Conceptos Fundamentales de la Administración

Definición de Proceso y Viabilidad

Proceso: es el conjunto de fases sucesivas de un fenómeno.

La viabilidad de los objetivos: Es importante tener un nivel mínimo de planeamiento (proceso mediante el cual la organización piensa anticipadamente las acciones que va a desarrollar). El criterio de viabilidad tiene que ver con las etapas de la vida de una organización. Lo viable es lo posible.

Etapas del Proceso de Planeamiento

El proceso de planeamiento se desarrolla en las siguientes etapas:

1. Reconocer la visión interna de la organización: Qué es lo que los niveles superiores quieren para la organización en el largo plazo.
2. Búsqueda de la misión: Qué quiere lograr la organización en el contexto donde actúa.
3. Fijación de objetivos: Estos objetivos dependen del entorno y de la coyuntura interna de la organización.
4. La fijación de metas: Fijar los objetivos específicos que sirven como guía para la toma de decisiones, las actividades y acciones que la organización realiza. Tienden a evitar esfuerzos no encaminados hacia estas y son motivadores en sí mismos.
5. El análisis de los datos internos de la organización y el contexto: Se analiza la relación entre los datos y el contexto y el impacto que el contexto pueda tener sobre la empresa. Se evalúan los datos obtenidos teniendo en cuenta las metas y los objetivos fijados.
6. Selección de alternativas: Se elige una alternativa entre varias, aquella que permita alcanzar en mejor medida los objetivos y metas fijados.
7. Implantación y control: Se establecen instrucciones para que los planes se lleven a cabo. Se controlan los resultados de la tarea realizada. Se determinan los desvíos y se buscan las causas de esos desvíos para que no sucedan en nuevas planificaciones o implantaciones.

Clasificación del Planeamiento

Planeamiento Estratégico

• Conoce la misión organizacional, sus valores y su cultura.
• Descubre oportunidades de negocios (segmentos o nichos del mercado sin cubrir) y conoce el contexto de amenazas que pueden surgir (empresas competidoras en crecimiento).
• Es de largo plazo, afecta a la organización en su totalidad y es complejo.
• Genera planes que deben tener en cuenta todas las fortalezas y todas sus debilidades.

Planeamiento Táctico o de Gestión

• Posee un mayor grado de detalle que el estratégico.
• Incluye planes específicos y planes permanentes.
• Puede ser de corto o largo plazo.
• Se plasma en presupuestos, en programas o procedimientos.

Programas y Presupuestos

La forma esperada de llevar las metas a la práctica es elaborando programas y presupuestos:

• Los programas son un conjunto de tareas que deben llevarse a la práctica para cumplir la meta.
• Los presupuestos incluyen la estimación de los recursos necesarios para desarrollar los programas.

Tipos de Presupuestos

• Presupuesto Económico: Valora las acciones económicas de la organización (Presupuesto de ventas, de producción).
• Presupuesto Financiero: Calcula el flujo de fondos con los que se contará la organización. Mide el flujo de ingresos por las cobranzas y el flujo de egresos por los pagos.
• Presupuesto de Inversiones: Calcula las inversiones posibles a realizar en la compra de activos fijos.

Todos los presupuestos comparten información y están relacionados entre sí, como lo están los subsistemas que les dan origen. Así, el Presupuesto de producción debe contemplar los volúmenes esperados de venta y el Presupuesto financiero debe considerar tanto los pagos por los insumos como las cobranzas por ventas.

Proceso de Gestión

PROCESO DE GESTIÓN: Conjunto de acciones, transacciones y decisiones que la organización lleva a cabo para alcanzar los objetivos propuestos y que se concretan en los resultados. La organización desarrolla el proceso de gestión, gestiona el negocio, basándose en la estructura que la soporta. La estructura hace viable la gestión y la gestión se plasma en numerosas tareas distribuidas a lo largo y ancho de toda la pirámide organizacional.

Requisitos para un Gerente Actual

Un gerente actual requiere:

• Creatividad.
• Conocimientos sólidos del área.
• Capacidad de liderazgo.
• Saber comunicar.
• Compartir ideas.
• Generar y demostrar confianza respecto de sí y para los otros.
• Estar dispuesto a la escucha y el diálogo.
• Capacidad de negociación.

Requisitos para el desarrollo del proceso de gestión: estructura, habilidad de gerenciamiento, liderazgo, capacidad de negociación.

Criterios para la Medición del Proceso de Gestión

Eficacia

Se asocia al de los objetivos; los administradores gestionan los negocios tratando de ser eficaces. Existen diferentes niveles de eficacia:

• Mayor eficacia: gestión cercana al cumplimiento de los objetivos.
• Menor eficacia: gestión lejana al cumplimiento de los objetivos.

Eficiencia

Vincula el costo que representó alcanzar los objetivos con los objetivos entre sí. Es la relación entre insumos consumidos y resultados logrados.

• Mayor eficiencia: menor aplicación de insumos.
• Menor eficiencia: mayor aplicación de insumos.

La Toma de Decisiones

Decisión: Proceso mediante el cual se opta por una alternativa o por una combinación válida de ellas. Puede ser encarado por una persona o por un grupo de personas. Se toman decisiones en todos los niveles de la organización. No todas las decisiones tienen el mismo alcance ni la misma tendencia. La selección de alternativas debe ser realizada en función de las metas fijadas; la decisión está fijada al proceso de planeamiento. Los gerentes tienen a su cargo la toma de decisiones para la gestión de los negocios; estas decisiones deben ser eficientes y eficaces.

