Dirección y Organización Empresarial: El Proceso Administrativo y sus Funciones
El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos.
La administración de una empresa requiere de ciertas responsabilidades directivas constantes, denominadas funciones administrativas, que son las siguientes:
Planificación: Se plantea lo que se va a hacer.
Organización: Se analiza cómo se va a hacer.
Gestión: Consiste en determinar con qué y de qué manera se va a realizar.
Control: Se determina cómo se ha realizado.
Estas funciones, a su vez, se organizan en dos fases clave del proceso administrativo:
La Fase Mecánica es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que debe hacerse. Dentro de ella se encuentran: la Planificación y la Organización.
La Fase Dinámica se refiere a cómo poner en práctica todo lo que se ha planeado y organizado previamente. Dentro de ella se encuentran: la Gestión y el Control.
Función de Planificación Empresarial
La planificación consiste en fijar objetivos, establecer estrategias para alcanzarlos, definir las políticas de la empresa y determinar criterios de decisión, siempre con la intención de lograr los fines empresariales.
Para llevar a cabo una planificación efectiva, se deben seguir los siguientes pasos:
Análisis de la situación de partida: Se estudia la situación actual de la empresa y su entorno para detectar oportunidades y desafíos.
Definición de objetivos y alternativas: Se establecen los objetivos a alcanzar y se definen diversas alternativas para lograrlos.
Evaluación de alternativas: Se analizan los puntos fuertes y débiles de cada alternativa, evaluando costes, riesgos, etc., para seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
Control y corrección de desviaciones: Aunque se elija la mejor alternativa, la realidad puede evolucionar de forma diferente. Es crucial controlar periódicamente el plan para identificar desviaciones y realizar las correcciones o cambios necesarios.
Para una mejor comprensión, las empresas clasifican los planes de la siguiente manera:
Clasificación de los Planes Empresariales
Según alcance o amplitud: Fines o propósitos, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos.
Según ámbito temporal: Planes a largo plazo (+5 años), Planes a medio plazo (+1 año), Planes a corto plazo (1 año o menos).
Según funcionalidad: Área comercial, Área de producción, Área de inversión o financiación, Área de Recursos Humanos.
Función de Organización Empresarial
La organización tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa.
Además, busca ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.
Para diseñar un sistema de organización eficaz, se deben considerar los siguientes aspectos:
a) Determinación de niveles de organización.
b) Claridad en funciones y objetivos: Las funciones y objetivos asignados a cada nivel de mando y a cada persona deben ser claros y concretos.
c) Canales de autoridad y responsabilidad: Establecer canales de autoridad y responsabilidad bien delimitados.
d) Vías de comunicación: Asegurar vías de comunicación efectivas en todos los sentidos, especialmente entre departamentos.
La Organización del Trabajo
La organización del trabajo es el conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos los medios para que, con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, se obtengan los objetivos previamente marcados.
Taylorismo: Racionalización del Trabajo
El creador de este movimiento fue Frederick W. Taylor. Taylor pretendía racionalizar el trabajo, es decir, eliminar los tiempos muertos y estandarizar los movimientos que cada trabajador debía realizar, con la finalidad de aumentar la productividad. Para incentivar al personal, se proponían salarios basados en el rendimiento, de manera que el trabajador con un rendimiento y ritmo de actividad más altos obtendría una mejor retribución.
En sus inicios, el taylorismo fue bien acogido tanto por empresarios como por trabajadores, ya que ambos obtenían beneficios. Sin embargo, con el tiempo, este sistema comenzó a resentirse, principalmente debido al descontento de los trabajadores, quienes protestaban por la monotonía y la fatiga que les producía el trabajo repetitivo.
Fayol y la Administración Global de la Empresa
Paralelamente, el autor francés Henri Fayol creó un sistema de organización que no solo abordaba el trabajo, sino la globalidad de la empresa. De esta forma, Fayol dio importancia a las diferentes funciones empresariales y ofreció pautas para organizarlas. Remarcó la necesidad de un único mando superior y consideró la función administrativa como la más importante, ya que de ella dependían todas las demás funciones de la empresa.
