La Organización como Sistema de Flujos y Estructuras

Este documento explora la organización desde diversas perspectivas, centrándose en sus flujos internos, estructuras y los desafíos inherentes a su estudio y gestión.

La Organización como Sistema de Flujos

Las diferentes partes identificadas en la organización están relacionadas a través de flujos. En función del tipo de flujos, la organización puede entenderse desde cuatro puntos de vista:

1. Sistema de Autoridad Formal

Describe a la organización como un organigrama, un conjunto de relaciones formales establecidas en la organización. Es formal, pues está diseñado por la propia organización. Aunque el organigrama no muestre las relaciones informales, proporciona una fiel representación de la división del trabajo, pues permite observar:

• Las posiciones existentes dentro de la organización.
• Su agrupación en unidades.
• Cómo influyen entre ellas la autoridad.

2. Organización como Sistema de Flujo Regulado

Consiste en representar la organización como un sistema ordenado de flujos, de funcionamiento perfecto. Esta visión era la predominante entre las primeras teorías organizativas, pero también en la literatura actual sobre sistemas de planificación y control. Se considera la normalización como el principal mecanismo de coordinación. Además, considera que en la organización hay tres figuras diferenciadas:

1. Flujo de trabajo de operaciones: Es el flujo que atraviesa el núcleo de operaciones y abarca los movimientos de materiales e información. El tipo de control que se emplea variará según la organización. Este tipo de flujo puede darse en otros niveles jerárquicos.
2. Flujo de información y control regulado: El sistema formal de control regula los flujos verticales de información y de toma de decisiones. Se subdivide en:
   • Flujo ascendente: Información de feedback.
   • Flujo descendente: Órdenes e instrucciones.
   • Flechas circulares: Indican el rol de decisión de los directivos medios.
3. Flujos de información de apoyo: Se realizan entre la línea y el staff. Su principal objetivo es proporcionar información y asesoramiento del staff a la línea.

3. Sistema de Comunicación Informal

En las organizaciones existen múltiples redes de comunicación informal, que constituyen centros de poder carentes de reconocimiento oficial. Estas redes utilizan como mecanismo de coordinación la adaptación mutua.

La importancia de la comunicación informal se debe a:

• La normalización debe completarse con la adaptación mutua.
• Los directivos suelen obtener gran parte de la información que necesitan a través de estas redes de comunicación informal.

También existen motivos sociales, ya que los trabajadores necesitan relacionarse tanto por motivos de amistad como para descargar tensiones. La red de la comunicación informal es un conjunto de vías informales conectadas por centros neurálgicos. Esta red sirve para que los individuos puedan prescindir de la autoridad formal y comunicarse directamente. Cabe destacar la importancia del rumor como red informal.

Algunas vías de comunicación que prescinden de la estructura jerárquica incluyen interacciones directas y espontáneas entre colegas de diferentes niveles o departamentos.

4. La Organización como Sistema de Constelaciones de Trabajo

Numerosos estudios sugieren que las personas en las organizaciones suelen trabajar en grupos exclusivos, pequeños círculos de compañeros basados en relaciones horizontales y no verticales.

• En los niveles inferiores, estos círculos se forman por la especialización del trabajo.
• En los niveles directivos, abarcan distintas especialidades y funciones.

Los miembros de las organizaciones situados en diferentes niveles de la jerarquía tratan información de diferente naturaleza, lo cual contrasta con la visión de sistemas controlados, según la cual todos los niveles jerárquicos tratan el mismo tipo de información. Se considera que la organización adopta la forma de un conjunto de constelaciones de trabajo. Estas constelaciones de trabajo oscilan entre lo formal y lo informal:

• Grupos de trabajo claramente diferenciados en el organigrama.
• Grupos informales.

La tecnoestructura y la línea media se caracterizan por participar en constelaciones informales.

Retos Organizativos Actuales

Las organizaciones modernas enfrentan diversos desafíos en un entorno dinámico:

• Dirección de las organizaciones en un entorno global. Las empresas deben adaptarse al entorno cambiante.
• Diseño y estructuración de las organizaciones. El diseño debe estar adaptado al entorno.
• Mejora de la calidad, empoderamiento de los miembros de la organización y mejora de la competitividad.
• Reducción de la complejidad, aumento de la velocidad y capacidad de reacción ante los cambios del entorno.
• Gestión de la organización según los valores éticos y morales.

