Fundamentos de la Administración y el Control Presupuestario en las Organizaciones

Principios de la Planificación y Control de Utilidades (PCU)

En la PCU, la administración debe mostrarse realista y evitar ser indebidamente conservadora o irracionalmente optimista. V

Un programa PCU ampliado sobre una base bien informada impone rigidez sobre un negocio. F
Las actividades de casi todas las compañías dependen del volumen de producción. F
El pronóstico primordial del control es asegurar el cumplimiento de los objetivos, metas y normas de la empresa. V
El plan estratégico de utilidades es de largo plazo y el plan táctico de utilidades es de corto plazo. V
El proceso administrativo comprende planificar, organizar, controlar, proveer del personal y dirigir. F
La ausencia de presupuestos no imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a las ventas, abastecimiento, producción y/o utilidades. F
Los presupuestos se hallan en el nivel más detallado de la planificación. V
Con la eficiencia se busca el óptimo uso de los recursos y con la eficacia el logro de los objetivos. V
El presupuesto surge como herramienta moderna de planificación y control. V

Definiciones Clave de la Gestión Organizacional

Holgura y acolchonamiento presupuestal: Es la diferencia entre los recursos totales disponibles para la empresa y los recursos totales necesarios para mantener la coalición organizacional. R/
Dirección: Incluye la motivación de los empleados. R/
Control presupuestario: Es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los límites preestablecidos. R/
Administradores: Son las personas que planifican, organizan, dirigen y controlan las actividades de la organización. R/
Presupuesto: Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. R/
Enlace: Mantiene una red de contactos o informadores externos que proveen favores e información. R/
Habilidad conceptual: Es la habilidad para visualizar la empresa como una totalidad. R/
Operativos: Son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen la responsabilidad de supervisar el trabajo de otros. R/
Organización: Consiste en el establecimiento o diseño de las estructuras de la entidad. R/
Habilidad humanística: Habilidad para trabajar con las personas. R/

Generalidades sobre la Administración y los Sistemas de Presupuestos

Quizá no exista área más importante de la actividad humana que el administrar, ya que la función básica de todos los administradores, a cualquier nivel y en cualquier clase de empresa, es lograr y mantener un ambiente en el cual los individuos que trabajan en grupos puedan alcanzar metas y objetivos preestablecidos.

La Administración en las Organizaciones

La eficacia con que se administra una entidad se reconoce generalmente como el factor individual más importante en el éxito a largo plazo de tal entidad. El éxito de la empresa se mide en términos del logro de sus metas.

Funciones de la Administración

Planificación: Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Comprende:
- a) Establecer los objetivos de la empresa.
- b) Desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el cual han de cumplirse.
- c) Elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos.
- d) Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acción.
- e) Replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.
SIGUE…
Organizar: Es el proceso mediante el cual se relacionan los empleados y sus labores para cumplir los objetivos de la empresa.
Suministrar y administrar el recurso humano: Es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense para lograr los objetivos de la empresa.
Dirigir: Es el proceso de motivar a las personas o grupos de personas para que cooperen voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa.
Control: Es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica:
- Establecer metas y normas.
- Comparar el desempeño contra las metas y normas.
- Capitalizar los aciertos y corregir las fallas.

Orientación hacia las Metas y la Gente

En las organizaciones mercantiles, las orientaciones principales a las metas son:

1. El rendimiento sobre la inversión.
2. La contribución a la mejoría económica y social de un medio ambiente sumamente vasto.

Orientación hacia la gente: Desarrollar un personal eficaz, crear un ambiente auténtico de trabajo y motivar positivamente a la gente determina, en gran medida, el éxito de la mayoría de empresas.

La Gerencia y su Entorno

Identificar, evaluar y reaccionar a las fuerzas ajenas a la empresa que pueden afectar sus operaciones es vital para la gerencia.

Medio Ambiente Económico Externo

Algunas veces se piensa que el medio ambiente solo es de interés para los negocios cuya misión socialmente aprobada es la producción y distribución de bienes y servicios que la gente necesita y puede pagar. Sin embargo, es de la mayor importancia para otros tipos de empresas organizadas.

Factores Económicos del Medio Ambiente Externo

Capital: Casi cualquier tipo de organización necesita capital, maquinaria, edificios, existencias de artículos, equipo de oficina, herramientas de toda clase y dinero en efectivo. Algunos de estos elementos pueden ser producidos por la organización misma, como sucede cuando un negocio fabrica su propia maquinaria. Los recursos monetarios pueden también generarse dentro de una organización para comprar bienes de capital, como sucede con las utilidades retenidas para este propósito.
Trabajo: El precio del trabajo es también un factor económico extremadamente importante desde el punto de vista de los insumos del medio ambiente económico.
Niveles de precios: Los insumos de una compañía o de cualquier otra clase de empresas se ven claramente afectados por los cambios en el nivel de precios. Si los precios suben rápidamente, la perturbación que se crea, tanto por el lado de los insumos como respecto del producto, puede ser muy severa.

