A1. Diseño del Plan Estratégico

La planificación estratégica es fundamental para el rumbo de cualquier organización. A partir de ella, se formulan objetivos detallados que guiarán la empresa.

Misión

Es la razón de ser de la organización. Responde a las preguntas:

• ¿Para qué y por qué existe la empresa?
• ¿Cuál es el propósito? ¿A quién sirve?
• ¿A qué se dedica la empresa u organización?

Visión

Es la planeación que ha de seguir la compañía para alcanzar sus metas a largo plazo. Provee dirección y forja el futuro de la empresa, estimulando acciones concretas en el presente. Responde a las preguntas:

• ¿Hacia dónde debemos dirigir nuestros esfuerzos y recursos?
• ¿Cuál es la oportunidad de crecimiento?

Características de la Visión

• Ser clara, entendible y fácil de seguir para todos los miembros de la empresa.
• Ser breve, de preferencia conformada por una sola oración.
• Ser positiva, atractiva, alentadora e inspiradora, capaz de promover el sentido de identificación y compromiso de todos los miembros de la empresa.
• Ser desafiante y ambiciosa, pero a la vez factible y realista, teniendo en cuenta el entorno, los recursos y la capacidad de la empresa.
• Estar alineada y ser coherente con los valores, principios y la cultura de la empresa.

Filosofía de la Organización

Es una construcción ideada de dentro hacia fuera de la organización, y está compuesta por sus principios y valores organizacionales.

Identificación de la Cadena de Valor de la Organización

Es una herramienta de diagnóstico estratégico que permite identificar las habilidades críticas para conseguir ventajas estratégicas sostenibles. Nos permite analizar las actividades de la empresa de forma individual y en su conjunto, identificando las interacciones que existen entre las actividades y cómo contribuye cada elemento de la empresa a la generación de valor.

• Actividades primarias: Están relacionadas con la creación física del producto, su venta y su distribución al consumidor.
• Actividades secundarias o de apoyo: Son actividades vinculadas al medio estructural en el que se desarrolla el proceso de la empresa, sustentan a las actividades primarias y se apoyan entre sí.

Actividades Primarias

• Logística interna: Almacenamiento de materiales, recepción de datos, acceso de clientes.
• Operaciones: Están relacionadas con la transformación – producto final.
• Logística externa: Actividades relacionadas con el almacenamiento y la distribución de los productos terminados hacia el consumidor.
• Marketing y ventas: Engloba actividades relacionadas con el estudio de mercado, la publicidad y la promoción – dar a conocer el producto.
• Servicios: Comprende la instalación y puesta en marcha del producto, así como su posible reparación.

Actividades Secundarias o de Apoyo

• Abastecimiento: Comprende actividades relacionadas con la compra de materias primas, así como de activos.
• Desarrollo de tecnología: Son actividades en general relacionadas con la mejora del producto o proceso – departamento de investigación y desarrollo.
• Gestión de Recursos Humanos: Relacionados con la búsqueda y selección de personal, capacitación y sistema de remuneración.
• Infraestructura: Abarca la administración general, contabilidad, finanzas y gestión de la calidad.

Estrategias

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Muestran los medios y recursos que deben emplearse para lograr los objetivos. Se establecen a nivel estratégico.

• Integración hacia delante: Obtención de la propiedad o aumento del control sobre distribuidores o vendedores minoristas.
• Integración hacia atrás: Búsqueda de la propiedad o del aumento del control sobre los competidores.
• Penetración del mercado: Búsqueda del aumento de la participación en el mercado de los productos o servicios actuales a través de importantes esfuerzos de mercadotecnia.
• Desarrollo del mercado: Introducción de los productos o servicios actuales en nuevas áreas geográficas.
• Diversificación concéntrica: Adición de productos o servicios nuevos pero relacionados.
• Diversificación horizontal: Adición de productos o servicios nuevos pero no relacionados para los clientes actuales.
• Recorte de gastos: Reagrupación por medio de la reducción de costos y activos para revertir la disminución de las ventas y utilidades.
• Enajenación: Venta de una división o parte de una empresa.
• Liquidación: Venta de los activos de una empresa, en partes por su valor tangible.

Acciones

Es la realización de algo, el efecto producido. Se refiere a los cambios que ocurrirán y quién los hará. Describe en gran detalle exactamente qué estrategias serán implementadas para lograr los objetivos y fomentar el respeto a las políticas impuestas.

Componentes de un Plan de Acción

• Pasos de acción: ¿Qué pasará?
• Personas responsables: ¿Quién hará qué?
• Fecha de cumplimiento: Tiempo tomado para cada paso de acción.
• Recursos necesarios: Recursos y apoyo.
• Barreras de resistencia: ¿Cuáles serían?
• Colaboradores: ¿Quién más debería saber sobre esta acción?

Recursos

Son necesarios para que la empresa cuente con la capacidad de lograr objetivos.

• Recursos materiales: Bienes tangibles, propiedad de la empresa. Ejemplos: edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipo, instrumentos, herramientas, materia prima, materiales que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados.
• Recursos tecnológicos: Sirven como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación de otros recursos. Ejemplos: sistemas de producción, sistemas de ventas, sistema de finanzas, sistemas de información, administración del conocimiento.
• Factor Humano (Recursos Humanos): De este depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos. Es el activo más valioso de las organizaciones y posee características como: posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación, sentimientos, experiencia, habilidades.
• Recursos financieros: Elementos propios y ajenos con que cuenta una empresa, indispensables para la ejecución de sus decisiones. Pueden ser propios o ajenos.

A2. Diseño de Sistemas de Calidad

El Sistema de Gestión de la Calidad es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos para lograr la calidad de los productos y servicios.

Calidad Deming (Ciclo PDCA)

El ciclo de Deming, también conocido como PDCA (Plan-Do-Check-Act), es un método iterativo de cuatro pasos para el control y la mejora continua de procesos y productos.

