El Área de Aprovisionamiento

7.1. La Función de Aprovisionamiento

Consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de una empresa (producción/venta) y almacenarlos mientras se inicia el proceso de producción o comercialización. El objetivo es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios y al departamento de ventas los productos que debe comercializar. El encargado de esta función es el departamento de compras.

Aspectos Fundamentales de la Función de Aprovisionamiento

• Compras: Encargado de realizar las adquisiciones, teniendo en cuenta la calidad, el precio, el plazo de entrega, las condiciones de pago y la postventa. Esto requiere una óptima selección de proveedores para rentabilizar estas variables.
• Almacenamiento: Contar con almacenes para guardar los productos hasta que se les dé salida.
• Gestión de inventarios: Determinar la cantidad de existencias que deben mantenerse y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y comercialización.

El Ciclo de Aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en el que son entregados los productos vendidos a los clientes. Existen dos tipos de ciclos:

• Ciclo de una empresa productora: Compras → Existencias → Producción → Existencias → Ventas.
• Ciclo de una empresa comercial: Compras → Existencias → Ventas.

Las Existencias: Concepto y Tipos

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes (stocks). Existen diferentes tipos de existencias:

• Materias primas: Aquellas que, mediante transformación, se destinan a formar productos fabricados.
• Productos semielaborados: Elaborados por la empresa y que normalmente no son objeto de venta hasta que no sufren otra transformación posterior.
• Productos acabados: Productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final.
• Mercaderías: Materiales comprados destinados a la posterior venta sin transformación.
• Otros aprovisionamientos: Elementos incorporables (gasolina, recambios, envases).
• Subproductos.

7.2. La Gestión de Inventarios

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:

• Para evitar la ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos ante un incremento inesperado de la demanda.
• Porque pueden existir diferencias en los ritmos de producción y distribución según la época del año.
• Para obtener descuentos por la compra en gran cantidad.
• Para evitar la inflación.

I) Clasificación de los Costes de las Existencias

Los costes de gestión de las existencias pueden clasificarse en tres grupos:

• Costes de pedido: Son los costes generados por realizar pedidos.
• Costes de adquisición: El precio del producto comprado al proveedor.
• Coste de mantenimiento de inventario: Son los costes de la empresa por mantener un volumen de existencias en sus almacenes (administrativos, operativos, de espacio físico, económicos y financieros).

Los costes de ruptura de stocks son aquellos que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, cuando no puede hacer frente al pedido de un cliente por falta de productos o cuando no puede producir por falta de materias primas necesarias para la producción.

II) Administración de Inventarios: Indicadores Clave

Para estudiar los indicadores que forman la administración de inventarios, hay que considerar:

• Stock máximo: Cantidad máxima de existencias de un material que se puede almacenar.
• Stock de seguridad (SS): Cantidad menor de existencias de un material bajo la cual el riesgo de ruptura de stock es alto.
• Punto de pedido (PP): Nivel de existencias donde se debe realizar el pedido para reaprovisionar el almacén.

III) Modelo de Pedido Óptimo o Modelo de Wilson (EOQ)

El Modelo de Wilson tiene como objeto determinar el volumen de pedido que se debe realizar de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios. Este modelo es aplicable siempre que:

• La empresa se aprovisione por lotes de producto de cantidad constante.
• La demanda de producto sea constante y conocida a lo largo del periodo de gestión.
• El precio del producto y el plazo de aprovisionamiento sean constantes y conocidos.

Funcionamiento: Cuando el nivel de las existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo entre la realización del pedido y la recepción es el plazo de aprovisionamiento. Mientras la empresa espera el pedido, las existencias bajan sin llegar a ser más bajas que el stock de seguridad.

Cálculo del Coste de Gestión Total (CTG)

El coste de gestión está formado por los siguientes elementos:

1. Coste de Adquisición (CA): Coste de comprar el producto al proveedor. Si p es el precio de compra y D es la demanda:

   CA = p · D

   Cuando una empresa no compra el producto, sino que lo fabrica, CA también es el coste de fabricación, donde cf es el coste unitario del producto fabricado:

   CA = cf · D

2. Coste de Pedido (CP): Es el resultado de multiplicar el coste unitario al hacer un pedido (s) por el número total de pedidos (N). El número de pedidos es el cociente entre la demanda total (D) y el volumen de pedidos (Q).

