Autoridad y Poder en la Gestión Organizacional
La comprensión de la autoridad y el poder es fundamental en la administración. A continuación, se definen estos conceptos esenciales:
- Poder
- Capacidad que tienen los individuos o grupos para inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos.
- Autoridad
- Derecho, inherente a un cargo, de ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otros.
Tipos de Poder
Aun cuando existen muchos fundamentos del poder, el que se analizará en esta obra es el poder legítimo. En una empresa de propiedad privada, la autoridad de la posición surge sobre todo de la institución social (un paquete de derechos) de propiedad privada. La autoridad que se distribuye a lo largo de la estructura organizacional nace del poder que proviene de la propiedad privada de los dueños.
Otros tipos de poder incluyen:
- Poder del Conocimiento: Emana de la experiencia de una persona o grupo. Médicos, abogados y profesores universitarios pueden influir considerablemente en los demás porque son respetados por su conocimiento especializado.
- Poder de Referencia: Es la influencia que personas o grupos pueden ejercer en otros porque los demás creen en ellos y sus ideas.
- Poder de Recompensa: Surge de la capacidad que una persona tiene para otorgar recompensas.
Definiciones Específicas de Poder
- Poder de Recompensa
- Capacidad que una persona tiene para otorgar recompensas.
- Poder Coercitivo
- Derecho de castigar a un subordinado con el despido o la retención de un aumento de sueldo por falta de méritos.
- Delegación del Poder de Decisión o Empowerment
- Los empleados de todos los niveles en la organización reciben el poder de decidir sin pedir autorización a sus superiores.
Paridad entre Poder y Responsabilidad (P = R)
El poder debe ser igual a la responsabilidad (P = R), o como decían los conocidos principios de Fayol: paridad entre autoridad y responsabilidad. Esta relación es crucial para el equilibrio organizacional:
- Si el poder es mayor que la responsabilidad (P > R), podría ocasionar un comportamiento autocrático del superior que no es responsable de sus acciones.
- Si la responsabilidad es mayor que el poder (R > P), podría ocasionar frustración, porque la persona no tiene el poder necesario para realizar la tarea de la que es responsable.
El creciente interés en la delegación del poder de decisión se debe en parte al surgimiento de la competitividad global, la necesidad de responder con rapidez a las demandas y expectativas de los clientes y una fuerza de trabajo con más conocimientos que exige mayor autonomía. Facultar a los subordinados para decidir significa que los superiores deben compartir con ellos su autoridad y poder.
La administración efectiva requiere que la delegación del poder de decisión sea sincera, se base en la confianza mutua y se acompañe de información relevante para que los empleados puedan realizar sus funciones. Además, debe otorgarse a personas competentes; más aún, los empleados deben ser recompensados por ejercer el poder de decidir.
Tipos de Autoridad
Autoridad de Línea
La autoridad de línea es la relación en la que un superior supervisa directamente a un subordinado, esto es, una relación de autoridad en línea directa o tramos directos. El origen de la relación del personal de staff es de asesor. La función de quienes tienen una capacidad puramente de personal de staff es la de investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes de línea.
Autoridad Funcional
La autoridad funcional es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas, políticas específicas u otros asuntos relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos.
Las Funciones Gerenciales Esenciales
La administración se compone de un conjunto de funciones interrelacionadas que buscan el logro de los objetivos organizacionales:
1. Planeación
Incluye elegir misiones y objetivos, y las acciones para lograrlos; requiere decidir, es decir, elegir planes de acción futuros entre alternativas. Hay varios tipos de planes que van desde los propósitos y objetivos generales hasta las acciones más detalladas a seguir, como ordenar un tornillo especial de acero inoxidable para un instrumento, o contratar y capacitar trabajadores para una línea de ensamblaje. Un plan verdadero no existe hasta que se toma una decisión: se comprometen los recursos humanos o materiales; antes de tomar una decisión, lo único que existe es un estudio de planeación, un análisis o una propuesta: no hay un plan real. Los diversos aspectos de la planeación se analizan en la segunda parte del libro.
2. Organización
Organizar, entonces, es esa parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencional de funciones que las personas desempeñen en una organización. Es intencional en el sentido de asegurarse que todas las tareas necesarias para lograr las metas se asignen, en el mejor de los casos, a las personas más aptas para realizarlas. El propósito de una estructura organizacional es ayudar a crear un ambiente para el desarrollo humano, por lo que es una herramienta administrativa y no un fin en sí; aunque la estructura define las tareas a realizar, las funciones así establecidas también deben diseñarse con base en las habilidades y motivaciones de las personas disponibles.
3. Integración de Personal (Staffing)
Integrar personal requiere cubrir y mantener cubiertos los puestos de la estructura organizacional. Esto se logra al identificar los requisitos de fuerza de trabajo; inventariar a las personas disponibles y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar y planear sus carreras; compensar y capacitar o, de otra forma, desarrollar candidatos u ocupantes actuales de puestos para que las tareas puedan cumplirse con efectividad y eficiencia. Este tema se tratará en la cuarta parte.
4. Dirección
Dirigir es influir en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo; asimismo, tiene que ver sobre todo con el aspecto interpersonal de administrar. Todos los gerentes coinciden en que la mayoría de sus principales problemas surgen de las personas, sus deseos y actitudes, así como de su comportamiento individual y en grupo, y en que los gerentes efectivos también requieren ser líderes efectivos.
5. Control
Controlar es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se conformen a los planes. Incluye medir el desempeño respecto de las metas y los planes, mostrar dónde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregir las desviaciones. En suma, controlar facilita el cumplimiento de los planes. Aun cuando planear debe preceder al control, los planes no se logran solos, sino que guían a los gerentes en el uso de recursos para alcanzar metas específicas; entonces las actividades son examinadas para determinar si se conforman a los planes. Las actividades de control casi siempre se relacionan con la medición del logro. Algunos de los medios de control, como el presupuesto de gastos, los registros de inspección y el registro de horas de trabajo perdidas, son bastante conocidos; cada uno de estos índices muestra si los planes funcionan, y si las desviaciones persisten deben tomarse medidas correctivas.