Concepto y Características del Control

El control, como proceso esencial en la gestión, posee las siguientes características fundamentales:

• Verificación de objetivos: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos establecidos en la planeación.
• Medición y cuantificación: Para controlar, es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
• Detección de desviaciones: Una de sus funciones inherentes es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
• Establecimiento de medidas correctivas: Su objeto es prever y corregir los errores.

El control es un proceso cíclico y repetitivo, compuesto por etapas que se suceden de forma continua.

Etapas del Proceso de Control

1. Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, donde se definen los estándares o criterios de evaluación y comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación.

   Tipos de Estándares:

   1. Estándares de cantidad: Incluyen volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materias primas, número de horas, entre otros.
   2. Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
   3. Estándares de tiempo: Por ejemplo, tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.
   4. Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.
2. Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, es decir, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control, que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Importancia del Control en la Gestión Organizacional

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es que hasta el mejor de los planes puede desviarse. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad o tiempo de entrega mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser «agregar valor» a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del competidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Principios Fundamentales del Control

• Principio de Equilibrio: A cada grado de delegación de autoridad conferido debe corresponderle el grado de control adecuado. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
• Principio de los Objetivos: El control existe en función de los objetivos; no es un fin en sí mismo, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. Es imprescindible establecer medidas específicas de actuación o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, los cuales se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y dinero.
• Principio de Oportunidad: El control necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
• Principio de las Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
• Principio de Costeabilidad (Costo-Beneficio): El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.
• Principio de Excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente qué funciones estratégicas requieren control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
• Principio de la Función Controladora: La función controladora por ningún motivo debe ser la misma que la función controlada, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Proceso de Implementación del Control de Gestión

1. Diagnóstico Institucional: Todo proceso de control de gestión comienza con el estudio del propio sistema a controlar. El diagnóstico tiene como objetivo, según Abad, identificar posibles obstáculos que puedan interferir en la eficacia del sistema, así como establecer si están dadas las condiciones para la ejecución del sistema propuesto e identificar los procesos clave para que el sistema opere sobre ellos y sus variables clave, a fin de garantizar en lo posible el éxito organizacional. Generalmente, los análisis institucionales se orientan hacia el estudio estratégico de la organización, es decir, identificando fortalezas y debilidades internas en relación con el entorno (amenazante o facilitador de resultados productivos). De igual manera, se analizan normas, sistemas financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad estratégica, desempeño institucional de recursos humanos, entre otros.
2. Identificación de Procesos Clave: Luego de conocer cómo se encuentra el sistema a controlar, es necesario identificar los procesos clave para el éxito empresarial. El control de gestión no actúa sobre todos los procesos internos de la organización, sino que, por el contrario, se centra en aquellos suficientemente importantes para el desempeño eficaz del sistema a controlar. Estos pueden abarcar desde la situación financiera, pasando por la situación comercial, producción, productividad, personal, servicios al cliente, relaciones con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad, pertinencia, entre otros.
3. Diseño del Sistema de Indicadores: De la identificación de las áreas clave, se originan los indicadores que permitirán medir atributos de dichos procesos y tomar las decisiones pertinentes para su corrección.