Habilidades, Roles y Estilos Gerenciales

Es importante insistir en lo que señalan Robert Katz y otros autores respecto al tipo de habilidades que deberían adquirir los líderes empresariales:

Habilidad conceptual: Es la capacidad de ver la empresa como una totalidad. Concierne a la capacidad mental de analizar y diagnosticar situaciones complejas que ayudan a los gerentes a ver la manera en que las cosas se acoplan en la empresa como partes interactuantes, lo cual facilita la toma de decisiones acertadas.
Habilidades interpersonales: Es la capacidad de trabajar con otras personas, entenderlas y motivarlas, ya sea en forma individual o en grupo.

SIGUE…

Habilidad técnica: Consiste en la capacidad de aplicar conocimientos especializados o experiencia práctica. Para los gerentes de alto nivel, estas aptitudes tienden a relacionarse con el conocimiento de la industria y con la comprensión general de los procesos y productos de la organización.
Habilidades políticas: Esta habilidad está relacionada con la capacidad de incrementar la importancia del propio puesto, construir una poderosa base y establecer las conexiones correctas.
Productores (P): Es la capacidad que deben tener los administradores de producir resultados para la organización.
Administradores: Es la capacidad de los gerentes de poder administrar las operaciones de una empresa apegándose a determinados lineamientos o políticas.
Emprendedor: Los gerentes deben ser capaces de iniciar acciones que le permitan a la empresa estar constantemente innovando y emprendiendo nuevos proyectos que le puedan rendir mejores dividendos.
Integrador: Es la capacidad de poder crear un ambiente organizacional donde los trabajadores se sienten con la libertad suficiente como para poder actuar y tomar decisiones en sus radios o espacios de actuación.

Otros Factores del Entorno Externo

Política fiscal e impositiva: La política impositiva del gobierno afecta a todos los segmentos de nuestra sociedad y debe ser considerada por los administradores. El nivel de la carga fiscal está íntimamente relacionado con los gastos del gobierno.
Clientes: Para un negocio, el suministro básico en el cual se apoya está representado por los clientes. Sin ellos, un negocio no podría existir. Para tener éxito, debe saber qué es lo que la gente quiere y está dispuesta a comprar.
Medio ambiente tecnológico externo: El desarrollo tecnológico ejerce una gran influencia sobre la forma de hacer las cosas y cómo diseñamos, producimos, distribuimos o vendemos bienes y servicios.
Medio ambiente externo social: Conformado por actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia, educación, creencias y costumbres de la gente.
Ambiente político: El complejo de leyes, reglamentos, organismos e instituciones gubernamentales.
Ambiente ético: Conjunto de normas de conducta personal, generalmente aceptadas y practicadas por la sociedad.

Desempeño Gerencial y Organizacional

Organización: Es una unidad compuesta por dos o más personas que funcionan coordinada y conscientemente para lograr un objetivo común.
Objetivo: Es el resultado que se espera obtener en un periodo de tiempo determinado.
Meta: Es el resultado más específico, de menor jerarquía, magnitud y alcance.
Eficiencia: Es la capacidad de lograr los objetivos con la menor cantidad de recursos posibles. SIGUE…
Eficacia: Es la capacidad de saber determinar acertadamente los objetivos y lograrlos en el tiempo establecido.
Efectividad: Es la capacidad de ser eficiente y eficaz para lograr las metas propuestas.
Productividad: Según la O.I.T., es la relación entre la producción y los insumos utilizados en un periodo específico. Productividad = Producción / Insumos.

El Rol del Gerente

Gerente: Es la persona responsable de administrar todos los recursos y actividades que ayudan a las organizaciones a alcanzar sus metas. El desempeño gerencial es la calificación que mide la capacidad de un gerente para lograr metas con eficiencia y eficacia en un entorno de competitividad internacional.

Descentralización y Centros de Responsabilidad

La descentralización: Es el proceso mediante el cual se delega autoridad y responsabilidad en los ejecutivos de las áreas que integran la empresa para la toma de decisiones prudentes.

Tipos de Centros de Responsabilidad

Centro de costos: Se evalúan mediante costos estándares, presupuestos y contabilidad por áreas de responsabilidad (ABC).
Centro de ingresos: Se fija el presupuesto de ventas indicando cantidad, zona, composición de líneas y precios.
Centro de gastos discrecionales: Evaluados por la calidad de servicios generados; no se debe insistir solo en cumplir el presupuesto si el servicio es de mala calidad.
Centros de utilidades y centros de inversión: Un centro de utilidades mide insumos y resultados (la utilidad es la medida integral). El centro de inversión mide, además, cómo se han manejado los activos asignados.

Herramientas de evaluación: Costos estándar, presupuestos, tasa de rendimiento sobre la inversión (ROI), free cash flow, valor económico agregado (EVA) y el EBITDA.

Usos de los Sistemas de Medición

Monitoreo: Realimentación sobre indicadores.
Toma de decisiones: Apoyo al proceso decisorio.
Enfoque: Señales sobre aspectos estratégicos.
Legitimación: Justificación de acciones pasadas y futuras.