Fundamentos de Gestión Empresarial

Control de Gestión

Definición: El Control de Gestión es un proceso mediante el cual una organización supervisa y evalúa su desempeño para asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos. Implica el diseño e implementación de sistemas, herramientas y procedimientos para recopilar, analizar y utilizar información relevante sobre las actividades de la empresa.

¿Qué es el Control de Gestión?

Es un proceso mediante el cual una organización supervisa y evalúa el logro de los objetivos establecidos.

¿Cómo se implementa?

Se implementa por medio de procedimientos y/o actividades de planificación, coordinación, comunicación, evaluación, toma de decisiones y/o influencia con las personas de dicha organización.

¿Para qué sirve?

Para que las personas se comporten, actúen y tomen decisiones de la forma más conveniente para el logro de los objetivos definidos.

Tipos de Objetivos

• Estratégicos y/o operativos:
• Formales y/o informales: Dependiendo de la misión, las políticas y definiciones de la organización.

Perspectivas del Control de Gestión

• Limitada: Se centra exclusivamente en el sistema de control financiero contable.
• Ampliada: Considera diversos mecanismos formales y no formales, incluyendo el control financiero, pero también aspectos como el comportamiento individual, la cultura y el entorno.

Elementos Clave de un Proceso de Gestión

• Detector: Mide lo que sucede (ej. Indicadores).
• Evaluador (Asesor): Compara lo medido con una norma o previsión (ej. Unidad de Control).
• Efector: Modifica el comportamiento si es necesario (ej. Ajustes/Correcciones).
• Red de Comunicaciones: Transmite información entre los elementos (ej. Correo electrónico).

Tipos de Sistemas de Control

• Formal: Con reglas o estándares definidos respecto a las actividades o tareas (ej. Plan, Informe, mediciones, reuniones periódicas, etc.).
• Informal: Sin reglas o estándares definidos respecto a las actividades o tareas (ej. Reuniones informales, seguimientos informales, relacionamientos o comunicaciones informales, etc.).

Según el Nivel Organizacional:

• Estratégico: Horizonte temporal de largo plazo, enfocado en la planificación, dirección y alineación con la visión y misión de la organización. Implica decisiones de alto nivel y es responsabilidad de la alta dirección. Sus indicadores incluyen participación de mercado y crecimiento.
• De Gestión o Administrativo: Se enfoca en el mediano plazo, en la coordinación de áreas y equipos. Implica decisiones tácticas y sus responsables son gerentes y jefaturas de nivel medio. Indicadores como rentabilidad, margen y gastos.
• Operativo o De Tareas: Se enfoca en el corto plazo y la ejecución diaria. Sus decisiones son operativas y rutinarias, involucra a supervisores y operarios. Indicadores de calidad y productividad.

Planificación Estratégica

Definición: La Planificación Estratégica es un proceso sistemático para establecer metas a largo plazo y crear planes para alcanzarlas, considerando tanto el entorno externo como interno de una organización. Ayuda a definir la dirección de la organización y a tomar decisiones informadas sobre cómo utilizar los recursos para lograr sus objetivos.

Tipos de Estrategia

• Estrategia Competitiva: Se ocupa de cómo se compite (recursos, capacidades, entorno de mercado).
• Estrategia Corporativa: Se ocupa de analizar en cuáles negocios y mercados se debe competir (dónde y qué).

La Estrategia se define por:

• Dónde (o Quién): Mercado, negocio, cliente.
• Qué: Producto o servicio.
• Cómo: Mejorar propuesta de valor, ventajas competitivas, aumentar ventas.

Etapas de la Planificación Estratégica

1. Diagnóstico (Análisis Situacional): Se estudia la situación interna y externa de la organización. Incluye el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Permite identificar la posición actual de la organización y los retos del entorno.
2. Formulación de la Estrategia: Con base en el diagnóstico, se definen la misión, visión, objetivos estratégicos y planes de acción. Se selecciona la estrategia más adecuada para alcanzar los objetivos de largo plazo.
3. Implantación (Ejecución de la Estrategia): Se lleva la estrategia a la práctica mediante programas, proyectos y asignación de recursos. Implica comunicar los planes, motivar al personal y establecer políticas y estructuras de apoyo.