1. Planificar (Plan): Establecer objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la empresa.
2. Hacer (Do): Implementar los procesos – ejecución del plan trazado.
3. Verificar (Check): Realizar el seguimiento y los procesos respecto a políticas, objetivos y requisitos del producto e informar los resultados – monitorear y medir.
4. Actuar (Act): Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño y el rendimiento de los procesos – corregir.

Técnicas de Calidad

Mejora Continua

Es una filosofía que intenta optimizar y aumentar la calidad de un producto, proceso o servicio.

• Proceso documentado: Todas las personas que participan lo conocen.
• Sistema de medición: Determinar si los resultados se están logrando.

Reingeniería de Procesos

Revisión y rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras. Se caracteriza por enfatizar la necesidad de hacer cambios radicales en la empresa, pensando siempre en el cliente.

• Revisión fundamental: ¿Qué debo hacer y cómo lo debo hacer?
• Rediseño radical: Desechar estructuras y procedimientos e innovar formas de realizar el trabajo.
• Mejoras espectaculares: Saltos gigantescos en el rendimiento.

Benchmarking

Proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas.

Tipos de Benchmarking

• Interno: Dentro de la empresa, se toma de referencia las prácticas de un departamento que tiene buenos resultados.
• Competitivo: Considera como punto de referencia a empresas que son competencia directa.
• Funcional: Identificación de productos, servicios o procesos – sean o no competencia.

Just in Time (JIT) – Método Toyota

Estrategia de inventario donde los materiales solo se piden y reciben cuando son necesarios en el proceso productivo.

• Objetivo: Reducción de costos, eliminando los problemas al azar y buscando su causa-efecto.

Las 5’S

Metodología para desarrollar lugares de trabajo donde se respire calidad, crear y mantener un ambiente de trabajo ordenado, limpio, seguro y agradable, que facilite el trabajo diario y ayude a brindar productos y servicios de calidad.

• Seiri – Clasificar: Eliminar del área de trabajo elementos innecesarios.
• Seiton – Simplificar (Organizar): Organizar cada cosa en su lugar.
• Seiso – Limpieza: Mantener limpio.
• Seiketsu – Estandarizar: Uso de procedimientos – listas de verificación.
• Shitsuke – Disciplina y Seguimiento: Mantener los estándares y la disciplina.

Seis Sigma

Estrategia de mejora continua que busca identificar la causa de los errores, defectos y retrasos en los diferentes procesos. Mide cuántas desviaciones estándar caben entre los límites de especificaciones del proceso.

Ciclo DMAIC

• Definir: Definir procesos a mejorar y el poseedor del problema.
• Medir: Definir los defectos y establecer metas.
• Analizar: Identificar fuentes de variabilidad.
• Mejorar: Identificar los rangos de aceptación.
• Controlar: Asegurar que la solución esté controlada.

Sistemas de Gestión de Calidad y Normativas

Normas ISO

Las normas ISO son un conjunto de enunciados que especifican qué elementos deben integrar el Sistema de Gestión de Calidad de una organización y cómo debe funcionar en conjunto para asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce.

• ISO 9000: Vocabulario de la calidad. Da definición y trata de mantener un lenguaje estandarizado.
• ISO 9001: Modelo para Sistema de Gestión de Calidad. Se trata de un método de trabajo excelente para la mejora de la calidad de los productos y servicios, así como la satisfacción del cliente. Las empresas se interesan por obtener esta certificación para garantizar a sus clientes la mejora de sus productos o servicios y estos, a su vez, prefieren empresas comprometidas con la calidad.
• ISO 9004: Mejorar el Desempeño. Marca las directrices para mantener la eficiencia en el sistema de Gestión de Calidad.
• ISO 14000: Gestión del Medio Ambiente. Proporciona a las organizaciones la posibilidad de instaurar un SGMA que demuestre un desempeño ambiental válido. La norma es certificable y se puede aplicar a cualquier organización, independientemente del tamaño o sector, que busque en su trabajo diario la minimización de los impactos sobre el entorno y el cumplimiento con la legislación ambiental vigente.
• ISO 31000: Sistema de Gestión de Riesgos. Es una norma internacional que ofrece las directrices y principios para gestionar el riesgo de las organizaciones.
• ISO 26000: Sistema de Gestión de la Responsabilidad Social. Norma internacional de aplicación voluntaria que orienta a las organizaciones en las que se establecen las definiciones, principios y materiales fundamentales de la Responsabilidad Social Empresarial. No es una norma certificable, por lo que no contiene requisitos específicos.

OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series)

Se refiere a una serie de especificaciones sobre la salud y seguridad en el trabajo.

NOM (Norma Oficial Mexicana)

Son regulaciones técnicas que contienen la información, requisitos y especificaciones, procedimientos, atributos, directrices, características o prescripciones aplicables a un producto, proceso, instalación, sistema, actividad, servicio o método de producción y operación. Permiten a las distintas dependencias gubernamentales establecer parámetros evaluables para evitar riesgos a la población, a los animales y al medio ambiente.

A3. Evaluación de Escenarios con Métodos de Análisis Cuantitativos y Cualitativos

Concepto de Escenario

Un escenario es una representación de una parte de la realidad, una visión del futuro con todo aquello que pudiera pasar: lo factible, no tan factible y el peor de los casos.

• Micro escenario: Analiza la empresa.
• Macro escenario: Analiza el entorno.

Tipos de Escenarios

• Escenario Tendencial: Trata de mostrar lo que sucederá si las cosas siguen como van. Requiere explicar cuáles son los factores históricos o nuevos que influyen o contribuyen a que la tendencia esperada sea similar a la actual, es decir, se necesita precisar aquellos factores que hacen que la tendencia tienda a reforzarse.
• Escenario Catastrófico: Escenario de lo indeseable, se ubica en el extremo de lo terrible. ¿Qué pasaría si todo sale mal?
• Escenario Posible Factible: Son aquellos que pueden ser considerados que sucedan en el futuro. Están determinados por ciertas restricciones, es lo más ideal entre lo catastrófico y lo utópico.
• Escenario Utópico o Deseable: ¿Qué pasaría si todo sale bien? Lo que pudiera suceder si se cumpliera la mayor parte de nuestros deseos, pero para lo cual consideramos baja su probabilidad de ocurrencia.