Limitaciones: La Racionalidad Administrativa

El proceso de decisión es básicamente un proceso racional. La racionalidad administrativa es una racionalidad limitada por el contexto de la organización y el nivel de información disponible. Por lo tanto, el decididor tiene un comportamiento racional con características administrativas; trata de tomar la decisión más eficiente con la información y los recursos disponibles en cada momento, como así también son limitaciones originadas en sus motivaciones personales. Pensar en las decisiones administrativas es pensar en la organización como un sistema social integrado por seres humanos.

Elementos del Proceso de Decisión

• Planteo de alternativas: Es la enumeración de opciones que se presentan. Pueden ser alternativas que representan variables controlables y variables incontrolables.
• Vinculación consecuencia-alternativa: Cada una tiene consecuencias asociadas. La vinculación de la alternativa a la consecuencia completa la visión de la opción propuesta.
• Valoración de las consecuencias: Deben ser ponderadas, valuadas con relación a una escala de valores-objetivos-metas de quien toma las decisiones. Muchas son las preguntas que debe hacerse el decididor, siempre teniendo en cuenta los objetivos y metas. Las situaciones que debe evaluar el decididor se conocen con el nombre de escenarios para la toma de decisiones; esta debe contar con la información adecuada y suficiente.

Clasificación de las Decisiones

Por su importancia

• Estratégicas: Orientan el rumbo de la organización. Se refieren a los objetivos. Afectan globalmente a la organización.
• Tácticas: Se toman sobre cómo instrumentar actividades para cumplir con los objetivos estratégicos.

Por su estandarización

• Decisiones no programadas: Enfrentan situaciones nuevas, imprevistas y de gran importancia para la organización.
• Decisiones programadas: Enfrentan decisiones que se repiten en el tiempo. Se adoptan en el nivel operativo de la estructura.

Sistemas de Información

Los Sistemas de Información complementan la estructura indicando a cada colaborador cuándo y cómo hace su trabajo. Se integran mediante procedimientos manuales y computarizados. Indican la interrelación de las diferentes tareas, la oportunidad en que tienen lugar y su orden de precedencia.

Tipos de Sistemas de Información

• SISTEMA DE COMPRAS: Desde la determinación de las cantidades a comprar, hasta la recepción de la mercadería, su distribución a los estantes y la recepción de la factura en el bibliorato de facturas a contabilizar.
• Sistema de pago o proveedores: Desde la contabilización de la factura archivada en el bibliorato de facturas a contabilizar, hasta la confección de los cheques y el pago de la factura a su vencimiento.

Herramientas de Documentación de Sistemas

• Cursogramas: El flujo de los comprobantes y las acciones, así como también la interrelación entre las diferentes actividades dentro de la organización, se describen por medio de diferentes símbolos gráficos que tienen distintos significados. Se utilizan columnas para simbolizar las acciones que se desarrollan en cada área, y la descripción de ellas se hace de arriba hacia abajo, asignando cada tarea a la columna que representa el área donde se utiliza, uniéndolas con líneas, indicando así la secuencia.
• Manuales de procedimientos: Se describen por escrito las acciones que tienen lugar en cada área y su encadenamiento.
• Manuales de usuario: Se indican diferentes pantallas y listados que conforman la parte computarizada del sistema, indicando el objetivo y la descripción de los campos que pueden ser confusos.

Proceso de Control

Características del Control Efectivo

Para que el control sea efectivo debe reunir ciertas características mínimas:

• Economía: El costo del control no debe superar el beneficio que genera controlar.
• Operatividad: Debe instrumentarse mediante un método sencillo.
• Significatividad: El control debe aplicarse a actividades significativas, no a cuestiones sin trascendencia.

Tipos de Control

• Control por excepción: Significa ejercer acciones de control en forma aleatoria y cuando hay desvíos sobre los resultados esperados, por una razón de economía. No en todos los casos.
• Control por oposición: Se asignan controles cruzados u opuestos a distintas áreas, que tienen la responsabilidad sobre la tarea, realizándola cada una desde su posición.

Niveles de Control

• Control Posicional: Se comparan los planes estratégicos con la posición de la organización en el entorno; se analiza la organización como un todo y se ve su proyección en el contexto.
• Control de Gestión: Se comparan los resultados de las acciones llevadas a cabo como consecuencia de las decisiones no programadas con los objetivos; de esta forma se evalúa la gestión del nivel gerencial.
• Control Operativo: Se comparan las metas con los resultados de las decisiones programadas; se aplica al nivel operativo.

Herramientas de Control

Permiten medir el desempeño de la organización frente a sus objetivos o metas. Son las formas en que se implementa el proceso de control. Se realiza el control de todo el proceso de gestión por medio de distintas herramientas:

• Control presupuestario: Comparación entre los resultados esperados y los resultados reales.
• Auditoría interna: Validación de la razonabilidad de la información registrada y comparación con la realidad.
• Análisis e interpretación de estados contables y otras formas auxiliares: Evaluación por medio de relaciones numéricas de la gestión de la organización con respecto al contexto.