o bienes que los socios aportan.
4. Objeto Social: Describir detalladamente las actividades económicas que realizará la empresa.
5. Domicilio Social: Indicar la ciudad principal de operación.
6. Término de Duración: Establecer el tiempo de existencia (puede ser indefinido).
7. Representante Legal: Nombrar a la persona autorizada para actuar en nombre de la empresa.
8. Documento de Constitución (Estatutos): El contrato que establece las reglas internas de la sociedad.
9. Registro en la Cámara de Comercio: Paso donde se adquiere la personalidad jurídica.
10. Obtención del NIT: Registro ante la DIAN para trámites fiscales.

Requisitos Adicionales para la Operación

• Apertura de Cuenta Bancaria: Para el manejo financiero institucional.
• Factura Electrónica: Implementación obligatoria según disposiciones de la DIAN.
• Licencias y Permisos Específicos: Autorizaciones sanitarias, ambientales o de funcionamiento según la actividad.