Medición de Escenarios

Los escenarios van a depender de lo que se va a analizar, es decir, se basan en el mejoramiento de áreas específicas, tales como:

1. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
2. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los objetivos.
3. Efectividad: Trascendencia de los objetivos planteados que deben ser alcanzados.
4. Productividad: Son los resultados obtenidos de un proceso o sistema.
5. Atributos del producto: Características de un producto que influyen en su funcionamiento.
6. Imagen.
7. Rentabilidad.
8. Incremento en ventas.

Métodos de Investigación y Administración de Operaciones

Método Cuantitativo

Analiza el comportamiento de una serie de causas y efectos, a partir de datos numéricos y estudios probabilísticos.

• Aplicación: Se suele aplicar en la fase final del proyecto. En este momento tenemos más datos para analizar y los resultados salen más exactos.

Método Cualitativo

Es la recogida de información basada en la observación de comportamientos naturales, discursos, respuestas abiertas para la posterior interpretación de significados.

• Aplicación: Analiza el conjunto del discurso entre los sujetos y la relación de significado para ellos, según contextos culturales, ideológicos y sociológicos.

Estadística Elemental y las 7 Herramientas de la Calidad

A) Diagrama de Pareto

Utilizado para el análisis de los defectos en los procesos de una empresa. Se identifican las causas de los defectos visuales. Se conoce como ley “80-20”.

Ventajas

• Centrarse en los aspectos cuya mejora tendrá más impacto.
• Proporciona una visión simple y rápida de la importancia de los problemas.
• Visión gráfica del análisis.

B) Diagrama de Ishikawa – Causa y Efecto

La variabilidad de una característica de calidad es un efecto o consecuencia de múltiples causas. Por ello, al observar alguna inconformidad con alguna característica de calidad de un producto o servicio, es sumamente importante detallar las posibles causas de la inconsistencia.

Pasos

1. Elegir una característica de calidad que se va a analizar.
2. Indicamos los factores causales más importantes que puedan generar la fluctuación de la característica de calidad: materias primas, máquinas, mano de obra y métodos.
3. Anexamos a cada rama factores causales más detallados de la fluctuación de la característica de calidad.
4. Verificamos que todos los factores causales de dispersión hayan sido anexados al diagrama.
5. Una vez establecidas de manera clara las relaciones causa y efecto, el diagrama está terminado.

C) Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de la secuencia de etapas, operaciones, movimientos, esperas, decisiones y otros eventos que ocurren en un proceso. Su importancia consiste en la simplificación de un análisis preliminar del proceso y las operaciones que tienen lugar al estudiar una característica de calidad. Esta representación se efectúa a través de formas y símbolos gráficos usualmente estandarizados y de conocimiento general.

Fases

1. Definir el proceso y completar su alcance.
2. Representar las etapas intermedias y su relación.
3. Documentar cada una de las etapas.
4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas.
6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con las actuales.

D) Histograma

Es un gráfico que muestra la frecuencia de cada uno de los resultados cuando se efectúan mediciones sucesivas. Permite observar alrededor de qué valor se agrupan las mediciones y cuál es la dispersión alrededor de este valor. La utilidad en función del control de calidad que presenta esta representación radica en la posibilidad de visualizar rápidamente información aparentemente oculta en un tabulado inicial de datos.

E) Diagrama de Dispersión

También conocido como gráfico de correlación, permite básicamente estudiar la intensidad de la relación entre dos variables (X, Y).

F) Gráficos de Control

Gráficos o cartas de control son diagramas preparados donde se van registrando valores sucesivos de la característica de la calidad que se esté estudiando. Estos datos se registran durante el proceso de la elaboración o prestación del producto o servicio. Cada gráfico de control se compone de una línea central que representa el promedio histórico y dos límites de control superior e inferior.

G) Planillas de Inspección

Son instrumentos de recolección y registro de información. La principal ventaja de estas es que, dependiendo de su diseño, sirven tanto para registrar resultados como para observar tendencias y dispersiones, lo cual hace que no sea necesario concluir con la recolección de datos para disponer de información de tipo estadístico.

A4. Diseño Organizacional

Diseño Organizacional para el Logro de Metas

Es un método planificado que permite adaptar la estructura física, humana y de procesos de una organización. Definir la estructura de la organización es fundamental porque refleja cómo se divide el trabajo y los recursos entre sus miembros, para llevar a cabo todas las acciones relacionadas con el cumplimiento de sus objetivos.

Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Que todas las funciones necesarias de la organización se encuentren cubiertas.
2. Que cada unidad esté en condiciones y con capacidad de cumplir con las funciones.
3. Que la asignación de tareas a cada unidad y dentro de ella a cada persona, busque la eficiencia, es decir, que cada persona tenga asignada una cantidad de tareas tal que las pueda cumplir, y a la vez, que ocupe la totalidad de su tiempo disponible.

Componentes que Definen la Forma de una Organización

1. Especialización del trabajo: Se define como la práctica de asignar tareas y actividades especiales para los trabajadores individuales o grupos. Las tareas son determinadas y específicas y deben ser realizadas por una persona que se especialice en el tema.
2. Departamentalización: Es un proceso por medio del cual se forman grupos de trabajo agrupando tareas, funciones o actividades similares y relacionadas.
3. Cadena de mando: Se refiere a la jerarquía de una empresa de relaciones de información, desde la parte inferior hasta la parte superior de una organización. ¿A quién acudo si tengo un problema?
4. Tramo de control: Determina en gran parte el número de subordinados que debe tener cada superior.
5. Centralización: Hace referencia a la concentración de la toma de decisiones en un solo punto de la organización.
6. Descentralización: Es la manera organizativa que permite la delegación de autoridad a niveles inferiores o bien sea en confiar determinadas actividades administrativas a secciones que no guardan una relación jerárquica con la administración central.
7. Formalización: Es la técnica organizacional de prescribir cómo, cuándo, con qué elementos y en cuánto tiempo se deben realizar las tareas.

