El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que coordinan los elementos materiales y humanos de la empresa dentro de un entorno para la consecución de unos fines y objetivos que han sido establecidos.

Planificación Estratégica en la Empresa

La planificación consiste en fijar unos objetivos a partir del punto de partida de la empresa, establecer unas estrategias y políticas para conseguirlos, teniendo en cuenta los recursos disponibles.

Evaluación Situacional

Contexto Externo

El estudio del contexto externo permite estudiar los factores que rodean a la empresa y así conocer las oportunidades y amenazas de la misma.

Contexto Interno

El estudio del contexto interno consiste en examinar la propia empresa, para ver aquellos puntos donde puede tener ventajas frente a la competencia.

Definición de Objetivos

• Misión: Es el propósito fundamental de la empresa.
• Visión: Es una guía general que describe dónde desea estar la empresa en el futuro.

Diseño de Estrategias Competitivas

Se debe decidir qué estrategia se utilizará para superar a los competidores. Las principales son:

• Liderazgo en costes: Buscar producir a costes más bajos que los competidores para poder ofrecer un producto más barato y así aumentar su demanda.
• Diferenciación: Tratar de que su producto sea percibido como único por los clientes y así aumentar su demanda.

Implementación Estratégica

Para poder implantar la estrategia, es necesario fijar una serie de políticas, procedimientos y reglas.

Políticas

Son principios básicos que sirven a la empresa para tomar decisiones. Constituyen una guía que define la forma general de pensar y actuar de la organización.

Procedimientos

Son los pasos que se deben seguir para realizar una acción determinada. Funcionan como una guía sobre cómo actuar en situaciones muy concretas.

Reglas

Indican lo que se debe hacer siempre en una determinada situación y no admiten interpretaciones.

Organización y Departamentalización Empresarial

La departamentalización de la empresa es la división de las actividades y los trabajadores en unidades que reciben el nombre de departamentos.

Tipos de Departamentalización

Por Funciones

Es la división más utilizada en las empresas, se debe a Frederick W. Taylor, y en ella se agrupan dentro de la misma unidad o departamento a aquellos trabajadores que realizan funciones similares dentro de una especialidad, siguiendo las áreas funcionales básicas de la empresa: producción, finanzas, marketing y recursos humanos. Es aconsejable para entornos estables.

Ventajas:

• Aumenta la especialización de los trabajadores.
• Aumenta, por tanto, también la eficiencia.
• Pueden aprovecharse de las economías de escala.

Inconvenientes:

• Pueden surgir problemas de comunicación entre departamentos.
• Dificultad de esta estructura para adaptarse a los cambios.
• Pueden surgir problemas entre los objetivos de los diferentes departamentos.
• Visión de túnel: Se produce si cada departamento se centra únicamente en sus propios objetivos, perdiendo la visión global.

Por Zona Geográfica

Los trabajadores se agrupan según la zona geográfica a la que va dirigido el producto. Por ejemplo, Coca-Cola puede tener departamentos como Coca-Cola España, Coca-Cola Francia y Coca-Cola Italia.

Ventajas:

• Más proximidad y conocimiento del mercado local, lo que permite atender mejor a los clientes de cada zona.

Inconvenientes:

• Se duplican muchas funciones, lo que aumenta los costes. Por ejemplo, se necesitará un jefe de publicidad para cada zona.

Por Productos

Los trabajadores se dividen según los diferentes productos que se fabrican. Es habitual para empresas que fabrican productos diferentes.

Ventajas:

• Cada departamento tiene gran autonomía y si hay un problema en uno de ellos, no afecta a los demás.

Inconvenientes:

• De nuevo, se suelen duplicar muchas funciones.

Dirección: Liderazgo, Motivación y Comunicación

La dirección consiste en guiar, orientar y motivar a los trabajadores para que contribuyan al logro de los objetivos de la organización. En la función de dirección se distinguen tres subfunciones:

Liderazgo

Es la capacidad de una persona para influir, animar o motivar a otros para que lleven a cabo determinados objetivos con entusiasmo y por propia voluntad. Se habla de tres estilos de liderazgo:

• Autoritario
• Democrático
• Liberal

Motivación

Para que los trabajadores estén motivados, entre otros factores, es importante:

• Que los salarios se correspondan con el trabajo y el esfuerzo realizado.
• Que se les ofrezcan cursos de formación y reciclaje.
• Que conozcan bien qué se espera de su trabajo.
• Que tengan cierta autonomía y perciban que tienen capacidad de influir y tomar decisiones que afecten a su trabajo.

Comunicación

Es fundamental que los trabajadores conozcan los objetivos que se pretenden conseguir, que se les informe de sus logros y también que conozcan los mecanismos para poder hacer llegar sus impresiones a sus superiores.

Ejemplo de función de dirección: orientar a los trabajadores.

Control y Evaluación del Desempeño

La función de control consiste en verificar si todo sucede de acuerdo al plan establecido. En caso de que haya diferencias entre lo previsto y lo realizado, se averiguan las causas y se tomarán medidas para corregir tales diferencias.

Técnicas de Control

Existen diferentes técnicas de control:

• Auditoría: Tanto contable como de gestión de los recursos.
  • Interna: Si la lleva a cabo la propia empresa.
  • Externa: Si la hace una empresa externa.
• Control Presupuestario: Consiste en controlar que la planificación de los costes y los ingresos previstos se estén cumpliendo.
• Estadística: Consiste en sacar los datos de uno o varios índices para sacar conclusiones o realizar previsiones.