Mecanismos de Coordinación de Mintzberg

Toda división del trabajo requiere coordinación entre las tareas. Mintzberg identifica seis mecanismos fundamentales:

1. Ajuste Mutuo

   La comunicación es informal, y el control del trabajo recae en el operario. Se utiliza en organizaciones simples y complejas, basadas en el modelo organicista, siendo el único mecanismo funcional en situaciones difíciles. El éxito depende de la capacidad de los especialistas para adaptarse unos a otros.

   • Ejemplo: Organización encargada de enviar un hombre a la Luna por primera vez; nadie sabe exactamente lo que hay que hacer.

2. Supervisión Directa

   Una persona es responsable del trabajo de otra, dando instrucciones y supervisando las tareas. Marca el inicio de la división del trabajo vertical (diferencia entre quienes mandan y quienes obedecen).

3. Estandarización

   La coordinación de distintas partes se incorpora en el programa de trabajo desde su concepción, lo que reduce la necesidad de comunicación continua. La estandarización puede ser de tres tipos:

   • Estandarización de Procedimientos

     El contenido del trabajo se especifica o programa. Un trabajador realiza siempre los mismos procedimientos.

     • Ejemplo: Juegos con instrucciones de armado.

   • Estandarización de Resultados

     Se especifican de antemano las dimensiones, la calidad, el rendimiento (*performance*) y el alcance, definiendo así el resultado esperado. La forma de realizar el trabajo puede variar, pero el resultado final debe ser el mismo.

     • Ejemplo: El taxista debe llegar a cierto destino, pero no se especifica la ruta.

   • Estandarización de Calificaciones

     Cuando ni los procedimientos ni los resultados pueden estandarizarse, la solución es estandarizar a las personas que realizan el trabajo. Se especifica la formación de la persona que ejecuta la tarea, lo que conduce indirectamente al resultado esperado.

     • Ejemplo: Contratación de médicos en un hospital.

Las Cinco Partes de la Organización según Mintzberg

Como consecuencia de la división del trabajo, Mintzberg identifica las cinco partes fundamentales de la organización:

1. Centro Operativo (Núcleo Operativo)

   Compuesto por quienes realizan las operaciones de producción de bienes y servicios (funcionarios, choferes, operarios). Aquí se llevan a cabo las actividades relacionadas con la misión u objeto de la organización.

   Tareas esenciales del Centro Operativo:

   • Obtener lo necesario para la producción (compra y recepción de materia prima).
   • Garantizar la fabricación (armar piezas, asesorar sobre bienes raíces).
   • Distribuir los productos y servicios (venta, entrega y servicios posteriores).
   • Garantizar las funciones de producción (mantenimiento del equipamiento y custodia de los stocks o inventarios).

2. Línea Media (Línea Jerárquica)

   Es el nexo entre la cúpula estratégica y el centro operativo. Encarnan la supervisión directa (encargados, jefes de áreas, gerentes de sucursales). Tienen a su cargo un grupo de operarios a los que supervisan.

   Funciones del Jefe de Línea:

   • Recoger información sobre la actuación de su unidad e informar a su superior.
   • Solucionar problemas menores.
   • Elaborar reglas y planes e impulsar proyectos.
   • Realizar propuestas de cambio y negociar con el exterior (proveedores), siendo representativo de su sector.

3. Cúpula Estratégica

   Son quienes asumen las responsabilidades más altas de la organización (Gerente, director, presidente, incluyendo sus asesores y secretarios). Su función es lograr que la organización cumpla su misión de forma eficaz y satisfaga las expectativas de quienes tienen poder sobre ella (propietarios, administradores, sindicatos, grupos de presión, auditores). Su trabajo está poco estandarizado, y la coordinación se basa en el ajuste mutuo.

   Tareas principales de la Cúpula Estratégica:

   • Supervisión Directa: Concibe la división del trabajo, ejerce el control, establece formas de retribución y motiva a los empleados.
   • Relacionamiento con el Medio Ambiente: Actúa como portavoz de la organización, informando sobre sus actividades, desarrollando contactos (rol de nexo), controlando, negociando y actuando como símbolo en ceremonias.
   • Desarrollo de la Estrategia: Interpreta el entorno y busca los medios para cumplir la misión, y si es necesario, modificarla.

4. Tecnoestructura

   Compuesta por los analistas y el personal de apoyo que los asiste. Su función es actuar sobre el trabajo de los demás, buscando la eficacia al concebir y/o cambiar el trabajo operacional. Son los responsables de definir la estandarización en la organización. Se coordinan entre sí mediante el ajuste mutuo.

   Tipos de Analistas según la Estandarización:

   • Analistas de trabajo (especialistas en métodos): Estandarizan procedimientos.
   • Analistas de planificación y control (presupuesto, contabilidad): Estandarizan resultados.
   • Analistas de personal (reclutamiento, selección, formación): Estandarizan calificaciones.

5. Staff de Soporte (Soporte Logístico)

   Unidades especializadas que, fuera de los flujos centrales de trabajo, cumplen funciones de soporte (ejemplos: cantina, correo, departamento jurídico). Se diferencian de la tecnoestructura porque no estandarizan ni aconsejan. Cada unidad tiene una función particular. Las grandes organizaciones suelen tener muchas unidades de soporte logístico, y muchas de ellas son organizaciones complejas con su propio centro operativo.