Estructura Organizacional: Diseño y Factores Clave
La estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan las tareas de trabajo. Comprender sus diferentes modelos y las fuerzas que la moldean es fundamental para la eficiencia y la adaptabilidad empresarial.
Nuevas Opciones de Diseño de Estructura de Equipo
- Estructura de Equipo: Utiliza los equipos como instrumento central para coordinar las actividades de trabajo, fomentando la colaboración y la flexibilidad.
- Organización Virtual: Una pequeña organización central que contrata externamente sus principales funciones de negocio, permitiendo una gran agilidad y reducción de costos fijos.
- Organización sin Fronteras: Busca eliminar la cadena de mando, tiene tramos de control ilimitados y reemplaza los departamentos con equipos facultados, promoviendo la horizontalidad y la autonomía.
Modelos Organizacionales: ¿Por Qué Difieren las Estructuras?
- Modelo Mecánico: Estructura caracterizada por una departamentalización extensiva, alta formalización, una red de información limitada y centralización. Es eficiente en entornos estables y predecibles.
- Modelo Orgánico: Estructura plana que utiliza equipos interfuncionales y transjerárquicos, tiene baja formalización, posee una red amplia de información y se apoya en la toma de decisiones participativas. Es ideal para entornos dinámicos y de cambio.
Fuerzas que Condicionan la Estructura Organizacional
La estructura de una organización no es estática; se ve influenciada por diversas fuerzas internas y externas que la gerencia debe considerar para asegurar su alineación con los objetivos estratégicos.
1. La Estrategia
La estructura de la organización es un medio para ayudar a la gerencia a lograr sus objetivos. Dado que los objetivos derivan de la estrategia global de la organización, es lógico que la estrategia y la estructura tengan una estrecha vinculación. En este sentido, se postula que:
LA ESTRUCTURA DEBE SEGUIR A LA ESTRATEGIA.
Existen diferentes tipos de estrategias que influyen en el diseño estructural:
- Estrategia de Innovación: Proceso que enfatiza la introducción de nuevos productos o servicios, requiriendo una estructura más orgánica y flexible.
- Estrategia de Minimización de Costos: Proceso que enfatiza el uso de estrictos controles de costos, evita los gastos innecesarios de innovación o mercadotecnia y el recorte de precios, favoreciendo una estructura más mecánica.
- Estrategia de Imitación (Diversificación): Proceso que busca moverse hacia nuevos productos o mercados solo cuando se haya demostrado su viabilidad, combinando elementos de ambos modelos.
2. Tamaño de la Organización
¿El tamaño tiene que ver con la estructura? Definitivamente sí. Una organización con un gran número de personal, como BancoEstado, SERVIU o FONASA, no cabe en un solo edificio. Por tanto, están organizadas en una estructura que contiene una gran especialización, departamentalización, uso de un gran número de procedimientos y reglamentos, etc. En cambio, una organización pequeña en cuanto al número de empleados, probablemente es más orgánica y menos formalizada.
3. Tecnología
La tecnología se refiere a la forma en que una organización transforma sus insumos en productos o servicios. Cada organización tiene al menos una tecnología para convertir recursos financieros, humanos y físicos en sus resultados. La complejidad y el tipo de tecnología utilizada impactan directamente en la necesidad de formalización y centralización.
4. Ambiente
El ambiente comprende aquellas instituciones o fuerzas fuera de la organización que afectan potencialmente su desempeño. Esto incluye proveedores, clientes, competidores, regulaciones, etc. Por ejemplo, las fusiones de empresas competidoras pueden obligar a una organización a reestructurarse para mantener su competitividad.
Dirección Empresarial: Liderazgo y Ejecución Estratégica
La dirección es la fase del proceso administrativo que se encarga de la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
Importancia de la Dirección
La dirección es un pilar fundamental en la gestión empresarial por varias razones clave:
- Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
- A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
- Una dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
- Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.
- A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione de manera cohesionada.
Principios de la Dirección
Para una dirección efectiva, es crucial adherirse a ciertos principios:
- De la Armonía del Objetivo: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa, asegurando que los esfuerzos individuales contribuyan a la meta común.
- Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados, no de la persona que la ejerce.
- De la Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados, fomentando un ambiente de confianza y desarrollo.
- De la Vía Jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de información establecidos por la organización formal para mantener el orden y la claridad en la comunicación.
- De la Resolución del Conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa de manera oportuna y constructiva.
- Aprovechamiento del Conflicto: El conflicto, aunque a menudo visto como un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, puede ser una fuente de innovación y mejora si se gestiona adecuadamente.
Etapas de la Dirección
La dirección se compone de varias etapas interrelacionadas que aseguran la ejecución efectiva de los planes:
- Toma de Decisiones
- Integración
- Motivación
- Comunicación
- Supervisión
- Autoridad
- Delegación
- Mando
- Liderazgo
Toma de Decisiones
La toma de decisiones es un proceso fundamental en la dirección, que implica elegir la mejor alternativa para resolver un problema o aprovechar una oportunidad. Sus etapas son:
- Definir el Problema: Es necesario definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
- Analizar el Problema: Una vez determinado el problema, es necesario desglosar sus componentes para comprenderlo a fondo.
- Evaluar las Alternativas: Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, considerando sus pros y contras.
- Elegir entre Alternativas: Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la más idónea para las necesidades y objetivos de la organización.
- Aplicar la Decisión: Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan detallado para su desarrollo y seguimiento.
Integración
En esta etapa, el administrador elige y se aprovisiona de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas y ejecutar los planes. Comprende tanto recursos materiales como humanos; estos últimos son los más importantes para la ejecución exitosa de cualquier iniciativa.