La contabilidad como disciplina y sistema de información

La contabilidad es una disciplina que permite captar, procesar y comunicar datos sobre el patrimonio de un ente. Su objetivo fundamental es brindar información útil para la toma de decisiones, el control de gestión o definir el patrimonio de determinado ente. A la contabilidad se la suele relacionar con otras disciplinas, como:

• Administración: La contabilidad suministra la información necesaria para los procesos de decisión y el éxito de la organización.
• Economía: La contabilidad mide hechos económicos basándose en conceptos como el costo y ofrece datos para estudiar problemas de precios, salarios y créditos.
• Derecho: Las normas legales (como la Ley General de Sociedades) condicionan la preparación, divulgación y plazos de los estados contables.

Los entes y su actividad económica

Las actividades económicas, dependiendo del monto del capital necesario para el desarrollo de una actividad o de la responsabilidad que se desea asumir, pueden desarrollarse de manera personal o asociada. Para que exista una sociedad, es obligatoria la existencia de una o más personas.

Tipos de sociedades

Cuando participa una sola persona, se denomina sociedad unipersonal. Cuando participan dos o más personas, se pueden constituir como:

• Sociedad Anónima (SA)
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)
• Sociedad Colectiva
• Sociedad en Comandita Simple
• Sociedad de Capital e Industria
• Sociedad Anónima con Participación Estatal Mayoritaria
• Sociedad en Comandita por Acciones

La contabilidad como fuente de información

La contabilidad necesita ser abordada desde dos aspectos: como disciplina de estudio y como sistema de información. Como disciplina de estudio, recibe distintas definiciones:

• José Latour Padierne: “La ciencia que trata de la compilación, anotación y presentación sistemática de los hechos económicos y sus resultados”.
• Federico Herrmann Jr.: ”La ciencia que estudia los hechos que producen variaciones patrimoniales”.

Como sistema de información, debe suministrar datos útiles tanto para los administradores como para terceros, permitiendo analizar los componentes del patrimonio y sus variaciones en el tiempo. Toda organización necesita información confiable que reúna requisitos de calidad.

El sistema contable genera información que se comunica a través de informes contables, utilizados por el ente emisor y terceros. Habitualmente, los emisores son personas jurídicas con o sin fines de lucro.

La contabilidad y el proceso contable

Ciclo operativo: Refiere al conjunto de operaciones básicas que realiza la organización para lograr sus objetivos: COMPRAR, VENDER, COBRAR, PAGAR y se retroalimenta.

Comprobantes

Todas las operaciones del ente se documentan. Cuando a un formulario se le vuelcan los datos requeridos por el proceso contable respecto de un hecho económico, se transforma en comprobante. Se clasifican en propios y de terceros:

• Orden de Compra (No registrable): Pedido de compra a un comerciante.
• Nota de Venta (No registrable): Se extiende antes de la entrega de bienes cuando esta no es inmediata.
• Remito (No registrable): Se utiliza para la entrega de bienes vendidos.
• Factura (Registrable): Documento principal de la compraventa que contabiliza la deuda.
• Nota de Débito (Registrable): Contabiliza una partida a favor del comerciante (ej. fletes, intereses).
• Nota de Crédito (Registrable): Documenta un crédito a favor del cliente por devoluciones o errores.
• Resumen de Cuenta (No registrable): Detalle de débitos y créditos en un período.
• Nota de Crédito Bancaria (Boleta de Depósito): Para efectuar depósitos en efectivo o cheques.
• Cheque (Registrable): Orden de pago librada contra un banco.
• Recibo (Registrable): Reconocimiento de haber recibido dinero o valores.
• Pagaré (Registrable): Promesa de pago en una fecha determinada.
• Vale (Registrable): Anticipo de fondos para gastos menores o sueldos.

Plan de cuentas

Es el ordenamiento metódico y sistemático de las cuentas utilizadas en el proceso contable. Es un esquema gráfico que facilita la registración rápida y la selección de cuentas necesarias.

Operaciones bancarias y medios de pago

Banco: Institución financiera que intermedia entre depositantes y prestatarios.

• Caja de ahorro: Gratuita en apertura y mantenimiento.
• Cuenta corriente: Permite el uso de cheques y giros en descubierto.
• Cuenta sueldo: Para el depósito de haberes laborales.
• Cuenta universal gratuita: Apertura con DNI para quienes no poseen otra cuenta.

Tipos de cheques

• Comunes: Pagaderos desde su emisión (30 días de validez).
• De pago diferido: Para ser presentados en una fecha posterior (1 a 360 días).
• Cancelatorios: Emitidos por el BCRA.
• Cruzado: Solo puede ser depositado en cuenta bancaria.
• E-cheq: Generado por medios electrónicos.

Endoso: Firma al dorso del cheque para transmitirlo a otra persona, convirtiendo al endosante en garante del pago.

Ecuación Patrimonial

El patrimonio se compone de bienes (activo) y obligaciones (pasivo). La diferencia entre ambos es el patrimonio neto. La igualdad contable básica es: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto.

Control interno y gestión de operaciones

Control interno: Conjunto de normas de seguridad y monitoreo para minimizar errores o fraudes.

• Compras: Desde la detección de la necesidad hasta la adquisición (normales, extraordinarias, menores e importaciones).
• Ventas: Transferencia de propiedad de un bien a cambio de un precio.
• Pagos: Cancelación definitiva de la deuda.
• Cobros: Incorporación efectiva de fondos.