Como se administra un proyecto

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Factores que afectan el proyecto


El mercado afecta el desarrollo del proyecto


Existen un sin numero de factores que determinan la transformación de ideas en proyectos, y a partir de ahí la realización exitosa del mismo.
Algunos proyectos se enmarcan en entornos caracterizados por el dinamismo del mercado, en los cuales los resultados del proyecto están ligados a las ofertas que se hacen a los clientes que participan en dicho mercado. Por lo que los cambios que sucedan producto de los cambios en las necesidades de los clientes se traducen en cambios al interior del proyecto.

La cultura determina Factores que afectan al proyecto


Los proyectos se desarrollan al interior de las organizaciones. En ellos participan personas que presentan comportamientos influenciados por el estilo y las costumbres de dichas organizaciones. Por consiguiente, los resultados y la dinámica del proyecto esta constantemente afectada por la cultura organizacional. Las decisiones tomadas alrededor del mismo pueden ser vistas de diversas formas para los miembros de la organización y dependiendo de ello, asumirán posiciones contributivas, detractoras o imparciales sobre el proyecto o sobre sus miembros.

La resistencia al cambio afecta al proyecto


Por otra parte, quienes utilizaran el producto o servicios, resultado de la implantación del proyecto, afectan la realización del mismo. En este sentido, la resistencia al cambio generado por la sensación que produce salir de la zonas de seguridad a la que nos acostumbramos con una determinada forma de hacer las cosas, se convierte en uno de los aspectos que no se deben descuidar cuan do se piensa en administración de proyecto

Los factores que afectan dependen de la fase en que se encuentre


Los aspectos que afectan el proyecto se presentan típicamente en determinadas fases o momentos en que se encuentra. Así por ejemplo el desgaste de las relaciones entre los involucrados en un proyecto cuando se presentan diferencias o conflictos, generados por la dinámica del proyecto, o las percepciones diferentes sobre un mismo tema, son comunes y determinantes para el resultado esperado. En muchos casos se presenta al enfocar las energías, en las personas que influencian el problema, mas que en el problema en si mismo.

Los cambios de rumbo drásticos perjudican al proyecto


Los cambios de rumbo, frecuentes en algunos proyectos y ocasionados por la reacción ante un cambio del mercado o del entorno del proyecto, afectan negativamente el mismo, al no permitir la culminación de tareas o finalización de entregables esperados en una determinada fase del proyecto. Esto lleva frustraciones a los involucrados, al no suplir sus necesidades de realización y no ver concretado su esfuerzo en productos concretos o entregables tangibles.

Las emociones de la gente influencian el proyecto


Los proyectos son desarrollados por personas. Esto quiere decir que esta influenciado por aspectos subjetivos asociados a la naturaleza de los individuos que trabajan en el. Factores como el compromiso de sus miembros, la afinidad con las actividades que el equipo desarrolla, el grado de empatía y en general la emoción que se genera alrededor del proyecto, se convierten en el combustible que hace que los resultados esperados, se logren a pesar de los inconvenientes.

El proyecto es afectado por la situación que atraviesan las empresas participantes en el mismo


En algunos casos la realización del proyecto involucra a mas de una organización, una de ellas actúa como cliente o consumidor del servicio y la otra como proveedora de parte de los insumos para el proyecto. En este sentido, la situación o “momentum” corporativo que vive el proveedor puede afectar positiva o negativamente un proyecto. Así por ejemplo si la situación financiera del proveedor esta atravesando situaciones difíciles, esto puede traducirse en reducción de los recursos financieros asignados al proyecto, con un efecto domino en las personas y otras del mismo.

La curva de aprendizaje de temas requeridos para la obtención de los objetivos propuestos, afectan el proyecto


Algunos proyectos involucran la utilización de nuevas tecnologías, en ellos el grado de incertidumbre sobre su capacidad, sumado a la curva de aprendizaje necesaria para obtener un dominio sobre los beneficios y limitaciones reales de las nuevas tecnologías, frecuentemente constituyen factores que consumen mayores recursos como tiempo y costo.
Cuando la curva de aprendizaje se ha cubierto y se ha reducido el nivel de incertidumbre sobre la nueva tecnología, se afectan las expectativas al conocerse si todas las cosas previstas son soportadas o no o si deben buscarse caminos adicionales que permitan evitar las limitaciones encontradas en su uso.

Los afectados por los resultados del proyecto, pueden influir negativamente en el mismo


En algunas ocasiones los resultados del proyecto afectaran a personas, ya sea porque su forma de trabajo se modificara o porque sus actividades serán automatizadas y por ende no será necesaria su presencia para la compañía. Mas aun algunos proyectos incluyen a estas personas como proveedores de información de procesos o miembros del equipo de proyecto.
Es de esperase que se presente oposición frente a la implementación del proyecto, que se traduzca en obstáculos para la finalización del mismo. Los proyectos de outsourcing de procesos son un buen ejemplo de estas situaciones. En donde se entrega un determinado proceso a un tercero lo cual generara despidos al interior de la compañía que implementara el proyecto.

Áreas de conocimiento en administración de proyectos


Capital humano, tiempo, alcance, costo


Desde el punto de vista sistémico, un proyecto empresa una serie de recursos que son procesados para producir una salidas. La optimización de estos recursos se convierte en la meta para facilitar los resultados esperados. Como ya lo hemos mencionado antes, los recursos involucrados incluye a las personas, el tiempo disponible para realizarlo, presupuesto, conocimiento necesario. Estas son áreas que requieren un conocimiento específico y una forma adecuada de administrarse en un proyecto.

