¿Qué es el Benchmarking?
El Benchmarking es una técnica o herramienta de gestión que consiste en tomar como referencia aspectos de la competencia y adaptarlos al propio negocio o empresa. Es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones reconocidas por sus mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.
Esta herramienta estratégica busca la competitividad acelerada de la organización mediante la comparación de lo que hacemos y cómo lo hacemos, contra lo que hacen los mejores en su clase y cómo lo hacen.
Objetivos del Benchmarking
El Benchmarking es un proceso sistemático a través del cual podemos:
- Medir los resultados de otras organizaciones con respecto a los factores clave de éxito de la empresa.
- Determinar cómo se consiguen esos resultados.
- Utilizar esa información como base para establecer objetivos y estrategias, e implementarlos en la propia empresa.
Puntos Clave del Benchmarking
Todas las definiciones de Benchmarking tienen en común cuatro puntos esenciales:
- Desarrollar ventajas competitivas.
- Estudiar las mejores prácticas de cualquier industria.
- Comparar el desempeño entre industrias para lograr una mejora en la organización y/o producción.
- Es un proceso de mejora continua.
¿Por Qué Realizar Benchmarking?
- Todo está sujeto a cambio: los clientes, la tecnología, los procesos, los productos, etc.
- Las diferencias cuantitativas en el desempeño entre las compañías líderes y la propia muestran el tamaño posible de la mejora.
- Los sistemas de indicadores de gestión ofrecen control y entendimiento profundo de cada proceso (o área) y cómo este contribuye a la calidad de servicio y rentabilidad. Facilitan la gerencia del negocio al permitir una toma de decisiones más acertada y oportuna.
- El Benchmarking puede ser aplicado a todas las áreas de negocio de la compañía.
Aplicaciones del Benchmarking
¿A qué se le puede aplicar Benchmarking?
- Productos y servicios
- Operaciones y funciones
- Procesos de trabajo
- Prácticas comerciales
- Desempeño organizacional
- Estrategia
Aspectos Clave del Benchmarking
El Benchmarking se enfoca en diversos aspectos para impulsar la mejora:
Calidad
Se refiere al nivel de valor creado de los productos para el cliente sobre el costo de producirlos. Dentro de este aspecto, el Benchmarking puede ser muy importante para saber la forma en que otras empresas forman y manejan sus sistemas de calidad.
Productividad
El Benchmarking de productividad es la búsqueda de la excelencia en las áreas que controlan los recursos de entrada.
Tiempo
El estudio del tiempo, al igual que el de la calidad, simboliza la dirección del desarrollo industrial en los años recientes. Flujos más rápidos en ventas, administración, producción y distribución han recibido una mayor atención como un factor potencial de mejora de la productividad y la competencia.
Niveles de Benchmarking
Existen diferentes enfoques o niveles al realizar Benchmarking:
- Interno
- Competitivo Directo
- Competitivo Latente
- No Competitivo
- De Clase Mundial (World Class)
- Funcional
- Genérico
Benchmarking Interno
Se lleva a cabo dentro de la propia empresa. Quizás existan departamentos propios que podrían ofrecer información excelente. Primero, porque tendrían procesos modelo; segundo, porque podrían recoger información de clientes o competidores con los cuales tratan y tienen procesos similares. Es el más sencillo de realizar, ya que la información es fácilmente disponible.
Benchmarking Competitivo Directo
La mayoría de las empresas tienen, al menos, un competidor que puede ser considerado como excelente en el proceso que se pretende mejorar. Conseguir que el competidor directo proporcione los datos de interés puede ser una tarea difícil, si no imposible. Este problema puede ser en ocasiones solventado mediante una tercera empresa que actúe de intermediaria.
Benchmarking Competitivo Latente
Se trata de empresas que pueden ser mucho más grandes o pequeñas que la nuestra, y por tanto no competir en los mismos mercados. También se consideran las empresas que aún no han entrado en el mercado, pero que presumiblemente lo harán en el futuro.
Benchmarking No Competitivo
En ocasiones es posible obtener información a través de empresas que no son competidoras de forma directa, bien sea porque el mercado en el que actúan sea geográficamente distinto, o bien porque se trate de un sector industrial diferente. En este último caso, el proceso deberá ser adaptado a la particularidad de la empresa. La información será fácilmente accesible.
Benchmarking de Clase Mundial (World Class)
Esta aproximación es la más ambiciosa. Implica identificar el óptimo reconocido para el proceso considerado: una organización que lo hace mejor que todas las demás.
Benchmarking Funcional
Este tipo de Benchmarking ha demostrado ser productivo, ya que fomenta el interés por la investigación y los datos compartidos. Esto se debe a que no existe el problema de la confidencialidad de la información entre empresas disímiles, y también existe un interés natural por comprender las prácticas en otro lugar.
Benchmarking Genérico
El beneficio de esta forma de Benchmarking, la más pura, es que se pueden descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la industria propia del investigador.
Etapas del Benchmarking
El proceso de Benchmarking se divide en varias etapas clave:
Identificación y Planeación
- Elegir procesos que se desean mejorar.
- Seleccionar la empresa que servirá de comparación.
- Decidir el método de medición de las diferencias entre ellas.
Comparar y Analizar
- Determinar los aspectos en que se puede lograr ser eficiente.
- Encontrar instrumentos que faciliten esta práctica, a través de herramientas y otros mecanismos.
- Proyectar los niveles de desempeño futuro.
- En esta etapa se mide el proceso de los otros y luego del propio.
Integración
- Comunicar los hallazgos.
- Establecer datos funcionales.
Acción
- La gerencia adapta y establece estrategias de mejoramiento en el aspecto o aspectos que se compararon.
- Recalibrar el Benchmarking.
Madurez
Se alcanza la madurez cuando se incorporan las mejores prácticas de la industria a todos los procesos del negocio.
Benchmarking en Puertos
El principal propósito del Benchmarking en este sector es identificar gaps operacionales y áreas de mejora potencial. El término Benchmarking también se utiliza para abarcar el proceso de identificar las mejores prácticas para una actividad en una industria en particular, es decir, encontrar la mejor forma de realizar la operación.
Los indicadores más discutidos para comparar actividades de un puerto cubren la totalidad de sus operaciones principales:
- Pilotaje
- Remolque
- Amarre y desamarre
- Estiba
- Servicios de la autoridad y otros servicios del gobierno (acceso a canales, ayudas de navegación y muelles)
- La interfaz del puerto con la carretera interior
Ejemplo: Benchmarking en Puertos de Latinoamérica
¿Cómo se mide la eficiencia? En el caso de una exportación, un indicador intuitivo es el tiempo que demora un contenedor desde que entra al puerto hasta que parte el buque. Lamentablemente, no existe información pública disponible en América Latina que nos permita calcular la eficiencia utilizando el factor tiempo. Dadas las restricciones en la información, cada vez más, los especialistas calculan una medida de eficiencia agregada conocida como eficiencia técnica.