Introducción a la Contabilidad y los Sistemas de Información

Los documentos empresariales clave, como facturas, tickets, notas de crédito y notas de débito, se registran meticulosamente en los libros contables fundamentales: el libro diario, el libro mayor y el balance.

Definiciones Clave en Contabilidad y Gestión

La comprensión de la terminología es esencial para navegar el mundo de la contabilidad y los sistemas de información:

• Contabilidad: Disciplina que recopila, clasifica y registra los hechos económicos que afectan a una empresa, presentándolos de manera estructurada para posibilitar una evaluación precisa de sus efectos.
• Hecho Económico: Acontecimiento que modifica algún elemento del patrimonio de una entidad y que puede ser medido monetariamente.
• Concepto Tradicional de Contabilidad: Se enfoca en registrar hechos económicos pasados y brindar información histórica, sintetizada en estados contables.
• Concepto Moderno de Contabilidad: Entendido como un sistema de información integral que permite conocer el patrimonio y sus variaciones, controlar el desarrollo de la actividad y medir los resultados. Proporciona información del pasado, presente y futuro, siendo crucial para la toma de decisiones estratégicas.
• Sistema de Información Contable: Conjunto de procedimientos y técnicas diseñadas para captar datos sobre los hechos económicos y operaciones de una empresa. Su propósito es ordenar, clasificar, resumir y registrar esta información para brindar un panorama claro sobre el patrimonio en un momento preciso y los resultados de un período dado.
• Normas Legales: Disposiciones establecidas por la ley, generalmente contenidas en el código de comercio, que rigen la práctica contable.
• Normas Profesionales: Resoluciones técnicas de aplicación obligatoria, emitidas por organismos profesionales, que complementan las normas legales.
• Sistema de Control Interno: Conjunto de normas y procedimientos implementados para asegurar la confiabilidad y eficiencia de las operaciones de la empresa.
• Sistema Contable: Proporciona los procedimientos y técnicas necesarios para generar información sobre el patrimonio de una entidad.
• Sistema de Información: Componente fundamental del control interno, que abarca personas, recursos y procesos interrelacionados, cuyo fin es brindar información útil para la toma de decisiones.

Componentes y Tipos de Sistemas

Elementos Fundamentales de un Sistema:

• Entradas: Elementos que se incorporan al sistema para su procesamiento.
• Proceso: Transformación de los elementos ingresados en información útil.
• Salida: Información elaborada y estructurada, lista para ser utilizada en la toma de decisiones.

Estructura y Clasificación de Sistemas:

• Componente: Cada uno de los elementos individuales que integran un sistema.
• Estructura del Sistema: Se refiere a la organización donde los componentes del sistema, al cumplir diversas funciones, pueden transformarse en sistemas por sí mismos.
• Subsistemas: Subdivisiones o partes interconectadas de un sistema principal.
• Sistema Cerrado: Aquel que no permite la interacción con su entorno, impidiendo que este ejerza influencia sobre su funcionamiento.
• Sistema Abierto: Sistema que interactúa activamente con su entorno, captando información de él y brindándole resultados o información útil.

El Entorno Empresarial y la Información

Características de las Organizaciones Modernas:

Las empresas operan en un contexto dinámico, marcado por:

• Negocios cada vez más complejos.
• Un entorno altamente competitivo.
• Economías inestables y fluctuantes.
• Avance tecnológico constante y acelerado.
• Pautas culturales en permanente cambio.
• Directivos con una continua necesidad de tomar decisiones estratégicas para el desenvolvimiento de la organización.

Tipos de Información en la Empresa:

• Información Interna: Obtenida dentro de la propia empresa, surge de registros contables, fichas de stock e informes sobre:
  • Tareas de los empleados.
  • Mercaderías en malas condiciones para la venta.
  • Necesidad de compra de materiales.
• Información Externa: Proviene del exterior de la empresa y aborda temas como:
  • Situación del mercado.
  • Situación de los competidores.
  • Medidas gubernamentales.
  • Medidas tomadas por las instituciones bancarias.
• Información Contable: Directamente relacionada con el stock de mercaderías, ya que permite conocer la cantidad de bienes disponibles.
• Información No Contable: Se refiere a actividades que se desarrollan tanto dentro como fuera de la empresa, pero que no se registran directamente en los libros contables.

La Información como Base para la Toma de Decisiones:

Conseguir más y mejor información permite a las empresas despejar dudas y tomar decisiones estratégicas. Algunos tipos de decisiones que se apoyan en la información incluyen:

• Poder facturar las ventas de manera eficiente.
• Registrar y controlar la entrada y salida de mercaderías.
• Registrar y controlar los pagos y cobros.
• Anotar todas las operaciones comerciales.

El sistema de información es crucial, ya que relaciona los sistemas económicos con la gestión organizacional, permitiendo tomar decisiones futuras, informando a socios y terceros, y facilitando el conocimiento de la situación patrimonial, económica y financiera de la empresa.

Dimensiones de la Situación Empresarial:

• Situación Patrimonial: Permite conocer el activo, pasivo y patrimonio neto de la empresa.
• Situación Económica: Refleja los resultados económicos, como ganancias, pérdidas, ingresos y costos.
• Situación Financiera: Indica la disposición de recursos para hacer frente al pago de las obligaciones a corto y largo plazo.