Elton Mayo y las Relaciones Humanas
A partir de los movimientos anteriores, se buscaron métodos para solucionar los puntos débiles de esos sistemas (monotonía laboral, fatiga de los trabajadores, etc.). El objetivo era humanizar el trabajo. Elton Mayo fue la primera persona en demostrar la importancia de las relaciones humanas en el ámbito empresarial.
Maslow y Herzberg: La Motivación en el Trabajo
Estos autores, igualmente preocupados por la falta de trato humano, sostenían que la motivación en la conducta humana es clave para aumentar la productividad laboral. Por tanto, la motivación se consideraba el factor principal.
La División del Trabajo
La división del trabajo es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización laboral. Cuanto más se especialicen las personas, mayor será la eficiencia con la que desempeñarán una tarea determinada.
La desventaja de la división del trabajo es que el trabajador puede perder polivalencia y no desarrollar otras tareas con la misma destreza. Además, la realización constante de la misma tarea puede generar monotonía y cansancio.
La Organización Formal
La organización formal se define como la estructura intencional, definida e identificada, en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.
Es una estructura a la cual deben ajustarse las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.
Elton Mayo y las Relaciones Humanas
A partir de los movimientos anteriores, se buscaron métodos para solucionar los puntos débiles de esos sistemas (monotonía laboral, fatiga de los trabajadores, etc.). El objetivo era humanizar el trabajo. Elton Mayo fue la primera persona en demostrar la importancia de las relaciones humanas en el ámbito empresarial.
Maslow y Herzberg: La Motivación en el Trabajo
Estos autores, igualmente preocupados por la falta de trato humano, sostenían que la motivación en la conducta humana es clave para aumentar la productividad laboral. Por tanto, la motivación se consideraba el factor principal.
La División del Trabajo
La división del trabajo es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización laboral. Cuanto más se especialicen las personas, mayor será la eficiencia con la que desempeñarán una tarea determinada.
La desventaja de la división del trabajo es que el trabajador puede perder polivalencia y no desarrollar otras tareas con la misma destreza. Además, la realización constante de la misma tarea puede generar monotonía y cansancio.
La Organización Formal
La organización formal se define como la estructura intencional, definida e identificada, en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.
Es una estructura a la cual deben ajustarse las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.
Formas de Organización Empresarial
Por funciones: El personal se organiza según su especialización, concentrándose en departamentos (ej., finanzas, recursos humanos, marketing).
Por zonas geográficas: La plantilla se organiza por las áreas geográficas donde se vende o relaciona el producto, buscando una mejor atención al cliente. Esta organización puede aplicarse en departamentos como ventas, marketing o producción.
Por productos: Se utiliza en empresas que fabrican múltiples productos, agrupando al personal según el producto final que se obtiene (ej., Procter & Gamble).
Por procesos: El trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción (ej., en una fábrica de tejidos, departamento de tinte y departamento de planchado).
La Comunicación en la Empresa
La comunicación es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta en la empresa.
Tipos de Comunicación Empresarial
Comunicación vertical:
Comunicación ascendente: Se origina en la plantilla y finaliza en el equipo directivo. Su finalidad es que la dirección conozca de primera mano los problemas y sugerencias del personal. ▲
Comunicación descendente: Tiene su origen en el equipo directivo y su fin en el personal. Es más habitual que la ascendente y su finalidad es informar a los trabajadores o subordinados sobre los objetivos de la empresa y las tareas a realizar para conseguirlos. ▼
Comunicación horizontal: Es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico.
Relaciones que Generan Comunicación
Relaciones lineales: Se producen a través de órdenes de un cargo superior a un subordinado.
Relaciones de staff: Implican el asesoramiento por parte de especialistas.
Relaciones funcionales: Son un conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo relacionado con su especialidad.