Fundamentos de la Administración Empresarial (Parte 1)
1. La Administración de Empresas y el Proceso Administrativo
Concepto de Administración de Empresas
La administración de empresas es el proceso mediante el cual los administradores de una empresa crean el ambiente adecuado, coordinan la actuación de las personas y del resto de recursos de la empresa, y realizan las actividades necesarias para alcanzar de una manera eficiente los objetivos empresariales.
Los administradores deben ser:
- Eficaces: Porque logran alcanzar los objetivos previstos.
- Eficientes: En la medida en que alcanzan dichos objetivos, utilizando el menor número posible de recursos y realizando una mejor gestión de los mismos.
El elemento humano es fundamental en la administración de una empresa.
El Proceso Administrativo
El proceso administrativo se compone de las siguientes fases:
- Planificación: Consiste en establecer los objetivos que hay que lograr y diseñar las actividades necesarias para conseguirlos.
- Organización: Esta función establece las relaciones más adecuadas entre las partes de una empresa y las personas que trabajan en ella.
- Dirección (o Gestión): Gestiona al personal de una empresa y su objetivo es conseguir el mayor rendimiento posible de la plantilla.
- Control: Se comparan los resultados obtenidos con los objetivos marcados en la fase de planificación. Si se detecta desviación, hay que establecer medidas correctoras.
2. La Toma de Decisiones en la Empresa
La adopción de una decisión consiste en la elección de una estrategia o de un método de acción determinado ante diversas alternativas.
El Proceso de Toma de Decisiones
Las fases del proceso de toma de decisiones son:
- Objetivos: Establecer los fines que se buscan.
- Información y Previsiones: Recabar datos relevantes y elaborar proyecciones.
- Alternativas: Establecer las opciones de elección disponibles.
- Evaluación: Valorar cada alternativa.
- Selección: Elegir la mejor opción.
- Ejecución: Poner en marcha la decisión tomada.
- Control: Monitorear el proceso para detectar posibles desviaciones.
En primer lugar se deben establecer unos objetivos; a continuación, es necesario recabar información y elaborar previsiones. El siguiente paso es establecer alternativas de elección. Cada alternativa debe ser evaluada y seleccionada. Ya solo queda poner en marcha la decisión tomada y, por último, controlar el proceso para detectar posibles desviaciones.
3. Planificación y Control
El control proporciona una medida de la eficacia de la planificación y dictamina los cambios que hay que realizar en los planes, en caso de que sea necesario.
La Función de Planificación
La planificación es la función que debe realizarse en primer lugar. Sin una idea clara de dónde queremos llegar y qué debemos hacer para lograrlo, es imposible seguir adelante.
A) Tipos de Planes
Se clasifican en función del horizonte temporal que abarcan:
- Planes a largo plazo (Estrategias): Se refieren a un plazo superior al año, normalmente de tres a cinco años.
- Planes a corto plazo (Tácticas): En este caso, el horizonte de planificación es como mucho de un año.
De estos dos tipos de planes se derivan las dos modalidades principales de planificación: la Planificación Estratégica y la Planificación Táctica u Operativa.
B) Elementos de los Planes
Dentro del proceso de planificación se suelen introducir los siguientes elementos:
- Objetivos (Metas): Constituyen el resultado que hay que alcanzar. Deben ser realistas y fáciles de cuantificar.
- Políticas: Son líneas generales de acción que sirven de guía para el desarrollo de un plan empresarial.
- Procedimientos: Constituyen la secuencia de pasos específicos que hay que seguir para acometer una situación determinada.
- Reglas: Establecen cómo se tienen que hacer las cosas en situaciones muy concretas.
- Presupuestos: Es la expresión cuantitativa de un plan. En él se valoran los recursos empleados, determinando su procedencia y su aplicación.
La Función de Control
A) Fases del Proceso de Control
- Establecimiento de Estándares: Parámetros que indican un resultado deseado.
- Medida de los Resultados y Comparación: Medición de los resultados obtenidos y comparación con el estándar.
- Corrección de las Desviaciones: Cuando el resultado obtenido está por debajo del estándar, habrá que tomar alguna medida correctiva.
B) Técnicas de Control
- Observación: Consiste en comprobar personalmente el desarrollo del plan.
- Auditoría: Se utiliza para la planificación contable y financiera. Consiste en una comprobación exhaustiva que sirve para verificar la información de que se dispone.
- Control Presupuestario: Es una herramienta de control, ya que expresa en términos cuantitativos todas las acciones previstas en el plan.
- Técnicas Analíticas y Gráficas: Existen técnicas de control basadas en la estadística y en el análisis matemático y gráfico.