Plan de Cuentas Contable

Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice. (Ej. No es lo mismo la contabilidad de un hospital que la de un supermercado).

1.1 Cuentas del Estado de Situación Financiera

Activos

• Activo Circulante
  • Caja
  • Bancos
  • Clientes
  • Existencias
  • IVA Crédito Fiscal
  • PPM (Pagos Provisionales Mensuales)
  • Pagos Anticipados
• Activo Fijo
  • Muebles y Útiles
  • Computadores
  • Terreno
  • Vehículos
  • Maquinarias
  • (-) Depreciación Acumulada
• Otros Activos
  • Inversión en Empresas Relacionadas

Pasivos

• Pasivo Circulante
  • Proveedores
  • Acreedores
  • IVA Débito Fiscal
  • Cuentas por Pagar
  • Préstamos por Pagar
  • AFP por pagar
• Pasivo Largo Plazo
  • Crédito Hipotecario
  • Préstamos por Pagar Largo Plazo

Patrimonio

• Capital
• Reservas de Utilidades
• (+/-) Resultado del Ejercicio

1.2 Cuentas del Estado de Resultado

Ingresos

• Ventas (Ingresos operacionales)
• Ingresos No Operacionales
• Intereses Ganados

Gastos

• Gastos Operacionales
  • Costos de Ventas
  • Remuneraciones
  • Arriendo
  • Gastos Generales
  • Depreciación

(+/-) Resultado del Ejercicio

Manual de Cuentas: Ejemplos Detallados

Nombre de la cuenta: Caja

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Por aporte de los dueños (iniciación de actividades), por recaudación de las ventas, devoluciones de impuestos en efectivo.

Se abona: Por pagos de deudas (obligaciones con terceros), pago de proveedores, pago de arriendo, pago de sueldos, etc. Por pago de impuestos.

Su saldo: Deudor (representa el disponible en caja) o saldada. Nunca saldo acreedor.

Representa: Dinero en efectivo.

Nombre de la cuenta: Banco

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Cuando se efectúan depósitos, traslados de fondos, notas de crédito y cualquier otro documento que incremente los fondos.

Se abona: Con la emisión de giros, cheques y cualquier otra forma de pago que signifique un egreso de dicha cuenta.

Su saldo: Deudor, representa el dinero depositado en la cuenta.

Representa: Depósitos en cuenta corriente bancaria.

Nombre de la cuenta: Mercaderías

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Por compras, notas de débito recibidas, devoluciones de ventas (al costo), etc.

Se abona: Por las ventas a precio de costo, notas de crédito emitidas (al costo) y devoluciones de compras.

Su saldo: Deudor, representa el valor de las existencias de mercaderías.

Representa: Todo lo que se adquiere con el ánimo de venderse y obtener utilidad.

Nombre de la cuenta: IVA Crédito Fiscal

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Por el impuesto soportado (pagado) en las compras y gastos.

Se abona: Por la compensación con el débito fiscal al final del período tributario. Por ajustes o devoluciones de compras.

Su saldo: Deudor (impuestos pendientes por compensar o recuperar) o saldado. Nunca saldo acreedor.

Representa: El Impuesto al Valor Agregado (IVA) pagado en las adquisiciones, que la empresa tiene derecho a recuperar.

Nombre de la cuenta: PPM (Pagos Provisionales Mensuales)

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Por los pagos mensuales realizados a cuenta del impuesto a la renta anual.

Se abona: Por la compensación con el impuesto a la renta anual determinado o por ajustes.

Su saldo: Deudor, representa el monto acumulado de pagos provisionales. No posee saldo acreedor.

Representa: Anticipo del impuesto a la renta que le corresponde pagar al contribuyente, cuya tasa se aplica generalmente sobre los ingresos brutos.

Nombre de la cuenta: Clientes

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Por las ventas de bienes o servicios al crédito simple (sin garantía documental específica).

Se abona: Cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercancía (si corresponde anular la venta) o se le concede alguna rebaja o descuento posterior a la venta.

Su saldo: Deudor, representa el monto que los clientes adeudan a la empresa. No posee saldo acreedor.

Representa: Los derechos de cobro a favor de la empresa por ventas de mercancías o servicios a crédito.

