Fundamentos de la Administración Empresarial y el Diseño Organizacional

Enfoque de Sistemas

Organizaciones: Son unidades coordinadas formadas por un mínimo de dos personas que trabajan para alcanzar un objetivo en común.

Componentes de las organizaciones: Objetivos, división del trabajo, políticas, activos físicos, autoridad y líneas de comunicación.

Cultura organizacional: Es un modelo de presunciones básicas inventadas o descubiertas por una organización para resolver sus problemas y ser enseñada a los nuevos miembros como el modo correcto de percibir esos problemas.

Surge por los distintos modos de ver las cosas en una organización, que pueden tener manifestaciones visibles (por ejemplo, el uniforme) y manifestaciones no visibles (modos de comportamiento).

Desarrollo organizacional: Cualquier actividad planificada destinada a ayudar a los miembros de las organizaciones a actuar conjuntamente con mayor eficacia.

Cambio cultural: Es toda solución que sirva para adaptarse a las nuevas condiciones de competitividad y desarrollo de la organización. Sirve para mejorar el comportamiento y la comprensión entre los operarios, así como la adaptación al entorno de la organización.

Sistema: Conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Reciben una «entrada» y proveen una «salida» (información, energía o materia). Pueden ser físicos concretos o conceptuales. Cada sistema está dentro de otro más grande, y así puede formar parte de un supersistema.

Empresa: Es una unidad económica donde se desenvuelve el proceso productivo, combinando los factores de la producción para obtener un producto o servicio que genere el máximo beneficio económico y social.

Se dice que la empresa es un sistema, ya que los distintos factores que la componen interactúan entre sí para lograr un objetivo.

Clasificación de las Empresas

Según el Origen del Capital

Nacionales: Cuando el capital es aportado por personas que lo obtuvieron dentro del país.
Extranjeras: Cuando el capital es aportado por personas que lo obtuvieron fuera del país.
Multinacionales: Aquellas que operan en dos o más países.

Según el Propietario

Privadas: Cuando el capital es aportado solo por particulares, sin intervención del Estado.
Estatales: Cuando el capital es aportado por el Estado.
Nacionalizadas: Son empresas que antes eran de particulares y pasaron al Estado.
Privatizadas: Son empresas que antes eran del Estado y pasaron a particulares.

Según el Tamaño

Grandes: Gran número de accionistas, gran envergadura.
Medianas: Grupo de personas que aportan sus bienes para formar un capital.
Pequeñas: Individual, su capital es reducido.

La Administración de las Organizaciones

La ciencia administrativa surge a fines del siglo XIX y comienzos del XX como herramienta crucial para el progreso de las organizaciones.

Administración: Es el proceso de determinar los objetivos, las políticas y orientar una organización en conjunto o a una de las áreas que la componen.

Se la puede considerar como una ciencia o como un arte.

Ciencia: Es una ciencia práctica, normativa, instrumental y del «debe ser».
Arte: La administración es el arte de gobernar, porque regula la actuación humana en cuanto esta se vuelve un hacer y se realiza en los objetivos de instrumentos técnicos.

Escuela de administración: Es el resultado de la evolución del pensamiento administrativo, donde se aplican distintos métodos a los problemas administrativos con el fin de lograr la eficacia de la producción.

Escuela de Administración Científica: Frederick W. Taylor

Consiste en aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración con el objeto de lograr la eficacia de la producción.

Taylor desarrolla su teoría en dos momentos:

Primer Momento

El primero consiste en el estudio de la tarea realizada por el obrero, con lo cual comprueba que producía mucho menos de lo que era capaz con los elementos de los que disponía. De allí surge la necesidad de:

Pagarle más a quien más produce (como incentivo) y tener bajos costos de producción aplicando métodos científicos de experimentación.
Formular pasos y establecer procesos de producción para que puedan ser controlados.
Entrenar a los empleados para perfeccionar sus aptitudes y lograr su mejor desempeño.
Lograr un ambiente de cooperación entre la administración y los empleados.

Segundo Momento

El segundo momento consiste en el estudio específico sobre la administración general, pero sin dejar de lado la preocupación por la tarea del obrero.

Siguiendo el estudio a las empresas, llegó a decir que padecían de tres males:

Desgano de los obreros: Menos producción.
Falta de conocimiento por parte de la gerencia en cuanto a tiempos y rutinas de trabajo.
Falta de uniformidad en las técnicas y métodos de trabajo.

Para evitar estos males, ideó un «Sistema de Administración Científico» cuyos principios son:

Principio de Planeamiento: Crear métodos de producción basados en procedimientos científicos.
Principio de Preparación: Seleccionar y entrenar a los trabajadores conforme a sus habilidades para un mejor rendimiento.
Principio de Control: Llevar un control del trabajo para asegurarse de que esté todo de acuerdo a lo planeado.
Principio de Ejecución: Distribuir responsabilidades para poder llevar a cabo las actividades en forma ordenada y disciplinada.

Escuela de Administración Clásica: Henri Fayol

Esta escuela se caracteriza por el énfasis en la estructura que una organización debe tener para lograr la eficiencia, partiendo del todo organizacional para llegar luego a las partes involucradas, sean estas departamentos o personas ocupantes de cargos.

