Auditoría y Auditoría de los Recursos Humanos

1.1 Introducción a la Auditoría

Según el diccionario de la Real Academia Española, el origen del término auditar procede del vocablo latino audire, que significa oír. Auditar también consiste en examinar la gestión económica de una entidad a fin de comprobar si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre. Una definición del término más acorde al uso actual diría que auditar es:

“la acción de revisar unos documentos, procesos o resultados de una gestión por parte de un experto en la materia y con el fin de emitir una opinión basada en una serie de procedimientos y/o pruebas”. (Veroz y Morales, 2006)

De esta definición podemos destacar los siguientes aspectos:

• Que auditar es una acción o actividad que requiere intervención humana. No se trata de un proceso que pueda realizarse sin la participación de una persona. Por ejemplo, no sería adecuado llamar auditoría a un informe o comprobación que realizara como rutina un ordenador u otro tipo de máquina.
• Existe un sujeto pasivo, que es la organización (empresarial o no) donde acontecen unos hechos, actividades o asuntos definidos sobre los que se interesa el sujeto activo (auditor) y a los que, al final, presta atención. Tales hechos pueden ser de muy variada naturaleza: una gestión económica, unos documentos contables registro de tal gestión, un impacto de actividad humana en el medio ambiente, la adecuación de unas actividades a unos preceptos legales, el funcionamiento de un sistema informático.
• Es necesario que el sujeto activo sea un experto en la materia que se ha de analizar. La formación y conocimientos necesarios para ejercer de auditor variarían según la naturaleza del hecho que se va a analizar.
• El experto ha de fundamentar su trabajo en pruebas que revelen una evidencia suficiente. No se puede auditar a distancia sin conocer a fondo los hechos o tareas que se juzgan.
• Hay que emitir un informe que resume la opinión del experto y del que este es responsable.

La auditoría quedaría incompleta si el auditor, tras realizar su trabajo, no comunica las conclusiones a un sujeto interesado en conocer tal información (propietarios de una empresa, empleados, autoridades públicas, clientes…).

El proceso de auditoría puede entenderse como: Auditor -> Examen y pruebas / Normas y Ley -> Empresa.

Sujetos interesados en la información -> Informe de opinión.

1.2 Concepto de Auditoría de Recursos Humanos y sus Características

La Ley 19/1988, de 12 de julio, de Auditoría de Cuentas, viene a definir en su artículo 1 lo que se entiende por auditoría de cuentas anuales, siendo esta:

“la actividad consistente en la revisión y verificación de documentos contables, siempre que aquella tenga por objeto la emisión de un informe que pueda tener efectos frente a terceros”.

Dado que a día de hoy no existe una regulación específica de la actividad de la auditoría sociolaboral, las definiciones de auditoría sociolaboral, auditoría de recursos humanos o del trabajo son mucho más escasas y difíciles de encontrar, además de que las actuaciones en el desarrollo de la misma vienen siendo tomadas analógicamente de las normas técnicas de la auditoría contable.

Entre las definiciones más antiguas de lo que es la auditoría sociolaboral encontramos:

“Es la actividad realizada por una persona cualificada e independiente que consiste en analizar, mediante pruebas de auditoría y verificación, la información existente en una empresa acerca del cumplimiento de los preceptos laborales”. (Mutuas Cyclops, 1992)

Esta definición se restringe al terreno jurídico, limitando únicamente el alcance de la auditoría a la revisión de si se respetan o no las leyes y normativas del derecho del trabajo, seguridad social y fiscal.

Un notable avance en el concepto nos da la aportación realizada por de la Poza Lleida (1992) que considera que la auditoría sociolaboral está constituida por dos partes:

• Auditoría social-humana: orientada al control de la correcta aplicación de la vigente ley laboral y contable.
• Auditoría humana: que se ocupa de la valoración de puestos de trabajo, política de empleo, envejecimiento de la plantilla.

Harper y Lynch (1992) ponen especial interés en la orientación a la búsqueda de propuestas de mejora, por lo que, la auditoría de recursos humanos la definen de la siguiente manera:

• Un examen de las políticas y sistemas de gestión y/o desarrollo de los recursos humanos de una organización y una evaluación de su funcionamiento actual,
• Con la misión de elaborar una opinión profesional sobre si las acciones llevadas a cabo en materia de recursos humanos en un periodo de tiempo concreto justifican los gastos e inversiones efectuadas.
• Además, pretende sugerir acciones y medidas para la mejora de la gestión y del desarrollo de la rentabilidad.

El enfoque estratégico no se incorpora a la auditoría de recursos humanos hasta bien entrados los años 80, con los estudios de Peretti y Vachetie (1986) y de Egg (1987) donde se reconoce:

• La auditoría de recursos humanos como sistema de información directiva, para conocer el estado objetivo y facilitar el desarrollo de procesos de gestión y/o desarrollo de recursos humanos.
• La auditoría de recursos humanos como sistema de control y evaluación de la aplicación de las políticas y procesos establecidos.

Un nuevo enfoque es el aportado por Galán (2000) cuando define la auditoría sociolaboral como:

La actividad desarrollada por expertos (externos o internos) consistente en la evaluación de la gestión y política de recursos humanos, su adecuación estratégica, así como de la revisión de obligaciones legales y contables relacionadas, realizada en una organización concreta, con el objeto de emitir una opinión y propuestas de mejora utilizando una serie de procedimientos y pruebas de auditoría.

Pero avanzando aún más, una auditoría sociolaboral puede definirse como:

“un conjunto de actuaciones realizadas por profesionales independientes que consisten en el examen y revisión de la situación laboral de una empresa, mediante el estudio de la documentación e información aportada por la misma, reflejando finalmente en un informe la situación real de la empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones jurídicas tanto a nivel laboral como de seguridad social” (Quintans y Benito, 2004)

En función a esta definición podemos establecer como características de la auditoría sociolaboral las siguientes:

• Tiene que ser sistemática.
• Tiene que ser objetiva.
• Tiene que aplicarse técnicas de revisión y verificación adecuadas.
• Debe realizarse por personas expertas, íntegras e independientes.
• Tiene que basarse en la información y documentación entregada por la empresa auditada.
• Tiene como destinatarios a los órganos de dirección de la sociedad.

Después de todas las definiciones y consideraciones recogidas a lo largo de los años, definimos la auditoría sociolaboral como:

“La actividad desarrollada por expertos (externos o internos) consistente en la revisión de la gestión y política de recursos humanos, su adecuación estratégica, así como la revisión de obligaciones legales y contables relacionadas, realizada en una organización concreta, utilizando una serie de procedimientos y pruebas de auditoría con el objeto de emitir una opinión técnica que tenga efectos frente a terceros” (Cordero, 2015)

En función a esta definición podemos establecer como características de la auditoría sociolaboral las siguientes:

• Tiene que ser sistemática.
• Tiene que ser objetiva.
• Tiene que aplicarse técnicas de revisión y verificación de auditorías adecuadas.
• Debe realizarse por personas expertas, íntegras e independientes.
• Tiene que basarse en la información y documentación entregada por la empresa auditada.
• Tiene como fin la emisión de un informe en el que se refleje la opinión del auditor.
• Tiene como destinatario a la persona que realiza el encargo.
• Tiene efectos y responsabilidades frente a los terceros interesados en dicha información.

1.3 Objetivos de la Auditoría de Recursos Humanos

El primer paso en una auditoría es considerar la necesidad y pertinencia de llevarla a cabo, y definir sus objetivos.

Cuando el objetivo de la auditoría es expresar una opinión sobre los estados financieros y debido a la necesidad de cumplir una premisa legal, se ha de ejecutar de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.

Se trata, por tanto, de un trabajo muy formalizado, existiendo un conjunto de normas de trabajo muy estandarizado.

Cuando el objetivo de la empresa es conocer la situación del área de recursos humanos o el funcionamiento y cumplimiento de las prácticas de calidad, normalmente se trata de trabajos cuyos destinatarios se encuentran en la propia empresa. Se mide la eficacia y eficiencia en las actividades que realiza.

La auditoría sociolaboral tiene una función eminentemente revisora de la situación de una empresa, a nivel de derecho del trabajo y de la seguridad social.

Muchas auditorías sociolaborales vienen siendo utilizadas mayoritariamente para la revisión de una sociedad o sociedades que van a ser adquiridas por otras.

En definitiva, en el amplio juego del mercado mercantil, en los procesos de fusiones, absorciones, compraventas, etc., las sociedades adquirentes pretenden conocer y saber cuál es el estado de la sociedad que van a adquirir a todos los niveles y, por supuesto, también en el ámbito del derecho del trabajo.

Así, por ejemplo, podemos citar varias modalidades de encargo de estas auditorías:

• Auditoría conjunta: es un proceso de fusión en igualdad de condiciones, ambas sociedades son auditadas.
• Auditoría de compra: se denomina así cuando la sociedad adquirente encarga a profesionales la realización de una auditoría de la sociedad que quieren adquirir.
• Auditoría de entrada en el capital de una sociedad: este supuesto viene dándose desde hace un tiempo, sobre todo por lo que se refiere a las sociedades de capital-riesgo que entran en el capital social de una sociedad, tomando un porcentaje significativo de las acciones. Dado que lo que hacen es financiar la sociedad, necesitan saber en qué sociedad están poniendo su dinero.

