Principales sistemas de información

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BLOQUE I. COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

  • Diferencia entre TIC (tecnología de la información) y SI
  • CRM (Costumer Relationship Mánager)

                       Es un sistema de información interno de la empresa, focalizado en las relaciones con los otros clientes. Sirve para conocerlos mejor, pasando por diferentes fases como: check-in en hotel, reserva hotelera, departamento de house keepping. Plataforma que unifica los datos de un mismo cliente en una ficha.

  • Desde un punto de vista empresarial, hay varios sistemas:
  • SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: Gestiona las transacciones producidas en una empresa (compras, ventas, pago de nóminas…)
  • SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: Apoya y ayuda a tomar decisiones desde el punto de vista directivo
  • SISTEMA DE SOPORTE DE DECISIONES: traducir dichas variables (decisiones)
  • SISTEMAS DE INFORMACIÓN EJECUTIVA: sistema al que sólo acceden los directivos
  • SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS: Ayudan a automatizar los sistemas informáticos. Suelen ser el primer enemigo del personal no cualificado
  • SISTEMAS EXPERTOS: emulan el comportamiento de un experto en una determinada materia.
  • ERP (Enterprise Resources Planning)

                       Sistema de gestión administrativo básico que tienen casi todas las empresas que engloba la contabilidad, finanzas, nóminas, suministros, compras y demás para hacer así estos procesos más cómodos e integrarlos así en uno en tiempo real. Las empresas + sonadas son: SAP, Oracle e IBM.

TEMA 1 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

  1. CONCEPTOS INTRODUCTORIOS

            SISTEMA es un módulo ordenado que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. El concepto se utiliza, tanto para definir a un conjunto de conceptos como a objetos reales dotados a la organización.

            Un sistema conceptual o ideal es un conjunto de organizaciones definidas, símbolos y otros instrumentos del pensamiento.

            Un sistema real es una entidad material formada por componentes organizados que interactúan de forma en que las propiedades del conjunto no pueden deducirse por completo, de las propiedades de las partes.

            La teoría general de sistemas es el estudio interdisciplinario que busca las propiedades comunes a estas entidades.

            Un SISTEMA INFORMÁTICO es el conjunto de hardware, software y soporte humano que forman parte de una empresa, muy común en las sociedades modernas. TEST

            Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada, en función de los objetivos de una organización.

            El conjunto de programas informáticos que permite la administración eficaz de los recursos de un ordenador es conocido como software o sistema operativo.
Sus funciones principales son:

  • Suministro de interfaz al usuario
  • Administración de recursos
  • Administración de archivos
  • Administración de tareas
  • Servicio de soporte y utilidades

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COMPONENTES Y FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un sistema de información realiza 4 actividades básicas:

Entrada de información:


           Es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales (directas y realizadas por el usuario) y automáticas (son datos que proviene de otros sistemas, denominándose interfases automáticas) EJ: Código de barras

Almacenamiento:


           Archivos

Procesamiento:


Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Son sistemas que permiten la toma de decisiones. EJ: hojas de cálculo

Salida de información:


           Es la capacidad del sistema para sacar la información procesada.

Tipos y usos de los TI (sistemas de información)


Estos deben de cumplir tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

Automatización de los procesos alternativos

-Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones

-Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso

Los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son los sistemas transaccionales.

Carácterísticas básicas de los TI (sistemas de información)


  1. Sistemas transaccionales (aquellos que permiten ahorrar sustancialmente mano de obra, ya que automatizan tareas operativas de la organización; Son sistemas intensivos en entrada y salida de información; Tienen la propiedad de ser recolectores de información de grandes bases de datos para su explotación posterior)

  2. Sistema de apoyo de las decisiones (suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales;
    La información que genera sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones; Suelen ser intensivos en cálculos; Estos sistemas no suelen ahorrar en mano de obra; Pueden incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujos de fondos, proyecciones financieras e inventarios)

  3. Sistemas estratégicos (son sistemas que se desarrollan dentro de la organización; su función es lograr ventajas que los competidores no posean como ventajas en costes y servicios diferenciados con clientes y proveedores; apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa; EJ:
    Manufacturing Resource Planning (minimizan los desperdicios))

EVOLUCIÓN DE LOS TI (SISTEMAS DE INFORMACIÓN)


  1. Etapa de contagio o expansión:


    se inicia con la implantación exitosa del primer sistema de información en la organización
  2. Etapa de control o formalización:
    se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos y la implantación de sistemas de cargos a usuarios
  3. Etapa de integración:
    es la integración de los datos y de los sistemas. Surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

  4. Etapa de administración de datos:

    es el proceso de almacenamiento y mantenimiento de forma adecuada de todos los datos para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso
  5. Etapa de madurez:
    en esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos logrando la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos a través del uso de recursos computacionales.

