Definición de Pólizas Contables

• Póliza: Documento expedido por una compañía aseguradora que ampara un contrato mediante el cual se paga un importe determinado.
• Póliza de Diario: Registro de operaciones de una empresa que, aunque afectan a su economía, no implican movimiento de dinero.
• Póliza de Egreso: Utilizada para registrar operaciones de pagos o salidas de dinero. Si la salida es mediante cheque, se denomina Póliza de Cheque.
• Póliza de Ingreso: Registro de todo el dinero que entra a la empresa, ya sea en efectivo, cheque o transferencia.

Sistema de Pólizas

La póliza es un documento interno donde se registran las operaciones diarias de la entidad, anexando los documentos fuente que las amparan.

Existen los siguientes tipos de procedimientos de registro:

• Procedimiento de póliza de diario.
• Procedimiento de póliza de diario y caja.
• Procedimiento de pólizas de diario.

Son útiles para registrar operaciones que no implican movimientos de fondo efectivo.

Pólizas de Egresos y Cheques

• Pólizas de Egresos: Aplicación para registrar salidas de recursos (efectivo, tarjeta de crédito o transferencia electrónica).
• Póliza de Cheques: Registro específico para pagos realizados mediante cheque.

Estructura de una Póliza

Encabezado

• Nombre de la empresa.
• Identificación del tipo de póliza.
• Número de póliza y fecha de operación.

Cuerpo

• Código de cuentas.
• Nombre de las cuentas y subcuentas.
• Valor de cargo y abono.
• Redacción o concepto.

Pie o Calce

• Nombre y firma de quien elaboró.
• Nombre y firma de quien recibió.
• Nombre y firma de quien autorizó.

Cuentas Auxiliares y Libro Mayor Auxiliar

Las cuentas auxiliares se desprenden de una cuenta principal. La suma de las auxiliares ligadas a una principal determina el saldo de esta última.

El Libro Mayor Auxiliar es un complemento del libro mayor que sirve para controlar individualmente las subcuentas (ejemplo: Cliente A + Cliente B + Cliente C = Cuenta de control).

• Auxiliares comunes: Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, clientes, proveedores, bancos, edificios (depreciación) e inventarios.

Auxiliares en Contabilidad Electrónica

• Pólizas: Información del periodo con detalle del registro contable.
• Auxiliar de cuenta: Identificación de cada aplicación.
• Auxiliar de folios: Registro cuando no se identifica el folio fiscal de la póliza.

Documento Fuente

• Externa: Elaborados fuera de la empresa (proveedores, bancos, financieras).
• Interna: Generados en la misma empresa para uso interno o externo.

Características del Documento Fuente

• Constancia de operaciones realizadas.
• Elemento fundamental para la contabilización.
• Permite el control de las operaciones.
• Mantiene la relación entre el comerciante y la comprobación contable.
• Pueden ser físicos o electrónicos.
• Se pueden generar en original y copias según la necesidad.

Tipos de Operación

• Contables: Transacciones comerciales subdivididas en:
  • Negociables: Información sobre condiciones de transacción; respaldan deudas.
  • No negociables: Datos para registro contable sin carácter negociable.
• No contables: Soporte informativo (memos, publicaciones, traslados).

Factura

Documento tributario generado en la compra o venta de productos, servicios o bienes de comercio a un precio convenido.