La auditoría permite a la alta dirección de la empresa:

1. Detectar problemas antes de que se convirtieran en obstáculos serios, adoptar un enfoque proactivo.
2. Aportar elementos de apoyo entre el departamento de recursos humanos y los directivos de línea.
3. Cambiar enfoques que ya no corresponden a la realidad para ayudar al departamento de recursos humanos a cumplir mejor su tarea.
4. Aportar procedimientos mejores para contribuir a los objetivos de la organización.

Resumiendo podemos decir que:

• La auditoría es un proceso racional para investigar, diagnosticar y proponer cambios en la práctica de recursos humanos de una empresa y es un instrumento muy eficaz para conocer todos los pros y contras de las políticas de recursos humanos.
• Así, la auditoría sociolaboral tiene como objetivo revisar la situación de la sociedad que se audita, pero además el objetivo es comunicar a la sociedad que ha encargado esa auditoría los resultados de esa revisión, es decir, la entrega del informe de auditoría.

1.4 Tipos de Auditorías de Recursos Humanos

Se pueden distinguir distintos tipos de auditoría atendiendo a diversos criterios.

a) Según la vinculación existente entre el auditor y la entidad auditada: auditorías internas y auditorías externas.

Auditorías internas. Son aquellas realizadas por el personal de la propia organización o empresa sobre la que se quiere realizar la actividad auditora. En las empresas de cierto tamaño suelen existir personas o un departamento especializado en esta tarea con el nombre de departamento de control interno, auditoría interna o similar. El objeto perseguido con estas auditorías es conseguir información de uso interno y con validez para la gestión. Las principales ventajas de este tipo de auditorías radican en el bajo coste de conseguir información, así como en el excelente conocimiento del funcionamiento de la empresa que tienen los auditores. Sin embargo, el principal inconveniente es que los auditores internos trabajan frecuentemente con muy escaso nivel de independencia.

Auditorías externas. Son las realizadas por auditores ajenos a la empresa auditada. Con la auditoría externa se persigue eliminar los problemas de independencia de la auditoría interna, presentando en cambio un mayor coste. Los informes de los auditores expertos son generalmente considerados de mayor fiabilidad, sobre todo ante los terceros que se relacionan con la empresa (inversores, entidades financieras, Administración del Estado…).

b) Según la obligatoriedad de su realización.

Auditorías obligatorias: son las realizadas en cumplimiento de un precepto legal. Como ejemplo se pueden citar en España las auditorías financieras que se hacen a determinadas empresas de acuerdo con la Ley 19/1988 de Auditoría de Cuentas; determinadas auditorías de riesgos laborales a las que de alguna manera obliga la Ley 35/95 de Prevención de Riesgos Laborales o determinadas auditorías medioambientales que también se realizan para cumplir con alguna imposición legal.

Auditorías voluntarias: las que la empresa u organización realiza voluntariamente. Su utilidad es detectar y solucionar problemas presentes o futuros. Al no existir legislación alguna, no existen los auditores sociolaborales obligatorios.

c) En relación al alcance de la auditoría sociolaboral:

• Auditoría sociolaboral completa de RRHH. En la que se realizará la verificación de la totalidad de las áreas que componen los recursos humanos en la empresa.
• Auditoría sociolaboral de una o varias áreas de RRHH. En la que se procederá a realizar la verificación únicamente de las áreas de recursos humanos objeto del encargo de auditoría.

d) Según la periodicidad de su realización:

Auditorías periódicas o recurrentes: las realizadas de forma regular, anual o bianual. Por ejemplo, las auditorías contables tienen este carácter, realizándose anualmente.

Auditorías ocasionales: las realizadas de forma excepcional, solo cuando se considera necesario u oportuno, por ejemplo, con motivo de la venta de una empresa, con el fin de detectar la causa de una crisis o un problema…

e) Según los niveles de auditoría (Candau, 1985):

• Administración. Consistente en la verificación de la autenticación de las cifras y la conformidad legal.
• Gestión. Comprobación de la aplicación de los procedimientos existentes (conformidad) y la coherencia entre los procedimientos y políticas, así como la pertinencia de los mismos.
• Estrategia. Se verifica la existencia de objetivos, la coherencia interna de los mismos, así como la eficacia de la organización en su consecución.

Consideramos que esta clasificación se corresponde, más que como tipos de auditorías, como partes transversales en cada una de las áreas en las que se puede dividir el trabajo de auditoría sociolaboral.

Los Papeles de Trabajo de Auditoría de Recursos Humanos

Durante los últimos años ha variado la forma de obtener, almacenar y de examinar la información, lo que ha causado también un cambio en la modalidad de los papeles de trabajo.

Componentes de un sistema de información:

• Usuarios
• La Red
• Información
• Servidores

Esto implica un nuevo reto para el auditor, el cual debe considerar el efecto de los cambios tecnológicos en la forma de hacer auditorías.

Contenido

• Tema 2 Los Papeles de Trabajo de Auditoría de Recursos Humanos
• 2.1 Concepto de papeles de trabajo.
• 2.2 Propósitos de los papeles de trabajo
• 2.3 Requisitos de los papeles de trabajo
• 2.4 Contenido de los papeles de trabajo
• 2.5 Propiedad, custodia y conservación de los papeles de trabajo
• 2.6 Clasificación de los papeles de trabajo

2.1 Concepto de Papeles de Trabajo

Todas las pruebas que van recogiendo los auditores a lo largo de su labor de examen e investigación deben de quedar documentadas en archivos escritos o bien en soporte digital en lo que se denomina papeles de trabajo.

Papel de trabajo en auditoría es todo papel, hoja o documento en el que se contiene o vierte información sobre alguno de los aspectos de la empresa auditada, incluidos en el correspondiente programa de trabajo.

Los papeles de trabajo se convierten en una garantía de que se han cumplido las normas de auditoría generalmente aceptadas en el desarrollo del trabajo para llegar a las conclusiones del informe.

En base a los papeles de trabajo se elabora un informe de auditoría. Por lo que son el nexo entre el informe de auditoría y los archivos y registros de la empresa auditada.

Son las pruebas que sirven de soporte al informe y que expresan la opinión de los distintos profesionales que la han realizado.

No existe un modelo único de papeles de trabajo, sino que según el tipo de auditoría, las preferencias del auditor y los distintos métodos de trabajo de la firma auditora, los papeles tendrán un contenido y forma diferente.

Existen papeles de trabajo estándar para muchos de los procedimientos y pruebas de auditoría, pero después cada firma personaliza los suyos cuando actúa en niveles más específicos.

En definitiva, la documentación de auditoría o papeles de trabajo son el respaldo que tiene el auditor para registrar los procedimientos aplicados, soportar sus conclusiones mediante la evidencia obtenida y emitir una opinión independiente.

2.2 Propósitos de los Papeles de Trabajo

Entre la finalidad o propósito de los papeles de trabajo podemos señalar:

• Facilitar los medios para controlar, organizar y supervisar el trabajo que se lleva a cabo.
• Simplificar la integración de las tareas realizadas por los distintos miembros del equipo auditor.
• Servir de base para la elaboración del informe final de auditoría.

La documentación de auditoría sirve para varios propósitos adicionales, pudiendo incluirse lo siguiente:

• Ayudar al equipo a planificar y realizar la auditoría.
• Ayudar a los miembros del equipo, para dirigir y supervisar el trabajo de auditoría y desempeñar su responsabilidad de revisión.
• Permitir al equipo rendir cuentas de su labor.
• Mantener un registro de asuntos de importancia que continuarán en futuras auditorías.
• Permitir la realización de revisiones de control de calidad e inspecciones de acuerdo con la NIA (Normas Internacionales de Auditoría) o los requisitos nacionales que sean exigibles.
• Permitir la realización de inspecciones externas de conformidad con los requisitos legales, regulatorios o de otra índole, aplicables.

Resumiendo podemos decir que:

• El propósito de los papeles de trabajo es ayudar en la planificación y realización de la auditoría, en la supervisión y revisión de la misma y en suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor.

2.3 Requisitos de los Papeles de Trabajo

1. Los papeles de trabajo deberán adecuarse a cada trabajo en particular, pero deben poseer características suficientes como para que les permitan servir de soporte para demostrar los estados financieros u otra información sobre los que el Auditor independiente está emitiendo su opinión.

2. Los papeles de trabajo deben dejar expreso que la auditoría ha sido planeada mediante el uso de planes y programas y el desempeño de los ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma adecuada.

3. Los papeles de trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la compañía ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditoría.

El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores requisitos podrá tomar variadas formas como por ejemplo: anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, plantillas, las cuales deberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor.