   N = D/Q

   CP = s · N = s · D/Q

3. Coste de Almacenamiento (CAL): Coste total del mantenimiento de inventarios en el almacén. Si g es el coste de almacenar una unidad de producto en el periodo considerado:

   CAL = g · (Q/2 + SS)

   El coste unitario (g) es complicado de calcular con exactitud. Si r es el tipo de interés de mercado y p es el precio de compra del bien almacenado:

   g = r · p

Por lo tanto, el coste total de gestión de inventarios es:

CTG = CA + CP + CAL

El pedido óptimo (Q*) es aquel volumen de pedido para el cual el coste total de gestión de inventarios es mínimo y en el que el coste de pedido es igual al coste de almacenamiento.

Fórmulas clave:

• Q* = √(2 · D · s / g) (Fórmula del Lote Económico de Pedido)
• Número de pedidos al año: N = D/Q*
• Tiempo entre pedidos: T* = 360/N

Cálculo del Punto de Pedido (PP)

El Punto de Pedido (PP) es el nivel de existencias que obliga a realizar un pedido de aprovisionamiento. Se calcula:

PP = Demanda estimada durante el plazo de aprovisionamiento + Stock de seguridad

Pasos para el cálculo:

1. Calcular la demanda diaria estimada: D/360
2. Calcular la demanda estimada en el plazo de aprovisionamiento: Demanda Diaria × Plazo de aprovisionamiento.
3. Resolver el PP.

IV) Modelo ABC de Gestión de Inventarios (Ley de Pareto 20/80)

Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de una empresa cuando esta tiene inventarios con mucha variedad de productos. Se diferencian tres categorías:

• Existencias A: Artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento. Representan el 20% de los productos almacenados, pero suman entre el 60% y el 80% del valor total de las existencias. Requieren un control estricto.
• Existencias B: Se debe mantener un sistema de control, pero menos estricto que en la categoría A. Representan el 30% de los productos almacenados, con un valor entre el 10% y el 20% del almacén.
• Existencias C: Muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. Representan el 50% de las existencias, sumando entre el 5% y el 10% del valor del almacén.

V) El Sistema Just In Time (JIT) de Gestión de Inventarios

El sistema Just In Time (JIT), desarrollado en Japón, se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica casi ningún producto sin un pedido en firme de clientes. Su objetivo básico es reducir las existencias en inventario.

El inventario del JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente. La finalidad es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes.

Un claro ejemplo de JIT son las automovilísticas como Toyota, que fabrican la mayoría de los coches bajo expreso pedido de los clientes, siguiendo las características que ellos seleccionan.

7.3. Valoración de las Existencias

La dirección de la empresa debe conocer en todo momento el valor de los productos que tiene en sus almacenes para planificar a corto plazo sus necesidades en el ámbito productivo, comercial y financiero.

Si las existencias son productos comprados por la empresa al exterior, se valoran al precio de adquisición. Si, por el contrario, son productos producidos internamente en la empresa, se valoran al coste de producción.

I) Valoración de las Salidas del Almacén

Se utilizan los criterios PMP y FIFO, dos métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las existencias almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación:

• PMP (Precio Medio Ponderado): Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas, ponderadas según sus cantidades.
• FIFO (First In, First Out): Las primeras existencias que entran son las primeras que salen (como si fueran los yogures de la nevera).

II) Ficha de Control de Existencias

La información contenida en la ficha de control de existencias es la siguiente:

• Identificación del producto, referencia y proveedores que lo suministran.
• Referencias a la gestión de inventarios: existencia máxima y mínima, punto de pedido, stock de seguridad.
• Criterio de valoración: PMP o FIFO.
• Registro cronológico de movimientos: entradas, salidas, existencias.