Barreras Principales a la Implementación Estratégica

• Falta de visión clara: Solo el 40% de los mandos medios la conocen.
• Desalineación del personal: Compensación no alineada con la estrategia.
• Falta de recursos: Estrategia no reflejada en el presupuesto.
• Control inadecuado: Falta de seguimiento.

Proceso y Análisis de Procesos

¿Qué es un Proceso?

Un proceso es un conjunto de actividades o tareas interrelacionadas y coordinadas que transforman insumos (recursos, información) en productos o servicios de valor agregado, orientados a cumplir los objetivos organizacionales.

Características de un Proceso

• Secuencia lógica de actividades
• Transformación de recursos en valor
• Objetivos definidos
• Interrelación
• Eficiencia y efectividad
• Medición y control
• Orientación al cliente
• Estandarización y repetibilidad
• Responsabilidad definida y mejora continua
• Interdependencia con otros procesos

¿Qué es el Análisis de Procesos?

Es una herramienta o técnica utilizada para estudiar, documentar (mediante diagramas de flujo) y comprender los procesos dentro de una organización.

Objetivo del Análisis de Procesos

Identificar ineficiencias, cuellos de botella, redundancias y oportunidades de mejora, buscando maximizar la eficiencia y eficacia y alinearlos con los objetivos empresariales.

Diferencia entre Eficiencia y Efectividad:

• Eficiencia: Capacidad de generar valor económico al menor costo posible, usando la menor cantidad de insumos.
• Efectividad: Capacidad de la empresa de generar el efecto buscado en sus clientes, cumpliendo el valor prometido.

Aplicación en la Planificación Estratégica

El Análisis de Procesos es crucial en la fase de Agilidad Organizacional del Diamante de la Excelencia, asegurando que las mejoras operativas tengan un impacto en los resultados estratégicos.

Etapas Principales de un Análisis de Procesos

1. Identificación del Proceso: Definir qué proceso específico se va a analizar y sus principales intervinientes.
2. Recopilación de Información: Documentar y reunir información de los intervinientes, utilizando técnicas como entrevistas y los «5 Why’s».
3. Diagramación «As Is» («Cómo es»): Crear diagramas de flujo para documentar las actividades, interacciones, interrelaciones, controles y flujos de información actuales.

   Niveles de Diagramación:

   • Nivel I (Macro Proceso)
   • Nivel II (Procesos de cada macro proceso)
   • Nivel III (Actividades de cada proceso)

   Software Común:

   • Bizagi Modeler
   • Microsoft Visio
   • Draw.io
   • Lucidchart
4. Recopilación y Análisis de Datos: Obtener y analizar datos sobre tiempos de actividades, interacciones y controles.
5. Evaluación: Identificar ineficiencias (ej. cuellos de botella, redundancias, demoras) y brechas, a menudo utilizando el Análisis FODA.
6. Propuesta de Mejoras con Diagramación «To Be» («Cómo será»): Desarrollar soluciones que pueden incluir simplificación, automatización, eliminación o creación de actividades, y reasignación de responsabilidades. Se presenta con nuevos diagramas de flujo.

Presupuesto en el Sector Público

01. Concepto

• Estimación financiera de ingresos y gastos del Estado en un año.
• Compatibiliza recursos disponibles con metas y objetivos.
• Incluye Presidencia, Congreso, Poder Judicial, Ministerios, Municipalidades, Gobiernos Regionales, etc. (DL N°1.263, 1975).

02. Ciclo Presupuestario (4 Fases)

1. Formulación: DIPRES envía oficio (mayo-julio). El Presidente presenta el Proyecto de Ley de Presupuesto al Congreso antes del 30 de septiembre.
2. Discusión y Aprobación: El Congreso tiene 60 días para discutir. Una Comisión Mixta revisa las partidas. Se aprueba y promulga la Ley de Presupuestos.
3. Ejecución: Se aplican ingresos y gastos según la Ley aprobada.
4. Evaluación: Se analiza la administración del presupuesto del año anterior.