2.4 Contenido de los Papeles de Trabajo

El contenido de los papeles de trabajo debe ser claro y completo, de tal manera que cualquier otro Auditor que revise los mismos pueda entenderlos sin tener la necesidad de recurrir a la fuente de información.

Cada papel de trabajo debe contener un apartado (parte superior) que recoja el nombre de la compañía, el título de la cédula o memorándum, la naturaleza del trabajo (auditoría) y la fecha del examen.

En la parte superior derecha del papel de trabajo se anotará el número o letra del índice correspondiente y si la cédula estuviera compuesta por más de una hoja, esto se indicará mediante la numeración de cada una de estas: “1 de 3”, “2 de 3”, etc.

Cada papel de trabajo debe ser firmado y fechado por la persona o personas que efectuaron cualquier anotación en el papel de trabajo de tal modo que se indique en el trabajo realizado por cada uno.

Si el papel de trabajo fue preparado originalmente por la Empresa para nuestra revisión, esto se indicará con las letras “PPE” (PREPARADO POR LA EMPRESA) encima de la firma de nuestro representante.

Los papeles de trabajo han de componerse al menos por las siguientes partes:

• Encabezamiento: donde se recoge el tipo de trabajo de forma concreta, la empresa que se va a auditar y la fecha en la que se realiza la auditoría.
• Identificación de la persona que realiza la labor auditora.
• Fuentes de información de donde se obtiene los datos recogidos.
• Alcance del trabajo: especificar el tamaño de las muestras y forma de obtención de las mismas.
• Explicación del trabajo realizado.
• Información general o comentarios sobre hechos importantes que surjan a lo largo de su elaboración, así como problemas que se detecten.
• Conclusiones a las que se llega una vez finalizado el mismo.
• Firma del responsable de los trabajos del documento.

Concluyendo, acerca del contenido de los papeles de trabajo podemos decir que:

• La firma auditora o el auditor deberá asegurarse de que el contenido de los papeles de trabajo sea suficiente y que mediante estos se respaldan sus conclusiones finales.
• Además, es necesario que su contenido sea claro y que cualquier persona externa a la revisión o los encargados de la auditoría interpreten dichos papeles y lleguen a las mismas conclusiones.

2ª Práctica Tema 2:

Investigando y utilizando los medios a tu alcance (apuntes, internet, manuales, etc.) elabora modelos de papeles de trabajo “tipos” que te sirvan de base para la realización de tu caso práctico.

2.5 Propiedad, Custodia y Conservación de los Papeles de Trabajo

Los encargados de la auditoría asumen responsabilidad por los papeles de trabajo preparados por los auxiliares bajo su supervisión y deben indicar la revisión y aprobación del trabajo consignando sus iniciales, en cada cédula cerca de la firma de la persona que hizo el trabajo.

Las cédulas comúnmente se preparan con lápiz, de tal forma que sean legibles, sin llegar a manchar. Las cifras negativas deben ser mostradas entre paréntesis y signos similares, para poder identificarlas.

Los índices y referencias cruzadas de los mismos deben anotarse en lápiz rojo, porque el uso de un color ayuda en la revisión de los papeles de trabajo.

Deben trazarse, así mismo, líneas sencillas debajo de todas las columnas que hayan de totalizarse, y doble línea debajo de los totales.

Confidencialidad de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo deben ser considerados como documentos confidenciales y su uso deberá estar restringido al equipo de auditoría, gerente de proyecto y socio. El software deberá ser capaz de restringir el acceso únicamente al personal asignado que cumpla con los requisitos éticos.

El auditor ha de mantener estricta confidencialidad sobre toda la información adquirida en el transcurso de la auditoría concerniente a los negocios de sus clientes.

Custodia de los Papeles de Trabajo

• Los papeles de trabajo deben mantenerse en un lugar seguro y bajo medidas de seguridad apropiadas y bajo la estricta vigilancia.
• En el tema de la seguridad de la información involucra lo relativo a la seguridad física y la seguridad lógica.
• Los auditores deben conservar todos los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión sobre las cuentas anuales que hayan examinado.
• El auditor de cuentas deberá conservar y custodiar durante cinco años, a contar desde la fecha del informe, la documentación de la auditoría, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyen las pruebas y el soporte de las conclusiones que conste el informe.

Propiedad

Los papeles de trabajo son propiedades del auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero esta propiedad no es absoluta, ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen.

Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

2.6 Clasificación de los Papeles de Trabajo

En una Auditoría normal puede existir una gran variedad de papeles de trabajo. Por lo que la forma de clasificarlos también es muy variable dependiendo del auditor.

Según su naturaleza y contenido los papeles de trabajo se podrían clasificar en:

Buscar ejemplos de:

• Planes, programas y cuestionarios.
• Papeles de trabajo referidos al balance.
• Papeles de trabajo referidos a la cuenta de resultados.
• Copia de actas y otros documentos.
• Carta de manifestaciones de la empresa auditada, de abogados o terceros, relacionadas con la auditoría en cuestión.
• Otros papeles de trabajo, aquí se contemplan los que no resulte procedente incluirlos en apartados anteriores.

El Protocolo Auditor

Contenido

• 3.1 Introducción
• 3.2 Etapa Previa a la Auditoría Sociolaboral.
• 3.3 Etapa de Ejecución de la Auditoría Sociolaboral.
• 3.4 Etapa Post-Auditoría.

3.1 Introducción

El concepto del protocolo tiene un significado que depende del sentido en el que hablemos:

• Si lo hacemos en sentido de sociedad, entonces nos referimos a ciertas reglas establecidas por el trato social.
• Si es en diplomacia, entonces nos referimos a las fórmulas iniciales de un texto con valor jurídico.
• Si ahora nos referimos a la actuación de una persona, entonces su significado es el conjunto de procesos específicos establecidos en un plan.
• Y por último, si nos referimos al protocolo notarial, entonces nos estamos refiriendo a la recopilación anual de documentos notariales.

Por tanto, podemos concluir que se trata de una serie de normas, reglas y procedimientos de actuación común a todos los partícipes y que serán diferentes según el ámbito al que nos referimos.

Así, nosotros utilizaremos el término protocolo como conjunto de actuaciones o procedimientos que han de ser aplicados por los auditores sociolaborales en la realización de la auditoría que les ha sido encargada.

La dificultad de dar normas generales de actuación a la hora de realizar una auditoría de RR.HH. radica en que cada empresa, cada centro de trabajo, incluso, debe ser auditado según las características propias.

(Nº de trabajadores, tipos de contrato, riesgos específicos, convenio aplicable, especificidades administrativas según el sector, etc.)

Se deduce la conveniencia de la llevanza de un ARCHIVO O SITUACIÓN-REFLEJO PERMANENTE de la empresa auditada tanto en su aspecto jurídico mercantil (societario) como contractual, de seguridad social, etc. Por tanto, EL PROTOCOLO DEL AUDITOR HA DE CUBRIR de una manera genérica todas las áreas y fases de las que se compone la auditoría y su adaptación a la casuística de cada empresa.

EL PROTOCOLO DE UN AUDITOR DE AUDITORÍA SOCIOLABORAL lo elaboraremos cumpliendo rigurosamente con las normas, reglas y procedimientos de actuación incluidos dentro de:

• Las Normas Técnicas de Auditoría de General Aceptación.
• Las Normas Técnicas de Auditoría elaboradas por el Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL).
• Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y en especial a su adaptación a la legislación española (NIA-ES).

Dando una homogeneización de dichas normas a la Auditoría Sociolaboral.

Los Papeles de Trabajo

Las Normas Técnicas de Auditoría Sociolaboral elaboradas por el Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006), en su norma “1.4.3 Papeles de Trabajo y Diligencia Profesional” obligan a la formación de un archivo con la documentación generada en el curso de una Auditoría, para demostrar la diligencia profesional del auditor en los papeles de trabajo.

En este sentido tenemos que seguir lo preceptuado por la Norma Internacional de Auditoría 230 de Documentación de Auditoría (NIA 230) cuyo objetivo es que el auditor tenga la documentación necesaria y suficiente que le proporcione un registro suficiente y adecuado que le proporcione un registro suficiente y adecuado de las evidencias que soportan la opinión de auditoría; y la evidencia de que la auditoría ha sido planificada y ejecutada de acuerdo con las Normas Técnicas de Auditoría (NIA).

La NIA 230 se define a los papeles de trabajo, definiéndolos como:

“documentación de auditoría: registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor (a veces se utiliza como sinónimo el término “papeles de trabajo”)”

Así mismo, la NIA 230 define al archivo de auditoría como:

“una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría correspondiente a un encargo específico”

Siguiendo la NIA 230 el auditor preparará la documentación oportunamente, es decir, en el momento de realización del trabajo y la preparará de manera que pueda permitir a un auditor experimentado, que no haya tenido contacto previo con la auditoría, la comprensión de:

• La naturaleza, el momento de realización y la extensión de los procedimientos de auditoría aplicados en cumplimiento de las NIA y de los requerimientos legales y reglamentarios aplicables.
• Los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados y la evidencia de auditoría obtenida.
• Las cuestiones significativas que surgieron durante la realización de la auditoría, las conclusiones alcanzadas sobre ella, y los juicios profesionales significativos aplicados para alcanzar dichas conclusiones.

