La Función de Aprovisionamiento en la Empresa
La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa y almacenarlos mientras se inicia el proceso de producción.
El objetivo es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios para la fabricación, y al departamento de ventas los productos que se han de comercializar.
Componentes Clave del Aprovisionamiento
La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.
- Compras: En primer lugar, el encargado de realizar las compras ha de tener en cuenta el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, etc.
- Almacenamiento: En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez fabricado el producto, se vuelve a almacenar mientras el departamento comercial no lo venda. Por todo esto, se necesita un espacio físico donde poder guardar y ordenar los productos comprados o fabricados.
- Gestión de Inventarios: Y en tercer lugar, la gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y comercialización.
El Ciclo de Aprovisionamiento
Podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe desde la compra y el momento en el que es entregado el producto a los clientes.
- Ciclo en una empresa industrial: La empresa productora compra los materiales, que mientras no son necesarios se almacenan. Una vez fabricados los productos, vuelven al almacén a la espera de ser vendidos.
- Ciclo en una empresa comercial: Implica menos movimientos, ya que la actividad de una empresa comercial es simplemente comprar y distribuir productos sin transformación.
Existencias: Concepto y Tipos
Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes. También se denominan stocks.
Clasificación de Existencias por Utilidad y Posición
Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias según su utilidad y posición en el ciclo de aprovisionamiento:
- Materias primas
- Productos semielaborados
- Productos acabados
- Mercaderías
- Otros aprovisionamientos
- Subproductos, residuos y materiales recuperables
Gestión Estratégica de Inventarios
Las existencias pueden considerarse como aquellos recursos almacenados que se utilizan para satisfacer una serie de necesidades económicas y operativas de la empresa.
Los inventarios aportan flexibilidad a las operaciones de la empresa y facilitan la gestión de aprovisionamiento.
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
- Para evitar ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría suponer que algunos clientes compren a la competencia.
- Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda depende de la época del año.
- Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.
Costes Asociados a las Existencias
Clasificación de los Costes de Inventario
Los costes asociados a las existencias son fundamentales para una gestión eficiente:
- Costes de pedido: Son los costes generados por la realización de pedidos.
- Costes de adquisición: Es la cantidad de producto que compramos multiplicada por su precio.
- Costes de mantenimiento de inventario: Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias concreto en sus almacenes. Estos costes pueden ser:
- Administrativos: Costes del personal administrativo y del sistema de gestión y administración.
- Operativos: Costes del personal del almacén, de los equipos de manipulación y de los seguros de las existencias contra riesgos diversos.
- De espacio físico: Costes de alquiler de locales, impuestos, seguros del edificio, ventilación, etc.
- Económicos: Costes de obsolescencia y depreciación de las existencias.
- Financieros: Coste de los intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos en mantener existencias.
- Costes de ruptura de stocks: Son los costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias.
Administración Eficiente de Inventarios
Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima, es muy importante fijar qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación.
Indicadores Clave para la Gestión de Stock
- Stock máximo: La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén.
- Stock mínimo: La cantidad menor de existencias de un material que se puede tener en el almacén.
- Punto de pedido: Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén.
Sistema Just In Time (JIT): Optimización de Inventarios
Es un sistema integrado de gestión de producción y gestión de aprovisionamiento, que se fundamenta en que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita. Este sistema tiene como objetivo reducir las existencias.
El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y el aprovisionamiento de la empresa eficazmente.
Requisitos para Implementar JIT
- Gran participación del personal para identificar los problemas de producción y de aprovisionamiento, y para proponer soluciones rápidas y dinámicas.
- Desarrollar y disponer de aplicaciones importantes de ingeniería para adaptar los sistemas de producción y aprovisionamiento a las especificaciones y necesidades del sistema.
- Aplicar un sistema de calidad total que incida en la mejora continua de los procesos de producción y aprovisionamiento.