Departamentos de una empresa

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2. Organización: Concepto

Consiste en definir la tarea que se va a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar, determinar las relaciones que van a existir entre ellos y fijar sus responsabilidades con la intención de obtener los objetivos previstos de la forma más eficaz.

Principales escuelas

En el S. XIX surgíó la necesidad de organizar el trabajo. Los precursores de las primeras teorías de organización fueron Taylor y Fayol.

  • Escuela de la Organización Científica del trabajo: Taylor y Fayol: la idea fundamental de Taylor fue la aplicación de métodos científicos a la organización del trabajo. Esta escuela defendía la existencia de una oficina técnica y sólo debían cumplir lo que estaba previamente determinado. Para incentivar a los trabajadores se propónían unos salarios basados en el rendimiento. Entre sus principios se encuentran el análisis y diseño de tareas o la especialización de funciones entre otras.

Por otra parte Henry Fayol, padre de la estructura funcional de la empresa, remarcaba la necesidad de una estructura jerarquizada en la que cada persona dependiera de un único superior. La función más importante era la administrativa. Entre sus principios más destacados se encuentran la división del trabajo o la remuneración equitativa y satisfactoria entre otras.

  • Escuela de las Relaciones Humanas: Elton Mayo: La primera persona que demostró la importancia de las relaciones humanas fue Elton Mayo. Este, acompañado de sus discípulos llegó a conclusiones como: existen incentivos distintos a los materiales, el hombre no se puede programar como una máquina, etc.
  • Teoría de la Burocracia: Max Weber: Weber es padre de la organización llamada burocrática, la cual está altamente formalizada y tiene niveles de autoridad delimitados. También existe la división del trabajo, los directivos están ordenados jerárquica y estrictamente definidos. Es una organización poco flexible. Este modelo se ideó para grandes organizadores  como por ejemplo la pública.

Principios organizativos

  1. Unidad de objetivos: contribución de los componentes de la organización para la consecución de los objetivos.
  2. Alcance de control: determinar el nº de personas que jefe puede dirigir.
  3. Unidad de mando: las instrucciones deben manifestarse como si de un solo jefe se tratara.
  4. Principio jerárquico: formación de una cadena jerárquica.
  5. Principio de delegación: delegar la autoridad hasta los niveles más bajos posibles
  6. Principio de responsabilidad: la responsabilidad es la obligación de la persona de llevar a efecto las tareas que le han sido asignadas.

3. Clases de organización formal e informal

La formal es una estructura definida en que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.

La informal es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Organización formal

Informal

Se sustituye por el sistema de dirección.

Se sustituye espontáneamente.

Relación entre miembros nace por el puesto de trabajo.

Los individuos de cada grupo informal se relacionan por intereses particulares.

Mando lo ostenta la dirección, los jefes de departamento, etc.

Existe líder con autoridad reconocido por todos los miembros de la empresa.

Los canales de comunicación son los constituidos por la estructura formal y oficial, circula información oficial.

Se crean canales de comunicación informales por las que circula + información que a través de la cadena de mando.

4. Los organigramas. Concepto:

Es la representación grafica de la estructura formal de una empresa cuya finalidad es clarificar y dar a conocer las relaciones que existen entre los distintos departamentos.

Clasificación:

  • Según su forma:


  • Organigramas verticales: mayor autoridad, se sitúan en las posiciones más elevadas y en su base aquella cuya autoridad es menor, se denominan organigramas piramidales.
  • Horizontales: mayor autoridad a la izq. Y las que se subordinan a la derecha.
  • Concéntricos o radiales: puestos más importantes en el centro y los demás entorno al mismo.
  • Según su finalidad:


  • Informativos: visión general de la estructura organizativa.
  • Analíticos: aparece la totalidad de la estructura organizativa.
  • Según su extensión:


  • Generales: reflejan estructura organizativa global.
  • Detallados: informan sobre un departamento concreto
  • Según su contenido:


  • Estructurales: tiene diversos departamentos.
  • De personal: se indican nombre y cargo de la persona que la dirige.
  • Funcionales: indica cómo está formada cada unas de las unidades organizativas.

