Subsistema de Compras
| mod dl sist | entradas | arxivos | procsos | salidas |
|---|---|---|---|---|
| 1)dtccion d la ncsidad d compra | -val d pdido d matrials -rqrimiento d dist. sctors | -stock d mat pri+ y matriclas | -vrificacions d existncias -rqrimientos | -solicitud d compra |
| 2)slccion d provdors y pdido d cotizacion | -solicitud d compra | -rgistro d provdors catalogos,manuals,planos,etc | -slccion d provdors -emision d pdi2 | -pdi2 d cotizacion |
| 3)adjudicacion | cotizacions d provdors | solicitu2 d compra | slccion entr ofrtas | -planiyas d analisis -inform d adj |
| 4)colocacion d la ordn d compra | inform d adj | rgistro d provdors | emision d ordn d compra | ordn d compra o contrato |
| 5)rcpcion | rmito dl provdor | ordns d compra | control d cal y cant | inform d rcpcion |
| 6)rgistracion | inform d rcpcion | ordns d compra pndients | valorizacion d bs rcibi2 -rgustracion provisoria | asiento d cuentas a pagar |
Subsistema de de Compras
modulo 1)almacns manda solicitud d compra al sctor compras
mood 2)compras vrifica ls fir+ autorizadas y consultal rgistro d proovdors, slccionando ls + afins y vr cotizacion. s rcomndabl pdir muxas cotizacions. pdido d cotizacion, consist en la cotizacion d prcios y d+ condicions a varios provdors
mod 3) slccion d ofrtas; mirar no solo ls prcios sino calidad, plazo d entrga, financiacion, etc. s convnient considrar ls rfrncias dl provdor, conocr rsponsabilidad, solvncia, calidad d produccion, etc.
mod 4) mdiant la ordn d compra st comprobant rprsnta pdirl al provdor q nos suministr d ls matrials spcifica2 en la misma
mod 5) en rcpcion d producl ingrso d mrcad. ai s dcid si acptar o rxazar. luego s emitl inform d rcpcion xa ql sctor contabilidad tnga crtza d q entro la mrcad
mod 6) contabilidad rgistra la oprcacion
| Mod del Sist | Entradas | Archivos | Procesos | Salidas |
|---|---|---|---|---|
| 1)recepcion de factura del proveed | factura | cuentas a pagar -ordenes de compra, Remito | control de la factura, Reito, Inform de recepcion -Registracion | Factura – Notas de cred o deb |
| 2)liquidacion del pago | factura y legajo | Resoluciones DGI | Emision de Ord de Pago -Caulculo de las retenciones de los impuestos | -Orden de pago -Documentacion de respaldo -Comprobantes retenciones impositivas |
| 3) Emision del Cheque | -orden de pago -documentacion de respaldo -comprobantes | Saldo de cuentas bancarias | Control de la documentacion -Sello de pagado Emision y firma de cheque | Cheque firmado -comprobantes – OP y documentacion de respaldo |
| 4) Pago | Orden de Pago -cheque -comprobantes | Entrega Cheque -recepcion del recibo de pago | OP – Recibo Cheque – Comprobantes retenciones impositivas |
Subsistema de Pagos
Mod 1) tioene lugar cuando el sector de Cuentas a Pagar recibe la factura del proveedor y controla la misma con el remito, el informe de recepcion, la orden de compra. El control debe seguir: que las mercaderias respondan a lo requerido por la empresa -que el remisto se encuentre conformado por la cantidad de merc recibidas y por el control de calidad. Una vez efectuado el control de registra la facura
Mod 2) Sector Cuentas a Pagar emite una Orden de Pago y manda a Tesoreria que prepare el pago corresp.
Mod 3)Tesoreria emite el cheque, en funcion de la orden de pago autorizada y la documentacion respaldatoria. Tesoreria coloca la primera firma, despues el funcionario responsable controla y firma el cheque
Mod 4) Tesoreria entrega los valores al proveedor. El proveedor entregael recibo. Tesoreria archiva la orden de pago y entrega el recibo a Contaduria
Mod 5) Contaduria registra la operacion
NORMAS ESPECIFICAS DEL CONTROL INTERNO DEL SUBSISTEMA DE PRODUCCION
-Existencia de inventario permanente: es recomendable que el contrl de las existencias de bienes de cambio se realice mediante el registro. Esto permite tener actualizado del valor y el volumen
-Realizacion de recuentos fisicos periodicos: es importante que se efectuen recuentos periodicos de las existencias con finalidad de ajustar los registros contables con los resultados obtenidos. El inventario ayuda a controlar y ajustar el resultado de los mov. fisicos y sus regustraciones.
-Ajustes de inventario: los ajystes deberan estar hjustificacod, analizados y autorizados.
-Custodia de evistencias: la responsabilidad de control y custodia debe recaer sobr euna sola persona. El local destinado a deposito debe permitir una proteccion fisica adecuada.
