¿Qué son las Organizaciones?

Son unidades sociales deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos.

Características de las Organizaciones según Etzioni

• División del trabajo, del poder y de las responsabilidades.
• Presencia de uno o más centros de poder.
• Sustitución de personal.
• Medio ambiente (incorporación de la Cátedra).

Importante: Para que una organización sea objeto de estudio de la Administración, debe cumplir con estas cuatro características.

Clasificación de las Organizaciones según Mayntz

Según sus objetivos (aquello que realmente guía las decisiones, orienta las actividades y los procesos hacia un fin específico):

1. Categoría: Coexistencia

Su objetivo principal es la recreación y el esparcimiento de sus miembros. Están estructuradas, por regla general, según un modelo democrático; los miembros deciden en común y los dirigentes son elegidos. La pertenencia es voluntaria, lo que no significa que sea abierta a todos. Ejemplos: Clubes y otras asociaciones recreativas.

2. Categoría: Actuación

Su objetivo es influir de manera determinada sobre un grupo de personas admitidas para este fin. Esta actuación puede ser voluntaria o forzosa; en general, cuando el reclutamiento es forzoso, el Estado las respalda. Estas organizaciones están integradas por dos grupos de miembros:

• Grupo Inferior: Aquel sobre el cual se actúa.
• Grupo Superior: Aquel que actúa sobre el inferior.

3. Categoría: Resultado

Modelo democrático o jerarquizado con pertenencia voluntaria.

a) Identificación de Valores:

Cuando los miembros perciben en el objetivo un valor al que están dispuestos a contribuir sin obtener a cambio ventajas personales. Ejemplos: Asociaciones benéficas, organizaciones para combatir el alcoholismo.

b) Identificación de Intereses:

Cuando el objetivo de la organización se identifica con el interés personal de sus miembros. Ejemplos: Cooperativas, sindicatos.

c) Beneficio:

Cuando su cooperación proporciona ventajas que no se identifican con el objetivo principal. Ejemplos: Empresas, la policía y la Administración Pública.

Toma de Decisiones en Organizaciones

Tipos de Decisiones Gerenciales

Decisiones Programadas:

Son repetitivas y de rutina, ya que se ha elaborado un procedimiento definido para manejarlas, de modo que no sea necesario tratarlas de nuevo cada vez que se presentan. Cuando un problema determinado se presenta con suficiente frecuencia, se suele elaborar un programa de rutina para resolverlo.

Decisiones No Programadas:

Son novedosas, no estructuradas e inusualmente importantes. No existe un método previsto para manejar el problema, ya que este no ha existido antes, su naturaleza y estructura son complejas, o es tan importante que merece un tratamiento a medida. Ejemplos: La apertura de una nueva planta, el lanzamiento de un nuevo producto, el cambio del sistema informático de la empresa, etc.

Proceso de Toma de Decisiones (6 Pasos)

1. Reconocer la necesidad de tomar una decisión.
2. Generar opciones.
3. Evaluar las opciones.
4. Escoger entre las opciones.
5. Implementar la opción elegida.
6. Aprender de la retroalimentación.

La Comunicación en las Organizaciones

Definición de Comunicación según Robbins:

Es el proceso de transferencia y comprensión de significados. Para que la comunicación sea exitosa, es necesario que el significado se transmita y se comprenda. La comunicación perfecta, si tal cosa existe, ocurre cuando se transmite un pensamiento o una idea y el receptor lo capta y lo comprende exactamente como el emisor espera que lo haga.

Barreras de la Comunicación Efectiva

• Filtrado: Manipulación deliberada de la información con el fin de que el receptor la perciba de manera más favorable.
• Emociones: La forma en que un receptor interpreta un mensaje se ve influenciada por su estado de ánimo al momento de recibirlo. Las emociones extremas tienden a entorpecer la comunicación efectiva. En estos casos, solemos ignorar nuestros procesos racionales y objetivos de pensamiento, sustituyéndolos por juicios emocionales.
• Sobrecarga de Información: Ocurre cuando la información excede la capacidad de procesamiento de una persona, saturándola. Esto impide absorber todos los mensajes y responder eficazmente.
• Actitud Defensiva: Cuando las personas se sienten amenazadas o atacadas, reaccionan negativamente, lo que provoca ineficiencias en la comunicación y disminuye la capacidad para lograr un entendimiento mutuo.
• Lenguaje: Las palabras pueden tener significados diferentes para distintas personas. La edad, la educación y los antecedentes culturales son tres variables que influyen en el lenguaje. La jerga es un ejemplo de lenguaje técnico que puede ser una barrera.
• Cultura Nacional: Las diferencias en la comunicación pueden surgir a partir de la cultura nacional, incluyendo costumbres e ideologías propias.