TEMA 3 EL COMPONENTE HUMANO Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

En toda hay empresa hay intercambio y flujo de información. El Bank Office almacena datos de RRHH, Finanzas, MK, KPI (Key Performance Indications que son ratios o indicadores que miden la eficiencia y eficacia de un departamento específico, ej: en MK el Budget de un año respecto a otro, me indica cómo en el mismo período).

  1. LOS RRHH DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. ROLES Y FUNCIONES

    1. Fases de la gestión o administración

            Las funciones básicas en la gestión de las organizaciones se resumen en: planificación, organización, ejecución y control, considerándose 4 recursos que deben de ser contemplados y sobre los que se aplican las funciones anteriormente citadas (Recursos humanos, económicos, materiales e informativos)

  1. PLANIFICACIÓN

           Es la función de gestión que determina los objetivos de la organización, así como la definición de los KPI y establece las estrategias adecuadas para el logro de dichos objetivos, por tanto, un gestor debe conocer el ámbito en el que se encuentra, conocer la finalidad de la organización, sus metas y objetivos para poder llevarlos a cabo. Dentro del proceso de planificación se establecen 6 fases:

  1. Evaluación de las condiciones actuales.
  2. Determinación de objetos y metas.
  3. Establecimiento de un plan de acción.
  4. Asignación de recursos.
  5. Ejecución.

Control.

Planificación estratégica:


establece los objetivos y metas a l/p, y que lleva a cabo la dirección.

Planificación operativa:


establece a c/p y está orientada a la consecución de un objetivo determinado.

Planificación táctica:


centrada en el enlace que puede establecerse entre la planificación estratégica y operativa.

  1. ORGANIZACIÓN


    IMPORTANTE

           En esta fase se tiene como función adecuar los recursos previstos en la planificación para conseguir los objetivos, implica la existencia de una estructura de relaciones de función y de autoridad, es la etapa mediante la cual se estructuran los RRHH y físicos con el fin de alcanzar los objetivos. La organización como función implícita es relacionada con la estructura organizativa, la división de puestos de trabajos, la función de cada uno de ellos, los organigramas y el logro de los objetivos.

  1. DIRECCIÓN

           Es la fase en la que se debe llevar a la práctica el plan diseñado. Los aspectos fundamentales de esta fase son:

  • Funciones del líder.
  • Comunicación.
  • Necesidades de los usuarios.
  • Direcciones y ejecución.
  1. CONTROL

           Todos aquellos procedimientos destinados a evaluar el rendimiento real comparando el mismo con los objetivos fijados corrigiendo las diferencias entre los resultados y los objetivos. Esta etapa es necesaria para poder conocer las anteriores fases.


TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Información ambiental

Información crítica:


Está formada por los siguientes tipos: Científica. Técnica. Tecnológica. Técnico-Económica. Jurídica-Reglamentaria. MEntorno y Seguridad. Información Cualitativa-General.

Información externa:


Previamente hay que identificar 2 entornos:

Inmediato:


Lo conforman los activos que una empresa trata a diario (distribuidores, clientes, proveedores, reguladores).

Remoto:


Está formado por aquellos elementos que una empresa debe tener en cuenta para controlar el entorno en el que se encuadra y que está formado por la información sobre la situación política, financiera, cambios tecnológicos o la evolución económica.

Información interna

                     En todo proceso de toma de decisiones en el que se necesita información externa, y que para que dicha información pueda ser digerida por los directivos, debe de ser tratada internamente. Es necesario que esta información pueda fluir por los canales de la empresa para que obtenga el máximo provecho por parte de toda organización. Existen 2 tipos:

Conocimientos:

Es el resultado de la fusión interna y externa que genera beneficios para las empresas. 

Información operacional:

Es la generada por la organización debido al funcionamiento rutinario de la empresa.

Información corporativa

                     Es toda aquella información que la empresa lanza al exterior de manera que le permita controlar sus canales y contenidos, siendo los canales hacia los que emite la información y que un entorno inmediato en el ámbito empresarial siendo los clientes distribuidores, proveedores y demás. Y un entorno remoto definido por 2 tipos de informaciones:
Económico. Tecnológico (Patentes y resultados de I+D+I)

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN

Las organizaciones pueden ser definidas por sus estructuras formadas por canales y normas. La organización es un complejo de canales a través de los cuales los productos, servicios, recursos y flujos de información transitan de un punto a otro dentro de la organización, y también entre la organización y su entorno. La organización se define por su estructura y por su funcionamiento. 