La Organización como Sistema

Es una unidad compleja formada por muchas partes, diferentes entre sí, que están interrelacionadas y que actúan con un objetivo en común.

Funcionamiento de un Sistema

1. Entradas: Son los datos con los que se opera.
2. Procesos: Son las actividades de transformación que permiten obtener un producto.
3. Salidas: Son los productos o resultados que el sistema devuelve al ambiente.

Tipos de Estructuras Organizacionales

Estructura Lineal

Estructura de forma piramidal, las líneas de comunicación son rígidas y descendentes.

Ventajas

• Estructura simple y de fácil comprensión.
• Delimitación clara de responsabilidades.
• Control directo.
• Facilidad de implantación.
• Estabilidad.

Desventajas

• Falta de flexibilidad para adaptarse al crecimiento.
• La organización lineal impide la especialización.
• La comunicación se vuelve lenta.
• La autoridad se torna autocrática y dificulta la cooperación e iniciativa de las personas.

Estructura Funcional

Se aplica el principio de la especialización de las funciones. Pone énfasis en la división de trabajo. Los niveles superiores ceden parcialmente su autoridad a los niveles que ejecutan tareas de acuerdo con su especialización.

Ventajas

• Se aprovecha la especialización.
• Las funciones están formalizadas.
• No hay intermediarios en las comunicaciones.

Desventajas

• Puede haber dilución y pérdida de autoridad.
• Tendencia a la competencia y conflictos.
• Se debilita el control.

Comités o Grupos de Proyecto

Son equipos integrados por representantes de distintas áreas para tomar decisiones en forma interdisciplinaria sobre los temas que se establecen como objetivo.

Características

• No son un órgano permanente de la estructura organizacional, sino que son provisionales.
• Pueden ser formales, informales, temporales o relativamente permanentes.
• Se basan en la cooperación de sus integrantes.

Ventajas

• Generan soluciones más creativas y adecuadas.
• Ayudan a coordinar el trabajo de diferentes áreas.

Desventajas

• Pueden provocar pérdida de tiempo en la toma de decisiones.
• Absorben parte del tiempo útil que sus participantes ocupan en sus actividades.
• Requieren un coordinador eficiente.

Departamentalización

Por Función Empresarial

Consiste en agrupar a las personas según el tipo de actividad que desarrollan.

• Muestra las funciones claramente.
• Favorece la especialización.
• Simplifica la capacitación.
• Favorece el control.

Ejemplo: Producción, Comercialización, Finanzas, Recursos Humanos, Relaciones Públicas, Compras.

Por Territorio

Ante la diversificación que ciertas organizaciones poseen instalaciones en distintos lugares de un mismo país, es necesario delegar funciones facilitando el crecimiento organizacional.

• Se tiene mayor autonomía para la toma de decisiones en la región.
• Deben existir servicios centrales para coordinar las funciones homogéneas de todas las regiones (matriz).

Ejemplo: Región Norte, Región Occidente, Región Bajío.

Por Tipo de Clientes

En esta modalidad el acento se pone en los destinatarios de los servicios o productos (consumidores).

Ejemplo: Atención a ingenieros, atención a electricistas, atención a particulares.

Por Canales de Comercialización

Basado en la forma en que se vende el producto.

Ejemplo: Mayoristas, Retail, Detallistas o Minoristas, Clubes de Precio, Tiendas de Conveniencia.

Diseño de Procesos Organizacionales

Conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas.

Diseño de Políticas Organizacionales

¿Qué es una Política?

Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los miembros de la organización. En ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada área de la organización.

Las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

• Política general: Aplica a todos los niveles de la organización, son de alto impacto. Ejemplos: Políticas de presupuesto, Políticas de compensación, Política de calidad, Política de seguridad.
• Políticas específicas: Aplican a determinados procesos, están delimitadas por su alcance. Ejemplos: Política de ventas, Política de compras, Política de inventario.

Proceso de Implementación de Políticas

1. Fase 1: Diseño y desarrollo de la política: En el cual se contempla desde la necesidad, definición, hasta su redacción.
2. Fase 2: Validación y aprobación de la política: Se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.
3. Fase 3: Divulgación a todos los niveles de la organización: Consiste en formalizar a todos los miembros de la organización, la vigencia y aplicación de la misma.
4. Fase 4: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento: Se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento. Se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.

Beneficios de las Políticas Organizacionales

• Aseguran un trato equitativo para todos los empleados.
• Seguridad de comunicación interna en todos los niveles.
• Es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto a nuevos empleados.
• Desarrolla autoridad, poder y liderazgo.
• Asegura confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje.
• Indispensables para una adecuada delegación de autoridad.
• Reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo.

A5. Liderazgo

Comunicación Organizacional

La comunicación es un proceso esencial para el logro de objetivos organizacionales, que fluye de Emisor —> Mensaje —> Receptor.

Tipos de Comunicación

• Comunicación interna: Cuando los programas van dirigidos al personal de la organización.
• Comunicación externa: Dirigida a los diferentes públicos externos de la organización.
• Comunicación descendente: Fluye de niveles altos a los bajos. Los tipos de medios utilizados incluyen instrucciones, discursos, reuniones.
• Comunicación ascendente: Fluye de niveles bajos a los más altos.
• Comunicación horizontal: Mismo nivel jerárquico, siendo habitual que formen parte de un mismo departamento.
• Comunicación diagonal: Cruza distintas funciones, entre personas en distintos niveles que no tienen una relación directa de comunicación entre sí.

Comunicación Escrita y Oral

Comunicación Escrita

• Ventaja: Ofrece registros, referencias y defensas legales.
• Puede ser cuidadosamente preparada.
• Promueve la uniformidad en políticas y procedimientos.
• Desventaja: No ofrece una retroalimentación inmediata.

