Teoría de las Relaciones Públicas

Comunicación Interna

Enfoque de la Comunicación Interna

El enfoque interno se centra en el desarrollo de acciones orientadas a potenciar los contactos entre la entidad y los grupos de interés que se encuentran en su seno: trabajadores, socios, voluntarios, etc.

Rasgos de la Comunicación Interna

Gracias a la comunicación interna, la organización de una empresa es más productiva y competitiva. Mejora la realización de las tareas y las relaciones interdepartamentales. Sirve para conocer mejor la empresa y los individuos que la componen. Sensibiliza al activo humano. Ayuda a conocer mejor las necesidades, los objetivos, resolver los problemas, e implica a todo el personal. Se valora la innovación y se tienen en cuenta las ideas y opiniones de todos.

Definición de Comunicación Interna

Es una disciplina y una práctica que sirve para interconectar diferentes públicos en el seno de una organización. Su propósito es difundir la identidad y cultura corporativa de la empresa, gestionar los vínculos de la plantilla a través de la comunicación, ofrecer un mayor conocimiento e información a todo el personal, fomentar la participación en la toma de decisiones y mejorar la motivación de los públicos internos y la imagen de la empresa.

Objetivos de la Comunicación Interna

• Implicar a la organización.
• Proyectar una imagen positiva.
• Integrar al personal interno.
• Reforzar el estilo de dirección.
• Favorecer la adaptación a los cambios del entorno.

El Responsable de la Comunicación Interna

El responsable de la comunicación interna es un profesional de las Relaciones Públicas o de otro ámbito de la comunicación, cuyo cometido es favorecer los flujos comunicativos para que la plantilla sea activa, actúe y participe en la toma de decisiones.

Formas de Comunicación Interna

Comunicación Vertical

Comunicación Ascendente

De abajo hacia arriba, desde los empleados y públicos hacia los directivos. Es la expresión de que los directivos valoran a sus empleados como personas capaces de aportar valor a la vida de la empresa. Favorece el diálogo entre los miembros de todos los públicos y los hace protagonistas de la empresa. Ayuda a conocer las potencialidades ocultas y aprovecha las ideas de todos.

Ejemplo: El buzón de sugerencias.

Comunicación Descendente

De arriba hacia abajo, desde los directivos hacia los empleados. Reduce la incertidumbre del rumor. Sus funciones más importantes son lograr credibilidad y confianza, e integrar la cultura de la participación.

Ejemplo: La newsletter es un envío periódico de noticias por correo electrónico a todo el personal, generalmente a cargo del Director/a de Comunicación. Es una fórmula óptima para mantener a la plantilla informada e implicada sobre lo que sucede dentro y fuera de la organización.

Comunicación Horizontal

Es la que fluye entre áreas o departamentos del mismo nivel jerárquico (es decir, entre directores de área, jefes de departamento, personal de servicio, etc.). Está basada en la participación, la mejora del desempeño, la cohesión interna y la gestión interna. Sirve para establecer canales de comunicación periódicos que permitan conocer los problemas que pueden resolverse con las personas involucradas en la temática. Ayuda a evitar tomar decisiones unilaterales. Por ejemplo: el correo electrónico.

Comunicación Transversal

Es una comunicación que fluye entre distintas áreas y distintos niveles al mismo tiempo. Está encaminada a fomentar la motivación de los empleados. Aumenta la satisfacción, incrementa la competitividad y fomenta el trabajo en equipo. Para ello, se diseña un lenguaje común y actividades coherentes con los principios de la organización. Puede generarse desde cualquier departamento a otro; tanto directivos como empleados pueden ser emisores.

Herramientas de la Comunicación Interna

• Manual del Empleado

  Establece información relativa a la organización que cualquier miembro debe conocer. El documento suele integrar cuestiones relativas a la identidad corporativa, los procesos de trabajo, los protocolos de actuación ante posibles crisis, etc. Es una herramienta importante para los nuevos empleados. Debe ser atractivo, con un contenido resumido y fácil de leer.

• Revista o Periódico Interno

  Se centra en temas sociales relacionados con el personal de la organización, en noticias del sector y asuntos económicos que afectan a los empleados. Es fundamental que el contenido refleje los ejes estratégicos de la organización. Incluye temas de interés general, cuestiones de actualidad, deportes, cocina, etc. Puede ser mensual, semanal o quincenal.

