Introducción a la Administración

La administración es un proceso integral para planear, organizar, dirigir y controlar una actividad o relación de trabajo, fundamentada en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado. Es el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas laboran y alcanzan con eficiencia y eficacia metas seleccionadas. La administración se aplica en todo tipo de organización.

Una de las formas más sencillas de la administración en nuestra sociedad es el hogar, y una de las más complejas es la administración pública. Ayuda a obtener mejores talentos humanos, equipos, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes, proporciona previsión y creatividad; el mejoramiento es su consigna constante. Su importancia radica en que:

1. La administración se aplica a todo tipo de empresa.
2. El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena administración.
3. Una adecuada administración eleva la productividad.
4. La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

Características de la Administración

1. Universalidad: El fenómeno administrativo se da dondequiera que existe un organismo social, en el Estado, en el ejército, en una sociedad religiosa, etc.
2. Especificidad: Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción (como especialista) o un administrador, pero no necesariamente un buen colaborador, incluso con especialidad.
3. Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando en mayor o menor grado. Así, al hacer los planes no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
4. Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan, en distintos grados y modalidades, de la misma administración.

Definiciones de Administración

• M. Dimock: A la administración le concierne resolver problemas acerca de las actitudes, organización, técnicas y programas de acción aplicables a la realización de los propósitos.
• H. Koontz: Administración es el cumplimiento de objetivos mediante el establecimiento de un medio ambiente favorable a la ejecución por personas que operan en grupos organizacionales.
• O. Johansen: Administrar una empresa es lograr que se hagan las cosas que deben hacerse en esa unidad económica. Lo que se produce debe ser administrado.
• H. Fayol: Administración es un proceso social que comparte la responsabilidad para una planificación y regulación económica de una empresa para cumplir objetivos o tareas determinadas.
• F. Kast: Administración comprende la coordinación de recursos materiales y humanos, en orden al logro de ciertos objetivos.
• E. Brech: Planificar, motivar y regular las actividades de las personas en orden al cumplimiento efectivo y económico de una determinada línea normal.
• Guzmán Valdivia: Es la dirección eficaz de las actividades y colaboración de otras personas para obtener determinados resultados.
• Fernández Arena: Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura a través del esfuerzo humano coordinado.
• Buchele: El proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal.

La Administración: Ciencia, Técnica y Arte

La administración es ciencia, técnica y arte. Es ciencia porque se fundamenta en principios y métodos; es técnica en su aplicación o utilidad práctica; y es arte porque se necesita de creatividad para alcanzar los objetivos exitosamente.

Elementos de la Administración

• Personas: Todo es producido por personas; la administración surge cuando hay más de dos personas, un grupo, una organización y cooperación.
• Propósitos Comunes: El grupo debe tener una necesidad u objetivo común, una meta a alcanzar, compartida, positiva, definida y realizable.
• Recursos: Para alcanzar un objetivo, las personas deben tener conocimientos, técnicas, herramientas, dinero. Deben ser adecuados al objetivo; si son escasos, deben manejarse con racionalidad.
• Actividad: Acción que realiza el grupo al utilizar los recursos para el logro de objetivos; una acción racional, cooperativa y eficiente.

El Proceso Administrativo

La Planeación

La planeación es la etapa básica del proceso administrativo. Implica pensar antes de realizar una actividad sobre lo que se va a hacer para cumplir con una meta u objetivo. Se analizan los pros y los contras, es decir, los beneficios u obstáculos que se presenten para alcanzar un objetivo.

Es prepararse de manera inteligente para enfrentar los diversos escenarios que se presenten en el futuro.

La Planeación como Etapa Intelectual

La planeación es la etapa intelectual que implica:

• Seleccionar objetivos.
• Determinar los recursos necesarios.
• Decidir entre varias alternativas.

¿Qué se logra con la planeación?

• Eliminar sorpresas.
• Disminuir los riesgos.
• Aprovechar las oportunidades.
• Facilitar la coordinación y el control.

Características de la Planeación

1. La planeación es un proceso permanente y continuo.
2. La planeación está siempre orientada hacia el futuro.
3. La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones.
4. La planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.
5. La planeación es sistémica.
6. La planeación es repetitiva.
7. La planeación es una técnica cíclica.
8. La planeación es una función administrativa que interactúa con las demás.
9. La planeación es una técnica de coordinación e integración.
10. La planeación es una técnica de cambio e innovación.

Principios de la Planificación

1. Ductilidad: Flexible.
2. Compromiso: Motivación.
3. Contribución: Colaboración.
4. Primacía: Más importante.
5. Universalidad: Futuro.
6. Continuidad y Oportunidad: Debe ser comprendida.
7. Diafanidad: Claridad.

La Planeación Establece

1. Visión.
2. Misión.
3. Metas u Objetivos.
4. Estrategias.
5. Políticas.
6. Procedimientos: Planes.
7. Programas: Planes a corto plazo.
8. Presupuestos: Planes en términos de dinero.
9. Métodos: Planes que indican la forma de realizar una tarea.