Comunicación Oral

• Ventaja: Retroalimentación inmediata.
• Interacción frontal.
• Desventaja: No siempre ahorra tiempo.

Tipos de Liderazgo

1. Líder Autocrático

Es la forma de liderazgo más extrema, el líder tiene el poder absoluto dentro del grupo. La comunicación asertiva no existe, los miembros del equipo se limitan a cumplir órdenes.

Ventajas

• Puede ser efectivo en ambientes de trabajo en los que las decisiones deben tomarse rápidamente.
• Efectivo con empleados que requieren una vigilancia estricta sobre las actividades.
• Las ventajas de control superan las desventajas.

Desventajas

• No tiene en cuenta la opinión de los trabajadores.
• Muchas personas se sienten resentidas.
• Tiene altos niveles de ausentismo y rotación de personal.
• Los empleados suelen mostrar poco compromiso efectivo hacia la compañía.

2. Líder Democrático

El líder sigue siendo quien tiene la última palabra, pero es capaz de escuchar, atender y sopesar las recomendaciones y opiniones de los miembros.

Ventajas

• Genera un gran nivel de satisfacción en los miembros del proyecto.
• Los empleados mejoran su afiliación y compromiso en la empresa.

Desventajas

• Ya que la participación democrática toma tiempo, este abordaje puede durar mucho.
• Muchas veces no se pueden superar los desacuerdos entre dos o más partes del grupo.
• Requiere que el líder posea gran habilidad para mantener la motivación y la colaboración de quienes le siguen.

3. Líder Laissez-faire

“Déjalo ser”, utilizada para describir líderes que dejan a sus miembros de equipo trabajar por su cuenta.

Ventajas

• Eficiente en equipos compuestos por miembros senior, con gran experiencia laboral.
• La autonomía es liberadora, mejora la creatividad.

Desventajas

• Este estilo no es apropiado cuando se trabaja con empleados que no poseen las competencias senior.
• Muchas personas no son buenas a la hora de asignarse sus propios plazos de entrega, gestionarse sus propias tareas y resolver problemas.

4. Líder Natural

Aquel que no está reconocido de forma oficial, pero que ejerce el rol de jefe o líder.

Características

• Este tipo de liderazgo es una forma democrática de liderazgo porque todo el equipo participa del proceso de toma de decisiones.
• El grupo ha elegido seguirlo voluntariamente.

5. Líder Transformacional

Estos líderes emplean niveles altos de comunicación para conseguir los objetivos y aportan una visión de cambio – motivación intrínseca.

Ventajas

• Lideran el cambio de la organización y son capaces de cambiar las expectativas, percepciones y motivaciones del equipo.
• Se ganan la confianza, respeto y admiración del equipo.

Desventajas

• En lugar de analizar y controlar transacciones específicas utilizando reglas, instrucciones e incentivos, se concentra en cualidades intangibles, como la visión, valores compartidos y las ideas.

6. Líder Transaccional

Proceso de intercambio, los seguidores reciben premios por su desempeño – motivación extrínseca.

Ventajas

• Liderazgo orientado a los objetivos.
• El líder crea estructuras claras, donde queda bien definido lo que requiere y las recompensas que van a percibir.

Desarrollo de Equipos de Trabajo

Un equipo de trabajo es un grupo de personas que persiguen un objetivo, que trabajan coordinadas y que contribuyen con su talento, sus aptitudes y su energía.

Etapas de Formación de Equipos

1. Formación (Estructura del grupo):
   • Conocerse y entender las motivaciones y expectativas propias y de los demás.
   • Se evalúan las normas del equipo.
   • Se definen los límites de las tareas.
   • Las relaciones son cordiales y todos ponen de su parte para evitar conflictos.
2. Tormenta (Se crea una jerarquía – conflicto):
   • Aparecen fricciones para situar la posición que tendrá cada miembro.
   • Los miembros expresan sus preocupaciones sobre el progreso.
   • ¿A quién se consulta cuando hay problemas?
   • Utilizar actividades de fortalecimiento de equipos de trabajo puede ayudar a identificar y resolver problemas.
3. Normalización (Quedan claras las reglas):
   • Se desarrolla la interdependencia dentro del grupo.
   • Los miembros son conscientes de que están obligados a entenderse.
   • Se sabe quién lidera, qué roles debe cumplir cada uno, cómo se trabajará, qué está permitido y qué no.
4. Rendimiento o Desempeño (Realizar las tareas adecuadamente):
   • Todos trabajan tras la consecución de los objetivos.
   • Muchos equipos resultan ineficaces porque nunca logran avanzar totalmente hasta esta etapa.

Coaching y Empowerment

Coaching

Trabajar conjuntamente con una persona con el fin de conseguir un objetivo, normalmente se da entre personas de distinta experiencia, de forma que las experiencias de uno puedan ayudar al otro. Es un proceso de orientación y asesoramiento al desarrollo personal y profesional. NO es dar consejos sobre lo que se debería hacer o no hacer, consiste en ayudar a clarificar los pensamientos e inquietudes, ayudar a clarificarlos y, por supuesto, realizar un seguimiento continuo de los resultados y evolución.

Empowerment

Técnica o herramienta de gestión que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores. Es dar confianza, confiar en las decisiones tomadas, alentar en las malas decisiones y felicitar en las buenas.

A6. Establecimiento de Sistemas de Control

Sistemas de Control y Evaluación Organizacional

Los sistemas de control dentro de las organizaciones son técnicas que permiten recabar información de cada área y posterior tomar decisiones sobre la planeación y control. De igual manera, sirve para motivar el comportamiento de los involucrados y poder medir y evaluar la eficiencia y eficacia de la organización.

Control

Proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones dentro de la organización. En la mayoría de los casos implica una comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado y tomar acciones correctivas si es necesario.

Establecimiento de Estándares

Un estándar es definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados.