• Revista de Prensa

  Resúmenes de artículos publicados en la prensa sobre un índice temático predeterminado, que incluyen desde referencias sobre la organización hasta aquellas que influyen en el propio sector. Es un elemento de gran importancia para evaluar el impacto del plan de comunicación externa.

• Círculo de Calidad

  Grupo de personas que se reúnen periódicamente para analizar el funcionamiento de la organización. Se tratan asuntos relacionados con el funcionamiento de cada departamento y se orientan a optimizar procesos, solventar incidencias y proponer mejoras.

• Carta del Presidente

  Comunicaciones del presidente a todos los empleados con ocasión de circunstancias previstas, como festividades, promociones de categoría, o para expresar agradecimiento o enhorabuena por acciones destacadas.

• Buzón de Sugerencias

  Propio de la comunicación ascendente. Su objetivo es que el personal interno opine libremente sobre temas relacionados con su trabajo o la organización.

• Tablones de Anuncios

  Son muy útiles. Son instrumentos que se pueden utilizar en todos los sentidos de la comunicación (ascendente, descendente, etc.) y aportan facilidad de ejecución, flexibilidad en su contenido y complementariedad con otros instrumentos. Son los más tradicionales. Se sitúan en espacios físicos estratégicos. Su ubicación debe ser óptima y visible para todos los miembros de la compañía. Su contenido es diverso.

• Circulares

  Comunicaciones dirigidas al personal con temas organizativos. La mayoría se distribuyen a través del correo electrónico. Integran información relevante que afecta a la plantilla.

• Jornadas de Puertas Abiertas o Visitas

  Eventos en los que se invita a miembros de la comunidad interna o grupos de interés externos a la organización para que visiten las instalaciones y se impliquen en su funcionamiento, entorno o contexto de trabajo. Forman parte de la comunicación interna.

• Intranet

  Utiliza la tecnología de internet y permite que sus usuarios se comuniquen, trabajen de manera coordinada y compartan información a través de aplicaciones como el correo electrónico, revistas o periódicos digitales, bases de datos, reuniones en línea o videoconferencias. La intranet permite agilizar procesos, flexibilizar el trabajo, ahorrar papel y tiempo. Sin embargo, algunas empresas señalan que puede repercutir de manera negativa. Cualquier intranet requiere usuario y contraseña.

La Cultura Organizacional

¿Qué es la Cultura Organizacional?

Es la forma de actuar en una organización. Incluye la filosofía, los valores, el ambiente empresarial, las normas, reglas, tradiciones y los comportamientos que se dan en una empresa. También abarca los valores, creencias y experiencias.

¿Para qué necesitamos la Cultura Organizacional?

• Para diferenciarnos de otras empresas.
• Para conferir a la empresa un sentido de identidad.
• Para facilitar la generación de compromiso con algo superior al interés individual.
• Para reforzar la estabilidad del sistema social.

Componentes de la Cultura Organizacional

• Misión
• Visión
• Valores

Definición de Identidad Corporativa u Organizacional

Es la forma en que una empresa se presenta mediante el uso de símbolos, comunicación y comportamientos, con el fin de trasladar una determinada imagen que se asocia con la misión, visión y valores que definen a una organización.

Teoría de las Relaciones Públicas

Definición de Comunicación Externa

Es la disciplina y enfoque profesional que busca impactar en el entorno de una organización para conseguir los objetivos marcados en una estrategia de Relaciones Públicas. Es un concepto que empezó a aplicarse en 1914, cuando Ivy Lee fue contratado por Rockefeller para proyectar una imagen positiva de su empresa.

Otra definición de Comunicación Externa: Se define como la interrelación que se genera entre los elementos internos de una organización y su entorno externo, con el objetivo de proyectar una imagen positiva, lograr un buen posicionamiento ante el público de interés y diferenciarse de la competencia.