La Organización

Una organización es un sistema diseñado para alcanzar metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas.

Una organización solo puede existir cuando hay personas que se comunican y actúan de forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas y políticas. Son estructuras compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas.

Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, así como de otras disciplinas tales como la comunicación, sociología, economía y psicología.

Es un conjunto de cargos con funciones, reglas y normas de comportamiento que deben respetarse.

Elementos de una Organización

• Estructura organizacional.
• Estrategia.
• Visión.
• Valores.

• Habilidades o capacidades (blandas y duras).
• Personal o recurso humano.
• Toma de decisiones.
• Liderazgo (realización de actividades).

Finalidad de las Organizaciones

• Con fines de lucro (empresas).
• Sin fines de lucro (ONG).
• Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios (organismos gubernamentales).

Tamaño de las Organizaciones

El tamaño de las organizaciones se clasifica por producción, capital, volumen de ventas y, principalmente, por el personal ocupado (colaboradores).

• Micro: 0-10 empleados (Industrial), 0-10 empleados (Comercial), 0-10 empleados (Servicios).
• Pequeña: 11-50 empleados (Industrial), 11-30 empleados (Comercial), 11-50 empleados (Servicios).
• Mediana: 51-250 empleados (Industrial), 31-100 empleados (Comercial), 51-100 empleados (Servicios).
• Grande: 251 empleados en adelante (Industrial), 101 empleados en adelante (Comercial), 101 empleados en adelante (Servicios).

Ambiente Organizacional

• Ambiente Externo: Son instituciones fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, que afectan su rendimiento. Toman insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman y luego los regresan en forma de productos o servicios para la sociedad a la que atienden. Son de dos tipos:
  • Elementos de acción indirecta (macroentorno).
  • Elementos de acción directa (microentorno), que incluyen grupos de interés externo.
• Ambiente Interno: También llamado clima organizacional, se refiere a los grupos o elementos de interés interno que ejercen influencia directa en las actividades de la organización dentro de su ámbito, creando un ambiente que es responsabilidad de un director o sus gerentes.

Elementos para el Diseño Organizacional

1. Estructura.
2. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades.
3. Jerarquía.
4. Simplificación de funciones.

La Motivación

La motivación son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con la voluntad y el interés.

Puede definirse como el señalamiento o énfasis que se descubre en una persona hacia un determinado medio para satisfacer una necesidad.

Una persona se motiva cuando:

1. Es valorada en la empresa.
2. Toma decisiones importantes.
3. Asume responsabilidades.
4. Trabaja en un ambiente con un buen clima laboral.

Estrategias de Motivación para Colaboradores

1. Vincular el sistema en busca de equidad.
2. No ignorar el dinero.
3. Fomentar la participación activa.
4. Atribuir responsabilidades.
5. Ampliar el trabajo.
6. Felicitar a las personas por el trabajo realizado.
7. Fomentar la realización personal y reconocer las diferencias individuales.
8. Ajustar personas y puestos.
9. Emplear metas alcanzables.
10. Individualizar las recompensas.
11. Analizar con los trabajadores qué los mantiene motivados.

Teoría de McClelland

• Logro: Es el impulso de sobresalir, de tener éxito. Lleva a los individuos a imponerse metas elevadas que alcanzar.
• Afiliación: Deseo de tener relaciones interpersonales amistosas y cercanas, formar parte de un grupo, etc.
• Poder: Necesidad de influir y controlar a otras personas y grupos, y obtener reconocimiento por parte de ellas.

El Liderazgo

El liderazgo es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembros de un grupo y de influir en ellas. Involucra a otras personas, como empleados o seguidores. Es la capacidad para usar las diferentes formas del poder e influir en la conducta de los seguidores de diversas maneras.

Importancia del Liderazgo

Las organizaciones, para crecer y perdurar, dependen del liderazgo de sus dirigentes, jefes o gerentes. Un buen líder debe reunir cuatro condiciones:

1. Compromiso con la misión.
2. Comunicación de la visión.
3. Confianza en sí mismo.
4. Integridad personal.

Estilos de Liderazgo

1. El líder autócrata.
2. El líder participativo.
3. El líder liberal.
4. El líder transformacional.

El Control

El control es la última etapa del proceso administrativo. Consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.

Variantes del Control

1. Función restrictiva y coercitiva: Se utiliza para evitar desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar las funciones y así restringir la libertad de los subordinados cuando realizan sus actividades dentro de la empresa.
2. Sistema automático de regulación: Cuando se detecta que las actividades o funciones de los subordinados se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación hará que los subordinados vuelvan a las actividades ya planeadas.
3. Función administrativa: Como ya se mencionó, el control forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección. El objetivo de esta función administrativa es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

Tipos de Control

1. Control Preliminar: Son los controles realizados antes de que el proceso operacional comience. Incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas correctamente.
2. Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Incluye dirección, vigilancia y sincronización de las actividades que ocurren para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
3. Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.