Medición de Resultados

• Corrección: Desviaciones detectadas como resultado de la medición, se deben corregir inmediatamente y establecer nuevos planes o procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
• Retroalimentación: Reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.

Factores de Control

• Cantidad
• Tiempo
• Costo
• Calidad

Áreas de Control

• De producción: Busca el incremento de la eficiencia, reducción de costos, así como la uniformidad y mejora de la calidad del producto.
• De calidad: Vigilancia que se hace para comprobar una calidad específica tanto en materias primas como en productos terminados.
• De inventarios: Regula en forma óptima las existencias dentro de los almacenes.
• De compras: Selección de proveedores, control de pedidos, determinación del punto de pedido y reorden, comprobación de precios.
• De mercadotecnia: Analiza si las metas de mercadeo se han cumplido o no.
• De ventas: Mide la actuación de la fuerza de ventas en relación con las pronosticadas y adoptar medidas correctivas.
• De finanzas: Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios.
• De Recursos Humanos: Evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los programas.

Técnicas de Control

Una técnica es un conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Las técnicas de control son todos los procedimientos o métodos usados en una organización para controlar y supervisar un proceso automatizado.

• Presupuesto: Es la formulación de planes para un determinado periodo futuro en términos numéricos.
• Balance General Comparativo: Útil en el control del funcionamiento general que abarque un periodo relativamente largo, muestra tendencias.
• Estado de Pérdidas y Ganancias: Muestra de forma breve el monto del ingreso, deducciones y el ingreso neto.
• Auditoría Financiera: Inspección periódica de los registros contables, para verificar que hayan sido correctamente preparados.
• Auditoría Administrativa: Confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control de una compañía.

Diagnósticos Organizacionales

Diagnóstico Organizacional

Proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

Técnicas de Diagnóstico

1. Gráfica de Gantt: Esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa de producción. Se ha considerado como la innovación revolucionaria de la administración. Las metas totales del programa deben considerarse como una serie de planes derivados interrelacionados.
2. Técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique): Se utiliza en forma amplia en muchas operaciones. Consiste en una técnica que evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada, analizando tiempos y costos, concentra la atención en elementos críticos que pueden requerir corrección y hace posible una clase de control con una alimentación hacia adelante.

A7. Promoción de la Innovación Tecnológica

Cultura Organizacional e Innovación Tecnológica

El proceso de Innovación Tecnológica posibilita combinar las capacidades técnicas, financieras, comerciales y administrativas, permitiendo el lanzamiento de productos y servicios mejorados o nuevos.

Sistema Tecnológico

Se traduce en un sistema de toma de decisiones estratégicas, orientadas al logro de las innovaciones.

Herramientas a Utilizar

1. Contratos de transferencia tecnológica.
2. Procesos de cooperación con universidades y centros de investigación.
3. Ley de la Propiedad Industrial.
4. Evaluación y desarrollo de programas para la calidad total.
5. Evaluación de proyectos de desarrollo tecnológico.
6. Programas externos para el financiamiento al desarrollo tecnológico en la organización.

Sistemas de Gestión Empresarial (SGE)

Conjunto de aplicaciones que se utilizan en las empresas para realizar cada uno de los pasos de la administración de la misma, desde la producción, pasando por la logística, hasta la entrega del producto en el punto de venta.

ERP – Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales)

Es un sistema que está enfocado a la realización de estructuras, buscando siempre solucionar problemas dentro de la gestión de una empresa. Se divide en cuatro módulos:

• Módulos logísticos.
• Módulos para Recursos Humanos.
• Módulos financieros.
• Módulos de funciones múltiples.

CRM – Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con el Cliente)

Es una estrategia de negocios apoyada con el uso de tecnología de información que permite mejorar las relaciones con sus clientes y prospectos, incrementar la permanencia de sus clientes más rentables, generar relaciones a largo plazo y aumentar así su grado de satisfacción.

Objetivos

• Retener clientes: Automatización de fuerza de venta, mejora de la atención al cliente, ampliar y analizar el comportamiento de nuestro negocio.
• Expandir mercados: Autoservicio y autoabastecimiento, personalización del producto y servicio, servicio 24/7.
• Mejorar eficiencia: Información completa e integrada de nuestros clientes, análisis predictivo, histórico, cuantitativo y cualitativo.

SCM – Supply Chain Management (Gestión de la Cadena de Suministro)

Mejorar y automatizar el suministro a través de la reducción de las existencias y los plazos de entrega, permitiendo rastrear el paso de las piezas entre los distintos participantes de la cadena de suministro. Utiliza conceptos de e-business y tecnologías web para coordinar y optimizar los procesos de ámbito empresarial en todas y cada una de las áreas de la empresa desde el proveedor hasta el cliente. Utiliza la herramienta: Just in Time.

HRM (Gestión de Recursos Humanos)

Forman una interfaz entre la gestión de recursos humanos y la tecnología de información.

• Nómina: Automatiza la gestión del sueldo, reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e impuestos.
• Gestión de las prestaciones de trabajo: Permite evaluar la información de tiempo/trabajo.

MRP – Material Requirement Planning (Sistema de Planificación de Materiales y Gestión de Stock)

Objetivos

• Asegurar materiales y productos – disponibles para la producción y entrega a los clientes.
• Mantener niveles de inventario – adecuados.
• Proveer alerta temprana.
• Planear actividades de manufactura, horarios de entrega, actividades de entrega.

NOTA: El MRP solo abarca la producción.

B. Administración de las Finanzas

Proyecto de Inversión

Un proyecto de inversión se puede describir como un plan al que se le asigna determinado monto de capital y se le proporcionan insumos para generar un beneficio económico o social.

La evaluación de un proyecto de inversión tiene por objeto conocer su rentabilidad económica y social, de tal manera que asegure resolver una necesidad humana en forma eficiente, segura y rentable. Solo así es posible asignar los escasos recursos económicos a la mejor alternativa.

