Definición y Características de una Empresa

Se puede afirmar que una empresa es:

1. Una unidad social constituida por una agrupación de personas.
2. Su finalidad es lograr objetivos, producir bienes y/o servicios que satisfagan necesidades.
3. En estas se coordinan recursos humanos, tecnológicos, materiales, financieros y administrativos.
4. Estas se encuentran incorporadas en un medio y sus objetivos se relacionan con el mercado.
5. Deben ser eficientes, tanto para coordinar los recursos como para el logro de sus objetivos.

Clasificación de Empresas

1. Industriales: Transforman insumos en productos físicamente distintos.
2. Servicios industriales: Compran y venden productos sin modificarlos.
3. Mixtas o multiactivas: Producen bienes y prestan servicios.
4. De servicio público: Empresas de servicios.

Definición de Administración

La administración puede definirse como:

A) Un conjunto de técnicas que sirven para:

1. Fijar objetivos
2. Prever situaciones
3. Formular estrategias
4. Seleccionar inversiones, personal
5. Motivar personas
6. Controlar

B) Conjunto de principios:

1. Autoridad
2. Delegación
3. Costo-beneficio de cada decisión
4. Aceptación de la competencia
5. Autocrítica

C) Conjunto de actitudes y comportamientos relacionados con las cualidades personales de los ejecutivos.

D) Como un proceso que sigue el siguiente esquema:

1. Fijación de objetivos
2. Decisión respecto a forma de concreción
3. Ejecución

Relaciones Empresariales

1. Relaciones externas: Corresponden a contactos con personas o instituciones que se encuentran fuera de la empresa (instituciones estatales, consumidores, bancos, proveedores).
2. Relaciones internas: Se dan con el personal de la empresa que trabaja directamente en la producción del bien o servicio (contadores, programadores).

Funciones Clave de la Empresa

A) Funciones operativas:

Corresponden a actividades que influyen directamente en el proceso productivo (compras de materias primas, producción, ventas, finanzas).

B) Funciones asesoras:

Actúan a través de las operativas sin intervenir directamente en la producción (contabilidad, asesoría jurídica).

Funciones Operativas Detalladas

1. Compras: Considera como técnica básica la administración de materiales, desde la detección de la necesidad hasta la incorporación del material a un producto, determinando la cantidad a comprar y a quién hacerlo. Incluye el control de inventarios.
2. Producción: Función que caracteriza a la empresa industrial. Se preocupa, entre otros, de los siguientes aspectos:
   • Diseño técnico o industrial
   • Ingeniería del proceso o industrial
   • Programación y control (PERT, diagrama de Gantt)
   • Control de calidad
   • Mantención de maquinaria y equipos
3. Ventas: Es la función que caracteriza a una empresa. Su objetivo es captar y asegurar mercado al cual vender su producción. En la comercialización de un producto es fundamental la realización de estudios de mercado, publicidad, determinación de canales de distribución, precio.
4. Finanzas: Esta función contempla los siguientes objetivos:
   • Liquidez o solvencia: Se utilizan herramientas como el análisis financiero, basados en el cálculo de índices o razones de liquidez y los presupuestos de caja o efectivo para prever las posibles faltas o excesos de efectivo.

Funciones Asesoras Detalladas

1. Personal: Pretende utilizar la fuerza de trabajo de la manera más eficiente. Se preocupa de:
   • Obtención de personal
   • Motivación: Política de remuneraciones, evaluación, calificación, sistemas de incentivos
   • Mantenimiento y desarrollo del personal

Rentabilidad:

Se utiliza el análisis económico, el que considera índices o razones de rentabilidad, puntos de equilibrio que establecen la cantidad mínima de producción que es necesario vender para no incurrir en pérdidas, presupuestos operacionales que estiman ingresos, costos y utilidad para un período dado y evaluación de proyectos.

2. Contabilidad: Se preocupa de detectar en un momento dado el inventario o balance de la empresa, de registrar los resultados de la institución.
3. Costos: Consiste en calcular lo que le cuesta a la empresa producir lo que vende. Plantea los siguientes objetivos:
   • Base para que el departamento de ventas fije precios
   • Base para estimar costo de artículos fabricados a pedido
   • Preparar presupuestos de operación y planear utilidades
   • Establecer cuáles son los productos más rentables
4. Asesoría jurídica: Proporciona ayuda a la empresa en la solución de problemas legales, tales como:
   • Trámites de formación y ruptura de sociedades
   • Legislación laboral
   • Tributaria

Todas las funciones señaladas anteriormente, tanto las operativas como las asesoras, existen en la inmensa mayoría de las empresas, sean estas pequeñas, medianas o grandes. Esto no significa que cada una de ellas dé lugar a un departamento o sección con un jefe específico. El tamaño de la empresa afecta a la agrupación de funciones en torno a unidades o centros de trabajo.

El Proceso de la Administración

La administración, más que una actividad, es un proceso que se realiza con un cierto orden o secuencia, en el que es necesario definir lo siguiente:

• Cuál es el objetivo a alcanzar
• Qué medios utilizar
• Ejecutar la acción
• Verificar la consecución del objetivo

Esta sucesión de etapas se realiza siempre bajo conductas de racionalidad. La primera etapa se denomina planificación o planeamiento, la segunda constituye la organización, la tercera corresponde a la dirección o ejecución y la última al control. Por lo tanto, el proceso de la administración se puede representar como: Planificación – Organización – Dirección – Control.