Auditorías Administrativas

• Auditorías Internas.
• Auditorías Externas.

Conceptos Clave en la Gestión Empresarial

Roles del Gerente

Para obtener un buen desarrollo gerencial, es fundamental saber cómo manejar una gerencia moderna, desempeñar un rol eficaz y diseñar una estrategia con objetivos claros para lograr una empresa exitosa. Para diseñar una estrategia exitosa, se necesita:

• Saber cuáles son sus características.
• Identificar las fallas de la empresa.
• Considerar qué se debe tomar en cuenta para generar los cambios que garanticen el éxito.
• Conocer las ventajas y desventajas del entorno que rodea a la empresa.

La Empresa: Definición y Características

Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades con fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de los solicitantes. También puede definirse como un sistema con su entorno definido como la industria en la cual se materializa una idea, de forma planificada, dando satisfacción a demandas y deseos de clientes a través de una actividad comercial.

La Comisión de la Unión Europea sugiere la siguiente definición: «Se considerará empresa toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica. Esto incluye las entidades que ejerzan una actividad artesanal u otras actividades a título individual o familiar, las sociedades de personas y las asociaciones que ejerzan una actividad económica de forma regular».

La empresa es el conjunto de capital, administración y trabajo dedicados a satisfacer una necesidad en el mercado.

En la empresa moderna, se reconoce a los colaboradores como personas que, al trabajar, buscan satisfacer sus necesidades económicas y aspiran a un buen trato y a un justo reconocimiento por su trabajo, comportamiento y puntualidad. Las empresas contribuyen al desarrollo económico, social y técnico de una sociedad (ejemplos: bancos, farmacias, centros de recreación).

• Idalberto Chiavenato: «La empresa es una organización social que utiliza una gran variedad de recursos para alcanzar determinados objetivos».
• Zoilo Pallares, Diego Romero y Manuel Herrera: «La empresa es un sistema dentro del cual una persona o un grupo de personas desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o distribución de bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado».
• Lair Rivero: «La empresa es una organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos) para lograr determinados objetivos, como la satisfacción de una necesidad o deseo de su mercado meta, con la finalidad de lucrar o no, y que es construida a partir de conversaciones específicas basadas en compromisos mutuos entre las personas que la conforman».

Características de las Empresas Exitosas

Se puede decir que las empresas exitosas se caracterizan por:

• Un alto sentido de pertenencia.
• Alto grado de motivación en todos los niveles.
• Gran capacidad de liderazgo en todos los niveles.
• Alto sentido de trabajo en equipo.
• Creatividad e iniciativa al máximo, especialmente en los puestos clave de la organización.

Características Generales de las Empresas

• Alto grado de comunicación.
• Horizontalidad en la organización.
• Alto grado de empatía.
• Alta capacidad tecnológica.
• Fijan objetivos y responsabilidades para cada uno de los miembros de la organización.
• Poseen especialización de sus puestos operativos.
• Prestan la adecuada atención al trabajo en equipo.
• Trabajan en función de la satisfacción de las necesidades de sus clientes.
• Estandarización de los procesos de trabajo.
• Combinan las variables para lograr la mayor eficiencia posible.
• Poseen una clara identificación de la misión y de los objetivos.
• Tienen muy claros sus fines y cómo llegar a ellos.
• Personal que se siente involucrado con el objetivo de la empresa o compañía.
• Se registran todas las acciones llevadas a cabo.

Las empresas deben poseer excelentes planificadores, los cuales posean una visión general y particular de cada área y se enfoquen en llevar a cabo planes para abordar todas aquellas áreas en las cuales su empresa presente debilidades. Deben ser capaces de preparar grupos de trabajo que realicen todas las tareas de la forma más eficiente y delegar en ellos responsabilidades. Asimismo, deben asumir retos y promover estrategias de mejora.

Se debe dar una solución a la escasez de personal capacitado (especialmente en empresas públicas) para enfrentar los retos que la alta gerencia del siglo XXI exige. Esta es una de las principales debilidades de nuestras organizaciones. Una excelente gerencia es el pilar fundamental de las organizaciones exitosas del siglo XXI. Los líderes exitosos tienen metodologías y técnicas de entrenamiento y enseñanza bien definidas: la disposición para aceptar errores y mostrar su capacidad para aceptar ayuda, con el fin de servir como modelos para otros.

La Empresa y su Entorno

El entorno ejerce presión sobre las empresas por medio de las fuerzas políticas, económicas y sociales. La empresa debe adaptarse a los cambios de su entorno; sus productos o servicios deben satisfacer las necesidades del mercado competitivo. Para ser exitosa, debe responder con:

• Eficiencia.
• Creatividad.
• Dinamismo.
• Calidad.

Áreas Funcionales de la Empresa

1. Dirección.
2. Talento Humano.
3. Ventas y Marketing.
4. Producción.
5. Contabilidad y Finanzas.
6. Informática y TIC.