Administración de Empresas y Proceso Administrativo

Es el proceso mediante el cual los administradores crean un ambiente adecuado en la empresa, coordinan la actuación de las personas y del resto de los recursos de la organización, y realizan las actividades necesarias para alcanzar de manera eficiente los objetivos propuestos.

Los administradores deben ser:

• Eficaces y eficientes: Deben lograr alcanzar los objetivos propuestos (eficacia) utilizando los recursos de la mejor manera posible (eficiencia).
• Centrados en el elemento humano: Es fundamental para el éxito de la organización.

Fases del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se divide tradicionalmente en cuatro fases:

• Planificación: Establecer los objetivos a lograr y diseñar las actividades y estrategias necesarias para conseguirlos.
• Organización: Establecer la estructura de relaciones entre las partes de una empresa y las personas que la integran, asignando tareas y responsabilidades.
• Dirección: Orientar y guiar al personal hacia el logro de los objetivos, buscando conseguir el mayor rendimiento posible a través de la motivación y la comunicación.
• Control: Comparar los resultados obtenidos con los objetivos fijados previamente, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas.

Toma de Decisiones en la Empresa

Consiste en la elección de una estrategia o método de acción determinado entre diversas alternativas posibles para resolver un problema o alcanzar un objetivo.

Proceso de Toma de Decisiones

Generalmente, sigue estos pasos:

1. Establecer un objetivo claro.
2. Recabar información relevante y elaborar previsiones sobre el futuro.
3. Identificar y establecer las posibles alternativas de acción.
4. Evaluar cada una de las alternativas identificadas.
5. Seleccionar la alternativa considerada más adecuada.
6. Ejecutar la alternativa seleccionada.
7. Controlar el proceso y los resultados para asegurar que se alcanza el objetivo y realizar ajustes si es necesario.

Planificación y Control

Función de Planificación

Si no tenemos claro a dónde queremos llegar, es imposible avanzar de forma coherente. Gracias a los planes, las empresas pueden organizar sus recursos y actividades de manera estructurada.

Tipos de Planes

Los planes se pueden clasificar según diferentes criterios, como el horizonte temporal:

• Planes a largo plazo: Denominados estratégicos, suelen abarcar de 3 a 5 años o más y definen el rumbo general de la empresa.
• Planes a corto plazo: Suelen cubrir un año o menos y detallan cómo se implementarán los planes estratégicos.

De estos dos tipos derivan la planificación estratégica y la planificación táctica u operativa.

Elementos de los Planes

• Objetivos: También denominados metas, son los resultados específicos que se desean alcanzar.
• Políticas: Son líneas generales de acción que sirven de guía para la toma de decisiones y el desarrollo de la empresa.
• Procedimientos: Describen la secuencia detallada de pasos a seguir para acometer una acción determinada.
• Reglas: Establecen de forma específica cómo deben hacerse las cosas en momentos o situaciones concretas, sin admitir flexibilidad.
• Presupuesto: Es la expresión cuantitativa (generalmente monetaria) de un plan para un período determinado.

Función de Control

Es el proceso de supervisar las actividades para garantizar que se realizan según lo planificado y corregir las desviaciones significativas.

Fases del Proceso de Control

• Establecimiento de estándares: Definir los parámetros o criterios que representan el resultado deseado o el rendimiento esperado.
• Medición y comparación: Medir el desempeño real y compararlo con los estándares establecidos.
• Corrección: Tomar medidas correctivas cuando el desempeño real está por debajo del estándar o se desvía significativamente de él.

Técnicas de Control

• Observación: Comprobar personalmente el desarrollo del plan y el desempeño.
• Auditoría: Revisión sistemática (interna o externa) que se utiliza frecuentemente para la planificación contable y financiera, pero también en otras áreas.
• Control presupuestario: Comparar los resultados reales con las cifras presupuestadas.
• Técnicas analíticas y gráficas: Herramientas como el análisis del punto muerto (umbral de rentabilidad) o el cálculo de ratios financieros y de gestión.