Nombre de la cuenta: Vehículos

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Fijo

Se carga: Por la adquisición de vehículos para uso de la empresa.

Se abona: Cuando se da de baja un vehículo (por venta, desuso, etc.), por ajustes o por la reclasificación de su costo al gasto vía depreciación.

Su saldo: Deudor, representa el costo de adquisición de los vehículos existentes. No posee saldo acreedor.

Representa: Todo aquel medio de locomoción y movilización adquirido para ser utilizado en las operaciones de la empresa.

Nombre de la cuenta: Maquinarias

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Fijo

Se carga: Por la compra o adquisición de maquinaria para la producción o el funcionamiento de la empresa.

Se abona: Al dar de baja la maquinaria (venta, obsolescencia), por ajustes o por la reclasificación de su costo al gasto vía depreciación.

Representa: Bienes utilizados en el proceso productivo o de servicio que transforman materias primas o facilitan la operación.

Nombre de la cuenta: Terrenos

Clasificación: Activo

Sub-clasificación: Fijo

Se carga: Por la adquisición de terrenos para uso de la empresa.

Se abona: Por la venta de los mismos. (Nota: Los terrenos generalmente no se deprecian, salvo excepciones muy específicas).

Su saldo: Deudor, representa el costo de los terrenos propiedad de la empresa. No posee saldo acreedor.

Representa: El valor de la tierra donde la empresa tiene instaladas sus edificaciones (plantas comerciales, industriales, oficinas, etc.).

Nombre de la cuenta: Proveedores

Clasificación: Pasivo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Por el importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo con proveedores. Por el importe de las devoluciones sobre compras de mercancías a crédito.

Se abona: Por el importe de compras de mercancías (del giro del negocio) a crédito, documentadas o no. Por el importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por mora en el pago.

Su saldo: Acreedor, representa el monto pendiente de pago a los proveedores. No tiene saldo deudor.

Representa: La obligación que tiene la entidad de pagar a sus proveedores por los adeudos provenientes de la compra de mercancías a crédito.

Nombre de la cuenta: Acreedores

Clasificación: Pasivo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Por los pagos o cancelaciones que hemos efectuado a nuestros acreedores.

Se abona: Por aquellas deudas que hemos contraído por conceptos distintos a la compra de mercaderías (ej. compra de activo fijo al crédito, préstamos de particulares, servicios pendientes de pago).

Su saldo: Acreedor (representa deudas pendientes de pago). Nunca deudor.

Representa: Todas aquellas deudas contraídas por la empresa que no constituyen compras de mercaderías del giro del negocio.

Nombre de la cuenta: IVA Débito Fiscal

Clasificación: Pasivo

Sub-clasificación: Circulante

Se carga: Por la cancelación del impuesto (pago al fisco), por la compensación con el crédito fiscal, por ajustes o devoluciones de ventas.

Se abona: Por los impuestos recargados (retenidos) al vender bienes o servicios, según las facturas emitidas.

Su saldo: Acreedor, representa los impuestos pendientes de pago al fisco. Nunca deudor.

Representa: El Impuesto al Valor Agregado (IVA) cobrado a los clientes en las ventas, que la empresa debe enterar en arcas fiscales.

Nombre de la cuenta: Créditos Hipotecarios

Clasificación: Pasivo

Sub-clasificación: Largo Plazo (o Circulante para la porción que vence dentro del año)

Se carga: Por la cancelación o amortización (pago de cuotas) de la deuda hipotecaria.

Se abona: Por la obtención del crédito con garantía hipotecaria.

Su saldo: Acreedor, representa la deuda pendiente por el crédito hipotecario. No posee saldo deudor.

Representa: Obligaciones financieras contraídas por la empresa, garantizadas con un bien inmueble.

Nombre de la cuenta: Préstamos Bancarios

Clasificación: Pasivo

Sub-clasificación: Circulante o Largo Plazo (dependiendo del vencimiento)

Se carga: Por la cancelación total o parcial (pago de cuotas) de los créditos otorgados por bancos.

Se abona: Por la obtención de préstamos o créditos de instituciones bancarias.

Su saldo: Acreedor, representa los créditos pendientes de pago a los bancos.

Representa: Obligaciones financieras contraídas con bancos.

