Gestión y Organización de Eventos Deportivos

1. El Evento Deportivo: Definición y Características

Un Evento Deportivo es una actividad deportiva que cuenta con un alto nivel de representación social, traducido en una fuerte presencia en los medios de comunicación, y que genera por sí misma ingresos económicos.

Función Principal del Evento Deportivo

Comunicar para una marca, empresa o producto mediante una reunión festiva de personas en torno a un espectáculo.

Presencia de la Actividad Físico-Deportiva (AF-D)

La presencia de una AF-D puede ser:

• Educativa
• Recreativa
• Económica
• Turística
• Competitiva
• Popular

Criterios para Considerar un Acontecimiento Deportivo

Se habla de acontecimiento deportivo si cumple con:

• Repercusión social
• Asistencia de público
• Medios de comunicación y televisión (TV)
• Dificultad práctica
• Patrocinadores
• Ingresos

Características de los Eventos Deportivos

Los acontecimientos atléticos se diferencian por:

• Poderosa imagen específica
• Generar emociones compartidas
• Desenlace incierto

Otras características clave son:

• Unicidad
• Intensidad
• Consumo
• Interacción
• Intangibilidad
• Dramaticidad

Factores a Considerar en la Organización

Hay que tener en cuenta:

• Tipo
• Duración
• Público
• Objetivos
• Recursos
• Costos
• Lugares

Tipos de Evento Deportivo

La clasificación se basa en:

• Clasificación territorial/audiencia a la que se dirigen
• Entidades que lo convocan
• Tamaño
• Objetivos (promocionales, competitivos, recreativos)
• Tipo de espacios (abierto, cerrado)
• Modelo de organización:
  • Independientes (ej. Eurocopa)
  • Reconocidos (ej. Tour)
  • Complejos (ej. Champions)
• Objetivos de la cita deportiva
• Mismo deporte o multideporte
• Tipo de audiencia (local, regional, nacional)
• Escala (locales, regionales, macroeventos, mega eventos)

Tipología Común

• Carreras populares
• Maratones
• Liga
• Copa
• Play off
• Juegos Olímpicos (JJ.OO.)

Necesidades y Beneficios de los Eventos Deportivos

Necesidades

• Recursos Humanos (RR.HH.)
• Trámites
• Apoyo económico
• Alojamiento
• Difusión
• Control de accesos

Beneficios

• Turísticos
• Económicos
• Sociales
• Deportivos
• Políticos
• De Imagen

2. Estructura Organizacional y Asociacionismo Deportivo

Organismos Internacionales Relevantes

• ONU (Organización de las Naciones Unidas)
• UNICEF (Derechos de los niños, recreación y juego)
• UNESCO (Educación Física y Ciencias de la Actividad Física y el Deporte – CCAFD)
• Consejo de Europa (Deporte para todos, como parte de la cultura)
• Comisión Europea

Modelos de Estructura Deportiva

Modelo Privado

Entidades privadas. El Estado se limita a crear las condiciones para que el deporte se pueda practicar.

Modelo Estatalizado

Control del Estado sobre las políticas deportivas, la organización y promoción.

Modelo Mixto

El deporte como servicio público. El Estado asume la promoción y el desarrollo.

Entidades Internacionales Clave

• Comité Olímpico Internacional (COI)
• Federaciones Deportivas Internacionales
• Tribunal Arbitral del Deporte (TAS)

Asociacionismo Deportivo

Incluye:

• Clubes: Distintivo, integrador, deportivo, profesional.
• Asociaciones: Deportes tradicionales, deporte para todos, unidades excursionistas.

Tipos de Clubes Deportivos

Club Deportivo Elemental

Objetivo: Práctica de actividades deportivas y participación en competiciones.

Club Deportivo Básico

Objetivo: Promoción de una o varias modalidades, participación en actividades/competiciones.

Sociedad Anónima Deportiva (S.A.D.)

Se mantiene con el capital social. Participa en competiciones deportivas profesionales.

Clasificación de la Empresa

La empresa se clasifica según:

• Capital: Privada, pública, mixta.
• Tamaño: Micro, pequeña, mediana, grande.
• Sector: Industriales, servicios.
• Propietarios: Individual, social.
• Duración: Definida, determinada, cíclica.
• Fines: Ánimo de lucro.

3. Tipología de Eventos por Objetivo y Duración

Clasificación de Eventos por Objetivos

Los eventos pueden ser:

• Recreativos
• Promocionales
• Informativos
• Académicos
• Relaciones sociales (internas o externas)

Manifestaciones de la Organización según Duración

• Concretas y puntuales
• Corta y media duración: (ej. Campus y campamentos)
• Larga duración: (ej. Escuelas)

4. Planificación Estratégica de Eventos

Definición de Planificación

Dotar de una estructura lógica a un sistema para la consecución de objetivos, con medios y tiempos determinados.

Proceso Básico

Planificar → Ejecutar → Evaluar

Niveles de Planificación

• Estratégico
• Organizativo: Planificación de procedimientos.
• Operativo: Ejecución de procedimientos.

Fases de la Planificación

1. Inicial
2. Operativa (cronograma, necesidades y recursos, gestión)
3. Ejecución
4. Evaluación

Características de la Planificación

• Flexible
• Operativa
• Participativa
• Formal
• Conocida

5. Áreas Funcionales y Gestión Operativa

Las áreas funcionales esenciales para la organización de un evento son:

Marketing

Incluye la promoción y difusión del evento.