Definición de Comunicación Organizacional

Se diferencia de la externa porque se utiliza para hablar sobre la gestión de los flujos informativos de la entidad. Es un proceso social que se entiende por los mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y sus públicos externos. Es una disciplina que estudia el proceso de la comunicación de las organizaciones y su entorno, siendo un campo del conocimiento humano. Es un conjunto de técnicas y actividades que sirven para desarrollar una estrategia que facilita el flujo de mensajes entre sus miembros, la organización y sus públicos externos: inversionistas, clientes, proveedores, gobierno, medios de comunicación, etc.

Funciones de la Comunicación Organizacional

• Informar sobre la entidad.
• Fomentar una comunicación abierta y democrática con los periodistas.
• Ser ágil y eficaz en la respuesta a solicitudes de periodistas.
• Proporcionar información veraz.
• Promover la transparencia.

Formas y Tipos de Comunicación Externa

Comunicación Operativa

• Utiliza estrategias como desayunos informativos, ruedas de prensa o la participación de una marca en ferias.
• Se realiza para el desarrollo diario de la actividad.
• Se efectúa con todos los públicos.
• No persigue un fin lucrativo directo.
• Constituye la visión más humanista y ética de las RR. PP.
• Es su esencia más pura.
• Busca estrechar vínculos, reforzar la imagen, aumentar la notoriedad y el prestigio.

Comunicación Estratégica

• Ejemplo: acciones en un punto de venta, flashmobs.
• Relacionada con la persuasión científica.
• Tiene como finalidad estudiar el comportamiento de los públicos o del entorno.
• La entidad desarrolla estrategias que le ayudan a posicionarse de forma óptima.
• Establece un contacto más directo con el público. Las acciones se orientan más a la venta o fidelización.
• No tiene como fin un resultado inmediato.

Comunicación de Notoriedad

• Ejemplo: el patrocinio o el merchandising.
• Su fin principal es reforzar la identidad corporativa entre el público que no conoce la empresa y aquellos que sí la conocen, pero no en profundidad.

La Imagen Corporativa

Es la integración de los mensajes emitidos por una empresa en la mente de los públicos, a partir de su relación ordinaria con ellos. Hace referencia a la percepción que el público externo tiene de la empresa. Para conseguir una determinada imagen, la empresa utiliza una serie de estrategias a través de ruedas de prensa, organización de eventos, patrocinios, etc. El término imagen es DIFERENTE del de identidad corporativa.

La Identidad Corporativa

Tiene que ver con la historia, la institución y la cultura de la organización en su situación actual. Es la forma en que una empresa se presenta mediante el uso de símbolos, comunicación y comportamiento.

La Reputación Corporativa

Es la opinión o consideración que se tiene de alguien o algo. Es una representación cognitiva de la empresa o de sus habilidades para satisfacer las expectativas de sus públicos. Es fruto de la estrategia que se dirige a proyectar una determinada imagen hacia el exterior.

Rasgos de la Reputación

• Tiene carácter coyuntural: puede ser positiva o negativa (por ejemplo, una crisis sería negativa).
• Proyecta la personalidad de la empresa mediante sus atributos, asignándole una personalidad propia.
• Proyecta la identidad: la identidad se corresponde con atributos físicos que difunde la marca (colores, logotipos, símbolos, anagramas, etc.).
• Es difícil de objetivar y medir.
• Se construye fuera de la organización.

Rasgos de la Reputación Organizacional

• Aumenta el valor de la compañía y de sus productos.
• Aumenta la competitividad.
• Facilita las relaciones con las entidades de crédito.

La Cultura Organizacional

¿Qué es la Cultura Organizacional?

Es la forma de actuar en una organización. Incluye la filosofía, los valores, el ambiente empresarial, las normas, reglas, tradiciones y los comportamientos que se dan en una empresa. También abarca los valores, creencias y experiencias.

¿Para qué necesitamos la Cultura Organizacional?

• Para diferenciarnos de otras empresas.
• Para conferir a la empresa un sentido de identidad.
• Para facilitar la generación de compromiso con algo superior al interés individual.
• Para reforzar la estabilidad del sistema social.

Componentes de la Cultura Organizacional

• Misión
• Visión
• Valores

Definición de Identidad Corporativa u Organizacional

Es la forma en que una empresa se presenta mediante el uso de símbolos, comunicación y comportamientos, con el fin de trasladar una determinada imagen que se asocia con la misión, visión y valores que definen a una organización.

