La Organización de las Empresas

Las organizaciones tienen una estructura diseñada y planificada de forma consciente por la Dirección.

Organización Formal

La organización formal indica la posición que cada trabajador tiene respecto al resto de trabajadores. Las empresas se organizan en departamentos o áreas, establecidas según las funciones que realizan:

• Función Técnica o de Producción: Actividades relacionadas con la elaboración y fabricación de los productos. También se puede incluir la I+D+i.
• Función Administrativa: Se realizan las actividades relativas a la administración de la empresa: elaboración de documentación, contabilidad, fiscalidad.
• Función Comercial: Todas las actividades relacionadas con los estudios de mercado, compras, ventas, almacenamiento y comercialización.
• Función Financiera: Actividades relacionadas con la búsqueda de recursos económicos, estudios de la rentabilidad de las inversiones realizadas y el control de las entradas y salidas de capital.
• Función Social: Desarrolla las actividades de planificación, reclutamiento, selección, administración de personal, retribución, desarrollo de Recursos Humanos y servicios sociales.

Departamentos de una empresa: Financiero, Comercial, Técnico, de Recursos Humanos y Administrativo.

La estructura que surge por la división en departamentos se representa mediante organigramas.

Staff

El staff está constituido por personas o departamentos especializados, como asesoría jurídica o fiscal. Su misión es asesorar o apoyar a la dirección sobre la forma de conseguir los objetivos.

Organización en Empresas de Gran Dimensión

Organización por Divisiones

Consiste en dividir la empresa en áreas semiautónomas y mantener una administración central encargada de diseñar las estrategias de la empresa y el control de la organización. Las divisiones se realizan según:

• Los productos o servicios que ofrezca la empresa.
• Los tipos de clientes (mayoristas, minoristas, particulares).
• Los mercados (locales, nacionales o internacionales).

Organización Mixta

Aparece cuando confluyen productos, mercados y clientes muy diferentes entre sí, que han de gestionarse por separado. Una empresa que desarrolla su actividad puede adoptar una organización geográfica por zonas y, dentro de cada zona, organizarse por clientes o por productos, estructurados de forma funcional.

Organización Informal

La organización informal dentro de la organización formal puede mejorar el funcionamiento de esta última. La dirección de las empresas debe procurar conocer la organización informal para conseguir que la información circule de forma más rápida.

Organización Formal + Organización Informal = Organización Real

Comparación entre Organización Formal e Informal

Organización Formal

• La establece la dirección.
• Las relaciones las marca la posición jerárquica.
• Las actividades las marca la dirección.
• Persigue fines empresariales.
• La comunicación sigue cauces jerárquicos.
• Los grupos de trabajo se forman por departamentos.
• La autoridad la ejercen los directivos.

Organización Informal

• Surge espontáneamente.
• Relaciones de amistad, afinidad, enemistad.
• Actividades voluntarias.
• No tiene por qué seguir los fines de la empresa.
• La comunicación se establece por conversaciones espontáneas, rumores, contactos en los descansos.
• Los grupos se forman espontáneamente.
• La autoridad pueden ejercerla las personas que sus compañeros consideren líderes.

Funciones y Estructura del Departamento de Recursos Humanos

En las grandes empresas, el departamento de Recursos Humanos es un órgano próximo a la dirección de la empresa, con funciones más estratégicas que administrativas.

Planificación, Reclutamiento y Selección

• Estudios del mercado laboral.
• Planificación de las plantillas.
• Realización de los perfiles profesionales de los puestos de trabajo.
• Reclutamiento y selección de nuevos trabajadores.
• Acogida e inserción de los recién contratados.
• Relaciones con las empresas de trabajo temporal (ETT).
• Acciones tendentes a la recolocación (outplacement).

Administración de Personal

• Realización, firma y registro de los contratos de trabajo.
• Gestión del expediente personal de los trabajadores.
• Elaboración de recibos de salarios.
• Gestión de la documentación de cotización a la Seguridad Social y retenciones a cuenta del IRPF.
• Gestión de la incapacidad temporal por enfermedad, accidente y maternidad.
• Gestión de las incidencias: absentismo, permisos, vacaciones, horas extraordinarias, excedencias.

Relaciones Laborales

• Negociación de los convenios colectivos.
• Relaciones con los representantes de los trabajadores.
• Gestión de la disciplina, quejas y reclamaciones de los empleados.
• Negociación y tramitación de los paros y las huelgas.
• Representación de la empresa ante los tribunales laborales.
• Tratamiento de los despidos.

