Organización

Organizar una empresa es coordinar todas las actividades o trabajos que se realizan en la misma para alcanzar los objetivos propuestos en la planeación. Las actividades se van a repartir en puestos que serán ocupados por determinadas personas, estipulando qué se hace en ese puesto, paso a paso, con máquinas, equipos, accesorios, etc., y dónde.

El Proceso de Organización Consiste en:

• Detallar el trabajo.
• División del trabajo.
• Coordinación de tareas por departamentos.
• Coordinación del trabajo.
• Seguimiento y reorganización.

Cuando el empresario sabe qué es el puesto, está en condiciones de decir quién debe ocuparlo. Para ello debe identificar: qué habilidades necesita la persona para realizar el trabajo, el esfuerzo esperado, el grado de responsabilidad que debe asumir y cómo es el lugar de trabajo.

La persona adecuada puede provenir de distintas partes: por recomendación de amigos o familia, por propia iniciativa de búsqueda de trabajo, antiguos empleados que quieren volver a trabajar o por medio de agencias de colocación.

Combinación de Tareas (Departamentación)

Ante el crecimiento de la empresa, la contratación de más personas lleva a cabo diversas actividades, se hace necesario agrupar a los empleados cuyas tareas están relacionadas entre sí, esta combinación de trabajo se lo llama: departamentación.

Organigrama

Mapa de la empresa, que consiste en graficar a los sectores de la empresa, sus componentes y definir las relaciones entre ellos, dejando en claro funciones y grados de autoridad. Tiene 5 aspectos principales:

1. División del trabajo (responsables de cada parte del trabajo).
2. Los pequeños empresarios y empleados (indicando cadena de mando).
3. El tipo de trabajo que se está realizando.
4. La agrupación de segmentos de trabajo (todo el diagrama indica sobre qué bases se han dividido las actividades de la empresa).
5. Los niveles de administración (jerarquía administrativa).

Proceso de Organización

Se completa el proceso estableciendo relaciones de autoridad y responsabilidad que fluyen por canales de comunicación, que se integran en el diseño que caracterizan la tipología de la organización formal. En la dinámica de la puesta en marcha de la empresa se genera una organización informal, resultando de las relaciones sociales y personales que origina la tarea compartida.

Planeamiento

+ El planeamiento integra la dinámica de la administración de las empresas.
+ Constituye una anticipación efectiva del futuro.
+ Es una toma de decisiones anticipada que permite proyectar las consecuencias de las actividades de la organización.
+ Es un modelo proyectivo.
+ Es necesario y se aplica en las empresas nuevas, que van a comenzar a participar en el mercado, y también mientras van desarrollando sus actividades para corregir o modificar los planes ya existentes.
+ Es un continuo que fundamenta e indica el curso de acción por seguir, el planeamiento es un proceso.

Tipo de Planeamiento: Estratégico, Táctico y Operativo

El proceso de planeamiento está formado por planes específicos enlazados en su confección por un común denominador que es el pensamiento estratégico, consciente o inconsciente, que determina y es a su vez determinado por el tipo de organización que se desea y la cultura que se manifiesta en cada una y en todas las acciones de la gestión.

3 Niveles de Planes:

• Estratégico: que está a cargo de los integrantes de la alta gerencia e incluye la formulación de objetivos y metas, la selección de estrategias y la determinación de políticas.
• Táctico: está a cargo de los que integran la gerencia media e incluye los planes que indican cómo se van a concretar las estrategias.
• Operacional: incluye las normas, procedimientos y reglas necesarias para realizar las acciones que indican los planes tácticos.

Objetivos y Metas

Los valores de la organización y el pensamiento estratégico son determinantes en la formulación de los objetivos y de las metas. Los objetivos expresan en forma genérica los resultados que se deben lograr para crear el valor económico deseado. Las metas son operativas.

Estrategias y Políticas

Establecen la orientación básica que seguirán las acciones necesarias para lograr los objetivos. Directrices generales que rigen la actuación de las organizaciones, delimitan el tipo de organización que se desea. Son producto de la cultura organizacional para guiar y unificar criterios.

Programas

Establecen tareas específicas detalladas. Son planes con diferentes niveles de complejidad, que van desde un programa de vacunación a los empleados ante una situación de epidemia, hasta un programa de lanzamiento de un nuevo producto con el detalle de todas las acciones correspondientes.

Presupuestos

Es otra forma de plan, con una estimación de gastos y recursos, expresado en términos monetarios, para un periodo de tiempo determinado. El presupuesto por programa es aquel que se elabora para cada programa específico.

Normas

Son planes que explican los modos, el cómo ejecutar las operaciones de un procedimiento, como son criterios establecidos, se los utiliza mucho para evaluar.

Procedimientos

Son planes que indican las operaciones por realizar, con el orden y la secuencia por seguir. Constituyen la puesta en acción de la política.

Reglas

Expresan con exactitud qué se debe y qué no se debe hacer, son flexibles.