Dominando el Proceso Administrativo: Fundamentos y Aplicaciones Estratégicas

El Proceso Administrativo: Herramienta Fundamental para el Éxito Organizacional

El proceso administrativo es la herramienta esencial que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos, satisfaciendo tanto sus necesidades lucrativas como sociales.

Fases del Proceso Administrativo

  • Planeación: ¿Qué se va a hacer?
  • Organización: ¿Cómo se va a hacer?
  • Dirección: Ver que se haga.
  • Control: ¿Cómo se ha realizado?

Mecánica del Proceso Administrativo

La mecánica del proceso administrativo comprende la técnica de Planeación (¿Qué se debe hacer?) y Organización (¿Cómo se debe hacer?). Establece lo que se va a hacer y dispone de una estructura para lograrlo. Se refiere a la estructuración o construcción de la organización hasta llegar a integrarla en su plenitud funcional para el desarrollo.

Dinámica del Proceso Administrativo

La dinámica del proceso administrativo incluye la técnica de Dirección (¿Cómo se está haciendo?) y Control (¿Cómo se realizó?). Se enfoca en cómo se maneja el organismo previamente estructurado. Es aquella fase donde, una vez totalmente estructurada, la organización desarrolla de manera eficiente y ética las funciones operativas en toda su variedad y complejidad coordinada.

Importancia del Proceso Administrativo

La importancia del proceso administrativo radica en su continua aplicación por la mayoría de las empresas a nivel mundial. Su universalidad en términos y funciones, cada una con su propia relevancia, lo convierte en un pilar de la gestión empresarial.

Planeación: El Pilar de la Acción Estratégica

La planeación consiste en escoger y relacionar hechos para prever y formular las actividades propuestas, necesarias para lograr los resultados esperados.

  • Objetivos: Determinar los resultados deseados.
  • Curso alterno de acción: Determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias para el logro de objetivos.
  • Elección: Análisis y selección de la decisión más adecuada.
  • Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Partes de la Planeación
  • Objetivo
  • Estrategias
  • Alternativa
  • Decisión
Importancia de la Planeación

La planeación anticipa los objetivos y la forma de alcanzarlos. Sin planeación, se genera caos. Las acciones se forman de manera más adecuada a los fines propuestos.

Ventajas de la Planeación
  • Permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y recursos.
  • Reduce los niveles de incertidumbre.
  • Permite hacer frente a las contingencias.
  • Es un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas.
  • Es la base para el sistema de control.
Propósito de la Planeación
  • Se define una dirección clara.
  • Se reduce el impacto del cambio.
  • Se establecen criterios o estándares de control.
  • Se minimiza el desperdicio.
Principios de la Planeación
  • Factibilidad: Lo planeado debe ser realizable.
  • Objetivo y cuantificación: Basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos.
  • Flexibilidad: Establecer márgenes de holgura para afrontar situaciones imprevistas y definir nuevos cursos de acción.
  • Unidad: Todos los planes de la empresa deben integrarse en un plan general y dirigirse al logro de los objetivos comunes.
  • Cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en el tiempo, será necesario rehacerlo. Esto no implica abandonar los propósitos, sino ajustar los cursos de acción.
Tipos de Planificación
  • Por tiempo: Corto plazo, medio plazo, largo plazo.
  • Participación del estado: Imperativa, indicativa o normativa.
  • Alcance: Estratégica, táctica, operativa.
Pasos de la Planeación
  • Atención a las oportunidades.
  • Establecimiento de objetivos y metas.
  • Consideración de premisas de planificación.
  • Identificación de alternativas.
  • Comparación de alternativas.
  • Elección de alternativas.
Etapas de la Planificación
  • Directiva
  • Política
  • Fines y planes
  • Objetivos
  • Metas
Principales Técnicas de la Planeación
  • Cuantitativa
  • Cualitativa
  • FODA: Detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que pueden afectar el logro de los planes.
Otras Técnicas de la Planificación
  • Cronograma
  • Gráfica de Gantt
  • PERT

Sistemas de Planes

Una planificación de sistemas facilita a una organización la correcta determinación de su estado actual, los requisitos que demanda y la identificación de un estado futuro alineado con sus objetivos.

Tipos de Planes
  • Proyectos, propósitos o misiones: Planes básicos o genéricos que corresponden con la función general de la empresa.
  • Objetivos: Procesos o planes que conducen a la ejecución de ciertas actividades, enfocados en la actividad principal de la empresa.
  • Estrategias: Sub-planes que requieren la existencia de objetivos para establecer acciones específicas.
  • Políticas: Conjunto de acciones que definen la estructura de la organización y establecen conductas a seguir.
  • Procedimientos: Establecen pasos o instrucciones detalladas para una operación específica.
  • Reglas: Planes considerados micro, pero que engloban acciones macro; son planes rígidos para la toma de decisiones.
  • Programas: Planes amplios que comprenden un conjunto de normas, reglas, objetivos y propósitos establecidos para una corporación.
  • Presupuestos: Planes derivados de otros, que evalúan los resultados alcanzados y su óptimo cumplimiento según los pasos preestablecidos.

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