Definición de la Administración de Recursos Humanos

La administración de recursos humanos (personal) es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general. La ARH es la utilización de las personas como recursos para lograr objetivos organizacionales.

Funciones de la Administración de Recursos Humanos

Las funciones principales de la administración de recursos humanos abarcan:

• Proceso de empleo
• Desarrollo de recursos humanos
• Compensación y beneficios
• Seguridad social y salud
• Relaciones laborales y con empleados

Proceso de Empleo

Una organización se asegura de contar siempre con el número adecuado de empleados que posean las competencias necesarias, en los puestos correctos y en el momento oportuno, para lograr sus objetivos. Este proceso implica:

• Análisis de puestos
• Planeación de recursos humanos
• Reclutamiento
• Selección

Cumplidos estos pasos, se puede realizar la contratación.

El Análisis de Puestos

El análisis de puestos es el proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, las obligaciones y los conocimientos requeridos para desempeñar un trabajo. Es el procedimiento para determinar las obligaciones de los puestos y las características de las personas que se contratarán para cubrirlos. Proporciona información que se utiliza para elaborar las descripciones de puestos (una lista de tareas) y las especificaciones del puesto (una lista del tipo de persona que se debe contratar para ocuparlo).

El análisis de puestos proporciona información acerca de lo que entraña el puesto y las características humanas que se requieren para realizar esas actividades. Dicha información, a través de la descripción y la especificación del puesto, ayuda a los gerentes a decidir el tipo de personas que se reclutarán y contratarán.

Información Recopilada en el Análisis de Puestos

Generalmente, el supervisor o especialista de recursos humanos reúne uno o más de los siguientes tipos de información a través del análisis de puestos:

• Actividades laborales: Recopila información sobre las actividades del puesto actual, como limpiar, vender, enseñar o pintar. Esta lista también indicaría cómo, por qué y cuándo se desempeñará cada actividad.
• Conductas humanas: Reúne información sobre las conductas humanas, como percibir, comunicar, decidir y redactar. Incluye datos acerca de las exigencias del trabajo, como levantar cargas pesadas o caminar largas distancias.
• Máquinas, herramientas, equipo y auxiliares de trabajo: Reúne información referente a las herramientas utilizadas, los materiales procesados, los conocimientos manejados o aplicados (como finanzas o derecho) y los servicios prestados (como asesoría o reparación).
• Estándares de desempeño: Recopila información sobre los estándares de desempeño del puesto (por ejemplo, en términos de la cantidad o los niveles de calidad para cada tarea). La gerencia utilizará tales estándares para evaluar a los empleados.
• Contexto del puesto: Incluye información respecto a las condiciones físicas para trabajar, el horario laboral y el contexto social y organizador (por ejemplo, la cantidad de personas con las que el empleado interactuará normalmente). También se podría anotar información relativa a los incentivos.
• Requisitos humanos: Se refiere a la información acerca de los requisitos humanos para el puesto, como los conocimientos o las habilidades relacionadas con el trabajo (estudios, capacitación, experiencia laboral) y los atributos personales necesarios (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses).

Usos de la Información del Análisis de Puestos

Los patrones utilizan la información del análisis de puestos para respaldar varias actividades de la administración de recursos humanos:

• Reclutamiento y Selección: Es el proceso que consiste en atraer personas en forma oportuna, en número suficiente y con las calificaciones adecuadas, así como alentarlas a solicitar empleos en una organización. Entonces, la empresa selecciona a los candidatos que poseen las calificaciones que se aproximan más a las especificaciones del puesto.
• Fuentes de Reclutamiento: Son los diversos sitios donde hay personas calificadas, como colegios o competidores.
• Métodos de Reclutamiento: Son los medios específicos que se usan para atraer empleados potenciales a la empresa, como anuncios en el periódico.
• Selección: La selección es el proceso que consiste en elegir entre un grupo de solicitantes a la persona más adecuada para un puesto y organización en particular.