Fayol parte de la concepción de que toda empresa cumple seis funciones:

Funciones técnicas: La producción de bienes o servicios.
Funciones comerciales: La compra y venta.
Funciones financieras: Búsqueda y administración del capital.
Funciones contables: Realización de balances, inventarios, registros, etc.
Funciones de seguridad: Protección de bienes y personas.
Funciones administrativas: La coordinación de las funciones antes nombradas.

Definición de Administración según Fayol: Fayol define la administración como el acto de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Principios de la Administración según Fayol

División del trabajo: Especialización de las tareas y de las personas.
Autoridad y responsabilidad: Derecho para dar órdenes y esperar que sean obedecidas.
Disciplina: Depende de la obediencia, el comportamiento y la dedicación.
Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior.
Unidad de dirección: Es establecer una cabeza y un plan para llevar a cabo un objetivo.
Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales.
Remuneración del personal: Debe haber una satisfacción justa y garantizada.
Centralización: Se debe concentrar la autoridad en la alta jerarquía de la organización.
Jerarquía: Es la línea de autoridad que va desde el escalón más alto al más bajo.
Orden: Cada cosa en su lugar establecido, tanto material como humano.
Equidad: Justicia para el logro de lealtad por parte del personal.
Estabilidad en el cargo: Cuanto más permanezca una persona en su cargo, mayor eficiencia.
Iniciativa: La capacidad de visualizar un plan y de asegurar su éxito.
Espíritu de equipo: Fortaleza en la unión y el trabajo de los operarios.

Diferencias y Similitudes entre las Escuelas de Taylor y Fayol

La diferencia fundamental entre estas dos escuelas es que la escuela de Taylor (la científica) buscaba un aumento en la productividad de la empresa mediante el aumento de la eficacia de los operarios, mientras que la escuela de Fayol (la clásica) buscaba un aumento en la eficacia de la empresa a través de la forma y disposición de las partes que forman la organización. Ambas buscaban una mayor eficacia en la administración dentro de las organizaciones.

Instrumentos de Organización

La organización nace de la necesidad humana de cooperar. Los seres humanos (por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, personales, psicológicas y sociales) se han visto obligados a ayudarse entre sí para alcanzar sus fines. Esta cooperación se verá más beneficiosa si se dispone de una buena organización.

Los elementos de una organización son:

División del trabajo, donde es importante la jerarquización y la departamentalización.
Administración y dirección, donde se ordenan los recursos y esfuerzos de manera tal que se lleven a cabo los objetivos de manera rápida y eficaz.

Principios de la Organización

Unidad de mando: La persona solo puede recibir órdenes de un solo jefe.
Alcance de control: Todo jefe debe tener un mínimo de subordinados a quien supervisar.
Homogeneidad operativa: Agrupamiento de actividades o tareas homogéneas de acuerdo a la función que se emplea.
Delegación: Derivar o ceder a otra persona una o más funciones con criterio de responsabilidad.
Descentralización: Separar o distribuir las funciones desde los niveles más altos.

Departamentalización: Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades dentro de una empresa conforme a su similitud para lograr su mayor eficacia.

Tipos de Departamentalización

Departamentalización por números simples: El éxito depende del número de personas que trabajan y desarrollan las mismas tareas. En la actualidad es obsoleto debido a los avances de la tecnología.
Departamentalización por tiempo: Se usa en empresas que requieren 24 horas de funcionamiento y necesitan de turnos, ya que una jornada normal de trabajo no es suficiente.
Departamentalización por funciones: Agrupamiento de las actividades de acuerdo con las funciones de las mismas.
Departamentalización geográfica: Es común en empresas que operan en grandes territorios geográficos.
Departamentalización por clientes: Dependiendo del cliente, como por ejemplo minoristas, mayoristas, el Estado, etc.
Departamentalización por producto: Se dividen las tareas de acuerdo con los productos.
Departamentalización por procesos: Se reúnen a las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular.
Departamentalización por proyectos: Es utilizada en empresas de gran tamaño. Se necesitan una gran cantidad de recursos y un tiempo prolongado de producción.

Organigramas: Son representaciones gráficas adoptadas para una organización, donde muestran únicamente las distintas unidades y sus relaciones funcionales. Pueden completarse con el titular del puesto de trabajo, las principales responsabilidades, los comités y las líneas de comunicación.

Existen varios tipos, como los verticales, horizontales, circulares, escalares y mixtos.

Estructuras Organizacionales

Estructura lineal o militar: Donde únicamente se comunican los cargos entre sí a través de las líneas presentes del organigrama. Se respeta mucho la autoridad correspondiente y posee una estructura piramidal.
Estructura funcional: Consiste en dividir el trabajo y agrupar tareas afines por su especialización. Así, cada persona tendría autoridad y responsabilidad sobre las actividades que le competen.
Estructura líneo-funcional: Combinación de estructura lineal y funcional.
Estructura staff: Estructura con un asesoramiento que, sin tener autoridad, aconseja al directivo. Otra función del staff sería el monitoreo, control, planeamiento, etc.
Estructura matricial: Consiste en mantener un equipo con el personal especializado que se elige de los diferentes departamentos, pero a su vez cada uno sigue manteniendo su relación formal dentro de su estructura inicial.

Comité: Es un agrupamiento de personas que intercambian ideas, designadas para realizar ciertas funciones fuera de su tarea normal. Sirven para resolver ciertos problemas específicos que se presentan. Puede estar involucrado personal de cualquier departamento o jerarquía.