5. Estructuras organizativas

Sus tipos son:


  • Lineal:


    se basa en el principio de unidad de mando, las órdenes van de la alta dirección a los niveles inferiores.
  • Ventajas:


    simplicidad, delegación de autoridad y responsabilidad, rapidez toma de decisiones.
  • Inconvenientes


    Falta de especialización de directivos, comunicaciones lentas, falta motivación.
  • En línea y de asesoramiento


    Se basa en la combinación de las relaiones de autoridad con los de consulta y asesoramiento. Los staffs realizan asesoramiento y apoyo pero no tienen autoridad dentro de la empresa.
  • Ventajas


    Intervención de especialistas, relación de mando solamente recibe ordenes de un jefe.
  • Inconvenientes


    Toma de decisiones lenta, hay que consultarlas con los staffs, conflictos entre personal porque los staffs se involucran en otras decisiones, staffs representan un coste.
  • En comité


    Aquella en la que la autoridad y responsabilidad son compartidos por un grupo, con la finalidad de obtener una visión global.
  • Ventajas


    Diferentes perspectivas, participación en las decisiones motiva e incentiva.
  • Inconvenientes


    Lentitud en la toma de decisiones, decisiones tomadas por compromiso o amistad.
  • Matricial


    Donde los especialistas de la empresa se unen para proyectos específicos. Hay una doble autoridad, director de proyecto y director de departamento.
  • Ventajas


    Flexibilidad, ofrece método para afrontar problemas específicos.
  • Inconvenientes


    El director sepa integrar y coordinar a las personas que intervienen en el proyecto, problemas por haber más de un supervisor, conflictos entre unos directivos y otros.
  • Funcional


    Se fundamenta en las diferentes funciones de la empresa donde la alta dirección se encarga de planificar, organizar, etc. Su padre es Henry Fayol.
  • Ventajas


    La empresa dispone de especialistas y los empleados se dedican a su especialidad.
  • Inconvenientes


    Falta de comunicación horizontal.
  • Divisional


    Se aplica a las grandes empresas donde hay una descentralización de todas sus actividades. Se puede definir como un conjunto de estructuras funcionales.
  1. Departamelización:


    proceso que consiste en dividir la empresa en departamentos.

Tipos:

  • Funcional:


    se forman por las funciones que cada uno desarrolla en la empresa.
  • Zonas geográficas:


    se forman en función de la zona geográfica.
  • Por productos


    Se forman creando un departamento para cada tipo de producto.
  • Por procesos:


    se organiza según las fases que componen el proceso de producción.
  • Por clientes:


    se organiza en función de los diversos tipos de clientes que tienen.
  1. Tipos de comunicación:


  2. Interna:


    se genera en el interior de la empresa. Puede ser descendente, cuando tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores y su finalidad es informar a los subordinados de los objetivos de esta, así como las tareas a realizar; ascendente: se origina en los empleados y finaliza en los directivos; lateral: se produce entre departamentos del mismo nivel o distinto nivel jerárquico.
  3. Externa:


    origen en el exterior de la organización.
  4. Verbal y gestual:


    tipo de comunicación rápida con un buen sistema de retroalimentación. Se conoce la respuesta inmediata y además los interlocutores se comunican mediante gestos.
  5. Escrita:


    cartas, notas, etc.
  1. Canales de comunicación:


  2. En función de la estructura


    A. De arriba abajo: reuniones, tablón de anuncios, etc. B. De abajo a arriba: buzón de sugerencias, encuestas. C. En doble sentido: entrevistas, instrucciones a grupos. D. Lateral: informes, teléfonos, etc.
  3. En función del carácter de los mismos:


    A. Estáticos: libros, revistas. B. Dinámicos: teléfono, radio.
  4. Nuevas tecnologías:


    A. Videoconferencia. B. Correo electrónico.
  1. Barreras de comunicación


  2. Escucha defectuosa:


    se imponen opiniones mientras se oye al interlocutor.
  3. Recelos en la comunicación:


    mal clima laboral hace que surjan desconfianzas y temores.
  4. Exceso de información:


    sobrecarga de información que impide asumir datos recibidos.
  5. Actitud predeterminada:


    decisión tomada de antemano o actuación en un determinado sentido.
  6. Mala selección del momento para establecer la comunicación:


    seleccionar momento adecuado para plantear una cuestión.
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