Coordinación en la Gestión Empresarial

La coordinación tiene por objetivo la combinación de esfuerzos que aseguren el éxito cuando se desea alcanzar un objetivo. Se considera la coordinación como sinónimo de la finalidad de la administración misma. Coordinar es administrar.

Planificación: La Primera Función Administrativa

La planificación constituye la primera función de la administración y consiste en determinar los objetivos o metas a cumplir.

Objetivos:

Son de enorme importancia para la administración, ya que le otorgan un sentido, una dirección u orientación a los esfuerzos aplicados. Estos objetivos, bien conocidos, definidos y planteados de un modo práctico, tienen una fuerza motivadora en sí y por ellos mismos. Es por esto que se dice que la sola formulación de un objetivo claro implica obtener ya la mitad de su cumplimiento. En general, son preferibles los objetivos que pueden ser cuantificados; si bien es posible plantearse objetivos menos precisos dentro de plazos más largos, estos deben irse cuantificando en forma más precisa a medida que el plazo se aproxima. Los objetivos deben jerarquizarse. De este modo, existen objetivos principales, secundarios, de grupos o unidades e individuales.

Importancia y Limitaciones de la Planificación

Importancia:

1. Especificar mediante la planificación las metas u objetivos de una empresa para un período determinado, sirve para orientar todas las acciones de la empresa hacia dicho objetivo. De esta manera, la planificación implica una economía para la empresa al concentrar todas las actividades en un sentido definido.
2. Al planificar es necesario determinar y prever los posibles elementos adversos al plan y cómo este puede verse afectado. En otras palabras, se evitan riesgos innecesarios.
3. La planificación permite el control de la marcha de la empresa. Al establecer metas precisas, se puede comparar lo realizado con lo programado, determinando así las diferencias y estableciendo una base para aplicar medidas correctivas en la ejecución y en la propia planificación futura.
4. La planificación facilita además la coordinación de las diferentes funciones de la empresa, dado que los planes para cada una de ellas deben estar en concordancia y al servicio de un plan general o principal.

Limitaciones:

1. Poco exacto con relación a los resultados obtenidos. Hay que considerar, eso sí, que la exactitud del plan dependerá de los datos considerados en la formulación del proyecto. En la medida que sean más reales o se encuentren mejor estimados, mejor será el resultado logrado.
2. La planificación se dificulta especialmente cuando no se dispone de antecedentes estadísticos en que basar el plan.

Tipos de Planes Empresariales

Existen diversas clasificaciones de planes, destacando los siguientes:

1. Metas u objetivos: Un objetivo debe considerarse como un tipo básico de plan. Estos determinan un punto o nivel que se espera alcanzar dentro de un período determinado. Las metas generalmente abarcan períodos no demasiado breves y por esto es que se habla de planes de largo o mediano plazo.
2. Programas: Las metas deben ser distribuidas en el tiempo, de manera que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de objetivos parciales con una exacta dimensión del tiempo.
3. Presupuestos: Estos generalmente dicen relación con aspectos financieros, gastos e ingresos. Son metas o programas expresados en términos de dinero. Los presupuestos pueden abarcar períodos cortos y largos.
4. Otros tipos de planes: Constituidos por políticas, que señalan los límites dentro de los cuales deberá desenvolverse una acción; procedimientos que indican la secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar el trabajo asignado y finalmente los métodos que se refieren a una descripción detallada respecto de la forma en que se realizará una labor específica.

Etapas del Proceso de Planificación

1. Determinación de objetivos: El primer paso lo constituye la fijación de las metas.
2. Recopilación de antecedentes: Es imprescindible reunir los antecedentes y las estadísticas necesarias para la formulación de un plan.
3. Análisis y clasificación de antecedentes: Estudio, clasificación y ordenamiento de los antecedentes recopilados. Es importante establecer veracidad y pertinencia.
4. Formulación de supuestos: Los supuestos o premisas deben analizarse desde el punto de vista de su concordancia con la realidad. Es importante no hacer supuestos optimistas.
5. Formulación de planes alternativos: Generalmente existen varias posibilidades para alcanzar el objetivo planteado. Los distintos planes dependen de los recursos disponibles, de las condiciones requeridas para su éxito y de los supuestos en que se basan las alternativas.
6. Establecimiento del plan definitivo: Es necesario evaluar el plan definitivo, el que generalmente corresponde a la alternativa más probable.
7. Control de avance del plan: A pesar de que esta etapa escapa a la función de planificación propiamente tal, es oportuno considerarla para destacar que todo plan debe ser controlado durante su ejecución y no solo al término del período de vigencia del plan, que es cuando ya no es posible adoptar acciones correctivas. El control consiste en comparar lo programado con lo realizado, determinar las diferencias que existan y analizar sus causas.

Planificación Estratégica

Se puede decir que la planificación estratégica:

1. Concierne a decisiones del nivel superior de la dirección de una empresa.
2. Se orienta principalmente a definir los objetivos fundamentales de la empresa, así como la movilización de los recursos necesarios para lograrlos.
3. Se refiere preferentemente a las decisiones de largo plazo.
4. Se aplica a las actividades que conciernen a la empresa considerada en su conjunto.
5. Constituye una actividad continua.
6. Utiliza una gran cantidad de información proveniente del entorno de la empresa (consumidores, mercados, desarrollo tecnológico, etc.).

Planificación Operativa

La planificación operativa se preocupa fundamentalmente de los siguientes aspectos:

1. Organizar los recursos relacionados con la ejecución de los planes estratégicos.
2. Asignar racionalmente los recursos ligados al desarrollo de las operaciones.
3. Exigir a los responsables, independientemente de la jerarquía que ocupen, la preparación de planes operativos.