Técnicas de control administrativo

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LA TOMA DE DECISIONES CONCEPTO Y PROCESO.

La toma de decisiones el proceso de elegir entre distintas alternativas para alcanzar una meta o solucionar un problema.
Al hablar sobre decisiones podemos distinguir entre:

-Decisiones programadas, aquellas que pueden ser aplicadas para la solución de problemas que se repiten frecuentemente y con las mismas características.

-Decisiones no programadas, aquellas que se adoptan en situaciones y no repetidas.

Las decisiones siempre se han tomado basándose en la experiencia intuición y en le sentido común. En cambio, actualmente parece que la forma más coherente es basarse en un proceso racional o científico que grantice una vierta consistencia a las decisiones.

El proceso que normalmente se sigue se divide en las fases:

-1ºDefinir el problema, la empresa deberá definir el problema, cuanto mejor definido esté el problema mayor será la posibilidad de éxito.

-2ºObtención de información sobre hechos actuales y pasados y elaboración de previsiones sobre lo que pasará en el futuro.

-3ºDeterminación de las alternativas. Para resolver el problema la empresa considerará distintas alternativas o medidas.

-4ºDefinir los criterios que se utilizararán para decidir. Son los puntos de referencia para juzgar o evaluar cada alternaativa.

-5ºPonderar los criterios, en esta fase, a los criterios se le asignan distintos valores.

-6ºValuar o evaluar las alternativas, a las distintas alternativas se le asignarán unos valores en relación con los criterios aplicados.

.7ºSeleccionar una alternacia.

-8ºPoner en marcha la decisión, la implantación supone dar a conocer la decisión a las personas afectadas y logarar que se comprometan con ella.

-9ºEvaluar los resultados, tiene como finalidad juzgar el resultado de la decisión para ver si se ha corregido el problema. En caso negativo, el administrador tendrá que comenzar analizando de nuevo todos los pasos hasta detectar y corregir el error.

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

El proceso de planificación con lleva los siguientes pasos:

1. Análisis de la situación interna y externa: permitirá afrontar con éxito la problemática futura de la empresa. El diagnóstico interno nos dará información sobre las fortalezas y debilidades de las empresas, en cambio el diagnóstico externo dará información sobre las amenazas y oportunidades que ofrece el mercado.

2.Fijación de los objetivos: se determinara los posibles objetivos que van a marcar la dirección de la empresa. Todo conjunto de onjetivos ha de cumplir el ser cuantificables, claros y precisos.

3.Fijación de las posibles acciones: la empresa debe identificar las diversas acciones o cursos de acción existentes para alcanzar los objetivos.

4.Evaluación de las posibles acciones: la empresa avalúa los diferentes resultados que producirá cada acción y se escoge la más conveniente.

5.Selección de una acción, se escogerá la acción más conveniente

6.Elaboración del plan, determinada la acción, se plasmará en un documento, los objetivos, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos.

   -objetivos, metas a conseguir.

   -políticas, lineas que orientan el pensamiento y la acción.

   -Los procedimientos, señalán los pasos que han de realizarse para una actividad.

   -Las reglas: establece lo que se puede hacer y no hacer en momentos muy definidos.

7.Ejecución del plan, definido el plan pasaríamos a la ejecuión del mismo

8.Seguimiento del plan, se tiene que efectuar un seguimiento continuo del plan que puede poner de manifiesto la conveniencia de alterar alguna o varias de las fases.

Podemos diferenciar varios tipos de planes. En función del criterio que utilicemos.

A) Según el ámbito de aplicación podemos distinguir:

  – Plan estratégico o corporativo, es elaborado por la alta dirección y afecta a la totalidad de la empresa. En el se establecerán los objetivos a largo plazo y las orientaciones generales pra toda la organización.

 -Plan operativo. Una vez formulado el plan estratégico o corporativo, cada departamento elaborará su plan, en el que se fijan sus propios objetivos, y acciones, estando estos en consonancia con lo que establecido en el plan estratégico.

B)Según el horizonte temporal:

  -Planes a corto plazo: son planes cuyo objetivo se cumplirá como máximo en un año.

 -Planes a medio plazo: plaes cuyo objetivo se cumplirá entre uno y tres años.

-Planes a largo plazo:son planes cuyo objetivo se cumplirá más allá de los tres años.

FUNCIÓN DE CONTROL Y CONTROL Y LOS TIPOS DE CONTROL EN LA EMPRESA

Podemos definir control, proceso que proporciona la medida del grado de cumplimiento de los objetivos establecidos, para ello contrasta la realidad con lo provisto en la planificación, poniendo de manifiesto las desviaciones. Hay distintos tipos de control:

-Control presupuestario: el presupuesto es la primera medida de control utilizada en las organizaciones. El control presupuestario consiste en la comparación de los ingresos y gastos reales con los que se determinaron, a fin de determinar y analizar las causas que pueden haber motivado la aparición de las diferencias entre datos.

-Control no presupuestario: entre las técnicas de control no presupuestario más importantes se encuentran las siguientes:

– Observación: consiste en la supervición que hace un superior sobre sus subordinados.

Informes

Es también muy habitual que la empresa tenga que emitir informes sobre sus actividades que son revisados por otras personas, normalmente su superiror.

-Análisis de ratios: se trata de controles sobre las principales magnitudes económicas y financieras.

-Control de inventarios: Diversas técnicas matemáticas y de programación para el control permanente de los almacenes.

-Control de calidad: la medición sobre las carácterísticas de los productos y servivios para comprobar que se ajustan a la norma o a los requerimientos establecidos.

-Auditorias: en principio eran sólo contables y se referían a la comprobación de que la contabilidad era un fiel de las actividades de la empresa. Ahora las auditorias se han extendido por toda la empresa. Existen auditorias de calidad.

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