Función de Dirección y Niveles Directivos

A menudo se refiere a esta función como gestión, pues consiste en gestionar al personal de la empresa para conseguir que se impliquen y hagan suyos los objetivos empresariales. Las personas que desarrollan la función de dirección se conocen como cargos directivos o gerentes.

Alta Dirección

La forman la presidencia, la dirección general o la gerencia de las empresas. Toman las decisiones estratégicas más importantes que afectan a toda la organización.

Dirección Intermedia

Tienen una misión fundamental dentro de la empresa, ya que ejercen de enlace entre la alta dirección y los directivos de primera línea. Sirven de canal para la transmisión de las órdenes y la información en ambos sentidos.

Dirección Operativa

Es el último nivel de mando, también llamados supervisores o directivos de primera línea. Están en contacto directo con el personal laboral no directivo. Tienen muchas personas bajo su influencia, por tanto, deben ejercer la autoridad de manera efectiva.

Liderazgo

Concepto de Liderazgo

Es el conjunto de habilidades y características (innatas, aprendidas o adquiridas) que permiten a una persona influir sobre otras con el fin de encaminar a un grupo para que cumplan sus objetivos con entusiasmo y voluntariedad.

De esta definición se pueden extraer varias conclusiones:

• El concepto de líder no es exclusivo de la empresa.
• A veces, los líderes ocupan un cargo formal (liderazgo formal), pero otros influyen en los demás gracias a sus características personales (liderazgo informal).
• A menudo se da una combinación de ambos tipos de liderazgo.
• Existe un debate sobre si un líder ¿nace o se hace? (combinación de rasgos innatos y habilidades desarrolladas).
• El liderazgo tiene como misión fundamental cumplir unos objetivos grupales u organizacionales.
• Está relacionado con otros dos conceptos clave: autoridad (el derecho formal a mandar) y poder (la capacidad real de influir).

Modelos de Liderazgo

Existen diversos modelos y estilos de liderazgo. Clásicamente se mencionan tres estilos básicos: autocrático, democrático y laissez-faire (dejar hacer).

Teoría X y Teoría Y de McGregor

Teoría propuesta por Douglas McGregor, psicólogo estadounidense, que observó dos conjuntos de supuestos contrapuestos sobre la naturaleza humana y la motivación laboral que tienen los líderes:

• Teoría X: Los líderes creen que las personas son inherentemente perezosas, trabajan principalmente por necesidad económica, evitan la responsabilidad y necesitan ser controladas y dirigidas de cerca. Este enfoque se asocia con un estilo de liderazgo autocrático.
• Teoría Y: Los líderes creen que el trabajo es algo natural, que las personas son creativas, buscan responsabilidades y pueden autodirigirse si están comprometidas con los objetivos. Este enfoque se asocia con un estilo de liderazgo democrático o participativo.

Parrilla de Comportamiento (Managerial Grid)

Modelo desarrollado por Robert Blake y Jane Mouton en 1964. Propone que el estilo de liderazgo se puede describir en función de dos dimensiones del comportamiento del líder:

• Interés por las personas (orientación hacia las relaciones).
• Interés por la producción o las tareas (orientación hacia los resultados).

De la combinación de estas dos dimensiones (en una escala de 1 a 9), surgen diversos estilos de liderazgo. Destacamos los siguientes cinco principales:

• (1,9) Liderazgo de Club Social: Alto interés por las personas y bajo por las tareas. Se enfoca en crear un ambiente agradable.
• (9,1) Liderazgo Autoritario o de Tareas: Bajo interés por las personas y alto en las tareas. Se enfoca en la eficiencia y los resultados a toda costa.
• (9,9) Liderazgo en Equipo: Alto interés tanto por las personas como por las tareas. Considerado a menudo el ideal, busca el compromiso y la alta productividad a través de la participación.
• (1,1) Liderazgo Empobrecido o Laissez-Faire: Bajo interés tanto por las personas como por las tareas. El líder ejerce un esfuerzo mínimo.
• (5,5) Liderazgo de Punto Medio o Equilibrado: Interés medio por las personas y las tareas. Busca un equilibrio y un rendimiento adecuado sin extremismos.