03. Estructura Presupuestaria (Cinco Clasificaciones)

• Institucional: Partida, Capítulo, Programa.
• Objeto/Naturaleza: Subtítulo, Ítem, Asignación, Sub-asignación.
• Monedas.
• Iniciativas de Inversión: Banco Integrado de Proyectos (BIP).
• Grado de Afectación.

04. Administración del Presupuesto

• Normativas: DL N°1263 (1975), Ley de Presupuestos anual, Decretos e Instructivos del Ministerio de Hacienda.
• Presupuesto Ley: Aprobado por ley.
• Modificaciones Presupuestarias: Ajustes (creación, aumento, reducción).
• Presupuesto Vigente: Presupuesto inicial + modificaciones.
• Presupuesto Identificado/Decretado: Autorización de uso para inversión.

05. Comparación de Presupuestos

• Nominal: Valores del año.
• Real: Corregido por inflación (inflactor).

06. Control del Presupuesto

• Externo: DIPRES (Ministerio de Hacienda).
• Interno: Cada servicio público (informes, SIGFE).

Funciones de la DIPRES:

• Formular, ejecutar y controlar el presupuesto.
• Requerir balances, indicadores, metas y programas.

Modelos de Excelencia Organizacional

El Diamante de la Excelencia Organizacional (Kovacevic y Reynoso)

Este modelo integra varias fases clave para la implementación efectiva:

• Diseño de 3M’s: Define Metas (KPIs – Indicadores Clave de Desempeño), Medidas (OKR – Objetivos y Resultados Claves) y Medios (Planes, Proyectos, Iniciativas).
• Alineamiento Estratégico: Asegura consistencia, coherencia y contribución a lo largo de toda la organización (vertical y horizontal), donde cada área tiene una «mini» Planificación Estratégica que «conversa» con la organizacional.
• Cultura de Ejecución: Un proceso riguroso que asegura la realización de acciones concretas y la toma de decisiones correctas y oportunas. Requiere un ambiente de aprendizaje organizacional y atender las motivaciones de las personas (pago justo, capacitación, sentir impacto, buen ambiente de trabajo basado en respeto). Se basa en información crítica, confiable y oportuna.
• Agilidad Organizacional: Consiste en crear las condiciones para evitar la congestión y los cuellos de botella que inhiben la implementación. Esto implica revisar la estructura formal (organigrama, control, centralización), informal (grupos de poder, stakeholders) y cultural. Es fundamental asegurar que las mejoras en los procesos se traduzcan en impacto a los resultados estratégicos mediante un «Análisis de Procesos».
• Refinamiento: No es una etapa, sino un aseguramiento de la sostenibilidad y mejora continua de cada etapa a través de auditorías de seguimiento.

Modelo de Cambio de Kotter (8 Pasos)

1. Establecer un Sentido de Urgencia: Generar conciencia sobre la necesidad inmediata de cambio, destacando riesgos de no actuar o beneficios de hacerlo.
2. Formar una Coalición: Reunir un grupo de líderes influyentes y comprometidos de diferentes áreas para guiar el cambio.
3. Desarrollar una Visión Clara: Crear una visión clara y motivadora del futuro deseado, junto con una estrategia práctica para alcanzarla.
4. Comunicar la Visión: Difundir la visión de forma clara, constante y persuasiva a todos los niveles para alinear a los involucrados.
5. Eliminar Obstáculos (Empoderar a los Empleados para la Acción): Eliminar barreras (como procesos rígidos o falta de recursos) y capacitar al personal para que actúe según la visión.
6. Asegurar Triunfos a Corto Plazo: Lograr resultados rápidos y visibles para mantener el impulso y la confianza en el cambio.
7. Construir sobre el Mismo Camino (Consolidar Mejoras y Producir Más Cambios): Usar los éxitos iniciales para impulsar transformaciones más grandes, evitando estancarse.
8. Anclar el Cambio en la Cultura de la Empresa: Integrar las nuevas prácticas en los valores, procesos y comportamientos organizacionales para que sean permanentes.