El Proceso de Selección

Comúnmente comienza con la entrevista preliminar, después de la cual la empresa rechaza a los candidatos poco calificados. A continuación, los solicitantes llenan la solicitud de empleo de la empresa. Después, avanzan a través de una serie de pruebas de selección, una o más entrevistas y verificaciones de referencias y antecedentes. El gerente de contratación ofrece el empleo al candidato mejor calificado, sujeto a la aprobación de un examen médico.

Pruebas de Conocimiento del Puesto

Miden el conocimiento que tiene un candidato de los deberes del puesto que está solicitando. Estas pruebas están disponibles comercialmente, pero las empresas también pueden diseñarlas de manera específica para cualquier puesto, basadas en datos que proceden del análisis de puestos.

• Remuneración o Compensación: La información del análisis de los puestos es indispensable para estimar el valor de cada posición y la remuneración correspondiente. La remuneración o compensación (como el salario y los bonos) en general depende de aspectos como el grado de estudios y habilidades requeridos para el puesto, las amenazas para la seguridad, el grado de responsabilidad, etc., es decir, todos los factores que se pueden evaluar por medio del análisis de puestos.
• Capacitación: La descripción del puesto enumera las obligaciones específicas y las habilidades requeridas para el trabajo, por lo tanto, la capacitación necesaria.
• Evaluación del Desempeño: La evaluación del desempeño compara la actuación real de cada empleado con los estándares para su desempeño. Para hacerlo es necesario conocer las obligaciones y los estándares del puesto; para ello, los gerentes utilizan el análisis de puestos.
• Descubrimiento de Obligaciones No Asignadas: El análisis de puestos también sirve para identificar obligaciones no asignadas. Por ejemplo, el gerente de producción de una empresa afirma ser responsable de una docena o más de actividades, como la programación de la producción y la compra de materia prima. Sin embargo, no hay referencia sobre la administración de los inventarios de la materia prima. En un estudio posterior se descubre que ningún otro empleado de manufactura es responsable de dicha tarea. El gerente sabe, debido a la revisión de otros puestos como ese, que alguien debe encargarse de administrar el inventario, por lo que descubre una obligación esencial no asignada gracias al análisis de puestos.
• Cumplimiento de la Igualdad de Oportunidades en el Empleo: El análisis de puestos también juega un papel muy importante en el cumplimiento de la igualdad de oportunidades. Los Lineamientos Uniformes para la Selección de Empleados de las oficinas estipulan que el análisis de puestos es un paso crucial para la validación de las principales actividades de recursos humanos.

Pasos del Análisis de Puestos

El análisis de puestos debe seguir los siguientes seis pasos:

1. Paso 1: Decida cómo utilizará la información, pues esto determinará cuáles datos debe recabar y cómo hacerlo. Algunas técnicas para recolección de datos, como entrevistar al empleado y preguntarle qué actividades implica el trabajo, son buenas para redactar descripciones de puestos y para seleccionar a los empleados para el mismo.
2. Paso 2: Revise la información básica importante como organigramas, gráficas de proceso y descripciones de puestos.
3. Paso 3: Seleccione puestos representativos. Es posible que sea necesario analizar muchos puestos similares. Por ejemplo, no se requiere analizar los puestos de 200 trabajadores de montaje, porque con una muestra de 10 es suficiente.
4. Paso 4: Analice el puesto reuniendo datos sobre actividades laborales, las conductas requeridas de los empleados y las condiciones de trabajo, así como las características y habilidades humanas necesarias para desempeñar el trabajo. En este paso utilice uno o varios de los métodos para el análisis de puestos que se explicarán más adelante.
5. Paso 5: Verifique la información del análisis de puestos con el empleado que realiza el trabajo y con su supervisor inmediato.
6. Paso 6: Prepare una descripción y una especificación del puesto. Se trata de dos productos tangibles del análisis de puestos. La descripción del puesto es una declaración escrita que describe las actividades y las responsabilidades del puesto, así como algunas características importantes del mismo, entre ellas, las condiciones laborales y los peligros para la seguridad.