Calidad


Adicionalmente la combinación de estos recursos dará como resultados unos entregables que pueden ser productos o servicios con niveles de calidad esperados por el cliente o por los usuarios finales. La calidad es entonces otra área a administrar en el desarrollo del proyecto.
Alrededor del proyecto se genera información que es de interés para todos los involucrados con el mismo. Cada uno de ellos requiere información sobre el avance, o información para tomar decisiones sobre temas que afectan el proyecto.

Comunicaciones


Por otra parte, en ocasiones se necesita involucrar ciertos niveles de la organización para facilitar su desarrollo. Por esta razón, el proyecto requiere de una administración adecuada de la información que se genera en su interior y de la forma de comunicarlo a los interesados. Es muy frecuente que el manejo inadecuado de las comunicaciones de un proyecto se convierta en la causa de fracaso del mismo. Las personas involucradas que no reciben información sobre el avance o los beneficios que se obtienen en su desarrollo, no perciben como las expectativas que tienen sobre el resultado, se van obteniendo con el paso del tiempo. Eso genera desinterés y baja la importancia que tiene el proyecto para la organización.

Abastecimiento


El proyecto requiere también de insumos al inicio y durante su ejecución. La forma de garantizar que estos recursos se vinculan en el momento adecuado y con las carácterísticas requeridas, son áreas que requieren la atención de la gerencia del proyecto para su correcta administración y evitar así, sobre costos o pérdidas de tiempo por la falta de un recurso oportunamente.

Integración


La iniciación e integración de los proyectos es otro tema que requiere administración. La definición de lo que se necesita para iniciar, las personas que deben participar, la forma de organizar el trabajo, entre otros, son aspectos que determinan el éxito o fracaso del proyecto.

Riesgos


Existe la posibilidad de que las cosas no salgan bien. En otras palabras, durante la realización del proyecto aparecen sucesos que amenazan la finalización del mismo. Esto sugiere una administración del riesgo asociado a los factores que afectan al proyecto y que permitan anticipar las medidas necesarias para minimizar el impacto negativo que puedan tener sobre los resultados esperados

Fases y ciclo de vida


Las actividades a desarrollar para administrar un proyecto se circunscriben en fases normalmente. Normalmente el desarrollo del proyecto involucra la generación de entregables claves, que determinan claramente un avance en el proyecto total. Los puntos en los que se culminan estos entregables determinan la culminación de una fase y la iniciación de otra. Generalmente a la iniciación de una nueva fase, precede una evaluación de la calidad de los entregables los tiempos involucrados y la corrección de los errores encontrados.
En proyectos de tecnología por ejemplo, las fases están determinadas por los entregables que contienen la definición de los requerimientos de la solución, el diseño de la solución para soportar estos requerimientos, la implementación del diseño, las pruebas para verificar la solución y la puesta en marcha y adopción de la misma
En el ciclo de vida tradicional la finalización de las fases del proyecto y por consiguiente de la finalización de los entregables asociados a cada una, garantizan el avance del proyecto hasta su culminación.
En el ciclo de vida en espiral incremental, la definición de requerimientos, diseño, implementación, pruebas y puesta en marca de soluciones, se desarrolla varias veces durante todo el proyecto. La realización de estas cuatro fases se conoce como una iteración, por lo que se itera varias veces hasta la finalización del proyecto.

12 habilidades necesarias para el manejo del proyecto


1) definición del proyecto
2) planeación del trabajo
3)
administración del contrato
4) administración de proveedores
5) administración del plan de trabajo
6) administración de situaciones
7) administración del alcance
8) administración de riesgo
9) administración de la comunicación
10) administración de la documentación
11)administración de la calidad
12) administración de la métricas

5. Administración del Plan de Trabajo


Hasta aquí, ya se tienen definidos el proyecto y planeado el trabajo. De la misma manera, en caso de necesitarse, están en pié los documentos que rigen la relación con los proveedores. Los entregables del proyecto hasta ahora son: La Definición del Proyecto, El Plan de Trabajo, el Contrato, y el Manual de Administración del Proyecto. Aunque algunos gerentes de proyecto consideran que al superar estos pasos ya se tiene superada la parte difícil de la administración del proyecto, están equivocados.
El plan de trabajo es solo un entregable. Describe lo que hay que hacer, el orden del trabajo, el esfuerzo requerido y quien está asignado a qué tarea, pero solo representa el mejor estimado de cómo completar el trabajo que queda por hacer en un momento dado de un proyecto.

6. Administración de situaciones


Por lo general, un proyecto se administra en dos instancias: una a nivel de equipo de proyecto y el gerente del proyecto, y la segunda a nivel de gerencia de la compañía. Cuando se involucran proveedores, habrá también un gerente del proyecto por parte del proveedor, y estará también asignado al proyecto el gerente de la empresa para el comité gerencial. En algunos casos, comité implica largas e improductivas reuniones. Para efectos de este escrito, el comité es un grupo de personas con autoridad para tomar decisiones, que requieren o no de reuniones para hacerlo. Hoy, con el uso del correo electrónico y sistemas automatizados para el manejo de proyectos, son escasas las reuniones requeridas
Una «situación» se presenta cuando un problema puede llegar a impedir o impide el progreso del proyecto y no puede ser resuelto por el gerente del proyecto y el equipo del proyecto sin ayuda externa. Cuando se presenta este tipo de situaciones, no queda más alternativa que resolver el problema.
Se recomienda la aplicación de técnicas de manejo de situaciones, la cual tiene dos componentes. El primero es tener un proceso que permita encontrar estas situaciones y traerlas a la luz, determinar su impacto en el proyecto, evaluar las alternativas, y conseguir las personas que permitan tomar la mejor decisión dadas las circunstancias. Este proceso debe hacer parte del proceso general de administración del proyecto y debe estar definido antes de empezar el mismo.

Administración


Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.
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