Seguridad y Salud Laboral

• Revisiones médicas periódicas.
• Asistencia en caso de enfermedad y accidente durante la jornada laboral.
• Establecimiento de medidas de prevención de accidentes laborales y enfermedades profesionales para cada puesto de trabajo.
• Puesta en marcha de campañas de sensibilización para prevenir los accidentes y enfermedades laborales.

Compensación o Retribución

• Realización de estudios salariales.
• Establecimiento de sistemas retributivos.
• Elaboración de sistemas de medición de resultados individuales y grupales.
• Elaboración de un sistema de incentivos, primas, bonos.

Función de Beneficios Sociales o Servicios al Empleado

• Mejora de las prestaciones de la Seguridad Social en caso de accidente y enfermedad.
• Seguros colectivos de vida.
• Fondos de pensiones a cargo de la empresa.
• Becas de estudios para el personal y sus hijos.
• Guarderías y cuidado de niños.
• Flexibilidad horaria.
• Préstamos y anticipos.
• Actividades sociales y recreativas.

Desarrollo de los Recursos Humanos

• Estudio de la motivación laboral e implantación de métodos de motivación.
• Detección de las necesidades de formación de los trabajadores.
• Diseño de planes formativos generales o específicos.
• Puesta en marcha de planes de formación, con el objeto de que los trabajadores mejoren las competencias laborales.
• Diseño y establecimiento de planes de carrera profesional.
• Diseño e implantación de sistemas de evaluación del desempeño de los empleados.

Responsabilidad Social de la Empresa (RSE)

Compromisos con sus empleados y con su entorno social, más allá del beneficio inmediato, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva y su valor añadido. A la responsabilidad social le corresponde generar confianza y credibilidad en el entorno: consumidores, instituciones y sociedad en general. La responsabilidad cabe entenderse no como un coste, sino como una inversión de la que se obtendrán beneficios a medio y largo plazo.

El Departamento de Recursos Humanos según el Tamaño de la Empresa

La estructura no es la misma en todas las empresas.

Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)

En las pequeñas empresas, las funciones de gestión de personal las lleva a cabo la dirección, subcontratándose muchas de ellas con consultorías, asesorías o gestorías. A medida que crece la dimensión de la empresa, surge la necesidad de crear puestos de trabajo específicos para las tareas administrativas de personal y suelen ser puestos multifunción, que también realizan tareas de contabilidad y fiscalidad.

Grandes Empresas

Se crea un departamento exclusivo de dirección de personas, para que realice funciones como administración, compensación, relaciones laborales, etc., pero se suelen externalizar algunas de las actividades, como selección, servicios sociales o formación.

Empresas con Varios Centros de Trabajo

Existirá un director de Recursos Humanos, dependiente de la Dirección General de la empresa, que conserva las funciones estratégicas, y un director o jefe de personal en cada centro, dependiente de la Dirección de Recursos Humanos de la empresa.

Empresas Multinacionales

Existirán departamentos de Recursos Humanos en cada país para gestionar las diferentes culturas y legislaciones, pero siempre dentro de la estrategia general de la empresa.

La Externalización u Outsourcing

Consiste en la contratación externa de algunas funciones propias de la empresa, para que sean realizadas por empresas especializadas. La decisión de externalizar dependerá de:

• Si el coste de la actividad que se externaliza es mayor si lo realiza la propia empresa que si lo realiza una empresa externa especializada.
• La falta de continuidad de las actividades: no se sabe si van a permanecer en el tiempo y no es conveniente aumentar el tamaño.
• Que el área de servicio que se externaliza permanezca inactivo durante largos periodos de tiempo y los costes fijos que se ahorran con su supresión superen el coste de la empresa que se contrate.

La Ventaja Competitiva de los Recursos Humanos

Los actuales modelos de gestión tienen como fin común ser competitivos, y los Recursos Humanos actualmente se consideran uno de los factores competitivos más importantes. La función de Recursos Humanos se califica de estratégica; por ello, debe tener presencia en los órganos de dirección de la organización para colaborar en la definición de los objetivos y los planes de la empresa. Los nuevos modelos de gestión de los Recursos Humanos son un recurso estratégico que constituye una ventaja competitiva para la empresa. Existe una clara relación entre la competitividad de las empresas y las políticas de RR. HH. como un factor clave para el éxito empresarial.