Proceso de la Evaluación de Proyectos

1. Idea del proyecto.
2. Análisis del entorno.
3. Detección de necesidades.
4. Análisis de oportunidades para satisfacer necesidades.
5. Definición conceptual del proyecto.
6. Estudio del proyecto.
7. Evaluación del proyecto.
8. Decisión sobre el proyecto.
9. Realización del proyecto.

Estudio de Mercado

Tiene como finalidad determinar si existe o no una demanda que justifique, bajo ciertas condiciones, la puesta en marcha de un programa de producción de ciertos bienes o servicios en un espacio de tiempo.

Aspectos a Estudiar en el Estudio de Mercado

• El consumidor.
• La demanda.
• La competencia.
• El producto del mercado.
• Comercialización del producto.

Estudio Técnico

1. Verificar la posibilidad técnica de la fabricación del producto que se pretende.
2. Analizar y determinar el tamaño óptimo, la localización óptima, los equipos, las instalaciones y la organización requerida para realizar la producción.

Se pretende resolver las preguntas referentes a dónde, cuánto, cuándo, cómo y con qué producir lo que se desea, por lo que el aspecto técnico-operativo de un proyecto comprende todo aquello que tenga relación con el funcionamiento y la operatividad del propio proyecto.

Estudio Económico o Financiero

El análisis económico pretende determinar cuál es el monto de los recursos económicos necesarios para la realización del proyecto, cuál será el costo total de la operación de la planta (que abarque las funciones de producción, administración y ventas), así como otra serie de indicadores que servirán como base para la parte final y definitiva del proyecto, que es la evaluación económica.

Clasificación de las Inversiones

1. Sector: Primario, secundario y terciario.
2. Naturaleza: Independiente, dependiente y mutuamente excluyente.

• Independiente: Cuando se analiza un conjunto de proyectos y al ser evaluados se aceptan o rechazan de forma independiente, otorgando una jerarquía para realizarlos.
• Dependiente: Cuando se analiza un conjunto de proyectos, si se acepta uno, se aceptan los demás, aunque hayan sido rechazados individualmente.
• Mutuamente excluyentes: Cuando se analiza un conjunto de proyectos, solamente se acepta uno, y los demás se rechazan o se eliminan.

Niveles en la Formulación y Evaluación de Proyectos

1. Perfil o Estudio de Gran Visión

Idea del proyecto –> Análisis general del entorno económico –> Detección de la demanda –> Análisis de oportunidades para satisfacer la demanda.

Significado

• Se elabora con información de la experiencia.
• En términos monetarios, solo presenta cálculos globales de la inversión, costos e ingresos del proyecto.
• Presenta un análisis general de la situación económica y de las posibilidades de cubrir ese mercado.
• Los desembolsos casi no existen o son mínimos.

2. Estudio de Prefactibilidad o Anteproyecto

Definición conceptual del proyecto –> Estudio de las variables principales –> Evalúa las variables principales –> Se plantea una decisión.

Significado

• Profundiza la investigación usando todo tipo de fuentes sobre el mercado.
• Detalla la tecnología, los costos totales y la rentabilidad económica del proyecto.
• Los desembolsos pueden ser mínimos o insignificantes.
• Representa la base de decisión.

3. Estudio de Factibilidad

Profundiza en la información del estudio de prefactibilidad –> Evalúa las variables principales –> Se plantea una decisión.

Significado

• Cubre las características técnicas y económicas del proyecto.
• Inicia con el estudio del mercado, después el técnico y, por último, con el financiero.
• Se realiza la evaluación y el análisis de sensibilidad del proyecto.
• Hay un desembolso de recursos por los estudios requeridos.

4. Proyecto Definitivo

Actualiza la información del estudio de factibilidad –> Selecciona la tecnología y la ubicación –> Realización del proyecto.

Significado

• Contiene la información del estudio de factibilidad, pero actualiza la información y con mayor detalle.
• Etapa donde concluyen los esfuerzos de un numeroso grupo de actores (técnicos, funcionarios, proveedores, profesionistas).

Métodos de Evaluación de Proyectos de Inversión

• Métodos simples: Son aquellos que NO consideran el valor del dinero en el tiempo.
  • Tasa Promedio de Rendimiento (TPR).
  • Período de Recuperación de la Inversión (PRI).
• Métodos complejos: Son aquellos que SÍ consideran el valor del dinero en el tiempo.
  • Valor Presente Neto (VPN).
  • Tasa Interna de Retorno (TIR).

Tasa Promedio de Rendimiento (TPR)

Es una forma de expresar con base anual, la utilidad neta que se obtiene de la inversión promedio. La idea es encontrar un rendimiento, expresado como porcentaje, que se pueda comparar con el costo de capital. El proyecto se aceptará si la TPR es mayor a la Tasa de Descuento.

Período de Recuperación de la Inversión (PRI)

Nos dice el período o número de años requeridos para recuperar la inversión inicial de capital. “Si el período de recuperación calculado es menor que un máximo aceptable de recuperación establecido, la propuesta se acepta; si no, se rechaza”. En este método se utiliza “La aportación de socios” en caso de que se dé, si no, la inversión inicial.

VPN (Valor Presente Neto)

Es un enfoque de presupuesto de capital que involucra los flujos de efectivo descontados. Con este método todos los flujos de efectivo son descontados a valor presente neto, utilizando una tasa de rendimiento mínima aceptada (TREMA). “Si la suma de este flujo de efectivo descontados es mayor o igual a 0, el proyecto se acepta; de lo contrario, se rechaza”.

TIR (Tasa Interna de Retorno)

Un método que se usa para evaluar las propuestas de inversión mediante la aplicación de la tasa de rendimiento sobre un efectivo, la cual se calcula encontrando una tasa de descuento que iguala al valor presente de los flujos futuros de entrada de dinero al costo de la inversión. “Si la TIR es mayor que la TREMA, el proyecto se acepta; de lo contrario, se rechaza”.

Análisis de los Estados Financieros

NIF A3: Estados Financieros

¿Qué son los Estados Financieros?

