Estructura Organizacional: Diseño, Espacios Físicos y Gestión Documental

Significado de la Estructura Organizacional (E.O.)

Para diseñar la Estructura Organizacional (E.O.), es fundamental considerar los siguientes aspectos clave:

• El resultado del diagnóstico organizacional.
• La organización concebida como un sistema.
• La visión, la misión y la filosofía de la empresa.
• Los objetivos, las políticas, las estrategias y las tácticas.
• Los procesos y la división del trabajo.
• El grado de diferenciación e integración de los procesos.
• Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) a implementar.
• Las normas o reglas que afectan el funcionamiento de la empresa u organización.
• La influencia de los factores o variables del entorno.
• Que las estructuras organizacionales estén interrelacionadas.
• La E.O., conjuntamente con los sistemas, procesos operacionales y TI, constituyen la infraestructura de la gestión empresarial.

Importancia de la Estructura de Organización

• Es para los directivos lo que el plano representa para los ingenieros.
• Permite determinar la calidad y cantidad de recursos humanos (RR. HH.), infraestructura física, muebles, máquinas, equipos, materiales y recursos financieros.
• Ayuda a implantar la red de informática.

División del Trabajo

• Es el proceso de distribuir las tareas y actividades entre los diferentes sectores de la organización.
• Consiste en fraccionar las actividades y/o procesos de manera que cada colaborador sea responsable de forma limitada solo por su tarea y no de la totalidad de las mismas.
• Las personas poseen distintas aptitudes, actitudes y preferencias.
• El trabajo específico, el estudio y la experiencia permiten la especialización de las personas.
• La ciencia y la tecnología son sumamente amplias, por lo que una sola persona no puede poseer habilidades en todos los campos.
• Cualquier división del trabajo depende del tipo de actividades, de la tecnología utilizada y de la cultura organizacional.

Principales Sectores y Áreas de Actividad

• Producción: Conjunto de operaciones y procesos relacionados con la generación de bienes y servicios. Incluye planificación, fabricación, control de calidad, envasado y mantenimiento.
• Comercialización: Conjunto de actividades y procesos referentes a la relación dinámica entre la empresa y el mercado; abarca marketing, ventas y distribución.
• Finanzas: Conjunto de actividades relacionadas con la planificación, obtención y administración de los recursos financieros de las organizaciones, así como sus registros. Incluye planificación financiera, tesorería y contabilidad.
• Administración: Actividades relacionadas con la gestión de los servicios de apoyo a las organizaciones: compras, administración de inventarios, patrimonio y servicios generales.

Variables Estratégicas para el Diseño e Implantación de Estructuras Organizacionales

• Identificar a los clientes y usuarios de los bienes y servicios que ofrece la empresa.
• Identificar a los proveedores, tanto actuales como potenciales.
• Identificar a la competencia, actual y potencial.
• La cultura del país y de la región.
• Las actividades de carácter permanente y las esporádicas.
• La base legal, planificación, recursos disponibles, descentralización, sistemas informáticos, sistemas de comunicación y normas.
• La agilidad en el proceso de toma de decisiones.
• La identificación clara de la visión, misión, filosofía, objetivos, políticas y estrategias empresariales.

Principales Tipos de Relaciones de Organización

• Relaciones formales: Existen mediante la estructura organizacional formal de una empresa, representada gráficamente por un organigrama.
• Relaciones informales: Son aquellas que se originan de forma espontánea entre los miembros.
• Relaciones de línea: Vienen definidas por las líneas formales de la organización, facilitando la identificación clara de la cadena de mando (jefes y subordinados).
• Relaciones funcionales: Se establecen entre los puestos de línea y los asesores (staff).
• Departamentalización: Es el proceso de agrupación de actividades similares y homogéneas dentro de una empresa.

Características de la Organización en Red

• Organización: Conlleva una nueva forma de estructuración y gestión empresarial.
• Colaboración: Compromiso recíproco entre todos los integrantes de la organización.
• Procesos: Implica cambios profundos en las formas de planificación, organización y gestión de empresas.
• Comunicación: Las relaciones de comunicación se basan en la implementación de TIC de última generación.
• Flexibilidad: Diseños y puestos de trabajo altamente adaptables a los cambios del entorno.
• Capacidad de respuesta: Orientada a lograr cambios ágiles de mentalidad.
• Eficiencia: Enfocada en la reducción sistemática de costos.

Estudio del Espacio Físico y la Infraestructura

1. El estudio del predio donde funciona o funcionará la empresa

Para realizar este estudio, se deben considerar cuatro aspectos básicos:

• Situación del predio en la localidad.
• El área disponible.
• La estructura y conservación del edificio.
• La localización de sectores u oficinas en el edificio.

