El Sistema de Información Empresarial: Conceptos Fundamentales

Sistema: Es un conjunto de cosas o partes cuyas funciones básicas interactúan entre sí, formando un todo referido a un campo específico de conocimientos. Utiliza términos genéricos, introduciendo un lenguaje que permite definir con mayor precisión los conceptos correspondientes a cada disciplina.

Componentes del Sistema

El sistema está compuesto por:

• Entrada
• Procesamiento de Datos
• Salida
• Retroalimentación

Teoría General de los Sistemas (TGS)

La Teoría General de los Sistemas es aplicada a empresas u organizaciones. Posee las siguientes propiedades:

• Cada elemento depende del todo.
• No actúan en forma independiente.

Flujo de Datos y Componentes Detallados

Entrada (Dato)

Antecedente, noticia o cantidad conocida que sirve para tomar conocimiento de una operación de una empresa (DATO). Los datos se presentan en forma independiente unos de otros. Por sí mismos no suministran una idea clara sobre una cosa, pero pueden convertirse en información útil a través de una comparación, clasificación o cómputo.

(ALIMENTACIÓN): Captan o recogen (interna o externamente) datos primarios dentro o fuera de la institución.

Procesamiento de Datos

Consiste en registrar, clasificar y analizar todas las operaciones que se efectúan en una empresa, tendientes a obtener informaciones útiles en base a los datos suministrados para la toma de decisiones.

Salida

Información útil para la toma de decisiones y control de las operaciones. Emisión de informes para los usuarios internos y externos de la organización.

Retroalimentación

Ocurre cuando la información o producto sirve de alimentación para un nuevo proceso.

Sistemas de Información Contable (SIC)

Los sistemas comprenden el registro y clasificación de las operaciones realizadas por una empresa que toma los datos de la misma para convertirlos en información, a los fines de conocer el estado de su patrimonio y los resultados derivados de ese procesamiento.

De los Sistemas de Información Contable (SIC) surge la información que solicitan los usuarios internos y externos.

Requisitos de Información en la Organización

• Una organización administrada eficientemente requiere el cumplimiento de metas.
• Requiere información sobre los recursos materiales que posee, los derechos de cobrar a sus deudores, las deudas contraídas y los resultados de las operaciones realizadas.
• El contexto externo: quienes se relacionan con la organización solicitan información.
• Cuanto más grande es la organización, más necesitada está de un sector dedicado a la rentabilidad.

Etapas del Procesamiento de Datos

• RECONOCIMIENTO: De las operaciones en cada documento.
• CLASIFICACIÓN: De la documentación en cada operación.
• IDENTIFICACIÓN: De las cuentas en el registro de operaciones.
• REGISTRACIÓN: En los libros por el método de partida doble.
• COMPROBACIÓN: Del cumplimiento de tal método.
• ALMACENAMIENTO: De la información en fichas u otros recursos.

La Contabilidad como Disciplina Técnica y Sistema Informativo

Concepto y Alcance

La Contabilidad es una disciplina técnica integrante del sistema informativo de la empresa.

Se ocupa de:

• El procesamiento de datos sobre el patrimonio y su evolución.

Genera información para la toma de decisiones (administrativas, de usos externos) y para el control de recursos y obligaciones.

Inclusión de la Contabilidad

• Teneduría de libros.
• Análisis e interpretación de información (planifica la marcha de la empresa y controla la adecuada toma de decisiones).

Funciones de la Contabilidad

• Ordenamiento y registro de datos de las operaciones realizadas.
• Análisis e interpretación.
• Preparación de informes.

Uso Interno de la Información Contable

Brinda a los administradores información histórica de operaciones anteriormente registradas e información sobre el futuro en base a presupuestos, proyección de operaciones, análisis de costos y de estados contables.

Uso Externo de la Información Contable

Informes o estados contables respetando normas de exposición y criterios de evaluación vigentes.

Subsistemas Funcionales de la Organización

Definición de Subsistemas

Son partes de un sistema caracterizadas por entradas, procesos y salidas propias que los identifican. Se interrelacionan entre sí.

Subsistema de Compras

Garantizar que, sin stock inmovilizado, no se pierdan ventas ni se demore la producción, y que se consigan precios más competitivos sin bajar la calidad del producto.

Subsistema de Finanzas

Se ocupa del manejo de fondos, efectúa presupuestos buscando que la organización mantenga una posición de equilibrio respecto a la liquidez, realiza análisis para la preparación de nuevos presupuestos y establece políticas de fondos.

Subsistema de Producción

Planificación de la producción y elaboración de los bienes, control de stock en almacenes, búsqueda de que no existan pedidos sin cumplir ni acumulación de materia prima. Este subsistema determina:

• Si continuar con la producción en iguales condiciones.
• Efectuar modificaciones.
• Incorporar nuevas tecnologías.
• Elaborar nuevos productos.

Subsistema de Ventas o Comercialización

Las ventas son la principal fuente de ingreso. Se establecen presupuestos por periodos para compararlos con cifras reales. Los resultados generan estadísticas que permiten apreciar el rendimiento de los vendedores.

Subsistema de Personal

Establece pautas para:

• Selección: Establecer un perfil.
• Control: De derechos y obligaciones.