Son documentos fundamentalmente numéricos, elaborados mediante la aplicación de la técnica contable, en los que se muestra, ya sea la situación financiera de la empresa, los resultados de su operación, u otros aspectos también de carácter financiero.

Los Estados Financieros se clasifican en:

• Básicos: Son aquellos que, por su abundancia de cifras informativas e importancia de las mismas, permiten al lector una apreciación global de la situación financiera de la empresa y estos se dividen en:
  • Estado de Posición Financiera (Balance General o Estado de Situación Financiera).
  • Estado de Resultados (Estado de Pérdidas y Ganancias).
  • Estado de Flujos de Efectivo.
  • Estado de Cambios en el Capital Contable.
  • Notas a los Estados Financieros Básicos.
• Secundarios: Son aquellos que aclaran y analizan las cifras contenidas en los Estados Financieros Básicos.

Estado de Posición Financiera (Balance General o Estado de Situación Financiera)

Es el documento contable que representa la situación financiera de una empresa a una fecha determinada (o sea, la del día en que se practica) porque se muestra clara y detalladamente el valor de cada uno de los recursos y obligaciones, así como el valor del capital.

Estructura de Inversión

• Activo Circulante = Capital de Trabajo.
• Activo No Circulante = Bienes de Capital.

Estructura de Financiamiento

• Pasivo a Corto Plazo = Recursos Externos.
• Capital Contable = Recursos Internos.

Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias

Al terminar un ejercicio es importante para los socios conocer la pérdida o la utilidad que arroje la Entidad. El Estado de Resultados es el documento financiero que muestra detallada y ordenadamente la Pérdida o Utilidad de una Entidad como consecuencia de las operaciones practicadas durante un periodo determinado. Los conceptos que lo integran se obtienen mediante la acumulación de partidas de Ingresos y Egresos (Gastos).

Estado de Flujos de Efectivo

Es un estado financiero básico que muestra en pesos constantes los recursos generados o utilizados en la operación, los cambios principales ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un período determinado. En pocas palabras, nos indica cómo se modificaron los recursos y obligaciones de la empresa en el período. Es un estado dinámico que identifica cuánto efectivo se manejó, en dónde se utilizó y de dónde provino. La generación o uso de recursos deberá entenderse como el cambio de pesos constantes en las diferentes partidas del balance general, que se derivan de o inciden en el efectivo.

Estado de Cambios en el Capital Contable

Es un estado financiero que muestra los cambios en la inversión de los propietarios durante el período. Se muestra de una manera clara cómo se comportaron las cuentas que integran al Capital Contable, si hubo aumento o disminución de la cuenta de Capital Social, Reservas, Pago de Dividendos, Resultados de Ejercicios Anteriores. En pocas palabras, nos cuenta la historia del movimiento de Capital Contable durante el período.

Notas a los Estados Financieros

Son parte integrante de los mismos, y su objetivo es complementar los estados básicos con información relevante.

¿A quiénes les Interesan los Estados Financieros?

• Accionistas o dueños: Incluye a socios, asociados y miembros, que proporcionan recursos a la entidad que son directa y proporcionalmente compensados de acuerdo a sus aportaciones (entidades lucrativas).
• Patrocinadores: Incluye a patrones, donantes, asociados y miembros, que proporcionan recursos que no son directamente compensados (entidades con propósitos no lucrativos).
• Órganos de supervisión y vigilancia corporativos, internos o externos: Son los responsables de supervisar y evaluar la administración de las entidades.
• Administradores: Son los responsables de cumplir con el mandato de los cuerpos de gobierno (incluidos los patrocinadores o accionistas) y de dirigir las actividades operativas.
• Proveedores: Son los que proporcionan bienes y servicios para la operación de la entidad.
• Acreedores: Incluye a instituciones financieras y otro tipo de acreedores.
• Empleados: Son los que laboran para la entidad.
• Clientes y beneficiarios: Son los que reciben servicios o productos de las entidades.
• Unidades gubernamentales: Son las responsables de establecer políticas económicas, monetarias y fiscales, así como participar en la actividad económica al conseguir financiamientos y asignar presupuesto gubernamental.
• Contribuyentes de impuesto: Son aquellos que fundamentalmente aportan al fisco y están interesados en la actuación y rendición de cuentas de las unidades gubernamentales.
• Organismos reguladores: Son los encargados de regular, promover y vigilar los mercados financieros.
• Otros usuarios: Incluye a otros interesados no comprendidos en los apartados anteriores, tales como público inversionista, analistas financieros y consultores.

Razones Financieras

Las razones financieras, también llamados ratios financieras o indicadores financieros, son coeficientes o razones que proporcionan unidades contables y financieras de medida y comparación, a través de las cuales, la relación (por división) entre sí de dos datos financieros directos, permiten analizar el estado actual o pasado de una organización en función a niveles óptimos definidos para ella.

A. Razones de Solvencia a Corto Plazo o Liquidez

Miden la capacidad de la empresa para cumplir sus obligaciones a corto plazo, o sea, pagar las facturas sin perder la solvencia al hacerlo.

B. Razones de Actividad o Administración o de Rotación de Activos

Miden la eficiencia y la capacidad de la empresa para emplear sus activos productivamente y generar ingresos (ventas). A mayor rotación, mayor eficiencia en el uso de activos. Miden la velocidad con la que varias cuentas se convierten en ventas y/o efectivo. Para medir la administración de los activos más importantes, hay varias razones, entre las cuales están los inventarios, las cuentas por cobrar y pagar.

C. Razones de Endeudamiento o Apalancamiento Financiero

Determinan en qué medida la empresa es dueña de sus activos, identifican el grado de riesgo de la empresa para tomar financiamiento. Miden la proporción de los activos totales financiados por los acreedores de la empresa; mientras mayor sea el índice, mayor es el endeudamiento.

D. Razones de Rentabilidad

Miden la capacidad de la empresa para generar utilidades, miden la productividad de la empresa con relación al rendimiento de los fondos invertidos de los accionistas.