Funciones de la Comunicación en Organizaciones

• La comunicación se utiliza como control.
• Sirve para motivar, indicando con claridad a los empleados lo que deben hacer, qué tan bien están llevando a cabo su labor y qué podrían hacer para mejorar su desempeño.
• Ofrece una forma de expresión emocional de los sentimientos y de satisfacción de las necesidades sociales.
• Proporciona información para que los individuos y los grupos puedan realizar su trabajo en las organizaciones.

Tipos de Comunicación Interpersonal

• Verbal: Aquella que se transmite con el uso de las palabras.
• No Verbal: Aquella que se transmite sin el uso de las palabras. Entre las diversas formas de comunicación no verbal, las más conocidas son el lenguaje corporal y la entonación verbal.

Tipos de Comunicación Organizacional

Comunicación Formal:

Tiene lugar a través de los acuerdos de trabajo organizacionales prescritos. Es el medio de comunicación respaldado y controlado por los gerentes. Estos canales han sido construidos consciente y deliberadamente, diseñados y administrados por la empresa, lo que permite ejercer un control significativo sobre la información que circula por ellos. La comunicación formal demanda de la organización una inversión activa de recursos, tiempo, planificación y coherencia.

Comunicación Informal:

No está definida por la jerarquía estructural de la organización. Es espontánea, desborda la estructura formal y abre canales alternativos por donde circula su propia información. Por lo tanto, no solo reinterpreta lo que se dice “oficialmente”, sino que incluso genera y difunde su propia voz. Este sistema de comunicación informal se construye en torno a las relaciones sociales de los miembros de la organización y cumple dos propósitos:

1. Permite que los empleados satisfagan su necesidad de interacción social.
2. Mejora el desempeño de la organización al crear canales alternativos de comunicación, que en general son más rápidos y eficientes.

Direcciones del Flujo de la Comunicación

• Descendente: Es la comunicación que fluye de un nivel superior del grupo u organización a un nivel inferior. Comienza con los mandos altos y se dirige hacia abajo. Se utiliza para difundir información, asignar tareas, establecer metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones y evaluar a los empleados.
• Ascendente: Esta comunicación fluye en forma opuesta a la descendente, es decir, de los empleados o equipo de trabajo hacia la gerencia. Su propósito es comunicar lo que ocurre en los estratos inferiores. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los niveles superiores, informar sobre progresos y problemas, conocer el sentir de los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, y para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna.
• Lateral: Se da entre empleados de un mismo nivel organizacional.
• Transversal: Cruza áreas de trabajo y niveles organizacionales.

El Proceso de Influencia y Autoridad

Definición del Proceso de Influencia:

Es una operación social en virtud de la cual una persona o un grupo es inducido por otra persona u otro grupo a actuar en concordancia con las expectativas de los agentes de influencia. Se trata de determinar cómo las expectativas de otros inducen a un individuo a hacer algo distinto de lo que haría habitualmente. Si el Agente Influyente (O) es capaz de lograr que el Agente Influido (P) se comporte de cierto modo, o que adopte ciertas actitudes y opiniones, podemos afirmar que el Agente Influyente (O) ha ejercido influencia, poder o control sobre el Agente Influido (P).

Métodos de Influencia según Scott y Mitchell

• Poder Físico o Coerción: Implica la amenaza o el uso real de la fuerza para influir sobre la acción y obtener acatamiento. Ejemplo: Robo de una cartera a punta de pistola.
• Sanciones Positivas o Negativas: Son medios de recompensas o castigos. Se influye reteniendo, retirando o distribuyendo los recursos disponibles.
• Conocimiento Experto: Autoridad basada en una esfera específica del conocimiento.
• Magnetismo Personal: Se influye carismáticamente. También puede ser por el rango o posición dentro de la organización. Ejemplo: El presidente.

Métodos de Influencia según Simon

• Autoridad: El subordinado mantiene en suspenso sus propias facultades críticas de elección y emplea el criterio formal de recepción de un mandato.
• Persuasión: Se centra en las razones a favor o en contra de una regla de acción para convencer al subordinado.
• Sugerencia: El subordinado acepta una propuesta como base para hacer su elección, la cual depende de su convencimiento.

