Fundamentos del Control en la Gestión Empresarial

Definición y Propósito del Control

El control es el proceso que permite verificar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas o planificadas. Es fundamental que el costo de implementar cualquier sistema de control sea menor que el beneficio que este genera.

El control es esencial para monitorear la eficacia de las actividades de planificación, organización y dirección. Su función principal es verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos, detectar desviaciones y facilitar la toma de acciones correctivas. Es importante destacar que la identificación de desviaciones busca la mejora continua y no necesariamente conlleva sanciones.

Características Esenciales de un Sistema de Control

Un sistema de control efectivo debe cumplir con ciertas características importantes, aunque no son las únicas. Estas incluyen:

• Definir una unidad de medida clara (a menudo un KPI – Indicador Clave de Desempeño).
• Identificar un instrumento de medición adecuado y fiable.
• Establecer un estándar o nivel de referencia contra el cual comparar los resultados.

Interpretación de KPIs y Niveles de Referencia

El KPI (Indicador Clave de Desempeño) o indicador debe ser interpretado y comparado con un nivel de referencia. Este nivel de referencia es una expresión cuantitativa del comportamiento y/o desempeño esperado de una actividad, ya sea real o planificada.

Herramientas de Control y Medición del Desempeño

Cuadro de Mando Integral vs. Tablero de Comando

Es importante distinguir entre el Cuadro de Mando Integral (CMI) y el Tablero de Comando o Control:

• El Cuadro de Mando Integral (CMI) se enfoca primordialmente en indicadores críticos y estratégicos que reflejan el desempeño global y la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.
• El Tablero de Comando o Control es una herramienta más operativa. Puede utilizar tanto indicadores críticos de desempeño como indicadores no críticos o de cumplimiento. Estos últimos son útiles para monitorear unidades subalternas, funciones específicas o el seguimiento de procesos y normativas. Un tablero de comando puede incluir indicadores críticos, especialmente si se utiliza para controlar la ejecución de un plan estratégico a niveles más tácticos u operativos.

La diferencia principal radica en que los indicadores del CMI son inherentemente estratégicos, mientras que el tablero de comando puede abarcar una gama más amplia de indicadores, adaptándose a necesidades de control más específicas y detalladas.

Indicadores Financieros Críticos

Los indicadores financieros, como los utilizados en los estudios de liquidez (ej. razón circulante), endeudamiento (ej. Leverage) y rentabilidad (ej. rentabilidad neta), son considerados indicadores críticos de desempeño. Estos indicadores son de naturaleza institucional, abarcan toda la empresa, se obtienen de los estados de resultados y tienen un impacto directo en la organización.

El Punto de Equilibrio como Instrumento de Evaluación de Riesgo

El punto de equilibrio es una herramienta de gestión fundamental que proporciona información crucial sobre el riesgo. Permite determinar el nivel de ingresos monetarios o ventas físicas necesario para cubrir la totalidad de los costos, resultando en una utilidad total de cero (sin pérdidas ni ganancias). Es, por tanto, un instrumento clave para la evaluación del riesgo.

Definición de Metas y Estado Actual en el Tablero de Comando

En la definición de metas dentro de un tablero de comando, es crucial considerar las actividades o planes que se deben ejecutar para alcanzar dichos objetivos. El estado actual se refiere al valor que adopta un indicador en el momento presente. Esta medición, por definición, no se relaciona con acciones futuras, sino que refleja la situación inmediata.

Diseño e Implementación de Indicadores de Desempeño

Diseño de Indicadores Críticos Alineados con la Misión

Cada organización debe diseñar los indicadores críticos de desempeño (KPIs) más adecuados a los objetivos que se haya formulado. Estos objetivos, a su vez, deben fundamentarse en la declaración de misión de la empresa. Una excepción pueden ser los indicadores financieros, para los cuales se suelen emplear métricas estándar del ámbito financiero; no obstante, incluso estos deben adaptarse a las particularidades de cada compañía.

Eficiencia en la Construcción de Indicadores: Identificación de Áreas Clave

La eficiencia en la construcción de indicadores no radica en diseñar la mayor cantidad posible, sino en identificar las áreas clave dentro de la organización. El fracaso en estas áreas tendría un impacto significativo en el logro de objetivos importantes.

Condiciones Fundamentales de un Indicador Efectivo

Un indicador efectivo debe cumplir ciertas condiciones:

• Expresar una relación: Se compone de dos o más variables y debe mostrar claramente la relación entre ellas.
• Ser autoexplicativo: Su nombre y formulación deben ser comprensibles por sí mismos.
• Estar contextualizado: El nombre del indicador debe ser relevante y específico al contexto en el que se utiliza.

Ejemplos de KPIs (Indicadores Clave de Desempeño)

• Rentabilidad financiera
• Ratio de liquidez general
• Volumen total de ventas
• Puntaje de satisfacción del cliente
• Tasa de entregas a tiempo: (Entregas a tiempo / Entregas totales) * 100
• Índice de ausentismo
• Número de retrasos
• Cantidad de accidentes e incidentes reportados
• Tasa de entregas perfectas: (Cantidad de entregas perfectas / Total de entregas) * 100

Estrategia y Planificación en el Contexto Empresarial

El Control y su Vínculo con la Misión Organizacional

El control está intrínsecamente relacionado con el cumplimiento de los planes establecidos para alcanzar la misión de la organización. Su propósito trasciende el mero control del comportamiento y el cumplimiento de las normativas internas de la empresa.

Jerarquía de Planes: De la Misión a los Planes Operativos

Los planes operativos se derivan de la misión organizacional. A partir de la misión, se desarrollan los objetivos generales y estratégicos. Seguidamente, se enuncian los planes estratégicos y, posteriormente, se desarrollan los planes operativos. Es importante notar que esta secuencia jerárquica no implica necesariamente que el vínculo directo planteado en la información original sea siempre correcto o el único modelo de planificación.

Tipos de Estrategias Empresariales

Estrategias Intensivas

• Penetración en el mercado
• Desarrollo del mercado
• Desarrollo del producto

Estrategias Integrativas

• Integración horizontal
• Integración vertical

Estrategias Diversificadas

• Añadir nuevos productos relacionados (complementarios)

Concepto de Planificación Estratégica

La planificación estratégica se entiende como el esfuerzo sistematizado para encaminar las acciones y decisiones que definen la forma de alcanzar las metas propuestas a partir de una situación dada.