Nombre de la cuenta: Capital

Clasificación: Patrimonio

Sub-clasificación: (Directamente en Patrimonio)

Se carga: Por retiros de los dueños (en empresas individuales o sociedades de personas), por disminución formal del capital, para absorber pérdidas acumuladas (en ciertos casos).

Se abona: Por aportes iniciales o posteriores de los dueños, por capitalización de utilidades o reservas, por revalorizaciones permitidas legalmente.

Su saldo: Acreedor (representa la inversión neta de los dueños).

Representa: El valor aportado por los propietarios o accionistas a la empresa, más las utilidades retenidas y otras reservas.

Nombre de la cuenta: Costo de Venta

Clasificación: Cuenta de Resultado

Sub-clasificación: Gasto (Pérdida)

Se carga: Por el costo de la mercadería vendida durante el período.

Se abona: Por el costo de las devoluciones de ventas realizadas por los clientes.

Su saldo: Deudor, representa el costo total de las mercaderías que se vendieron. No tiene saldo acreedor.

Representa: El costo incurrido por la empresa para adquirir o producir los bienes que ha vendido.

Nombre de la cuenta: Arriendos

Clasificación: Cuenta de Resultado

Sub-clasificación: Gasto (Pérdida)

Se carga: Por los gastos de arriendo devengados (incurridos) durante el período, independientemente de si se han pagado o no.

Se abona: Generalmente no se abona, excepto por ajustes al final del período (ej. corrección de errores, reclasificaciones).

Su saldo: Deudor, representa el gasto total por concepto de arriendo en el período.

Representa: El costo incurrido por la ocupación de un local, oficina, equipo u otro bien arrendado.

Nombre de la cuenta: Gastos Generales

Clasificación: Cuenta de Resultado

Sub-clasificación: Gasto (Pérdida)

Se carga: Por los diversos gastos devengados necesarios para la operación del negocio que no se clasifican en otras cuentas específicas (ej. luz, agua, teléfono, útiles de oficina, etc.).

Se abona: Generalmente no tiene abonos, salvo ajustes.

Su saldo: Deudor, representa la pérdida por concepto de estos gastos. No posee saldo acreedor.

Representa: Todo aquel desembolso necesario para generar ingresos, que es irrecuperable y no se asocia directamente con el costo de venta (ej. servicios básicos, gastos de oficina).

Nombre de la cuenta: Ventas

Clasificación: Cuenta de Resultado

Sub-clasificación: Ingreso (Ganancia)

Se carga: Por las devoluciones de ventas realizadas por los clientes (al precio de venta), descuentos o rebajas sobre ventas.

Se abona: Por el importe de las ventas de bienes o servicios realizadas durante el período (al precio de venta).

Su saldo: Acreedor, representa el ingreso total por ventas brutas menos devoluciones y rebajas. (Nota: El resultado neto -ganancia o pérdida- se determina al comparar Ventas Netas con Costo de Ventas y otros gastos).

Representa: Los ingresos generados por las operaciones principales (giro) del negocio.

Fundamentos de la Contabilidad

1. ¿Qué es la Contabilidad?

La contabilidad es una herramienta fundamental que nos ayuda a conocer la situación financiera y económica de una empresa. Se define como la técnica que se encarga de registrar, clasificar y resumir las operaciones económicas de las empresas con el objetivo de reflejar una imagen fiel de su patrimonio, su situación financiera y sus resultados (pérdidas o ganancias).

Es también la disciplina que sirve para proporcionar información útil en la toma de decisiones económicas. Ha sido definida como la Ciencia del Patrimonio, ya que su objeto es el estudio y la representación del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista estático (en un momento dado) como dinámico (a lo largo del tiempo). El producto final de la contabilidad son los Estados Contables o Estados Financieros, los cuales resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores, inversionistas, acreedores, propietarios y otros interesados.

2. La Contabilidad como Ciencia, Técnica y Sistema

Ciencia

Se considera una ciencia porque es un conocimiento verdadero y sistemático. No se basa en suposiciones, sino que analiza cada hecho económico aplicando conocimientos adquiridos. Es un conocimiento verificable y falible (sujeto a revisión). Busca, a través de la formulación de hipótesis, la construcción de teorías lógicas que sirvan para predecir y explicar los fenómenos relativos a su objeto de estudio, con el propósito de identificar sucesos que aporten información relevante para un mejor desempeño.