2. La arquitectura de interiores

Abarca los siguientes factores fundamentales:

• Sonorización o control de ruidos.
• Climatización o regulación de temperatura.
• Iluminación adecuada.
• Mobiliario funcional.
• Colores de pintura y su impacto psicológico.

3. El Layout o la disposición física

El Layout puede definirse como la disposición ideal, realizada bajo normas técnicas, de los diversos elementos de trabajo (como mobiliario, maquinarias u otros medios utilizados para la producción de bienes y/o servicios) en cualquier tipo de empresa.

En un estudio de Organización y Métodos (O&M), los objetivos del Layout consisten en:

• Mejor utilización de los espacios disponibles.
• Lograr una adecuada disposición de los elementos de trabajo.
• Facilitar los pasos de un proceso o procedimiento, o la manipulación de materiales en el local de trabajo.
• Lograr una mayor productividad del personal.
• Proporcionar servicios de calidad a los clientes.

Requisitos para un buen Layout

Los principales aspectos a tener en cuenta para maximizar la eficiencia del Layout en un sector determinado son:

• La disposición de los distintos sectores y puestos debe estar alineada con las secuencias de los trámites de los diferentes procesos.
• Procurar que los movimientos de personas, documentos o materiales se realicen a través de distancias mínimas.

4. La distribución de los espacios

Al realizar la planificación de la organización física de un sector o dependencia en cualquier empresa, se debe contemplar una serie de aspectos, entre los cuales merecen destacarse la comodidad y la buena apariencia del lugar de trabajo.

Las técnicas de distribución del espacio exigen una serie de requisitos, siendo los más importantes:

• Calcular las dimensiones de cada sala del inmueble.
• Determinar el tipo, cantidad y calidad de muebles, maquinarias e instalaciones que serán utilizados.

Podemos definir la distribución de espacio como la ubicación de las distintas máquinas, puestos de trabajo, áreas de servicio al cliente, almacenes, oficinas, zonas de descanso, pasillos, flujos de materiales y personas, etc., dentro de los edificios de la empresa, de forma tal que se consiga el mejor funcionamiento de las instalaciones.

Objetivos básicos de la distribución de espacios:

• Optimizar el aprovechamiento de la mano de obra, la maquinaria y el espacio.
• Mejorar el aspecto de las instalaciones de trabajo de cara al público.
• Optimizar la capacidad productiva.
• Reducir los costos de movimiento de materiales.
• Proporcionar espacio suficiente para los distintos procesos.
• Incrementar el grado de flexibilidad.

Gestión de Archivos Empresariales

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y, por tanto, es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Los conceptos clave de un archivo son: funciones, finalidad, fundamentos, criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir, al menos, dos funciones esenciales: almacenar y recuperar de inmediato la información.

Tipos de Archivos

• Activo
• Central
• Intermedio: Donde se conservan todo tipo de documentos y medios de almacenamiento durante el tiempo establecido en las disposiciones legales vigentes.
• Histórico: Denominado también Centro de Memoria Documentada, donde se guardan, custodian y conservan las fuentes de información, documentos e imágenes que poseen valor histórico y cultural.

Aspectos Básicos para Organizar los Archivos

Para organizar los archivos empresariales de manera eficiente, es importante considerar los siguientes aspectos básicos:

• Definición de objetivos y políticas relacionados con el archivo de documentos e información.
• Definición de los tipos de documentos y la frecuencia de su utilización.
• Definición de los métodos y sistemas de clasificación, recuperación y preservación de los documentos.

Tabla de Temporalidad Documental

• Todos los documentos tienen un tiempo de «vida útil».
• La temporalidad dependerá de:
  • Las disposiciones legales vigentes en cada país (por ejemplo, facturas).
  • Las políticas establecidas por la gerencia.

Almacenamiento y Procesos de Archivo

Se deben considerar los siguientes aspectos básicos de almacenamiento:

• Las condiciones de seguridad.
• La facilidad de acceso.
• La utilización de sistemas de archivos acordes con las características y necesidades de la organización.
• La flexibilidad de los sistemas de archivos a ser utilizados.

Los principales pasos a seguir para el archivo de documentos en papel son:

1. Clasificación
2. Codificación
3. Ordenamiento
4. Indexación
5. Archivo de los documentos

Entre los principales sistemas de archivos de documentos en papel se pueden citar:

• Sistema numérico
• Sistema alfabético
• Sistema alfanumérico
• Sistema micrográfico

Digitalización

La tecnología de digitalización posibilita la captura o creación, indexación, almacenamiento, localización, recuperación, distribución, visualización y el gerenciamiento de todo tipo de documentos e informaciones relacionados con los procesos de negocios de la empresa, durante todo su ciclo de vida.