El Proceso Administrativo: Conceptos Fundamentales
Se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de los fines y objetivos de la misma.
La Planificación Empresarial
La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.
Clasificación de los Planes
Según su alcance y amplitud
- Fin: Fines fundamentales perseguidos por la empresa.
- Objetivos: Aquello que quiere conseguir la empresa durante un periodo concreto.
- Estrategias: Acciones que se llevan a cabo para conseguir los fines y objetivos marcados.
- Políticas: Principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación.
- Procedimientos: Pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.
- Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no.
- Presupuestos: Planes cuantificados.
Según su ámbito temporal
- Planes a largo plazo: Aquellos que se contemplan en un periodo superior a cinco años.
- Planes a medio plazo: Aquellos que se han de conseguir en un periodo superior a un año e inferior a cinco.
- Planes a corto plazo: Aquellos que tienen como límite el ejercicio económico, normalmente un año.
Según su funcionalidad
- Área comercial
- Área de producción
- Área de inversión y financiamiento
- Área de recursos humanos
La Organización Empresarial
Se define organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.
La Comunicación en la Empresa
La comunicación ascendente es la que se forma verticalmente, de abajo hacia arriba, es decir, se origina en los empleados y finaliza en los directivos.
La comunicación descendente es la que, de forma vertical, tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores. Es más habitual que la ascendente. Su finalidad es informar a los trabajadores o subordinados de los objetivos de la empresa, así como de las tareas que se deben realizar para conseguirlos.
La comunicación interna horizontal es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico.
La Organización Formal
La organización formal se define como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.
Estructura Organizativa
- División en departamentos por funciones: Los trabajadores se organizan según su especialización y, por tanto, su capacidad, dependiendo del trabajo que realizan. Por ejemplo, el departamento de finanzas.
- División en departamentos por zonas geográficas: Los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto.
- División en departamentos por productos
- División en departamentos por procesos
Tipos de Relaciones Organizativas
- Relaciones lineales: Se producen cuando hay un enlace entre órdenes, es decir, una persona manda y otra obedece.
- Relaciones de staff: Tienen como finalidad el asesoramiento por parte de especialistas.
- Relaciones funcionales: Son un conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo que se refiere a su especialidad.
Los Organigramas
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura.
La Organización Informal
La organización informal se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.
La Gestión y el Liderazgo
Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.
Funciones del Directivo
- Elegir las tareas que se han de realizar. Es decir, hacer una clasificación de todos los pasos necesarios que se han de realizar para la consecución de los objetivos.
- Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tienen a su cargo.
- Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.
- Crear situaciones de trabajo favorables, con la finalidad de motivar a los trabajadores.
El Liderazgo
El liderazgo es la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.
La Función de Control
Controlar consiste, básicamente, en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales como en los subobjetivos más concretos.
Etapas del Control
- Se han de marcar unos estándares.
- Se han de medir las actividades.
- Se han de corregir las desviaciones.
Técnicas de Control
- La auditoría: Verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad como al análisis de los estados financieros.
- El control del presupuesto: Se trata de controlar que la relación numérica de la planificación —referida a los costes de las operaciones y los ingresos de las ventas— se cumpla.
- La estadística: Permite tratar los datos históricos de un problema.