-Documentacion de todo mov de existencias: todo mov de bienes en Almacenes debe estar amparado por comprobantes.En el caso de entradas, Almacenes recibe de Recepcion el duplicado de informe de recepcion. Las salidas, deben estar amparadas por un vale de almacenes
-Fijacion de stocks minimos: se recomienda la fijacion de stocks minimos o punto optimo de reposicion
-Contratacion de seguros: es aconsejable una adecuada cobertura de posibles siniestros para los bienes de cambio
NORMAS ESPECIFICAS DEL CONTROL INTERNO DE VENTAS
-Separacion de funciones: es un acuerdo bascio que la persona que vende no tenga accseso a los registros de stock, esto evita que quien realiza las ventas intervenga en el control. La venta debe separarse de la consesion del credtito, para que no se le otorguen a clientes morosos, Ventas debe estar separada de facutacion para controlar precios que luego se aplican en la factura
-Aprobacion d ela venta; la aprobacion tiene que estar a cargo de un funcionario responsable de creditos que conocera el saldo del cliente.
-Bonificaciones: tienen que estar autorizadas segun el nivel jerarquico, no cualquiera peude autorizarlas. El vendedir puede aplicar un porcentaje de bonificacion preestablecido, y si lo excede tendra que recurrir a la autorizacion del jefe de ventas.
-Mov de bienes:la circulacion de mercaderia debera estar respaldada por comprobante firmado. Es decir, cando se recibe la mercaderia se debe firmar el remito para que quede como constancia. El remito constara del detalle de cantidad y calidad de las mercaderias entregadas.
-Documentacion: la snotas de pedido, remitos y facturas se erchivaran por orden numerico. Se designa un responsable para su control
-Control de facturacion: es conveniente que un sector ajeno a almacenes y a facturacion efecture un control sobre remitos y facturas, y realice comprobaciones sobre calculos y precios. El ideal seria Contaduria
| Mod del Sist | Entradas | Archivos | Procesos | Salidas |
|---|---|---|---|---|
| 1) Recepcion del pedido | pedido del cliente | ficha de stock-lista de precios-condiciones de venta | consulta ficha de stock – emision nota de pedido – control NP | np valorizada |
| 2 Aprobacion del credito | nota de pedido valorizada | -cc-registron nota de pedido aprobadas y no aprob | control cc, NP aprobada y no facturadas-autorizacion de pedido | np autorizada |
| 3)Preparacion del pedido | nota de pedido autorizada | fichas stock de articulos | -control de stock-emision de remito-actualiz stock-envio de mercaderia | np- remito |
| 4)Despacho | remito | control de de merc con remitos – emision hoja de ruta-entrega al cliente | hoja de ruto – remito | |
| 5)Facturacion | remito conformado | lista de precios-nota de pedido autoriz y aprob | control de NP autoriz y aprob con remito – emision factura | factura – remito |
| 6)Registracion | facura – remito | facturas – remitos – stock – cc cliente | -contabilizacion facturas – actualiza. ctas ctes – descarga fichas de stock | resumen |
1)se realiza una Nota de Pedido(es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir un pedido de cantidad, calidas, precio o servicio solicitado, con sus condiciones de pago. Puede hacerse por cuadruplicado
2)tiene lugar cuando el sector Creditos recibe la nota de pedido con el objeto de otorgar o no el credito. Para concederlos: informes bancarios, ultimo balance, etc
3)Almacenes recibe NP.. Se realiza el remito 8comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido, se utiliza para detallar y acompañar la mercaderia y comprobar su entrega) a la parte vendedora le permite controlar las mercaderias, al de transporte controlar las entregas. La persona encargada del transporte luego debe devolverlo al depto. Expedicion
4)Cuando expedicion recibe las mercaderias junto con el remito procede a efectuar las entregas de mercad a los clientes. Tendra que decidir el recorrido y el transporte que se utilizara, aqui se utiliza la Hoja de Ruta.
5)Tiene lugar cuando Contaduria confecciona las facturas. La factura es el comprobante de venta que emite la parte vendedora. La factura sirve de base oara registrar contablemente la venta
6)La registracion a cargo de Contaduria compronde dos procesos: uno diario (de operaciones de ventas y actualizacion de cc el cliente) y otro mensual (consiste en el resumen de ventas)
Normas Generales y Particulares del Control Interno
-Separacion de funciones: una operacion se realizara con la intervencionde varios secores. Constituye uno de los pilares del control interno
-Asignacion de responsabilidades: las funciones de las distintas areas y puestos de la org deben estar claramente establecidas. De esa forma se evitan «zonas de nadie» es decir, funciones que no tienen responsables. A este fin contribuyen los manuales donde figuren las atribuciones del cargo y las normas y procedimientos
-Niveles de autorizacion:ademas de una adecuada separacion de funciones, es fundamental que las mismas se asignen a personas que cuenten con la capacidad para llevarlas a cabo
-Seguridad en el manejo de activos: para lograr esto se aplica:centralizacion del manejo en una sola persona o sector, el acortamiento d elos pasos y la documentacion de los traslados. Las normas deben establecer recaudos de seguridad para el deposito y custodia d elos bienes y seguros.
-Diseño de formularios, archivos y registros. Los soportes de informacion tienen que ser diseñados de modo que comprendan toda la informacion de manera clara y precisa
-control de formularios y comprobantes: la prenunciacion de los formularios y comprobantes constituye un requisito que permitira la identificacion precisa del mismo, facilitara el control numerico de los comprobantes emitidos(fac, rem y recib, compr de uso interno) a fin de evitar errores.