Protocolo

• Gestión de invitados VIP
• Invitaciones
• Actos complementarios
• Calendario

Relaciones Públicas

• Relaciones comerciales
• Patrocinadores
• Medios de comunicación y locutores
• Ruedas de prensa
• Fotos y comunicados

Técnico-Deportiva

• Actuaciones en el desarrollo de la competición
• Actuación de jueces
• Franjas de competición
• Normas federativas
• Resultados
• Control de dopaje (doping)

Logística

• Alojamientos
• Transportes
• Restauración
• Almacenaje
• Aparcamientos
• Montaje

Administración

• Facturación
• Fiscalidad

6. Marco Legal: Contratos y Seguros Deportivos

El Contrato

Documento consentido libremente mediante el cual las partes vinculadas formalmente regulan sus derechos y obligaciones según las normas estipuladas en él, siempre que no vulneren aquellas que son jurídicamente de rango superior.

Es una relación jurídica en virtud de la cual una persona tiene la facultad de exigir a otra un determinado comportamiento positivo o negativo, del cual responderá con su patrimonio.

Elementos del Contrato

1. Vínculo: Nexo de naturaleza jurídica que une a las partes contratantes y sus voluntades.
2. Sujetos: Personas que asumen responsabilidades.
3. Prestación: Objeto material de la obligación contractual. Puede ser de carácter dinerario o de un determinado servicio.

Características de la Prestación

La prestación debe ser:

• Posible
• Lícita
• Definida
• Evaluable económicamente

El Contrato de Seguro (Póliza)

Es aquel por el que el asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura, a indemnizar, dentro de unos límites pactados.

Características de la Póliza

• Aleatorio
• Bilateral
• Oneroso: El tomador del seguro, previo pago de la prima, obliga al asegurador a asumir el riesgo.
• De Adhesión: El asegurado no puede discutir su contenido; el asegurador impone las condiciones.

Tipos de Seguros

• De Daños: (De cosas y de responsabilidad, como incendios, robo, responsabilidad civil por el patrimonio a consecuencia de una reclamación de un tercero).
• Seguros Personales: (Salud).
• De Prestación de Servicios.

Exclusiones comunes: Apuestas, daños a terceros, multas.

Definición de Seguro

Producto financiero que ayuda a reducir la incertidumbre económica sobre el futuro, ya que, al firmar un contrato con una compañía, el asegurado se compromete a pagar una cantidad de dinero (prima) y garantiza cierto pago futuro.

Factores que Determinan el Riesgo

• Número de participantes
• Tipo de prueba
• Garantías y capitales (muerte, asistencia sanitaria)

7. Gestión de Proyectos, Liderazgo y Recursos Humanos

Evaluación del Evento

La evaluación debe realizarse antes, durante y después del evento.

Evaluación Interna

Se centra en la organización:

• Organización
• Tiempo dedicado
• Trabajo realizado
• Participación
• Objetivos

Evaluación Externa

Se centra en el impacto y la percepción:

• Satisfacción
• Actividades
• Participación y repercusión
• Incidencias
• Indicadores de calidad
• Seguimiento y control

Tareas Fundamentales en la Gestión de Proyectos

• Programar
• Gestionar
• Controlar
• Evaluar

Factores que Influyen en la Organización

Factores Externos

• Político
• Grado de interés
• Apoyo de instituciones públicas/privadas
• Demográfico
• Mediático
• Económico
• Infraestructuras
• Impacto (nivel económico, social, laboral)
• Técnico
• Stakeholders (proveedores de material, infraestructura, personal, financiación)

Factores Internos

• Recursos propios
• Incertidumbre

Liderazgo en la Gestión Deportiva

Definición

Capacidad de influir en las actividades de un grupo organizado para conseguir objetivos.

Modelo Multidimensional

Se compone de:

• Antecedentes: Características de la situación, características del líder, características del grupo.
• Conductas: Conducta real, conducta preferida.
• Consecuencias: Efecto importante en todo el proceso en rendimiento y grado de satisfacción.

Habilidades para un Liderazgo Efectivo

• Comunicación
• Compromiso deportivo
• Clima motivacional
• Control de dinámicas internas (cohesión y colaboración)
• Capacidad de autocontrol del entrenador (manejo de carga emocional y presión)

Perfil del Líder

Debe ser:

• Implicado
• Generoso
• Humilde
• Sabio
• Empático
• Asertivo
• Capacidad de decisión

Gestión de Recursos Humanos (RR.HH.)

Clima Laboral

Factores que lo definen:

• Identidad del grupo (compromiso)
• Flexibilidad (autonomía)
• Claridad y comodidad (trabajo agradable)

Objetivos de la Gestión de RR.HH.

• Evaluar comportamiento y rendimiento
• Detectar desajustes
• Permitir estrategias de motivación y promoción
• Contribuir al desarrollo personal y profesional
• Mejorar las relaciones y el clima laboral

Planificación de RR.HH.

1. Cuantificar necesidades.
2. Definir requisitos técnicos y personales para los puestos.
3. Elaboración de la estrategia de reclutamiento.
4. Selección del personal para cubrir los puestos.

Selección de Personal

Se divide en tres fases:

• Fase Previa
• Fase Central: Pruebas psicotécnicas, entrevistas individuales, toma de decisión.
• Fase Final: Incorporación y evaluación.

8. Control y Cierre: Balances y Memoria Final

Tipos de Balances

• De organización
• Financiero
• Público
• Deportivo
• Comercial
• De comunicación
• De explotación del evento
• Político

Partes de la Memoria Final

1. Introducción
2. Análisis inicial y justificación
3. Planificación inicial
4. Promoción y comunicación
5. Gestión del riesgo
6. Control y evaluación
7. Propuestas de mejora
8. Conclusiones y reflexión final