En definitiva, los papeles de trabajo han de ser lo suficientemente claros, concretos y precisos como para que otro auditor sociolaboral pueda entender la auditoría realizada, las pruebas ejecutadas y las conclusiones obtenidas por el auditor que la ha realizado.

Escepticismo Profesional

El auditor planificará y ejecutará la auditoría con escepticismo profesional, reconociendo que pueden darse circunstancias que supongan la existencia de incorrecciones materiales (significativas).

La NIA 200, nos define el escepticismo profesional como:

“actitud que implica una mentalidad inquisitiva, una especial atención a las circunstancias que puedan ser indicativas de posibles incorrecciones debidas a errores o fraudes y una valoración crítica de la evidencia de la auditoría”

De esta definición podemos extraer las siguientes ideas:

• Actitud que implica una mentalidad inquisitiva, es decir, el auditor estará en una continua búsqueda de los errores que pudieran aparecer, no dando por verificado aquello que no ha sido expresamente comprobado.
• Hay que tener una especial atención a aquellas circunstancias que puedan ser indicativas de posibles incorrecciones o fraudes, ya que las mismas nos van a indicar el origen de su existencia.
• El auditor ha de realizar una valoración crítica de la evidencia de auditoría en el sentido de que no existan evidencias contradictorias, la fiabilidad de la información sea correcta y se corresponda la suficiencia y adecuación de la evidencia obtenida.
• El auditor ha de realizar una consideración de la experiencia previa sobre la honestidad e integridad de la dirección de la empresa.

Según se especifica en la NIA 200, el mantenimiento del escepticismo profesional ha de mantenerse durante la realización de todo el trabajo de auditoría con el fin de:

• Reducir los riesgos de pasar por alto circunstancias inusuales.
• Generalizar en exceso al alcanzar las conclusiones.
• Utilizar hipótesis inadecuadas en la determinación de la naturaleza, el momento de realización y la extensión de los procedimientos de auditoría o en la evaluación de sus resultados.

Juicio Profesional

Según nos indica la NIA 200 “el auditor aplicará su juicio profesional en la planificación y ejecución de la auditoría”, por tanto, nos dice esta NIA que el juicio profesional del auditor es imprescindible a la hora de determinar:

• La importancia relativa y el riesgo de auditoría.
• La naturaleza, el momento de realización y la extensión de los procedimientos de auditoría utilizados para cumplir los requerimientos de las NIA y obtener evidencia de auditoría.
• La evaluación de si se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada y si es necesario hacer algo más para alcanzar los objetivos de las NIA y, de este modo, los objetivos globales del auditor.
• La evaluación de los juicios de la dirección en la aplicación del marco de información aplicable a la entidad.
• Las conclusiones sobre la base de la evidencia de auditoría obtenida, por ejemplo, al valorar la razonabilidad de las estimaciones realizadas por la dirección al preparar la información.

Así, lo que va a caracterizar el juicio del auditor es la formación práctica, los conocimientos y la experiencia que posea el auditor y que le proporcionan las competencias necesarias para alcanzar juicios razonables.

El juicio profesional del auditor ha de ser documentado adecuadamente de manera que se pueda comprender los juicios profesionales significativos formulados para alcanzar conclusiones significativas durante la realización del trabajo.

Lo que nunca se puede realizar es la utilización de un juicio profesional para justificar decisiones que no se encuentren respaldadas o soportadas por evidencia de auditoría suficiente y adecuada, ya que la opinión de auditoría no puede ser contradictoria con las evidencias obtenidas.

Del Blas, Calvo y García (2015), nos indican que la opinión del auditor sociolaboral respecto de cada contingencia va a depender de la conjunción de tres factores:

• De su materialidad e importancia relativa.
• De la probabilidad de que ocurra, clasificándolas en dos grupos: posibles o ciertas, o no posibles o inciertas.
• De su aptitud para ser cuantificada.

Estos tres factores tendrán que ser valorados, mediante el juicio profesional, por el auditor con el fin de llegar a una conclusión sobre el hecho estudiado.

El Sistema de Control Interno de Calidad del Auditor Sociolaboral

A falta de una legislación específica que normalice la actividad de la auditoría sociolaboral y para cumplir con la finalidad de dar transparencia y fiabilidad frente a terceros en relación a la información de la empresa auditada, el profesional auditor ha de fundamentar su trabajo en normas de calidad.

Las normas técnicas de auditoría sociolaboral elaboradas por el Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006), en su norma “1.4.5 Calidad de los Trabajos” establece literalmente:

“El auditor realizará las tareas precisas para mantener la calidad de su trabajo; los controles de calidad se configuran a través de una estructura organizativa y unos procedimientos establecidos por el auditor con el fin de asegurarse de forma razonable que los servicios profesionales que proporciona a sus clientes cumplen las normas técnicas de auditoría sociolaboral.”

En consecuencia, el auditor tendrá que preparar un sistema de control de calidad de su trabajo, sistema de control que se traducirá en un protocolo de actuación predefinido para las actuaciones del auditor sociolaboral, configurándose dicho control a través de la estructura organizativa y de los procedimientos establecidos por la auditoría para asegurarse de forma razonable que los servicios profesionales de auditoría que proporciona a sus clientes cumplen las normas de auditoría.

Las normas técnicas de auditoría de carácter general nos indican el deber de diligencia profesional del auditor que se manifiesta en el mantenimiento de un nivel de calidad en el desempeño de su trabajo.

Se establece la obligatoriedad para todo auditor sociolaboral de realizar el control de calidad de sus trabajos, con el fin de asegurar de forma razonable que los servicios profesionales de auditoría que proporciona a sus clientes cumplen las normas de auditoría.

El control de calidad ha de cubrir los siguientes objetivos:

• Proporcionar seguridad razonable de que todo el personal profesional de auditoría de la organización, a cualquier nivel de responsabilidad, mantiene sus cualidades de independencia, integridad y objetividad.
• Proporcionar una seguridad razonable de que el personal profesional tiene la formación y capacidad necesarias que le permitan cumplir adecuadamente las responsabilidades que se le asignan.
• Permitir la decisión sobre la aceptación y continuidad de los clientes, teniendo en consideración la independencia del auditor y la capacidad para proporcionar un servicio adecuado.
• Tener una seguridad razonable de que, cuando sea necesario, el auditor solicita ayuda de personas u organismos, internos o externos, que tengan niveles adecuados de competencia, juicio y conocimientos para resolver aspectos técnicos.
• Proporcionar una seguridad razonable de que la planificación, la ejecución y la supervisión del trabajo se han realizado cumpliendo con las normas técnicas de auditoría.

Se establece en la NIA 220 el control de calidad de la auditoría, siendo el auditor el responsable de los sistemas, las políticas y los procedimientos de control de calidad. Este sistema de calidad establecido por el auditor tiene que garantizar que:

• El auditor y su personal cumplen las normas profesionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables.
• Los informes de auditoría emitidos son adecuados en función de las circunstancias.

El auditor tiene la responsabilidad de liderar la calidad en su equipo de trabajo por lo que tiene los objetivos de:

• Promover una cultura interna orientada a la calidad.
• Asignar a la persona correcta como responsable último del sistema.
• Establecer criterios de evaluación y retributivos al nivel de calidad del desarrollo profesional.

Todo el sistema de control de calidad lo impondrá el auditor mediante la utilización de un manual de control de calidad interno que tiene como objetivos:

• Comunicar al personal la estructura de la organización de auditoría y la práctica profesional utilizada.
• Asegurar su difusión, dirigiéndose a todo el personal interviniente para su aplicación, comprensión y cumplimiento.
• Explicar las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad para promover una cultura interna enfocada a la calidad en la realización del trabajo.
• Determinar la estructura y funciones del personal profesional.
• Establecer guías prácticas y documentación soporte relativo a los procedimientos a seguir en relación con los trabajos ejecutados y el control de calidad de los mismos.

El manual de control de calidad interno ha de estar sometido a un proceso constante de actualización, de manera que se encuentre permanentemente actualizado en materia de auditoría sociolaboral.

Por tanto, el manual de control de calidad ha de ser revisado al menos una vez al año con el objeto de evaluar su grado de adaptación a las nuevas circunstancias y su comunicación a todos los miembros de la firma auditora.

La actuación profesional del auditor se realiza siguiendo los principios fundamentales siguientes:

• La independencia, integridad y objetividad es el fundamento básico para una relación profesional entre el auditor y sus clientes.
• No habrá beneficio del conocimiento de información confidencial, absteniéndose de utilizar cualquier tipo de información recibida, por el conducto que sea, con un fin distinto a nuestra actuación profesional.
• El auditor impulsará y facilitará la formación técnica y capacidad profesional de todo el personal, por lo que se requerirá su actualización permanente.
• El auditor aceptará únicamente los trabajos que puedan efectuarse con la debida responsabilidad y diligencia profesional.
• Los honorarios profesionales establecidos en cada trabajo se fundamentarán en el justo servicio prestado a los clientes.