Técnica

Es una técnica porque trabaja con base en un conjunto de procedimientos o sistemas normalizados (como la partida doble) para acumular, procesar e informar datos útiles referentes al patrimonio. Implica seguir una serie de pasos para realizar la tarea del registro contable (teneduría de libros).

Sistema de Información

Desde enfoques modernos, la contabilidad es un subsistema clave dentro del Sistema de Información de la Empresa. Recopila toda la información relevante sobre los elementos que definen el Patrimonio, la procesa y la resume de tal forma que cumpla con criterios básicos que uniforman su interpretación (Normas de Información Financiera). De esta manera, tanto analistas financieros como no financieros utilizan la información contable, consolidándola como un Sistema de Información esencial.

Tecnología Social

Enfoques más actuales también la consideran una Tecnología Social, dado que conjuga saberes científicos (provenientes de campos como la economía) y técnicos (como la partida doble) para resolver problemas concretos, como la necesidad de información para la toma de decisiones.

Estas caracterizaciones han definido la contabilidad moderna, llevando a la conformación de «escuelas» como la latina (con orientación forense y de control) y la anglosajona (orientada a la revelación de información para mercados de capitales).

3. Usuarios de la Información Contable

Los usuarios de los estados financieros incluyen una amplia variedad de interesados que utilizan esta información para satisfacer sus necesidades. Entre ellos se encuentran:

• a) Inversionistas: Los proveedores de capital de riesgo (accionistas actuales y potenciales) y sus asesores están interesados en el riesgo y el rendimiento de sus inversiones. Necesitan información para decidir si comprar, mantener o vender acciones, y para evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos.
• b) Empleados: Los trabajadores y sus agrupaciones sindicales se interesan por la estabilidad y rentabilidad de la empresa, así como por su capacidad para afrontar remuneraciones, beneficios y oportunidades de empleo.
• c) Prestamistas (Financistas): Quienes otorgan financiación (bancos, instituciones financieras) necesitan información para evaluar la capacidad de la empresa para devolver los préstamos e intereses en los plazos convenidos.
• d) Proveedores y otros acreedores comerciales: Están interesados en la capacidad de la empresa para pagar sus deudas a corto plazo. Su interés en la continuidad de la empresa aumenta si son un cliente importante.
• e) Clientes: Les interesa la continuidad de la empresa, especialmente si tienen relaciones comerciales a largo plazo o dependen de ella como proveedor clave.
• f) Organismos públicos y Gobierno: Utilizan la información contable para regular actividades, fijar políticas tributarias, calcular impuestos y elaborar estadísticas macroeconómicas. Están interesados en la distribución de recursos y el desempeño general de las empresas.
• g) Público en general: La sociedad en su conjunto puede estar interesada en la información sobre el desarrollo, las perspectivas y el impacto de las actividades de las empresas en la comunidad y el medio ambiente.

4. Fases del Proceso Contable

El ciclo contable, visto cronológicamente desde la recopilación de datos hasta la entrega de información, comprende las siguientes fases:

1. Recopilación de datos básicos: Identificación y recolección de información sobre los hechos económicos a partir de documentos fuente (facturas, boletas, contratos, etc.).
2. Análisis y clasificación de las operaciones: Interpretación de los hechos económicos y su clasificación según el método de la partida doble y los principios contables aplicables.
3. Registro de las operaciones: Anotación sistemática y cronológica de las operaciones en los libros contables (tradicionalmente, Libro Diario y Libro Mayor).
4. Preparación de estados contables intermedios y de trabajo: Elaboración de balances de comprobación y saldos para verificar la exactitud de los registros y facilitar ajustes.
5. Formulación de Estados Financieros: Síntesis y presentación de la información registrada en los estados financieros principales (Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, etc.).
6. Análisis e interpretación de la información contable: Evaluación de la información contenida en los estados financieros para comprender la situación de la empresa y compararla con metas y períodos anteriores.
7. Proyecciones de la información contable: Uso de la información histórica para realizar estimaciones y planificar las acciones futuras de la empresa.

