Criterios de Departamentalización
El proceso de división y agrupación de actividades y trabajadores en unidades específicas se denomina departamentalización, y las divisiones que surgen de este proceso se conocen como unidades organizativas o departamentos, favoreciendo la organización y facilitando la coordinación:
- Departamentalización funcional: Las actividades se agrupan según las funciones básicas de la empresa. Cada unidad puede subdividirse.
- Departamentalización geográfica: Cuando la empresa produce o vende en áreas geográficas distantes, es conveniente adaptar la organización a las peculiaridades del territorio.
- Departamentalización por productos o servicios: Estas empresas se dividen creando un departamento para cada línea de productos.
- Departamentalización por clientes y canales de distribución: Se da en empresas que tienen clientes muy distintos entre sí.
- Departamentalización por procesos: Las actividades se agrupan en torno a las diferentes etapas del proceso productivo de la empresa.
En la práctica, las empresas utilizan una departamentalización combinada y en ellas emplean distintos criterios en cada nivel.
La Organización Formal e Informal
La organización Formal de una empresa es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. Todas las personas de la empresa deben ajustarse a la organización Formal, pero junto a la organización Formal, los miembros de cualquier grupo humano, con el paso del tiempo, van desarrollando sus propias relaciones informales. La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia que no depende de la dirección y que, por ello, no es oficial. La organización informal puede entenderse, por tanto, como una red de relaciones personales y sociales no establecidas por la organización Formal. Como consecuencia, se crean normas de grupo y se generan canales de comunicación informales a través de los cuales se forman líderes informales.
En definitiva, la dirección debe entender que la organización real de la empresa tiene dos caras (Formal e Informal), y que la organización informal puede ser fuente de aprendizaje para la Formal.
La Representación de la Organización: El Organigrama
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas y permite, por tanto, conocer a simple vista y rápidamente las relaciones y dependencias jerárquicas que existen entre los distintos departamentos y grupos de actividades de la empresa.
Funciones del Organigrama
- Informar a los distintos miembros de la empresa sobre su posición dentro de ella.
- Son útiles como carta de presentación ante el exterior.
Requisitos de un Organigrama
Un organigrama debe reunir una serie de requisitos:
- Exactitud
- Actualización
- Claridad
- Sencillez
Tipos de Relaciones
- Lineales o jerárquicas
- De staff o de asesoramiento
Clases de Organigramas
Por su finalidad:
- Organigramas informativos: Dan una idea general.
- Organigramas analíticos: Son específicos.
Por la extensión:
- Organigramas generales: Representan toda la organización.
- Organigramas parciales o departamentales: Se centran en un departamento.
Por el contenido:
- Estructurales: Muestran las grandes unidades que componen la empresa.
- Funcionales: Detallan las funciones.
- De personal: Incluyen el nombre de cada persona.
Por la forma:
- Organigramas verticales: De arriba abajo.
- Organigramas concéntricos o radiales: Del centro a la periferia.
- Organigramas horizontales: De izquierda a derecha, donde el que más manda está a la izquierda.
Tipos de Estructura Organizativa
La estructura organizativa de la empresa está constituida por:
- Los puestos de trabajo con las tareas que tienen asignadas.
- Los departamentos o agrupaciones de personas y puestos de trabajo.
- Los niveles de autoridad y jerarquía.
- Los canales de comunicación entre trabajadores, departamentos y niveles jerárquicos.
Hay diferentes formas de estructura organizativa, llamadas formas burocráticas:
- La estructura lineal o jerárquica: Se basa en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Sus ventajas son la claridad en la definición de áreas de autoridad y responsabilidad y que la comunicación y las órdenes son directas. Sus inconvenientes son que cada directivo es responsable de una gran variedad de actividades.
- Estructura funcional: Responde a la necesidad de contar con especialistas en los diferentes niveles jerárquicos. Se caracteriza porque los subordinados reciben órdenes de varios jefes diferentes. Las ventajas son que cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad y los inconvenientes son que cada trabajador tiene más de un jefe y los canales de comunicación son más complejos.
- Estructura lineal-funcional o línea y staff: Surge para superar los inconvenientes de las dos estructuras anteriores, tratando de combinar las relaciones de autoridad directa con relaciones de consulta y asesoramiento de los técnicos especialistas o staff. La ventaja es que se mantiene la unidad de mando y los inconvenientes son que las consultas hacen que las decisiones sean más lentas.
- Estructura en comité: Supone que las decisiones y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo o comité de personas. Sus ventajas son que se toman decisiones considerando todas las perspectivas posibles y su principal inconveniente es la lentitud en la toma de decisiones.
- Estructura matricial: Combina la departamentalización por funciones y por proyectos adoptando una estructura de doble entrada. Existe una doble autoridad: cada miembro de un grupo recibe instrucciones del jefe del proyecto y del jefe de su departamento funcional. Su ventaja es su flexibilidad para afrontar proyectos y sus inconvenientes son los posibles problemas de coordinación.
- Estructura multidivisional: Son comunes en grandes empresas y suponen la creación de una serie de unidades organizativas que funcionan de manera autónoma. Las divisiones son organizaciones muy independientes.
Nuevos modelos organizativos:
Entre ellos está el modelo en trébol, que se da en organizaciones flexibles que tienden a la subcontratación de actividades y la contratación temporal. También destaca el modelo en red, que responde a una organización muy abierta formada por la unión de grupos industriales, comerciales y financieros.