La realización de un trabajo de auditoría se puede descomponer en las siguientes ETAPAS:

• Etapa previa a la auditoría sociolaboral.
• Etapa de ejecución de la auditoría sociolaboral.
• Etapa de post-auditoría.

3.2 Etapa Previa a la Auditoría Sociolaboral

La etapa previa a la auditoría sociolaboral es la que va a definir todas las líneas de actuación del auditor por lo que es de suma importancia para el desarrollo de la auditoría. Esta etapa es necesario subdividirla en cinco partes clave:

• La independencia del auditor sociolaboral.
• Conocimiento inicial de la organización a auditar.
• Los objetivos del trabajo.
• El alcance del trabajo.
• La carta de encargo.

La Independencia del Auditor Sociolaboral

El primer paso por el que ha de comenzar el auditor sociolaboral es por ver la independencia que tiene con respecto a la organización auditada.

Si miramos lo preceptuado en la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, tomándolo como norma de carácter general, nos indica que los auditores deben ser independientes, en el ejercicio de su actividad, de las organizaciones auditadas, debiendo abstenerse de actuar cuando su independencia se vea comprometida en relación con la revisión y verificación que está llevando a cabo.

Por tanto, el auditor y toda persona que tenga capacidad de influir en el resultado de la auditoría, deberán abstenerse de participar de cualquier manera en la gestión o toma de decisiones de la organización auditada.

Debido a este requisito de independencia, ponemos de manifiesto la más absoluta separación e incompatibilidad entre la actividad de auditoría sociolaboral y la consultoría sociolaboral, ya que:

• La primera se corresponde con una revisión y verificación realizada desde el escepticismo profesional y que tiene como resultado una opinión que tiene responsabilidades frente a terceros.
• Mientras que la consultoría sociolaboral consiste en el estudio de la situación de la empresa con el fin de proponer las medidas de ajuste a realizar por la dirección de la empresa en función del resultado del estudio realizado y que no tiene efectos frente a terceros.

Tanto el Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006) en su norma 1.3, como más reciente la NIA 200, establecen que el auditor cumplirá los requerimientos de ética, incluidos los relativos a la independencia, aplicables a los encargos de auditoría, lo que supone el mantenimiento, durante la realización de su actuación profesional, de una posición de absoluta independencia, integridad y objetividad.

• La independencia supone una actitud mental que permite al auditor actuar con libertad respecto a su juicio profesional.
• La integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le obliga, en el ejercicio de su profesión, a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y la emisión de su informe.
• La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del auditor.

Podemos entender que la primera tarea que va a realizar el auditor sociolaboral es la identificación de amenazas a su independencia, verificando que no existe ninguna causa de incompatibilidad que le obligue a rechazar el trabajo. Las causas de incompatibilidad pueden provenir de dos orígenes:

• De circunstancias derivadas de situaciones personales.
• De circunstancias derivadas de servicios prestados.

Las causas de incompatibilidad derivadas de circunstancias personales provienen de:

• La participación del auditor en el órgano de administración de la organización auditada (dirección de la organización).
• Tener un interés financiero significativo en la organización auditada (ser socio).
• Tener una relación de cualquier tipo de operación financiera.

Las causas de incompatibilidad derivada de servicios prestados tienen su origen en:

• La preparación a la organización auditada de servicios laborales.
• La prestación de servicios de valoración laboral.
• La prestación de servicios de auditoría interna.
• La prestación de servicios de abogacía laboral.
• La prestación de servicios de diseño y puesta en práctica de los procedimientos de control interno.

Estas causas también son causas de incompatibilidad cuando concurran en los familiares del auditor sociolaboral.

Como conclusión podemos afirmar que la auditoría sociolaboral no es una actividad de consultoría sociolaboral y que, por el contrario, es una revisión y verificación que va a dar lugar a la formación de una opinión técnica profesional que tiene efectos frente a terceros.

Así mismo, queda demostrado que el primer paso a dar es la verificación de que no existe ninguna causa de incompatibilidad que afecte a nuestra independencia como auditores sociolaborales y a partir de aquí podemos continuar con el proceso de auditoría.

Conocimiento Inicial de la Organización a Auditar

El siguiente paso inevitable e imprescindible en la realización de un trabajo de auditoría sociolaboral, después de verificar nuestra completa independencia, será obtener un conocimiento inicial de la organización a auditar. Este conocimiento podrá realizarlo el auditor:

• Externamente, mediante la investigación de la organización.
• Internamente, mediante la realización de entrevistas y/o cuestionarios a un responsable de RRHH o de la dirección.

¿Cómo podemos obtener información?

• Los medios de obtener información pueden ser muy variados y van desde reuniones con la propia entidad, hasta información de Internet.
• Con el conocimiento mínimo de la entidad podremos calcular el sector en el que nos movemos, el número de empleados, los convenios aplicables, etc., y en definitiva cualquier información que nos indiquen las características de la entidad a auditar.

La norma 2.3.6 del Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006) nos indica una completa relación de datos para conocer la naturaleza de la empresa, su organización y las características de su forma de operar que, sin ser excluyente ni exclusiva, se compone de:

1. El tipo de actividad.
2. El tipo de productos o servicios que suministra.
3. El número y actividad de los centros de trabajo.
4. Ubicación de los centros de trabajo.
5. Plantillas.
6. Modalidades contractuales.
7. Convenios colectivos.
8. Sus relaciones con otras empresas del mismo grupo y terceras vinculadas.
9. Las zonas de prestación de servicios por los trabajadores.
10. Sus métodos de producción.
11. La estructura organizativa.
12. La legislación vigente que afecta a la entidad.
13. El manual de políticas y procedimientos.
14. Modelo de gestión preventiva.
15. Política salarial.

De igual manera, en la norma 2.3.7 del Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006) nos dice que el auditor debe también considerar aquellos aspectos que afectan al sector en el cual se desenvuelve la empresa y para ello también indica una relación de puntos a investigar como son:

1. Condiciones sociolaborales especiales.
2. Normativa específica.
3. Problemática sociolaboral.
4. La estructura y política salarial normalmente seguida por el sector.
5. Convenios colectivos.
6. Tendencias laborales en empresas afines.
7. Antecedentes de hechos y situaciones sociolaborales de trascendencia.
8. Particularidades en materia de seguridad social.

Aquí en este punto realizaremos la primera parte del “cuestionario del plan global de auditoría” que consiste en la realización de un cuestionario a la dirección de la organización a auditar en el que nos suministren toda la información que necesitamos para conocer las características concretas de la organización.

Decimos que realizaremos una primera parte, ya que si nos fijamos, en este punto de la auditoría aún no existe una relación contractual por lo que el interlocutor de la organización puede no querer dar toda la información sensible sobre la empresa. En consecuencia, las partes del cuestionario del plan global de auditoría que recoge esas partes más sensibles las realizaremos, una vez se haya firmado “la carta de encargo de la auditoría sociolaboral”.

De igual manera y para conocer los procedimientos de control que realiza la organización, proponemos realizar la primera parte del cuestionario del control interno de la organización.

Esta primera parte, se compone de preguntas que nos van a suministrar la información suficiente para conocer el sistema de control interno instaurado por la dirección de la organización, y que, al igual que en el plan global, no se van a resolver las cuestiones más sensibles que se dejarán para la segunda parte que se realizará una vez se haya firmado “la carta de encargo de la auditoría sociolaboral”.

El estudio y evaluación adecuados del control interno, nos servirá como base fiable para:

• La determinación del alcance suficiente para la planificación de la auditoría.
• Para determinar la naturaleza y momento de realización de las pruebas en los procedimientos de auditoría que han de ser aplicados.

No obstante, el auditor tiene la obligación de comunicar por escrito a la dirección de la organización auditada las debilidades significativas de control interno identificadas en la ejecución de su trabajo.

Una vez que hemos obtenido la información sobre la organización a auditar que a juicio del auditor consideramos suficiente, procedemos a estudiarla y a ver si existen o no razones que pudieran impedir la realización de la auditoría por parte del auditor ya que además de las razones de independencia pueden existir otros motivos éticos o morales que hagan que el auditor sociolaboral rechace el trabajo.

Determinación del Objetivo y el Alcance del Trabajo de Auditoría Sociolaboral

A partir del estudio de esta información inicial y mínima, que hemos realizado con la primera parte del cuestionario del plan global y con la primera parte del cuestionario del control interno de la empresa, vamos a proceder a reunirnos con la dirección de la organización con el objeto de realizar con él la definición de los grandes objetivos de la auditoría sociolaboral.

Hay que cerrar con la dirección de la entidad los objetivos y el alcance del trabajo de auditoría.

¿Por qué?

El auditor sociolaboral orientará a la dirección de la empresa para concretar el objetivo y el alcance de trabajo con el fin de generarle una plusvalía a la dirección de la empresa o para que pueda ser conocida y valorada dicha información por terceros.