5. Dualidad Económica (Partida Doble)

La estructura de la contabilidad descansa en el principio fundamental de la Partida Doble, también conocido como Dualidad Económica. Este principio establece que toda entidad tiene:

• a) Recursos económicos (Activos) para lograr sus metas.
• b) Fuentes de financiación para esos recursos, que representan derechos sobre ellos (Pasivos y Patrimonio).

Este principio se basa en la constatación de que el total de los recursos de una entidad es siempre igual al total de los derechos existentes sobre ellos. Se expresa mediante la ecuación contable fundamental:

Recursos = Fuentes de los Recursos

Los derechos sobre los recursos provienen de terceros (deudas u obligaciones) y de los dueños de la entidad. Distinguiendo estas fuentes, la igualdad se expresa como:

Recursos = Derechos de Terceros + Derechos de los Dueños

Utilizando la terminología contable:

• Recursos = Activo
• Derechos de Terceros = Pasivo
• Derechos de los Dueños = Patrimonio

Por lo tanto, la ecuación contable se formula como:

Activo = Pasivo + Patrimonio

Esta igualdad se mantiene constantemente a lo largo de la vida de la empresa. Cada transacción económica afecta al menos a dos elementos de la ecuación, asegurando que el balance siempre se conserve.

6. Estados Financieros

Los resultados del proceso contable se comunican a través de los Estados Financieros, que constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad. Su objetivo principal es suministrar información útil sobre la situación financiera (Activos, Pasivos y Patrimonio), el rendimiento (Ingresos y Gastos) y los flujos de efectivo, para que una amplia variedad de usuarios pueda tomar decisiones económicas informadas. También muestran los resultados de la gestión de los administradores.

Los estados financieros básicos, según normativas como las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) y las regulaciones locales (como el Boletín Técnico Nº1 del Colegio de Contadores de Chile), son:

6.1. Estado de Situación Financiera (Balance General)

Es un documento contable que refleja la situación patrimonial (activos, pasivos y patrimonio) de una empresa en un momento específico del tiempo. Debe presentar una imagen fiel de la posición financiera de la entidad.

6.1.1. Elementos del Estado de Situación Financiera

• a) Activo: Un recurso controlado por la empresa como resultado de hechos pasados, del cual se espera obtener beneficios económicos futuros.
• b) Pasivo: Una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de hechos pasados, para cuya liquidación se espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.
• c) Patrimonio: La parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Representa la inversión de los dueños.

6.2. Estado de Resultado (Estado de Pérdidas y Ganancias)

Es un documento contable que muestra el resultado económico de las operaciones (utilidad o pérdida) de una entidad durante un período determinado. Presenta los ingresos generados y los gastos incurridos para obtener dichos ingresos, determinando la utilidad o pérdida neta del período.

6.2.1. Elementos del Estado de Resultado

• a) Ingresos: Incrementos en los beneficios económicos durante el período contable, en forma de entradas de activos, incrementos de su valor, o disminuciones de pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio (distintos de los aportes de los propietarios).
• b) Gastos: Disminuciones en los beneficios económicos durante el período contable, en forma de salidas de activos, disminuciones de su valor, o surgimiento de pasivos, que dan como resultado disminuciones del patrimonio (distintas de las distribuciones a los propietarios).

La Cuenta Contable

7. Definición y Estructura (Cuenta T)

La cuenta es el elemento básico de registro en Contabilidad. Funciona como una ficha individual donde se anotan de forma cronológica los aumentos y disminuciones relacionados con un elemento específico como Caja, Clientes, Bancos, Proveedores, etc.

Gráficamente, la cuenta se representa en forma de T, con la siguiente estructura:

      Nombre de la Cuenta
      _____________________
 DEBE  |  HABER
       |
 (Cargo)| (Abono)
       |

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el lado izquierdo (DEBE), se dice que estamos haciendo un CARGO o debitando la cuenta.

Cuando anotamos una cantidad en el lado derecho (HABER), se dice que estamos haciendo un ABONO o acreditando la cuenta.

Ejemplo: Realizar un CARGO en la cuenta Caja de $1.000.

          Caja
      _____________________
 DEBE  |  HABER
 1.000 | 
       |

Ejemplo: Realizar un ABONO de $500 en la misma cuenta Caja.