Obediencia en Sistemas Jerárquicos (Según Weber)

Weber interpretó la autoridad como el acatamiento voluntario e incondicionado de la gente, la cual cree que es legítimo que el superior le imponga su voluntad, y que es ilegítimo que ella se niegue a obedecer. La medida en que la gente cree en la legitimidad de la autoridad determina la cantidad de incentivos positivos o de medidas coercitivas que un superior debe emplear para lograr acatamiento.

Fuentes de Legitimación de la Autoridad

• Tradición: La autoridad tradicional descansa en la percepción de que cierta persona, clase o casta está destinada a gobernar por un derecho preestablecido.
• Carisma: Se relaciona con el concepto de cambio promovido generalmente por un individuo que tiene la capacidad personal de obtener el apoyo de adeptos que creen en sus metas. Los subordinados se identifican con su líder y buscan imitarlo (por su trato, forma de trabajar, personalidad).
• Legal (Racional): Las personas que poseen autoridad legítima racional obtienen acatamiento a sus metas porque funcionalmente están equipadas para formular los fines que necesariamente deben realizarse en bien del sistema. Ocupan un puesto en la organización y, por ello, los adeptos aceptan estas prescripciones. Es la autoridad del puesto, no de la persona.
• Conocimiento Experto: Las personas que poseen autoridad legítima por su conocimiento experto obtienen acatamiento a sus metas porque los adeptos admiten su idoneidad y calificación para ejecutar las funciones requeridas por la organización. Los subordinados reconocen que su líder sabe y entiende sobre la tarea y los objetivos que deben cumplir.

Usos y Funciones de la Autoridad en la Gestión

• Coordinación: Lograr que los subordinados adopten decisiones coherentes en función del fin establecido. Implica la sincronización de las tareas y la división del trabajo.
• Responsabilidad: Imponer normas establecidas por el grupo y lograr la conformidad para que los subordinados asuman compromiso en las decisiones. Asegurar que conozcan sus obligaciones y las cumplan.
• Pericia: Lograr que se tomen decisiones racionales y eficaces. La especialización es fundamental, de manera que las tareas sean efectuadas por las personas que tengan la capacidad para realizarlas. Asegurar que los subordinados sepan hacer sus tareas y las realicen de la mejor manera.

Liderazgo y Estilos de Gestión

Definición de Liderazgo según Koontz, Weihrich y Cannice:

Es el arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo.

Estilos de Liderazgo Basados en el Uso de la Autoridad

• Autocrático: Ordena y espera obediencia, es dogmático y positivo, y dirige mediante la capacidad de retener o conceder recompensas o castigos.
• Democrático: Consulta con los subordinados sobre las acciones y decisiones propuestas y fomenta su participación, pero es el líder quien toma las decisiones finales.
• Liberal (Laissez-faire): Utiliza muy poco su poder, ya que otorga a los subordinados un alto grado de independencia operativa.

Sistemas de Administración de Likert

Likert considera que el administrador eficaz es aquel intensamente orientado hacia los subordinados y que se apoya en la comunicación para mantener en funcionamiento como una unidad a todas las divisiones de la organización.

• Sistema 1: Explotador Autoritario: Líderes autocráticos con poca confianza en sus subordinados. Motivan mediante el temor y el castigo, ocasionalmente con recompensas. La comunicación es descendente y la toma de decisiones se limita a la alta dirección.
• Sistema 2: Benevolente Autoritario: Tienen cierto grado de confianza en sus subordinados. Motivan con recompensas y, en ocasiones, con temor y castigos. Permiten alguna comunicación ascendente, solicitan ideas u opiniones y delegan parcialmente la toma de decisiones, pero con un estricto control.
• Sistema 3: Consultivo: Líderes con confianza en sus subordinados, aunque no total. Intentan usar sus ideas y opiniones. Motivan mediante recompensas y ocasionalmente aplican algún castigo. Permiten cierta participación y la comunicación es ascendente y descendente.
• Sistema 4: Grupo Participativo: Líderes que tienen plena confianza en sus subordinados, de quienes obtienen ideas y opiniones que utilizan de forma constructiva. La comunicación es descendente, ascendente y horizontal. Fomentan la toma de decisiones en toda la organización.