            La estructura de la organización es el entramado de puestos de trabajo y departamentos que orientan la conducta de individuos y grupos hacia la consecución de los objetivos de la organización, es decir, que hay que tener analizada la estructura de la organización.

Concepto general de S.I

  1. MODELO A:


    contempla desde una perspectiva general la adquisición de datos, transmisión, proceso, almacenamiento, utilización y transferencia.

  2. MODELO B:

    es un subsistema dentro de las organizaciones. Destacan los S.I. Para la gestión (MIS) y los sistemas de gestión de información.

  3. MODELO C:

    es el resultado de la conjunción de redes y centros de información enmarcado en las políticas nacionales y territoriales de información.  El sistema actúa bajo el principio de la centralización, y la red bajo el principio de coordinación de centros en que por delegación se invisten de determinada responsabilidad en la recolección y difusión de fuentes.

LOS S.I EN LA EMPRESA

S.I. Para la gestión (Management Information System) (SIG o MIS)


Los S.I. Para la gestión son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de la información hardware y software con procedimientos que permitan suministrar información a los gestores de una organización para la toma de decisiones.

Sistema de soporte a la decisión (Decisión Support System) (SSD o DSS)


El concepto de sistema de ayuda a la toma de decisiones se desarrolla por la confluencia de muy distintas áreas de conocimiento, cuyas aportaciones modelan el concepto final de los sistemas de soporte de decisión. De tal manera, el marco teórico procede de las ciencias empresariales y de la informática, que hace uso de sistemas de gestión de bases de datos, de la ergonomía que aporta la necesidad de crear interfaces que permitan que un usuario utilice una herramienta con el menor posible.

Sistema de información para ejecutivos (Executive Information System) (SIE o EIS)


No deben ser confundidos con los DSS. Los EIS están orientados a la alta dirección, y aparecen cuando los ejecutivos de la compañía requieren datos para confiar en su proceso de toma de decisiones, pero que no pueden dedicar tiempo para extraer la que necesitan del total del conjunto recibido. Las carácterísticas de los EIS:

  • Sistemas personalizados al ejecutivo como individuo.
  • Extraer, filtrar, consolidar y visualizar los datos críticos
  • Acceder en tiempo real a las variables que definen el estado de la empresa.
  • Visualizar tendencias y suministrar informes de incidencias.
  • Mecanismos de alarma para atraer la atención del usuario ante desviaciones importantes de las variables críticas.
  • Interface amigable con el usuario, que necesita de un mínimo entrenamiento para su uso.
  • Estos sistemas deben ser utilizados exclusivamente por los ejecutivos.
  • Presenta la información que incorpora simultáneamente con gráficos, tablas, textos.
  • Funcionan como niveles en ese orden. Las funciones de estos sistemas son:

EJEMPLO:



Food Management SSD

Primero identificar quién hace qué: organigrama del restaurante, definiendo la parte industrial (compra y transformación de la comida) y la de servicio.

Después, hay que introducir los datos en el sistema (compras de productos, cada cuánto tiempo) para parametrizar la información. Calcular a partir del escandallo el coste de la merma de los productos. Toda esta información tiene que coincidir con el almacenaje y lo vendido de los productos, además de con las mermas; en el caso de que esto no pase, el sistema envía alertas con las desviaciones.

A la hora de cobrar a los clientes, se debe conectar automáticamente el cobro con la facturación y la contabilidad de la empresa.

TIPOLOGÍA DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA


Realizar una clasificación de las fuentes de información pertinentes para la empresa permitirá un diseño eficaz del S.I. Se distinguen diez tipos de fuentes que sirven para estructurar y clasificar los sistemas de información.

Directorio de empresas, sus productos y ejecutivos: aporta información comercial del entorno competitivo.

Informes comerciales: incluyen los informes de solvencia, especialmente realizados para la obtención de información sobre los bienes patrimoniales de una empresa.

Indicadores del entorno: estadísticas, informes económicos generales e indicadores del entorno político y social.

Los medios de comunicación.

La información de los mercados financieros: divisas, renta fija y/o variable.

Ayudas, concursos públicos y oportunidades comerciales.

Estudios de mercado y sectoriales: informes sectoriales de los principales aspectos que definen la evolución reciente y las perspectivas de un sector en su conjunto, y de las principales empresas que operan en el mismo.

Información sobre I+D+i: incluye información sobre patentes, modelos de utilidad, marcas, recursos de investigación. Legislación, jurisprudencia y normativa. Otras fuentes de información.

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