Teoría de las Relaciones Públicas

Definición de Comunicación Externa

Es la disciplina y enfoque profesional que busca impactar en el entorno de una organización para conseguir los objetivos marcados en una estrategia de Relaciones Públicas. Es un concepto que empezó a aplicarse en 1914, cuando Ivy Lee fue contratado por Rockefeller para proyectar una imagen positiva de su empresa.

Otra definición de Comunicación Externa: Se define como la interrelación que se genera entre los elementos internos de una organización y su entorno externo, con el objetivo de proyectar una imagen positiva, lograr un buen posicionamiento ante el público de interés y diferenciarse de la competencia.

Definición de Comunicación Organizacional

Se diferencia de la externa porque se utiliza para hablar sobre la gestión de los flujos informativos de la entidad. Es un proceso social que se entiende por los mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y sus públicos externos. Es una disciplina que estudia el proceso de la comunicación de las organizaciones y su entorno, siendo un campo del conocimiento humano. Es un conjunto de técnicas y actividades que sirven para desarrollar una estrategia que facilita el flujo de mensajes entre sus miembros, la organización y sus públicos externos: inversionistas, clientes, proveedores, gobierno, medios de comunicación, etc.

Funciones de la Comunicación Organizacional

• Informar sobre la entidad.
• Fomentar una comunicación abierta y democrática con los periodistas.
• Ser ágil y eficaz en la respuesta a solicitudes de periodistas.
• Proporcionar información veraz.
• Promover la transparencia.

Formas y Tipos de Comunicación Externa

Comunicación Operativa

• Utiliza estrategias como desayunos informativos, ruedas de prensa o la participación de una marca en ferias.
• Se realiza para el desarrollo diario de la actividad.
• Se efectúa con todos los públicos.
• No persigue un fin lucrativo directo.
• Constituye la visión más humanista y ética de las RR. PP.
• Es su esencia más pura.
• Busca estrechar vínculos, reforzar la imagen, aumentar la notoriedad y el prestigio.

Comunicación Estratégica

• Ejemplo: acciones en un punto de venta, flashmobs.
• Relacionada con la persuasión científica.
• Tiene como finalidad estudiar el comportamiento de los públicos o del entorno.
• La entidad desarrolla estrategias que le ayudan a posicionarse de forma óptima.
• Establece un contacto más directo con el público. Las acciones se orientan más a la venta o fidelización.
• No tiene como fin un resultado inmediato.

Comunicación de Notoriedad

• Ejemplo: el patrocinio o el merchandising.
• Su fin principal es reforzar la identidad corporativa entre el público que no conoce la empresa y aquellos que sí la conocen, pero no en profundidad.

La Imagen Corporativa

Es la integración de los mensajes emitidos por una empresa en la mente de los públicos, a partir de su relación ordinaria con ellos. Hace referencia a la percepción que el público externo tiene de la empresa. Para conseguir una determinada imagen, la empresa utiliza una serie de estrategias a través de ruedas de prensa, organización de eventos, patrocinios, etc. El término imagen es DIFERENTE del de identidad corporativa.

La Identidad Corporativa

Tiene que ver con la historia, la institución y la cultura de la organización en su situación actual. Es la forma en que una empresa se presenta mediante el uso de símbolos, comunicación y comportamiento.

La Reputación Corporativa

Es la opinión o consideración que se tiene de alguien o algo. Es una representación cognitiva de la empresa o de sus habilidades para satisfacer las expectativas de sus públicos. Es fruto de la estrategia que se dirige a proyectar una determinada imagen hacia el exterior.

Rasgos de la Reputación

• Tiene carácter coyuntural: puede ser positiva o negativa (por ejemplo, una crisis sería negativa).
• Proyecta la personalidad de la empresa mediante sus atributos, asignándole una personalidad propia.
• Proyecta la identidad: la identidad se corresponde con atributos físicos que difunde la marca (colores, logotipos, símbolos, anagramas, etc.).
• Es difícil de objetivar y medir.
• Se construye fuera de la organización.

Rasgos de la Reputación Organizacional

• Aumenta el valor de la compañía y de sus productos.
• Aumenta la competitividad.
• Facilita las relaciones con las entidades de crédito.