Conceptos Fundamentales de Diseño y Estructura Organizacional
La División del Trabajo
La división del trabajo consiste en distribuir las actividades y/o procesos de manera que cada persona realice y sea responsable de un conjunto limitado de tareas y no de la totalidad del trabajo.
La Coordinación
La coordinación consiste en la integración y el enlace de distintos departamentos y personas, con el fin de realizar un conjunto de tareas compartidas.
Los Seis Mecanismos de Coordinación según Henry Mintzberg
- La Adaptación Mutua
- La Supervisión Directa
- La Normalización de los Procesos de Trabajo
- La Normalización de los Resultados
- La Normalización de las Habilidades
- La Normalización de las Normas
La Adaptación Mutua
La adaptación mutua es la coordinación del trabajo mediante el sencillo procedimiento de comunicación informal. La gente que realiza el trabajo interactúa entre sí para coordinarse.
Los operadores se relacionan directamente: la adaptación mutua es utilizada en las más sencillas de las organizaciones porque es la manera más obvia de lograr la coordinación.
La Supervisión Directa
La supervisión directa es aquella en la que una persona coordina el trabajo de un grupo de individuos gracias a su posición jerárquica, asegurando que un cierto número de personas trabajen juntas.
La Normalización de los Procesos de Trabajo
La estandarización del proceso de trabajo significa la especialización, es decir, la programación directa del contenido del trabajo.
La Normalización de Resultados
La estandarización de los resultados significa la especialización no de lo que se quiere hacer, sino de sus resultados.
La Normalización de las Habilidades
La estandarización de las habilidades, al igual que la de los conocimientos, es otra manera, aunque no muy rigurosa, de lograr la coordinación.
La Normalización de las Normas
La estandarización de las normas significa que los trabajadores comparten una serie de creencias comunes y, por tanto, logran coordinarse a partir de este hecho.
Las Partes de una Organización
- El Núcleo de Operaciones: donde se fabrican los productos o se prestan los servicios.
- El Ápice Estratégico: donde se ejerce la dirección general.
- La Línea Intermedia: entre el ápice estratégico y el núcleo de operaciones.
- La Tecnoestructura: es el staff de analistas que diseñan los sistemas por los que se controlan los procesos y se optimizan los sistemas.
- El Staff de Apoyo: ayuda al trabajo del núcleo de operaciones.
- La Ideología o Cultura de la Organización: los valores, creencias y supuestos que se dan por sentados.
Concepto de Organización (Como Entidad)
Una organización es un sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros trabajen de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas para lograr determinados fines.
Organización (Como Actividad)
La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias de tal manera que se logren los fines propuestos.
Estructura y Diseño Organizacional
La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, donde cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
Organización Formal
Es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y una estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros. Se representa en el organigrama.
Organización Informal
Son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden gestionarla con habilidad.
Concepto de Organigrama
- Es la representación gráfica de la estructura organizacional de la empresa, donde se especifican las líneas de mando, las relaciones formales entre departamentos y los niveles jerárquicos.
- Sirven para visualizar las relaciones entre departamentos y titulares de cargos.
- Deben reflejar la verdadera estructura y mantenerse actualizados.
Pautas de Diseño de Organigramas
- Rectángulos donde se escriben los nombres de los departamentos.
- Líneas verticales y horizontales (continuas y discontinuas) para representar las relaciones.
- Debe ser simple y sencillo para representar las áreas y sus relaciones.
- Pueden ser generales o sectoriales.
- Las asesorías siempre irán al lado de su autoridad.
- Los departamentos de especialidad deben ir debajo de la autoridad.
Pautas (Dibujo)
- Dirección General
- Comunicación Social y Relaciones Públicas
- Dirección y Dirección y Dirección
Tipos de Organigramas
De acuerdo a su Diseño
- Vertical
- Horizontal
- Concéntrico o Circular
De acuerdo a su Contenido
- Estructural
- Distribución de Puestos
- Funcional
Ventajas de los Organigramas
- Permite conocer la estructura formal.
- Ayuda a ver en forma clara y precisa las líneas de mando.
- Facilita identificar los departamentos que generan información para la organización.
- Ayuda a descubrir anomalías (excesivos niveles, subordinación múltiple, duplicación de departamentos, exceso o falta de control).
- Permite conocer el lugar de cada puesto de trabajo en la organización.
Desventajas de los Organigramas
- Muestra solo las relaciones formales.
- Si no se actualiza, pierde toda utilidad.
- Puede generar inflexibilidad, dificultando la adaptación a los cambios.