          Caja
      _____________________
 DEBE  |  HABER
 1.000 |  500
       |

La ubicación de las cantidades (Debe o Haber) depende de la naturaleza de la cuenta (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso o Gasto) y del tipo de operación que se esté registrando (aumento o disminución).

7.1. Saldo de una Cuenta

Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre la suma total del DEBE y la suma total del HABER de la misma.

• Saldo Deudor: Ocurre cuando la suma del Debe es mayor que la suma del Haber (Debe > Haber).
• Saldo Acreedor: Ocurre cuando la suma del Haber es mayor que la suma del Debe (Haber > Debe).
• Saldo Nulo o Saldada: Ocurre cuando la suma del Debe es igual que la suma del Haber (Debe = Haber).

Reglas de Cargo y Abono (Movimiento de las Cuentas):

• Cuentas de Activo: Aumentan con cargos (Debe) y disminuyen con abonos (Haber). Su saldo normal es Deudor.
• Cuentas de Pasivo: Disminuyen con cargos (Debe) y aumentan con abonos (Haber). Su saldo normal es Acreedor.
• Cuentas de Patrimonio: Disminuyen con cargos (Debe) y aumentan con abonos (Haber). Su saldo normal es Acreedor.
• Cuentas de Ingreso (Ganancia): Disminuyen con cargos (Debe) y aumentan con abonos (Haber). Su saldo normal es Acreedor.
• Cuentas de Gasto (Pérdida): Aumentan con cargos (Debe) y disminuyen con abonos (Haber). Su saldo normal es Deudor.

Ejemplo: La cuenta Bancos es de Activo. Si ingresamos dinero (aumento), lo anotamos en el Debe. Si sacamos dinero (disminución), lo anotamos en el Haber.

7.2. Ejemplo de Saldo (Cuenta Cliente)

Supongamos que nuestro cliente JUAN LÓPEZ nos debe una factura por $10.000. La cuenta Clientes es de Activo.

1. Abrimos la cuenta del cliente y CARGAMOS el importe inicial (la deuda):

      Clientes (Juan López)
      _____________________
 DEBE  |  HABER
 10.000| 
       |

2. Ahora, supongamos que JUAN nos hace un primer pago de $3.000. Este pago disminuye la deuda (disminuye el activo Clientes), por lo que hacemos un ABONO:

      Clientes (Juan López)
      _____________________
 DEBE  |  HABER
 10.000|  3.000
       |

3. Calculamos el saldo: Suma Debe = $10.000, Suma Haber = $3.000. Saldo = $10.000 – $3.000 = $7.000. Como el Debe es mayor, el saldo es Deudor.

El saldo deudor de $7.000 significa que el cliente Juan López todavía NOS DEBE esa cantidad.

7.3. Hechos Contables y Partida Doble

Los hechos contables (o transacciones) son aquellos sucesos económicos que afectan el patrimonio de la empresa y, por lo tanto, modifican los saldos de sus cuentas (ej. una venta, un pago, una compra, una devolución, el pago de sueldos, etc.).

La contabilización de estos hechos se realiza mediante asientos contables, basándose en el método de la partida doble, que establece que «todo hecho contable afecta como mínimo a dos cuentas, y la suma de los importes cargados (Debe) debe ser igual a la suma de los importes abonados (Haber)».

El Ciclo Contable

El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático mediante el cual se registran los hechos económicos que realiza una empresa durante un período determinado (generalmente un año), hasta la elaboración de los estados financieros.

El proceso básico es el siguiente:

1. Registro de transacciones en el Libro Diario (asientos).
2. Traspaso de los asientos del Diario al Libro Mayor (por cuenta).
3. Preparación de un Balance de Comprobación y Saldos (para verificar igualdad Debe=Haber).
4. Realización de Asientos de Ajuste (depreciaciones, devengos, etc.).
5. Preparación de un Balance de Comprobación y Saldos Ajustado.
6. Elaboración de los Estados Financieros (Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, etc.).
7. Realización de Asientos de Cierre de cuentas de resultado.
8. Preparación del Balance Post-Cierre (opcional).