Definición de Organización

Una organización puede definirse como:

• Dos o más personas que colaboran dentro de unos límites definidos para alcanzar una meta común.
• Son “espacios” donde los seres humanos desempeñan conjuntamente tareas complejas para alcanzar un objetivo común.

Características de una Organización

Para que un conjunto de personas sea considerado una organización, generalmente debe poseer las siguientes características:

• Grupo de personas.
• Mismo objetivo.
• Jerarquía.
• División del trabajo.
• Responsabilidades definidas.

Es importante destacar que no todas las empresas son organizaciones, ya que existen sociedades individuales o unipersonales que no cumplen con la definición de organización.

Diferencia entre Organización y Grupo

A diferencia de las organizaciones, en los grupos no existe necesariamente un objetivo común definido, una jerarquía establecida o una división del trabajo formal. Por ejemplo, una clase es un grupo, pero no una organización en el sentido estricto.

Importancia del Estudio de las Organizaciones

Estudiar las organizaciones es fundamental por dos razones principales:

1. Son un componente dominante de la vida contemporánea.
2. Las organizaciones obtienen resultados que nos afectan directa o indirectamente.

Teoría de la Organización

La teoría de la organización es un campo de estudio crucial para comprender el funcionamiento de las entidades empresariales y sociales:

• Una teoría es una estructuración de la realidad que la comunidad científica da por válida y que sirve para conocer y describir un fenómeno. Consiste en un conjunto de principios que describen las relaciones asociadas a un fenómeno.
• La teoría de la organización es la suma de todos los principios y conceptos relacionados que describen y explican el fenómeno organizacional. Ayuda a comprender qué son las organizaciones, cómo se comportan en unas circunstancias determinadas y cómo se comportarían en circunstancias distintas.
• La teoría de la organización se ha desarrollado como un conjunto de estudios sistemáticos de las organizaciones. Proporciona una forma de pensar sobre las organizaciones y la manera de gestionarlas.

Evolución del Pensamiento Económico sobre la Empresa

La doctrina económica tradicional define a la empresa como una unidad económica de producción básica, es decir, una entidad que transforma una serie de factores (inputs) en resultados (outputs). Esta doctrina ha recibido numerosas críticas, ya que se considera un enfoque excesivamente despersonalizado y altamente mecanicista.

Por ello, la organización humana se define como: “Unidad económica que combina un conjunto de elementos humanos, técnicos y financieros localizados en una o varias entidades técnicas y socioespaciales, ordenadas según una determinada estructura de organización y dirigidas en base a cierta relación de propiedad y control, con el ánimo de alcanzar unos objetivos determinados.”

Características de la Empresa Moderna

La empresa moderna se distingue por las siguientes características:

1. Es una unidad económica de producción y gestión.
2. Es el resultado de una acción planeada por la mente humana (generalmente la del empresario).
3. Persigue determinados fines: objetivos generales y específicos.
4. Está dotada de cierta estructura organizativa.
5. Implica un riesgo económico, técnico y moral (conflictos de intereses).

Desafíos en el Estudio de la Organización

El estudio de la organización presenta complejidades inherentes:

A. Carácter Multidimensional del Objeto de Estudio

Existen diversas disciplinas en el campo de las ciencias sociales que estudian la organización, pero con distintos métodos e instrumentos:

• Estructura organizativa y procesos internos: Teoría de la organización.
• Estudio de los individuos o grupos en las empresas: Comportamiento organizacional.
• Adaptación óptima de las empresas en su entorno y el proceso de dirección estratégica: Pensamiento estratégico.

B. Creciente Complejidad de las Organizaciones

La complejidad de las organizaciones aumenta debido a:

• Especialización de sus unidades organizativas: La especialización aumenta la eficiencia, pero debe ir acompañada de la correspondiente integración de las actividades en el conjunto de la organización, para lo cual es muy importante la coordinación.
• Tamaño de las organizaciones: A medida que aumenta el tamaño, aumenta la dificultad de interpretar las conexiones internas.

Otros Aspectos Relevantes en la Gestión Organizacional

La gestión eficaz de una organización implica considerar que:

1. La organización es un aspecto central para el logro de los objetivos inmediatos de cualquier empresa.
2. Existe una relación estrecha con la dirección de organizaciones.
3. Requiere la atención continuada de la alta dirección.
4. Exige decisiones tanto de mantenimiento como de cambio y desarrollo organizativo, para asegurar la eficacia del funcionamiento de la estructura establecida.