Factores Clave para el Éxito Empresarial a través de RR. HH.

1. Dirección de la Empresa: Considera que las personas son su principal activo.
2. Aplica Políticas de Desarrollo de los Recursos Humanos:
   • Políticas de formación.
   • Estrategias de motivación.
   • Valoración de puestos de trabajo.
   • Evaluación del desempeño.
   • Definición de las carreras profesionales.
   • Políticas de conciliación e igualdad.
3. Trabajadores Motivados:
   • Mejora la productividad.
   • Reducción de errores.
   • Mejor atención al cliente.
4. Consecuencias:
   • Mejora de la cuota de mercado.
   • Crecimiento de la empresa.
   • Mantenimiento o crecimiento del empleo.
   • Mejor calidad de vida para los empleados.
   • Clientes más satisfechos.

Nuevos Modelos de Gestión de los Recursos Humanos

A. Modelo de Idalberto Chiavenato

Considera la gestión de Recursos Humanos como un proceso constituido por subsistemas interdependientes:

1. Subsistema de alimentación: Planificación de las plantillas, el reclutamiento y la selección.
2. Subsistema de aplicación: Análisis y descripción de los puestos de trabajo, integración, evaluación del desempeño y movimientos del personal.
3. Subsistema de mantenimiento: Abarca la remuneración, los beneficios sociales, la seguridad y salud laboral.
4. Subsistema de desarrollo: Incluye la formación y los planes de desarrollo de personal.
5. Subsistema de control: Comprende las bases de datos, los sistemas de información y la auditoría de Recursos Humanos.

Este modelo considera al personal como el capital más valioso, destacando las relaciones humanas como eje y punto de partida de una administración innovadora.

B. Modelo de Gestión por Competencias

Busca dirigir de manera integral los Recursos Humanos, mediante el aprovechamiento y desarrollo de las competencias de cada persona.

Selección

Basada en las competencias, permite, a través de la descripción de puestos y de los perfiles profesionales, comparar las características del puesto ofertado con las competencias de los candidatos.

Formación y desarrollo

Es posible desarrollar planes de formación específicos, individuales o colectivos.

Evaluación del desempeño

Proceso en el cual se analiza y valora, utilizando parámetros objetivos.

Política retributiva

Pueden ser una referencia para fijar el salario en función del desempeño realizado, utilizando parámetros de medición de objetivos.

Planes de carrera

Mecanismo para favorecer la motivación e implicación de los profesionales en la empresa. Se puede dar respuesta a los cambios y necesidades de la empresa y potenciar los planes de carrera.

Competencias

Es el conjunto integrado de conocimientos, destrezas, habilidades, aptitudes, actitudes, rasgos de personalidad y motivaciones que posee una persona y que le predisponen para desempeñar con éxito los requisitos y exigencias de un puesto de trabajo.

Nuevas Formas de Organización Empresarial

Organización en Pirámide Invertida

• Parte de la idea de que los clientes representan un elemento fundamental de la empresa.
• Los pilares fundamentales de esta forma de organización los constituyen la atención a los clientes y la incentivación del personal del área de ventas.
• En la cima aparecen los clientes, seguidos de las personas en contacto con estos; por debajo, los directores de los departamentos y, finalmente, en la base, la Dirección General.

Organización en Red o Virtual

• Las estructuras en red surgen fundamentalmente por la subcontratación.
• La organización virtual la constituye un pequeño grupo ejecutivo encargado de contratar al exterior la mayoría o la totalidad de sus actividades, tanto productivas como comerciales, así como de I+D+i.
• Un ejemplo lo encontramos en la construcción y todas las empresas auxiliares que se encargan de los encofrados, la cimentación, las instalaciones eléctricas, la fontanería, etc.
• En muchas ocasiones, estas estructuras se crean para realizar un proyecto concreto y, cuando este finaliza, se disuelven.

Organización en Trébol

La estructura organizativa se compone de:

• Núcleo: Está integrado por las personas mejor cualificadas cuyas funciones son esenciales para la empresa.
• Subcontratación: El trabajo no esencial para la empresa, que se subcontrata con empresas o trabajadores autónomos, especialistas en estas tareas.
• Trabajo flexible: Lo constituyen los trabajadores que tienen contratos temporales o a tiempo parcial, que son contratados en función de las necesidades de la producción.

Hay que añadir una cuarta área u hoja: el trabajo que realizan los clientes, que no supone ningún coste para la empresa.