8.1. Asientos y Libro Diario

• Asiento Contable: Es el registro formal de una transacción en el Libro Diario, aplicando la partida doble.
• Libro Diario: Es el libro principal donde se registran todas las transacciones de la empresa en orden cronológico. Cada registro (asiento) debe estar respaldado por un comprobante (factura, boleta, etc.).

Elementos de un Asiento Contable:

1. Fecha de la transacción.
2. Código y Nombre de la(s) cuenta(s) que se cargan (Deudoras).
3. Código y Nombre de la(s) cuenta(s) que se abonan (Acreedoras).
4. Importe cargado en la columna Debe.
5. Importe abonado en la columna Haber (la suma del Debe debe ser igual a la suma del Haber).
6. Glosa: Una breve descripción de la operación registrada.

Tipos de Asientos:

• Simples: Afectan solo a dos cuentas (una deudora y una acreedora).
• Compuestos: Afectan a más de dos cuentas (varias deudoras y/o varias acreedoras).

Ejemplo de Asiento (Pago de una letra con cheque):

Supongamos que se paga una Letra por Pagar de $50.000 con un cheque del banco.

• La cuenta Letras por Pagar (Pasivo) disminuye. Una disminución de Pasivo se registra en el Debe.
• La cuenta Banco (Activo) disminuye. Una disminución de Activo se registra en el Haber.

El asiento en el Libro Diario sería:

Fecha      | Detalle                     | Debe   | Haber
-----------|-----------------------------|--------|--------
[Fecha]    | Letras por Pagar            | 50.000 |        
           |   Banco                     |        | 50.000 
           | Glosa: Pago letra N° XXX    |        |
           | con cheque N° YYY.          |        |

Recordar: Las columnas Debe y Haber indican dónde se anota el valor según las reglas de la partida doble, no necesariamente una entrada o salida de dinero directa.

8.2. Libro Mayor

El Libro Mayor agrupa sistemáticamente todos los cargos (Debe) y abonos (Haber) registrados en el Libro Diario para cada cuenta individual. Permite conocer el movimiento y el saldo de cada cuenta específica (Caja, Bancos, Clientes, etc.) de forma resumida. Facilita la obtención de los saldos necesarios para elaborar los balances.

8.3. Balance de Comprobación y Saldos

Concepto: Es un informe o estado contable auxiliar que se prepara periódicamente (usualmente al final del mes o antes de emitir estados financieros) para verificar la igualdad matemática entre la suma de todos los saldos deudores y la suma de todos los saldos acreedores de las cuentas del Libro Mayor. También puede mostrar las sumas totales del Debe y del Haber de cada cuenta.

Características:

• Se basa en el principio de la partida doble: la suma total de cargos (Debe) debe ser igual a la suma total de abonos (Haber) en el sistema contable.
• Verifica la igualdad Suma Debe = Suma Haber y Suma Saldos Deudores = Suma Saldos Acreedores.

Metodología:

1. Listar todas las cuentas del Libro Mayor que tuvieron movimiento o saldo.
2. Anotar las sumas totales del Debe y del Haber de cada cuenta.
3. Determinar el saldo (Deudor o Acreedor) de cada cuenta.
4. Sumar las columnas de Sumas (Debe y Haber) y las columnas de Saldos (Deudor y Acreedor).
5. Verificar que la Suma Total del Debe sea igual a la Suma Total del Haber, y que la Suma Total de Saldos Deudores sea igual a la Suma Total de Saldos Acreedores.

Utilidad y Limitaciones del Balance de Comprobación y Saldos:

Utilidad: Ayuda a detectar ciertos tipos de errores:

• Errores de suma en el Diario o Mayor.
• Omisión total o parcial de traspasos del Diario al Mayor.
• Errores al transcribir números.
• Traspasos de montos al lado incorrecto de una cuenta (Debe en vez de Haber o viceversa).
• Errores al calcular los saldos de las cuentas.

Limitaciones: Este balance NO detecta errores si:

• Se omitió completamente el registro de una operación.
• Se utilizó una cuenta incorrecta tanto en el Debe como en el Haber (ej. registrar un gasto de luz en la cuenta de agua).
• Se registró un asiento con valores equivocados, pero que se compensan (ej. cargar y abonar $1.000 en lugar de $10.000).
• Se registraron asientos duplicados.