Para poder entregar un trabajo que sirva a los intereses de la dirección de la organización auditada y le ofrezca un valor añadido, hay que centrar los objetivos y el alcance con la dirección de la organización.

Cuando nos referimos a objetivos de trabajo de auditoría sociolaboral, estamos tratando de centrar si el trabajo va a consistir en la realización de una auditoría sociolaboral completa de todas sus áreas (lo que supone un importante coste económico) o puede consistir en la realización de la auditoría sociolaboral de una o varias áreas de las que se compone la auditoría sociolaboral.

En relación al alcance del trabajo nos referimos a la profundidad con que se va a realizar el trabajo, es decir, al periodo objeto de estudio o incluso a uno o varios centros de trabajo concretos. Una vez que tengamos:

• Verificada nuestra independencia.
• El necesario conocimiento de las entidades a auditar.
• Y delimitado el objetivo y el alcance del trabajo a realizar.

Prepararemos LA CARTA DE ENCARGO o contratación de la auditoría sociolaboral.

En ella se reflejará, MUY CLARAMENTE, el servicio concertado que será la auditoría general de todas las áreas o de alguna específica en particular de los recursos humanos, según el alcance del trabajo (contratos, riesgos laborales, ausentismo, etc.)

¿Por qué la carta de encargo es garantía para el auditor y el cliente?

La carta de encargo es el primer documento que hay que tener y conservar pues tiene trascendencia a la hora de exigir la responsabilidad por el servicio prestado y además, clarifica los honorarios de la auditoría, además de ser un documento contractual.

La norma 2.4 del Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006) en la que nos dice que el auditor deberá:

• Acordar por escrito con su cliente el objetivo y alcance del trabajo, así como sus honorarios o los criterios para su cálculo para todo el periodo de nombramiento.
• Se deberá indicar el total número de horas estimado para la realización del trabajo.
• Antes de aceptar el nombramiento, el auditor sociolaboral podrá solicitar de la organización auditada todos los datos que considere necesarios para preparar su propuesta.
• Antes de aceptar el encargo, el auditor sociolaboral debe considerar si existe alguna razón que aconseje su rechazo por razones éticas o técnicas.

La NIA 210 nos dice que el auditor acordará los términos de auditoría con la dirección o con los responsables del gobierno de la entidad, según corresponda.

Los términos del encargo de auditoría acordados se harán constar en una carta de encargo u otra forma adecuada de acuerdo escrito, e incluirán adaptándose al campo sociolaboral:

1. El objetivo y el alcance de la auditoría.
2. Las responsabilidades del auditor.
3. Las responsabilidades de la dirección.
4. La identificación del marco de información aplicable.
5. Una referencia a la estructura y contenido que se espera de cualquier informe emitido por el auditor y una declaración de que pueden existir circunstancias en las que el contenido y las estructuras del informe difieran de lo esperado.

Debemos de entender, y así lo exigen las NIA, que el auditor sociolaboral ha de obtener la confirmación de la dirección de la empresa de que esta reconoce y comprende su responsabilidad en relación con los recursos humanos, su diseño y control interno, ya que el auditor no se puede hacer responsable de los mismos debido a que, de intervenir en ellos, estaría rompiéndose la independencia del auditor.

Contenido de la Carta de Encargo

La forma y contenido de la carta de encargo de la auditoría sociolaboral puede variar para cada actuación, pero incluirá necesariamente una serie de referencias obligatorias que son comunes a todos los trabajos.

Dichas referencias vienen recogidas en la NIA 210 y, mediante su adaptación al campo sociolaboral, son las siguientes:

• La definición del alcance de la auditoría, incluida una referencia a las disposiciones legales o reglamentarias y las NIA aplicables, así como las normas de ética y otros pronunciamientos de organizaciones profesionales a los que el auditor se adhiera.
• La forma de presentación de los resultados del encargo de auditoría.
• El hecho de que, por las limitaciones inherentes al control interno, haya un riesgo inevitable de que puedan no detectarse algunas incorrecciones materiales, incluso aunque la auditoría se planifique y se ejecute adecuadamente de conformidad con las NIA.
• Los planes relativos a la planificación y ejecución de la auditoría.
• La expectativa de que la dirección proporcione manifestaciones escritas.
• El acuerdo de la dirección de poner a disposición del auditor cualquier información necesaria con tiempo suficiente para que el auditor pueda terminar la auditoría en el tiempo propuesto.
• El acuerdo de la dirección de informar al auditor sobre los hechos que pueden afectar a la información sociolaboral y que lleguen a conocimiento de la dirección durante el periodo que media entre la fecha del informe de auditoría y la fecha de publicación de la información sociolaboral.
• La base sobre la que se calculan los honorarios y cualquier otro posible acuerdo de facturación.
• La solicitud de que la dirección acuse recibo de la carta de encargo y apruebe los términos del encargo que se recogen en ella.

Así mismo, la NIA 210 también, ya con carácter voluntario, propone otras cuestiones a incluir cuando proceda en la carta de encargo:

• Acuerdos relativos a la participación de otros auditores y expertos en algunos aspectos de la auditoría.
• Acuerdos referidos a la participación de auditores internos y de otros empleados de la entidad.
• Acuerdos que deban alcanzarse con el auditor predecesor, si lo hubiera, en el caso de un encargo inicial de auditoría.
• Cualquier limitación de la responsabilidad del auditor cuando exista esa posibilidad.
• Una referencia a cualquier otro acuerdo entre el auditor y la entidad.
• Cualquier obligación de proporcionar papeles de trabajo de auditoría a otras partes.

En primer lugar, tenemos que tener presente que la carta de encargo ha de dirigirse a la persona u órgano social que tenga la responsabilidad y capacidad legal para solicitar el encargo, lógicamente al tratarse de un contrato, regido en España por la legislación civil, el mismo ha de estar firmado por personas con poderes para poder realizar contratos de servicios.

El destinatario de la auditoría puede ser la propia empresa auditada o un tercero interesado en la realización de la misma por diferentes motivos como pudieran ser para comprar la empresa, invertir en ella o incluso establecer relaciones comerciales con ella.

En este último caso, en la carta de encargo hay que añadir la autorización expresa de la empresa que va a ser auditada, de que va a permitir la realización de dicha auditoría y su total colaboración con el equipo auditor.

En estos casos se recomienda que la carta de encargo sea firmada a tres bandas: empresa que encarga el trabajo, empresa que va a ser auditada y auditor.

A continuación, hay que establecer el alcance de la auditoría u objeto del contrato de auditoría o carta de encargo:

• Hay que establecer las condiciones bajo las cuales se llevará a cabo la auditoría Sociolaboral.
• Consistirá en examinar, mediante las técnicas de revisión y verificación idóneas, la información social, jurídica laboral y de seguridad social y estratégica.
• Que se deducirá de los documentos examinados y contrastada con la realidad de la organización.
• Y que tiene por objeto la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto la opinión del auditor sociolaboral.
• Y recomendaciones de mejoras en relación a las debilidades de control interno detectadas con el fin de que la dirección de la sociedad realice la mejora de la gestión y las políticas de RRHH.

No se puede recoger en la carta de encargo ninguna limitación al alcance (caso en el que no es entregada la información solicitada por el auditor para el desarrollo de su trabajo) impuesta por el cliente.

En el caso de que la dirección de la organización decidiera incluirla en los términos del encargo de auditoría, el auditor, siguiendo lo establecido en la NIA 210, no aceptará dicho encargo y únicamente lo aceptará para dar una opinión denegada en el supuesto de que esté obligado a ello por una disposición legal.

Únicamente son aceptables aquellas limitaciones al alcance que pudieran venir impuestas por las circunstancias, y en este caso el auditor ha de indicar en la carta de encargo la existencia de dicha limitación y las consecuencias que podrían derivarse de dicha circunstancia en el informe de auditoría sociolaboral.

Procederemos a hacer mención a las disposiciones y normas técnicas aplicables y normas de ética profesional bajo las cuales vamos a desarrollar nuestro trabajo de Auditoría Sociolaboral, que será bajo las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y en lo no recogido en ellas, según las normas técnicas de auditoría adoptadas por el Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006).

El auditor es responsable únicamente de su informe de auditoría y realizará su trabajo de acuerdo con las normas internacionales de auditoría adaptadas por el Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006).

El trabajo del auditor no está específicamente destinado a detectar irregularidades de todo tipo que hayan podido cometerse y, por tanto, no puede esperarse que uno de los resultados de la auditoría sociolaboral sea la detección de todas las irregularidades que existan.

No obstante, el auditor debe planificar su examen teniendo en cuenta la posibilidad de que pudieran existir errores o irregularidades con un efecto significativo.

Dentro de la responsabilidad que tiene el auditor sociolaboral no podemos incluir la de predecir sucesos futuros, ya que la opinión técnica del auditor únicamente proporciona un mayor grado de fiabilidad y transparencia a la situación jurídica laboral, de Seguridad Social y de gestión y de políticas de RRHH de la organización auditada en un momento dado.