Responsabilidad Social Empresarial (RSE)

• Políticas de personal respetuosas.
• Transparencia en la dirección.
• Lealtad con los clientes.
• Cuidado del medio ambiente.
• Compromiso social.
• Evitar la doble ética.

Entorno Organizacional: Elementos de Acción Directa e Indirecta

Elementos de Acción Directa (Grupos de Interés Internos y Externos)

Los elementos de acción directa son aquellos que interactúan directamente con la organización y pueden influir en sus operaciones:

1. Grupo de Interés Interno:

• Empleados
• Accionistas y consejos de directores
• Socios

2. Grupo de Interés Externo:

• Consumidores
• Proveedores
• Gobiernos
• Grupos de interés especial (defensa de los consumidores y medio ambiente)
• Medios de comunicación
• Sindicatos
• Instituciones financieras
• Competidores

Elementos de Acción Indirecta (Variables del Macroentorno)

Los elementos de acción indirecta son fuerzas más amplias que afectan a la organización de manera menos directa, pero igualmente significativa:

• Variables económicas.
• Variables políticas.
• Variables tecnológicas.
• Variables sociales: demografía, estilos de vida, valores sociales.

Funciones Clave de la Administración

• Planeación: Definir objetivos, establecer estrategias y desarrollar planes para coordinar las actividades.
• Organización: Determinar qué se tiene que llevar a cabo, cómo se debe realizar y quién es el responsable de hacerlo.
• Dirección: Motivar, orientar y efectuar cualesquiera otras acciones involucradas en el manejo del personal.
• Control: Supervisar las actividades para asegurarse de que estas son realizadas de acuerdo con los planes.

Roles Gerenciales y Habilidades Directivas

Roles Gerenciales (Según Mintzberg)

Acciones o comportamientos específicos exhibidos por los gerentes y que se espera que estos desempeñen:

Roles Interpersonales:

Representan las relaciones con otras personas y se relacionan con las habilidades humanas. Muestran cómo el administrador interactúa con las personas e influye en los subordinados.

• Representación: Asume deberes ceremoniales y simbólicos.
• Liderazgo: Dirige y motiva a las personas.
• Vínculos: Mantiene redes de comunicación dentro y fuera de la organización.

Roles Informativos:

Describen actividades para mantener y desarrollar redes de comunicación. Muestran cómo el administrador intercambia y procesa información.

• Monitor (Detector): Elabora y autoriza informes, busca información.
• Difusor (Propagador): Envía información a los miembros de la misma organización.
• Portavoz: Transmite información a personas externas a la organización.

Roles Decisorios:

Incluyen eventos y situaciones en que el administrador debe elegir o escoger. Muestran cómo el administrador utiliza la información en sus decisiones.

• Emprendedor: Inicia proyectos, identifica nuevas ideas, asume riesgos, delega autoridad y comparte responsabilidad con los demás.
• Manejador de Conflictos (Resolución de Conflictos): Toma medidas correctivas en disputas o crisis, resuelve conflictos, guía al grupo en las crisis y lo orienta en los cambios.
• Asignador de Recursos: Decide la asignación de recursos, propone y establece prioridades.
• Negociador: Representa los intereses de la organización en negociaciones con sindicatos, en ventas, compras o financiamientos.

Habilidades Directivas Esenciales

Definición de Habilidad:

Una habilidad es la capacidad de transformar el conocimiento en acción, lo que resulta en un desempeño esperado.

Habilidades Técnicas:

Incluyen el uso de conocimientos especializados y la facilidad para aplicar técnicas y procedimientos relacionados con el trabajo, con el fin de realizar de forma competente las tareas laborales. Ejemplos: Habilidades en contabilidad, programación de computadoras, etc.

Habilidades Humanas:

Se relacionan con el trato con las personas y se refieren a la facilidad de relación interpersonal y grupal. Incluyen la capacidad de comunicarse, motivar, coordinar, dirigir y resolver conflictos personales o grupales.

Habilidades Conceptuales:

Implican la visión de la organización o de la unidad organizacional en su conjunto, la facilidad de trabajar con ideas, conceptos, teorías y abstracciones. Un administrador con habilidades conceptuales entiende cómo se relaciona la organización con su entorno y cómo los cambios en una parte de ella afectan a las demás.

• Gerentes de Nivel Alto: Habilidades conceptuales.
• Gerentes de Nivel Medio: Habilidades humanas.
• Gerentes de Nivel Inferior: Habilidades técnicas.