Datos e Información: Conceptos y Procesamiento

Diferencia entre Dato e Información:

• Información: Adquisición de conocimientos que permiten ampliar los ya poseídos, proporcionando significado y contexto a los datos.
• Dato: Antecedente primario que permite conocer con exactitud un asunto y deducir sus consecuencias; es la materia prima de la información.

Proceso de Obtención de Datos:

1. Búsqueda de Datos: Implica saber dónde y cómo buscar la información necesaria.
2. Fuente de Datos: Se refiere a los orígenes de los datos (internos o externos).
3. Atributos de Datos: Características que permiten identificar cosas, personas o hechos de manera única.
4. Interpretación de Datos: Proceso de seleccionar los datos relevantes y significativos.
5. Captación de Datos: Fase en la que los datos son recolectados y sometidos a procesamiento.

Ordenamiento y Codificación de Datos:

Los datos se organizan a través de diversos criterios para facilitar su uso:

• Criterio de Organización: Principios generales para estructurar los datos.
• Según su Origen: Clasificación en datos internos o externos.
• Según su Clase: Agrupación por tipo de operación (ej. compras, ventas, devoluciones).
• Orden Cronológico: Organización por fecha de ocurrencia.
• Otros Criterios: Métodos adicionales de clasificación según la necesidad.
• Codificación de Datos: Asignación de códigos para facilitar su identificación y utilización eficiente.

Calidad y Presentación de la Información

Características de la Información:

• Fuente Primaria: Información solicitada y obtenida específicamente para un fin determinado. Su obtención suele ser larga y costosa. Formas comunes incluyen pruebas de producto, encuestas y consultas directas.
• Fuente Secundaria: Información que ya existe y no se obtiene para un fin específico. Aunque puede carecer de precisión para un caso particular, es útil para formar una idea general de la situación. Se puede encontrar dentro de la misma empresa, en publicaciones especializadas o en publicaciones masivas.

Alcance de la Información:

1. Detallada: Información específica para casos puntuales.
2. Concisa: Poco detalle, pero suficiente para armar un panorama general.
3. General: Información que abarca la totalidad de la empresa.
4. Especial: Información enfocada en un sector o área determinada.

Modo de Presentar la Información:

La presentación se adapta a las necesidades de cada situación:

• Informes Escritos: Explican situaciones de forma clara y concisa, o presentan listados de clientes, proveedores, etc.
• Cuadros: Generalmente numéricos, con cifras completas o reducidas, para una visualización estructurada.
• Gráficos: Complementan los cuadros, ofreciendo una representación visual que facilita la comprensión de tendencias y relaciones.

Optimización de la Información:

• Estandarización de los Formatos: Facilita la captación de datos de forma sencilla y rápida, permitiendo la comparación de información entre distintos períodos.
• Frecuencia de Presentación: Se ajusta a las necesidades específicas, pudiendo ser en períodos cortos (diarios, semanales) o largos (mensuales, anuales).
• Elaboración de Parámetros de Comparación: Establecer un patrón o punto de referencia para que la información sea más clara y significativa.

El Proceso Contable y sus Usuarios

Componentes del Proceso Contable:

• Humanos: Personal encargado de interpretar los comprobantes y algoritmos, definir las cuentas a emplear, efectuar anotaciones en los registros y utilizar los medios de registración.
• Materiales: Incluyen documentos y archivos, registros contables, medios de registración, controles a practicar y la emisión de informes.

Fases del Procesamiento de Datos Contables:

• Entrada de Datos: Se basa en documentos y otros comprobantes que originan las operaciones.
• Procesamiento: Implica la aplicación del plan de cuentas, manual de cuentas, registros contables y medios de registración.
• Salida de Informes: Generación de informes contables tras aplicar los controles pertinentes.

Etapas del Procesamiento:

1. Cálculo: Realización de las operaciones contables basadas en los registros y las cuentas utilizadas.
2. Registro: Anotación sistemática de los datos en los libros obligatorios por ley.
3. Clasificación: Análisis y ordenamiento de los comprobantes, tanto cronológicamente como por concepto.
4. Almacenamiento: Los libros contables sirven como repositorio para generar información futura.

Usuarios de la Información Contable:

Los informes generados por el sistema de información contable están destinados a diversos usuarios:

• Internos: Aquellos que utilizan la información dentro de la organización a la cual pertenecen, como propietarios y directivos.
• Externos: Individuos o entidades que requieren información de una empresa a la cual no pertenecen, utilizándola para tomar sus propias decisiones. Ejemplos incluyen bancos, clientes, proveedores e inversores.

Intereses de los Usuarios en los Informes Contables:

• Propietarios: Desean conocer el desempeño de sus intereses dentro de la empresa.
• Proveedores: Buscan información sobre la capacidad de pago y los cobros de la empresa.
• Inversores: Se preocupan por la rentabilidad y las ganancias de las empresas para evaluar oportunidades de inversión.
• Entidades de Control: Verifican el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
• Entidades Impositivas: Se interesan en la información para el cobro de los impuestos correspondientes a la empresa.