Hay que incluir la responsabilidad de la dirección en relación a los recursos humanos ya que son:

• Los responsables del diseño y aplicación de las políticas de RRHH.
• Los responsables del diseño de un control interno de los mismos.

Que permita identificar y asegurar que la entidad cumple con la legislación aplicable y las políticas establecidas.

Como tales responsables, las declaraciones de los administradores y/o directivos de la organización constituyen uno de los métodos para obtener la evidencia que el auditor sociolaboral necesita para fundamentar su opinión, sin perjuicio de la aplicación por este de los procedimientos necesarios para la obtención de la evidencia necesaria y suficiente que soporte razonablemente su opinión técnica.

Caso Práctico:

Esquema aproximado de lo que debe recoger el trabajo:

• Introducción: en ella se indica sobre el área de RRHH escogida para el trabajo, así como un breve recorrido de lo que se va a ver.
• Desarrollo del mismo:
  • La legislación aplicable.
  • Los programas de trabajo.
  • Las pruebas de obtención de la evidencia.
  • Las conclusiones posibles.
  • Las recomendaciones para las salvedades.
  • Bibliografía: material utilizado para la realización del trabajo (revistas, libros, artículos, páginas web, informes, bases de datos, etc.).

La etapa previa a la auditoría Sociolaboral es la que va a definir todas las líneas de actuación del auditor por lo que es de suma importancia para el desarrollo de la auditoría:

Esta etapa es necesario subdividirla en cinco partes clave:

• La independencia del auditor sociolaboral.
• Conocimiento inicial de la organización a auditar.
• Los objetivos del trabajo.
• El alcance del trabajo.
• La carta de encargo.

La dirección de la organización es la responsable de proporcionar al auditor sociolaboral el acceso a toda la información relevante ya que toda la documentación sociolaboral elaborada por los responsables del área de RRHH de acuerdo con las obligaciones legales del derecho del trabajo y la seguridad social, han de ser entregadas al auditor para ejecutar su trabajo.

Asimismo, los administradores o dirección de la Entidad, han de facilitar y permitir el acceso al auditor a todos los registros, documentación y cualquier otra información requerida por este en relación con el encargo, con el fin de no tener limitaciones al alcance del trabajo.

De igual manera se incluirán todos los acuerdos relacionados con el grado y naturaleza de la ayuda y colaboración que se espera recibir de los auditores internos y/o del personal de la organización auditada.

Hay que indicar que se entregará al auditor sociolaboral, a la finalización del trabajo, la “Carta de Manifestaciones de la Dirección” firmada, ya que la misma supone evidencia de auditoría al recoger las declaraciones de los administradores y/o directivos de la organización y que constituyen uno de los métodos para obtener la evidencia que el auditor sociolaboral necesita para fundamentar su opinión.

No podemos dejar fuera de la carta de encargo la indicación de los plazos y planificación de la auditoría, ya que tan importante es indicar los planes de la auditoría como el plazo de entrega, como la fecha de entrega al auditor de la documentación laboral elaborada por la Entidad.

Ha de aparecer las referencias al tipo de informe a entregar por el auditor, así como otras comunicaciones a la Dirección derivadas del encargo.

La publicación del informe de auditoría sociolaboral se ha de realizar íntegramente, sin que pueda faltar parte del mismo, con el objeto de no confundir al usuario de la información, así como con el objeto de garantizar la adecuada difusión y comprensión del informe de auditoría, cualquier intención de publicar el informe de Auditoría en un documento que contenga otra información, exigirá el compromiso de proporcionar al auditor un borrador de dicho documento para su lectura, así como obtener su consentimiento para la inclusión del Informe de Auditoría antes de que dicho documento se publique y distribuya.

No debe olvidarse que la auditoría sociolaboral utiliza datos sensibles a la protección de datos de carácter personal, pero que sin ellos no sería posible hacer el trabajo encomendado. Por este motivo, el auditor ha de sumarse a la protección de datos de carácter personal de la organización y firmar el deber de secreto profesional, incluyendo en la carta de encargo la indicación de que toda la información obtenida por el auditor, sus empleados y colaboradores en la realización del trabajo de auditoría se mantendrá en estricta confidencialidad, de acuerdo con el deber de secreto profesional que el Auditor Sociolaboral Firmante y todos los colaboradores de este están obligados a mantener el secreto de cuanta información conozcan en el ejercicio de su actividad, no pudiendo hacer uso de la misma para finalidades distintas de las de la propia auditoría sociolaboral, sin perjuicio del deber de denuncia contemplado en el artículo 262 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal.

Los papeles de trabajo referentes a la Auditoría Sociolaboral, objeto del contrato, son propiedad del auditor, y los mantendrá en su poder de acuerdo con las exigencias de custodia establecidas en la normativa de auditoría general de adaptación.

Únicamente podrán acceder a los papeles de trabajo:

• Los sujetos que han intervenido en la elaboración de la auditoría sociolaboral,
• Aquellas personas expresamente autorizadas por la organización auditada y con el consentimiento del auditor firmante.
• Quienes resulten designados por resolución judicial.
• Quienes estén autorizados por ley cuando esta exista.

Como todo contrato, no podemos olvidar el apartado de los honorarios profesionales, que en auditoría hay que hacer indicación de las horas estimadas para la realización del trabajo y de los honorarios para el primer ejercicio de nombramiento y de los criterios para el cálculo de los mismos en los restantes ejercicios, en el supuesto de una contratación por un periodo de tiempo determinado.

Cuando el nombramiento se efectúe por un único ejercicio, únicamente se reflejarán los honorarios de ese ejercicio.

De igual manera tenemos que incluir las condiciones de pago de dichos honorarios.

La carta de encargo de auditoría sociolaboral, como contrato que vincula a dos partes debe de recoger indicación, en su caso, de la posibilidad de resolver mediante arbitraje o mediante jurisdicción ordinaria, todo litigio, controversia o reclamación resultante de la carta de encargo, acto o relación jurídica, o relativo a la misma, a su interpretación o ejecución, su incumplimiento, resolución o nulidad.

Para finalizar la carta de encargo tiene que aparecer la aceptación de todas las partes mediante la fecha y firma de los participantes en el contrato.

3.3 Etapa de Ejecución de la Auditoría Sociolaboral

Etapa de ejecución

1. La planificación de la auditoría:
   1. Detección de riesgos de auditoría.
   2. Valoración de los riesgos de auditoría.
   3. Determinación de la importancia relativa o materialidad.
   4. Respuestas del auditor a los riesgos.
   5. Estrategia global de auditoría.
   6. Redacción de los programas de trabajo.
   7. Plan global de auditoría.
   8. Memorándum de planificación.
2. Plan de colaboración y recopilación de la información
3. Estudio de la información y ejecución de las pruebas.
4. Emisión del informe.

Informe de Auditoría Sociolaboral

La Planificación de la Auditoría Sociolaboral

El auditor sociolaboral tiene que planificar su trabajo por motivos de eficiencia, coste y calidad de la auditoría sociolaboral, pero además porque así lo regulan las normas técnicas de auditoría de general aceptación que estamos considerando:

• CEAL (2006), en su norma 2.3.1 nos dice que “el trabajo se planificará apropiadamente”.
• NIA 300 nos impone la necesidad de planificación del trabajo con anterioridad al comienzo de este.

La planificación, además de ser una norma, es una fase esencial de la auditoría pues del éxito o el fracaso de la planificación dependerá en gran medida el éxito o el fracaso del resto del trabajo.

Según Steiner (1979):

En la FASE DE PLANIFICACIÓN deben quedar totalmente aclaradas las siguientes CUESTIONES:

• ¿Qué debemos hacer?
• ¿Quién hará el trabajo?
• ¿Cómo se hará el trabajo?
• ¿Dónde se va a realizar el trabajo?
• ¿Cuándo o en qué periodo de tiempo se va a realizar?
• ¿Qué tipo de informe se va a emitir? (auditoría, revisión ilimitada, examen diagnóstico, etc.)
• ¿En qué fecha es necesario que esté terminado el trabajo?
• ¿Cuándo estará terminado el informe?

En resumen, el auditor deberá planificar su trabajo de forma adecuada a fin de:

• Identificar los objetivos de cada área de la auditoría a realizar.
• Determinar los métodos para alcanzarlos de forma eficaz y eficiente.

El Centro Europeo de Auditores Sociolaborales (CEAL) (2006), en su norma 2.3.2 nos dice las cuestiones a considerar por el auditor a la hora de realizar la planificación:

• Una adecuada comprensión de las características sociolaborales de la entidad y del sector en que esta opera.
• Los procedimientos y principios de gestión sociolaboral que sigue la entidad y la uniformidad con que han sido aplicados, así como los sistemas de documentación utilizados.
• El grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperado de los sistemas de gestión internos.
• Documentar adecuadamente el plan de la auditoría.

La actividad de planificación, según la NIA 300, requiere la realización por parte de auditor sociolaboral de 3 partes:

• El establecimiento de la estrategia global de auditoría.
• Desarrollo del plan de auditoría.
• Actualización y cambio de la estrategia global, en su caso.

Además, según esta NIA el auditor con el fin de garantizar la calidad y la fiabilidad del trabajo realizado:

• Planificará la naturaleza, el momento de realización y la extensión de la dirección y supervisión de los miembros del equipo de trabajo.
• La revisión del trabajo por el auditor principal.

Estrategia Global del Auditor Sociolaboral

Según la NIA 300, el auditor establecerá una estrategia global de auditoría que determine el alcance, el momento de la realización y la dirección de la auditoría, y de que guíe el desarrollo del plan de auditoría, y para ello el auditor procederá a:

Plan de Auditoría Global

El plan global de auditoría define la dirección que tomará la auditoría en cada momento. La NIA 300 obliga al auditor a desarrollar un plan de auditoría, el cual incluirá una descripción de:

• Los procedimientos planificados para la valoración del riesgo, como determina la NIA 315.
• Los procedimientos de auditoría posteriores planificados relativos a las afirmaciones, tal como establece la NIA 330.
• Otros procedimientos de auditoría planificados cuya realización se requiere para que el encargo se desarrolle conforme con las NIA.

El documentar las razones y los hechos considerados y el plan global de auditoría es lo que llamamos memorándum de planificación que debe incluir los siguientes aspectos:

• Descripción del negocio del cliente y cambios producidos en el último ejercicio y, en general, un resumen de la información obtenida en cada área de la valoración de los riesgos.
• Alcance general del examen.
• Filosofía del control interno y definición del enfoque a seguir en cada área.
• Valoración del riesgo por área.
• Respuesta del auditor a los riesgos valorados.
• Programas de trabajo.
• Definición de cómo funcionará la coordinación con el cliente.
• Designación del equipo de trabajo.

Identificación y Valoración de los Riesgos

Se trata de una revisión global orientada a conocer el negocio del cliente y cuyo propósito de desarrollar un plan de actuación para la auditoría. Antes de desarrollar dicho plan (objeto final de esta revisión global) es necesario conocer:

• La industria o industrias en que opera la empresa.
• La organización de la empresa.
• La naturaleza general de los sistemas de administración y controles de la empresa.
• Los problemas de negocio singulares de la empresa.

NIA 315, el objetivo del auditor al efectuar esta revisión es identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debida a fraude o error mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido su control interno, con la finalidad de proporcionar una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos valorados de incorrección material.

Los procedimientos de valoración del riesgo según la NIA 315 incluirán los siguientes:

• Indagaciones ante la dirección y ante otras personas de la entidad que, a juicio del auditor, puedan disponer de información que pueda facilitar la identificación de los riesgos de incorrección material debida a fraude o error.
• Procedimientos analíticos que, como procedimientos de valoración del riesgo, pueden identificar aspectos de la empresa que el auditor no conocía y facilitar la valoración de riesgos de incorrección material con el fin de disponer de una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos valorados.
• Observación e inspección, que pueden dar soporte a las indagaciones ante la dirección y ante otras personas, y pueden asimismo proporcionar información acerca de la entidad y de su entorno.

Para la identificación de los riesgos de auditoría, la NIA 315 nos dice que el auditor obtendrá conocimiento de:

• Factores sectoriales y normativos y otros factores externos.
• La naturaleza de la empresa, sus operaciones, su estructura de gobierno y propiedad, los tipos de inversiones que la empresa realiza o va a realizar, y el modo en que la empresa se estructura y la forma de comprender los tipos de transacciones que realiza la empresa.
• La selección y aplicación de las políticas utilizadas por la empresa, incluidos los motivos de cambios en ellas, en atención a sus actividades.
• Los objetivos y las estrategias de la empresa, así como los riesgos del negocio relacionados, que puedan dar lugar a incorrecciones materiales.
• La medición y revisión de la evolución de la empresa.

La rápida identificación de los problemas más importantes que afecten a la auditoría, es esencial para que el trabajo sea lo más eficaz posible y puede ser extremadamente útil para prevenir situaciones embarazosas para el cliente evitando demoras innecesarias al emitir los informes de auditoría.

Las áreas problemáticas deben tratarse con la dirección de la entidad en fecha temprana, cuando pueden resolverse en forma ordenada.

Este enfoque minimizará los problemas que puedan derivarse del tratamiento de los asuntos cruciales y delicados en conexión con el examen e informe del auditor.

Esta revisión previa se materializa con la finalización del cuestionario del plan global de auditoría (segunda parte), en el que incluiremos todas las cuestiones necesarias para la correcta comprensión de la naturaleza del negocio del cliente, del entorno de la organización y las posibles áreas de riesgo.

Es función de la dirección de la entidad formalizar las acciones necesarias para planificar, controlar y manejar los recursos humanos de forma que se logren los objetivos que se han propuesto en este área. Esta función, que denominamos <<función de planificación y control>> establece la filosofía general del control interno y las guías que controlan las acciones y actitudes de toda la organización.

El estudio y evaluación adecuada del control interno, nos servirá como base fiable para la determinación del alcance suficiente para la planificación de la auditoría y para determinar la naturaleza y momento de realización de las pruebas en las que se deberán concretarse los procedimientos de auditoría que han de ser aplicados.

No obstante, el auditor tiene la obligación de comunicar por escrito a la dirección de la organización auditada, las debilidades significativas de control interno identificadas en la ejecución de su trabajo.

Para el estudio de la filosofía del sistema de control interno de la empresa, el auditor tiene que estudiar los siguientes aspectos del sistema de control interno:

El auditor realizará un seguimiento del control interno realizado por la empresa, incluidas las actividades de control interno relevantes para la auditoría y del modo en que la empresa inicia medidas correctoras de las deficiencias en sus controles.

La verificación de los sistemas de control interno ha de ser realizada por el auditor, mediante la comprobación y realización de pruebas con un triple fin:

• El control existe en el sistema.
• El control es adecuado.
• El control permanece en el tiempo.

Importancia Relativa o Materialidad

Consiste en valorar las incorrecciones y su importancia en relación a la opinión del auditor.

La determinación por el auditor de la importancia relativa viene dada por el ejercicio de su juicio profesional, y se ve afectada por su percepción de las necesidades de información de los usuarios.

El auditor tiene que aplicar el concepto de importancia relativa en:

• La planificación.
• La ejecución de la auditoría.
• La evaluación del efecto de las incorrecciones identificadas sobre dicha auditoría y no corregirlas.
• La formación de la opinión a expresar en el informe de auditoría.

Según la NIA 320, para considerar la importancia tenemos que tener presente que:

• Las incorrecciones y omisiones son materiales, a efectos de la opinión de auditoría, si influyen en las decisiones de los usuarios de la información.
• Los juicios sobre la importancia relativa se ven afectados por la magnitud o la naturaleza de una incorrección.
• Las cuestiones son materiales atendiendo a las necesidades de los usuarios considerados en conjunto, no individualmente.

El riesgo de auditoría es el riesgo de que el auditor exprese una opinión de auditoría inadecuada cuando la información sociolaboral contiene incorrecciones materiales. El riesgo de auditoría es función del riesgo de incorrección material y del riesgo de detección. La determinación de la importancia relativa implica siempre la aplicación del juicio profesional del auditor.

Riesgo de incorrección material

Riesgo de auditoría

Respuesta del Auditor a los Riesgos Valorados

Según se establece en la NIA 330, el objetivo del auditor sociolaboral es obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada con respecto a los riesgos valorados de incorrección material mediante el diseño e implementación de respuestas adecuadas a dichos riesgos. El conocimiento del entorno de control por el auditor afecta a la valoración que hace de los riesgos de incorrección material y, por lo tanto, a sus respuestas globales.

Un entorno de control eficaz puede permitirle tener más confianza en el control interno y en la fiabilidad de la evidencia de auditoría generada internamente por la entidad. Sin embargo, las deficiencias en el entorno de control tienen el efecto opuesto.

Este entorno de control tiene una incidencia significativa en el enfoque general del auditor, llevándole a poner el énfasis en procedimientos sustantivos (procedimiento de auditoría diseñado para detectar incorrecciones materiales en las afirmaciones) o a aplicar un enfoque que utilice tanto pruebas de controles como procedimientos sustantivos.

Los Programas de Trabajo

• Un programa de trabajo es, básicamente, una relación secuencial ordenada de las distintas pruebas a realizar para auditar un área específica.
• Es, por tanto, un plan de acción para guiar y controlar el trabajo, en el que se describen tanto la amplitud de las diferentes investigaciones a realizar, como los procedimientos en que se basarán estas investigaciones.

La NIA 2.3.6 nos dice que el programa de trabajo debe indicar con suficiente detalle las pruebas de auditoría que el auditor considera necesarias para conseguir los objetivos del examen.

Los programas de trabajo se preparan por secciones o áreas y queda archivado con el resto de los papeles de trabajo y contienen una exposición ordenada, metódica y por escrito de los procedimientos a aplicar de asignación de trabajos a los profesionales del equipo que participen en la auditoría, así como medio de control de la adecuada ejecución del mismo.